Digitale transcriptie: Gebruik krachtige AI-tools om uw bedrijf te veranderen

Digitalisering begon jaren geleden met de komst van computers. De laatste jaren zijn echter hybride werkomgevingen geïntroduceerd. Ook is er nu behoefte aan betere klantervaringen om concurrerend te blijven. Deze factoren hebben het tempo van de digitale transformatie voor veel bedrijven versneld. Met digitale transcriptie kunnen organisaties zich snel aanpassen aan deze veranderende omgeving.

Het heeft een revolutie teweeggebracht in het vastleggen van gegevens voor verschillende industrieën door de besluitvorming te verbeteren. Veel bedrijven gebruiken het om hun bedrijfsstrategieën te onderbouwen. Niet verrassend, bijna 65% aan marktonderzoeksdeskundigen transcriptie diensten gebruiken. Uw organisatie zou dat ook moeten zijn. Lees verder om erachter te komen hoe deze oplossingen uw bedrijf kunnen transformeren. 

Wat is digitale transcriptie? 

Bij digitale transcriptie wordt audio- en video-inhoud omgezet in een schriftelijk of leesbaar formaat. Historisch gezien was het de tweede fase van een tweeledig proces. In de eerste fase werd een opnameapparaat gebruikt om audio op te nemen. De inhoud of opgenomen spraak werd vervolgens getypt of getranscribeerd. 

Gedurende het hele proces was digitale transcriptie versus dicteren duidelijk gedefinieerd. Meestal moesten digitale dicteer- en transcriptieapparaten worden gebruikt. Eerdere versies waren omvangrijk en duur, en vergden uitgebreide training bij gebruik. De apparaten evolueerden echter. Ze werden betaalbaarder, gebruiksvriendelijker en beter hanteerbaar.  

Vandaag hebt u geen digitale transcriptiemachine meer nodig. Er is nu geautomatiseerde transcriptiesoftware met kunstmatige intelligentie (AI) beschikbaar. Upload gewoon een mediabestand en de software doet de rest.

De zakelijke voordelen van digitale transcriptie

Digitale transcriptiesystemen hebben een lange weg afgelegd sinds de eerste dictafoon, die in de jaren 1800 werd uitgevonden. Organisaties gebruiken nu transcriptietechnologie om hun bedrijf te laten groeien, met interne en externe belanghebbenden te communiceren en hun bedrijfstempo te verhogen. Tijd is geld en digitale transcriptie kan u veel tijd besparen. Dit is een van de vele voordelen die bedrijven ervaren wanneer ze gebruik maken van geautomatiseerde transcriptiediensten. Hier zijn enkele andere voordelen:

Flexibiliteit

Vroeger was het gebruik van een digitale transcriptierecorder relatief eenvoudig. Maar je had nog steeds het lastige proces van het transcriberen van de inhoud. Dat was niet iets wat de agenda van een drukke professional, zoals een arts of advocaat, toeliet. Vaak betekende dit dat de transcriptiebehoeften van de organisatie moesten worden uitbesteed aan een bedrijf dat deze dienst verleende of dat digitale transcribenten moesten worden ingehuurd. Zo werd voorkomen dat er tijd werd onttrokken aan andere essentiële bedrijfsfuncties. De levering van de inhoud kon echter onvoorspelbaar zijn. Vaak werd de controle over het proces uit handen van het bedrijf of de organisatie genomen. Dit is geen probleem wanneer u geautomatiseerde transcriptiesoftware gebruikt. Die produceert de inhoud onmiddellijk.

Naast snellere doorlooptijden bij het omzetten van audio naar tekst biedt digitale transcriptie bedrijven meer flexibiliteit. De software doet veel meer dan alleen maar transcriberen. Het past de uiteindelijke output aan in het formaat van uw keuze. Dit omvat:

• Taalconversie
• In-browser bewerken
• Geautomatiseerde tijdregistratie
• Identificatie en etikettering van de sprekers
• Synchronisatie van audio met een bestaand transcript
• Eenvoudige toevoeging van notities en opmerkingen
• Uitvoer van tekst en ondertitels 

De lijst omvat niet alle voordelen van transcriptiesoftware, maar het kan elk bedrijf helpen dat gegevens moet vastleggen.

