La collaboration est la pierre angulaire des entreprises prospères et, alors que la culture du lieu de travail continue d'évoluer après les changements provoqués par la pandémie de COVID-19, il en va de même pour la façon dont les entreprises abordent le travail à distance, la collaboration et la communication.
Pour que votre entreprise tire pleinement parti de la flexibilité offerte par le travail à distance, les réunions en ligne et les télécommunications, il est plus important que jamais d'enregistrer et de partager les comptes rendus de réunion avec précision, cohérence et efficacité.
Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?
Le terme "procès-verbal de réunion" n'a rien à voir avec le temps, même s'il serait parfaitement logique que ce soit le cas ! Dans ce contexte, le terme "procès-verbal" vient de détailsCe terme est un mot latin qui signifie "détails" ou "bagatelles". Certaines sources affirment que le terme a été utilisé pour la première fois dans les années 1700 à partir de l'expression minuta scripturaqui signifie "petites notes". Ainsi, les procès-verbaux sont de courts résumés des réunions.
Au cœur des comptes rendus de réunion, vous trouverez les transcriptions : des enregistrements écrits rapides et précis de ce qui se passe lors des réunions cruciales de l'entreprise. Toute entreprise a intérêt à conserver des transcriptions solides de ce qui est discuté lors des réunions. Toutefois, pour en tirer profit, les comptes rendus de réunion doivent être enregistrés correctement.
Le procès-verbal de la réunion doit consigner les faits : qui était présent, qui a participé à la discussion et quelles décisions ont été prises. En plus de ces informations de base, il est également important de documenter toutes les actions qui nécessitent un suivi après la fin de la réunion. Il peut s'agir de tâches assignées à des membres spécifiques de l'équipe, de délais d'exécution et de toute autre mesure à prendre.
Les avantages d'un procès-verbal de réunion précis sont évidents. Ils documentent le déroulement des actions et fournissent une piste d'audit afin que chacun sache ce qui s'est passé pendant une réunion donnée. Cela permet aux organisations de rester sur la bonne voie, d'éviter les malentendus et de garantir la responsabilité. De plus, le fait d'avoir des transcriptions à portée de main peut aider à rafraîchir la mémoire des participants plusieurs mois plus tard.
L'un des principaux défis consiste à s'assurer que les procès-verbaux sont rédigés de manière cohérente et précise. Cela peut se faire en désignant une personne pour cette tâche ou en utilisant des outils numériques comme Sonix pour rationaliser le processus.
Quel est le problème des minutes de réunion ?
Vous pouvez définir le procès-verbal d'une réunion comme un compte rendu détaillé de ce qui s'est passé lors d'une réunion. Le procès-verbal a cinq fonctions importantes :
- Ils servent de rappels
- Ils servent de guide
- Ils servent de référence pour les membres absents
- Ils permettent un gain de temps considérable
- Ils pourraient servir de preuves pour la défense de votre entreprise.
Les membres de l'équipe peuvent suivre les calendriers, les engagements et les points d'action lorsqu'ils peuvent se référer à des comptes rendus de réunion appropriés. La plupart des entreprises évoluent à un rythme rapide. Sans rappels, quelque chose va inévitablement passer à travers les mailles du filet.
Toutefois, grâce aux comptes rendus de réunion, chacun peut suivre ses objectifs et s'assurer que tout est en place pour réussir.
La rédaction d'un procès-verbal de réunion permet à chaque participant de connaître ses responsabilités, qu'il ait été présent ou non à la réunion. Le procès-verbal permet également d'éviter les discussions répétitives, ce qui améliore l'efficacité du lieu de travail. ,
De nombreuses entreprises et organisations ont des tâches ou des projets qui se répètent régulièrement. Le fait de pouvoir se référer aux comptes rendus de réunions précédentes pour savoir à qui a été confiée une action particulière facilite l'attribution de tâches similaires au même employé à l'avenir.
L'enregistreur crée un guide que l'équipe peut consulter et suivre. Les résumés destinés aux personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion permettent de gagner un temps précieux qui serait autrement utilisé pour mettre les membres absents au courant. Personne n'est laissé pour compte, et personne ne doit passer un temps précieux à expliquer aux absents ce qu'ils ont manqué.
Un procès-verbal correct peut aller d'un document informel à un document extrêmement formel ; il peut détailler un groupe qui planifie une fête d'anniversaire ou résumer une séance de tribunal. Quel que soit le type de réunion qu'il documente, un procès-verbal précis et complet peut fournir des informations précieuses pour l'avenir.
Vous pouvez utiliser les procès-verbaux informels pour prendre de simples aperçus et documenter les discussions pour référence ultérieure. En revanche, optez pour un procès-verbal formel lorsque vous travaillez avec des documents juridiques officiels. Le procès-verbal peut servir de preuve en cas de litige, car il documente les faits relatifs aux intentions, aux décisions et aux actions.
Comment enregistrer un procès-verbal de réunion
Examinons la manière idéale d'enregistrer un procès-verbal. Commencez par choisir la bonne personne pour rédiger le procès-verbal ; il n'est pas facile de tout écouter et de l'enregistrer simultanément, que ce soit à la main ou avec un appareil.