Nauwkeurigheid

Een van de tekortkomingen van het gebruik van digitale transcriptieapparatuur is het optreden van transcriptiefouten. Zowel mensen als machines kunnen deze fouten maken. De meeste menselijke fouten zijn een gevolg van:

• Transcribenten horen de audio niet goed
• Hun gebrek aan vertrouwdheid met de apparatuur
• Het bronmateriaal inclusief technisch jargon of lange zinnen
• Verplaatsing van de vingers op het toetsenbord

Hoewel het gebruik van machines nauwkeuriger kan zijn, kunnen er nog steeds fouten optreden. Deze zijn vaak te wijten aan onhoorbare spraak die de machine niet kan ontcijferen. De machine kan ook problemen hebben met het begrijpen van taal of de context ervan. Gelukkig heeft de technologische vooruitgang zeer nauwkeurige transcriptiesoftware opgeleverd, waaronder spraakherkenning.

Betaalbaarheid

Transcriptiesoftware voor individueel gebruik wordt meestal per uur gefactureerd. Dit geeft u de flexibiliteit om te betalen zoals u wilt. Het is meestal de beste oplossing voor kleinere bedrijven die een toegewijde persoon hebben die de software gebruikt. Dit is echter niet praktisch voor grotere organisaties. 

Enterprise-pakketten zijn voordeliger. Ze bieden verschillende opties voor bedrijven met veel gebruikers. Dit omvat factureringsopties en geavanceerde gebruikerscontroles.

Beide opties zullen op lange termijn minder kosten dan een digitale voicerecorder en transcribent. Geautomatiseerde transcriptiesoftware is sneller, maakt grotere conversievolumes mogelijk en leidt tot minder kostbare fouten.

Toegankelijkheid

Het is niet langer nodig om meerdere digitale recorders met transcriptiesoftware voor uw organisatie te hebben. Werknemers kunnen gewoon bestanden uploaden en de software openen via hun computer. Vervolgens kunnen ze voltooide transcripties delen met collega's om de samenwerking in teamverband te vergemakkelijken. Werknemers kunnen deze bestanden ook opslaan op de server, zodat anderen er toegang toe hebben, zodra zij daartoe geautoriseerd zijn.

U kunt de dienst ook beschikbaar stellen aan klanten. De vereisten van de Wet voor gehandicapten (ADA) effectieve communicatie te bevorderen voor mensen met "communicatiestoornissen". Hieronder vallen personen met "gezichts-, gehoor- of spraakstoornissen". De regels zorgen ervoor dat zij "kunnen communiceren met, informatie kunnen ontvangen van en informatie kunnen doorgeven aan de betrokken entiteit". 

Instellingen moeten ook diensten leveren die hen in staat stellen effectief te communiceren met cliënten die mogelijk een communicatiebeperking hebben. Met digitale transcriptiesoftware kan uw organisatie dit en meer doen.

Digitale Transcriptie Gebruiksgevallen 

Transcriptiediensten werden ooit beschouwd als essentieel voor de medische en juridische sector. Dat is vandaag de dag nog steeds zo. Maar met de toenemende behoefte aan gegevens voor de besluitvorming kan bijna elke bedrijfstak profiteren van het gebruik van transcriptiesoftware.

Medische Transcriptie

Medische transcriptie, ook wel MT genoemd, bestaat uit het omzetten van de stemopnamen van artsen, verpleegkundigen en andere artsen in medische rapporten. Deze hebben meestal betrekking op het medisch dossier van een patiënt, maar kunnen ook onderzoek of tijdens een lezing of conferentie gedicteerde bevindingen omvatten. Een gebrek aan nauwkeurigheid in medische transcripties kan leiden tot levenslange gevolgen. U wilt transcriptiesoftware gebruiken om dit te voorkomen.

Juridische transcriptie

Stenografen zijn nog steeds een vertrouwde verschijning in elke rechtbank. Digitale transcriptie heeft hun leven, samen met dat van rechters, advocaten en cliënten, veel gemakkelijker gemaakt. Rechtbankverslagen zijn onmiddellijk beschikbaar, waardoor rechtszittingen sneller kunnen verlopen. Het verzamelen, catalogiseren en archiveren van juridische documenten is nu efficiënter voor advocatenkantoren. 

Dit leidt tot gemakkelijke toegankelijkheid bij het zoeken naar cliëntendossiers en -documenten. Onnauwkeurige juridische transcripties kunnen leiden tot een minder gunstige uitspraak die zelfs kan leiden tot de opsluiting van een cliënt. Dit maakt het cruciaal voor advocaten om de best beschikbare geautomatiseerde transcriptie software te gebruiken. 

Marktonderzoek

Marketeers vertrouwen nog meer op de nauwkeurigheid van marktinformatie. Dat is niet verwonderlijk in een sector waar "gegevens koning zijn". Dankzij enquêtes, focusgroepen en interviews kunnen zij relevante feedback van klanten krijgen over producten en diensten. In het verleden was het verzamelen van de betrokken antwoorden vaak tijdrovend en was het gemakkelijk om kritieke informatie over het hoofd te zien. 

Digitale transcriptie helpt deze tekortkomingen te verhelpen. Het stelt organisaties in staat om effectief feedback van klanten te verzamelen en te verwerken tot bruikbare gegevens. Bedrijven kunnen deze vervolgens gebruiken om groeikansen te vinden, de klantervaring te volgen, de nauwkeurigheid van klantgegevens te analyseren en nog veel meer. 

Academisch onderzoek

Ook in andere sectoren, waaronder de academische wereld, is onderzoek nodig. Zelfs vóór virtuele lessen hielp transcriptie studenten bij het maken van aantekeningen van colleges. Dit is nu nog belangrijker met de hybride vorm van colleges. Studenten, vooral degenen die online studeren, hebben nu de flexibiliteit om colleges vele malen te bekijken. Maar de mogelijkheid om deze om te zetten in bruikbare aantekeningen kan een grote hulp zijn bij het studeren voor examens en het doen van onderzoek voor papers.

Opnemen van vergadernotities

De meeste werknemers brengen hun tijd door in ten minste acht vergaderingen elke week. Dit aantal stijgt tot 12 voor bedrijfsleiders. Het is dus niet verwonderlijk dat het management de helft van zijn werktijd besteedt aan vergaderingen. Dit omvat zowel virtuele als persoonlijke vergaderingen. Het zou zonde van de tijd zijn als de besproken informatie niet werd vastgelegd. Digitale transcriptie kan daarvoor zorgen.

Media en digitaal publiceren

Beide sectoren zijn afhankelijk van nauwkeurige informatie die meestal "onderweg" wordt verkregen. Digitale transcriptie kan hier niet alleen bij helpen, maar kan er ook voor zorgen dat publicaties exacte citaten aan bronnen toeschrijven. Het is een manier om de reputatie van een publicatie hoog te houden. Digitale transcriptie vergemakkelijkt ook een snelle doorlooptijd. Dit is een cruciaal element waarmee media en uitgeverijen concurrerend kunnen blijven.

WCAG-naleving

Richtlijnen voor de toegankelijkheid van webinhoud (WCAG) zijn vergelijkbaar met de ADA-vereisten. Zij beschrijven internationale normen die ervoor zorgen dat webinhoud toegankelijk is voor personen met een handicap. Digitale transcriptie kan ervoor zorgen dat iedereen met een handicap gemakkelijk toegang heeft tot informatie op een website.

Video Productie

Een vluchtige blik op elk socialemediaplatform toont de kracht en doeltreffendheid van video-inhoud. Veel bedrijven hebben dit al lang geleden ingezien met de groeiende populariteit van YouTube. Sindsdien is video-inhoud net zo belangrijk geworden op Instagram, Snapchat, Facebook en TikTok, om er maar een paar te noemen. Bedrijven die niet bereid zijn zich in deze evoluerende ruimte te begeven, lopen de kans minder viraal en minder concurrerend te worden. 

Dit soort video-inhoud, net als alle andere op uw site, moet ook gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen. Digitale transcriptie maakt dit mogelijk doordat u ondertitels op video's kunt opnemen. 

Transformeer uw bedrijf om aan de behoeften van uw klanten te voldoen met Sonix

Eenennegentig procent van de bedrijven zijn actief betrokken bij een of ander digitaal initiatief. Dit helpt de betrokkenheid en productiviteit van werknemers te vergroten en de klantervaring te verbeteren. Het verhoogt ook het efficiëntieniveau van een organisatie. Het resultaat is een hogere omzet en een groter concurrentievermogen. Digitale transcriptie speelt een rol in deze transformatie. 

Het gebruik van een transcriptiedienst zal de communicatie met zowel werknemers als klanten verbeteren. Het levert ook gegevens in verschillende formaten op en vergemakkelijkt een betere samenwerking tussen teams. Dit is echter alleen mogelijk met de juiste software. Sonix's automatische transcriptie software biedt de meest nauwkeurige geautomatiseerde service, volgens beoordelingen. Het is een van de vele voordelen van ons eenvoudige maar krachtige platform. We zijn er zo zeker van dat u er verliefd op zult worden, dat u het gratis mag proberen! Contacteer ons vandaag!