Sonix offre une meilleure façon de rédiger les comptes rendus de réunion. Ce programme intégré transforme automatiquement l'audio et la vidéo en texte. Cependant, il est toujours essentiel que l'enregistreur sache ce qu'il doit inclure dans le compte rendu de la réunion et ce qu'il doit omettre, quelle que soit la façon dont les transcriptions sont créées.
Le procès-verbal d'une réunion n'est-il pas simplement une note ? Quelle est la différence ?
Il y a une petite différence entre les comptes rendus et les notes ; une partie de cette différence réside dans la façon d'enregistrer les comptes rendus de réunion par rapport à la façon d'enregistrer les notes. En général, les participants prennent des notes pour se souvenir de ce qui s'est passé pendant la réunion. Les notes sont nettement moins formelles que les comptes rendus de réunion, et sont donc utiles pour les réunions internes auxquelles participent des membres du personnel. En revanche, les procès-verbaux sont beaucoup plus organisés et plus appropriés si des participants externes assistent aux réunions. Les procès-verbaux peuvent être considérés comme des transcriptions formelles, tandis que les notes sont des rappels informels et brefs.
Outre le fait que les procès-verbaux sont formels et les notes informelles, il existe cinq autres grandes différences entre ce qui doit être inclus dans les procès-verbaux de réunion et ce que les notes de réunion contiennent généralement :
- Les procès-verbaux documentent les détails de l'ordre du jour de la réunion et sont partagés avec les participants. Les notes sont davantage destinées à une référence personnelle et ne sont généralement pas partagées.
- Un document contenant un procès-verbal est plus structuré et dispose souvent d'un modèle. Les notes, en revanche, n'ont aucune structure et dépendent du style personnel du preneur de notes.
- Le procès-verbal doit être rédigé par un rédacteur désigné et assigné comme tâche avant la réunion. Les notes sont prises pour mémoire seulement, donc un preneur de notes désigné n'est pas nécessaire.
- Les chefs de projet ou les membres du conseil d'administration peuvent approuver les procès-verbaux. Les notes de réunion ne nécessitent aucun type d'approbation.
- Le procès-verbal d'une réunion constitue un compte rendu complet de la réunion ; les notes de réunion ne mentionnent que les détails les plus importants de la réunion.
Gardez à l'esprit que même si les notes sont informelles et utilisées à titre de référence personnelle, elles peuvent être partagées ; elles ne sont généralement pas rédigées dans l'intention de les partager. Les notes sont généralement rédigées de manière simple et désordonnée, tandis que les comptes rendus doivent suivre un modèle systématique et organisé (et souvent approuvé au préalable).
L'évolution de l'enregistrement des procès-verbaux de réunions
Pendant des décennies, le procès-verbal d'une réunion a été minutieusement enregistré à la main, fortement édité, voire dactylographié. De nombreuses personnes continuent à le faire de cette manière.
Pour fournir à tous les participants à la réunion une copie du procès-verbal, quelqu'un devait introduire une quantité considérable de papier dans une photocopieuse, et le processus devait être répété pour chaque réunion. Ce processus obsolète coûte une quantité considérable d'efforts, de temps et d'argent.
Puis vint l'internet, suivi par des appareils personnels légers et faciles à transporter qui ont commencé à prendre la place du papier et du crayon pendant les réunions. Tant que la personne chargée d'enregistrer les procès-verbaux des réunions pouvait taper rapidement tout en prêtant une attention particulière aux débats, cela devenait un moyen beaucoup plus rapide de faire le travail.
L'introduction de programmes et d'applications de collaboration a fait du partage des procès-verbaux une tâche simple et sans papier. Cependant, un problème subsistait : la manière complexe et sujette aux erreurs dont de nombreuses personnes transcrivaient leurs notes de réunion rédigées à la hâte en procès-verbaux.
Malheureusement, la plupart des notes peuvent être désordonnées, confuses et inorganisées. Il est difficile de transformer ce désordre en un compte rendu lisible et précis de tout ce qui se passe pendant une réunion. Malgré cette difficulté, un employé a quand même dû utiliser ces notes et reconstituer un compte rendu écrit de l'ordre du jour de la réunion.
Maintenant, avec Sonix, capturer chaque mot pendant une réunion est presque sans effort ! Vous n'avez plus besoin de vous démener pour tout enregistrer. Sonix le fait pour vous.
Comment enregistrer un procès-verbal de réunion
Avec tout ce qui se dit sur les modèles, les approbations préalables et l'organisation qu'implique la signification de "procès-verbal de réunion", apprendre à enregistrer un procès-verbal de réunion peut sembler un fardeau écrasant. Pourtant, les procès-verbaux sont importants ; ils deviennent souvent une ressource puissante pour les entreprises, les organisations et les équipes.
Qui prendra le procès-verbal de la réunion ?
Le procès-verbal d'une réunion présente l'avantage d'établir la responsabilité puisqu'il contient des détails spécifiques, notamment lorsque les votes des membres sont documentés ou que des actions spécifiques sont assignées. Il est préférable de confier à une seule personne la tâche de rédiger le procès-verbal de chaque réunion.
De nombreuses entreprises et organisations confient à un assistant administratif la responsabilité de rédiger le procès-verbal. Cependant, n'importe qui parmi les participants à la réunion peut assumer ce rôle.
De nombreux rédacteurs de procès-verbaux s'appuient aujourd'hui sur des programmes automatisés tels que Sonix pour relever le défi de l'enregistrement des procès-verbaux de réunions. L'utilisation d'un programme comme Sonix facilite le travail et améliore considérablement la précision de la rédaction du procès-verbal. En outre, il libère le rédacteur du procès-verbal pendant la réunion afin qu'il puisse participer activement. Il peut également partager des extraits et des transcriptions complètes avec d'autres personnes en quelques secondes seulement.
Que doit-on inclure dans le procès-verbal ?
Tout document doit commencer par un modèle. Un modèle est un plan vide créé à l'avance qui peut être complété au fur et à mesure que la réunion se déroule et que des informations sont révélées. La création de ce modèle est très facile et ne prend que quelques minutes ! Et une fois que vous aurez pris l'habitude de l'utiliser plusieurs fois, il deviendra une seconde nature.
Assurez-vous que votre modèle comprend les champs suivants :
- La date de la réunion
- Les noms des personnes présentes (y compris les invités)
- Les noms des membres absents
- Un rappel à l'ordre qui indique l'heure de début de la réunion et l'objectif général de celle-ci
- Point 1 de l'ordre du jour avec un résumé, les motions présentées et d'autres détails importants.
- Points supplémentaires de l'ordre du jour avec les mêmes informations
- L'heure à laquelle la réunion s'est terminée
- La date et l'heure de la prochaine réunion
- Une liste de tous les documents distribués pendant la réunion
- Modifications ou acceptation du procès-verbal de la réunion précédente
- Résultats des élections
- Les motions qui ont été acceptées ou rejetées
Le rédacteur du procès-verbal peut tout écrire à la main au fur et à mesure de la réunion ou taper les informations dans un modèle avec un ordinateur portable ou une tablette. Lorsqu'il s'agit d'enregistrer correctement le procès-verbal d'une réunion, le meilleur moyen est de profiter des avantages de la technologie Sonix AI pour capturer automatiquement chaque mot et le transformer en un texte précis et organisé.
Le problème de l'enregistrement manuel des procès-verbaux de réunions
Rédiger ou taper à la main le compte rendu d'une réunion n'est pas particulièrement facile. Pour beaucoup de personnes, il faut un certain entraînement pour écouter et enregistrer simultanément. La rédaction du compte rendu d'une réunion en temps réel présente quatre principaux inconvénients ou défis :
C'est une bataille entre la prise de notes et la participation.
Il est difficile pour les rédacteurs de procès-verbaux de bien faire leur travail s'ils sont fortement impliqués dans le sujet abordé lors de la réunion. Cela est d'autant plus vrai si le rédacteur du procès-verbal a une connaissance approfondie et multiple du sujet. Doit-il se concentrer sur la rédaction du procès-verbal ou participer à la discussion ? Il n'y a pas de réponse facile.
Dans ce cas, un procès-verballeur suppléant pourrait prendre le relais lorsque l'enregistreur principal fait sa présentation, mais cette solution comporte d'autres défis.
Trop d'informations sont données trop rapidement
Les discussions en réunion suivent rarement un schéma linéaire. Il ne s'agit pas toujours de laisser la personne A parler, puis la personne B écouter et répondre. Les conversations deviennent alambiquées et difficiles à suivre.
Souvent, plusieurs personnes parlent en même temps, faisant dévier la discussion du sujet principal. Que doit noter le rédacteur du procès-verbal lorsqu'il se passe tant de choses en même temps ? Il devient presque impossible d'enregistrer avec précision les détails de plusieurs conversations simultanées.
À court de papier, d'encre ou de batterie (ou d'énergie !)
Les employés peuvent s'acquitter d'une tâche ardue comme la prise de notes pendant un certain temps avant de s'épuiser, de ralentir ou simplement de manquer d'énergie pour continuer. Il y a toujours un risque de ne pas disposer d'une quantité suffisante d'outils pour accomplir le travail, qu'il s'agisse de papier et de stylo, d'une batterie d'ordinateur portable ou de la propre énergie d'une personne. Et que se passe-t-il lorsque le rédacteur du procès-verbal est dans l'incapacité d'assister à une réunion ?
La difficulté accrue d'une réunion mal gérée
La rédaction d'un procès-verbal lors d'une réunion bien organisée est un défi ; la rédaction d'un procès-verbal lors d'une réunion mal organisée, mal modérée et mal dirigée peut être un cauchemar. La coopération entre le président ou le modérateur et le rédacteur du procès-verbal est un facteur clé pour rédiger un procès-verbal précis à la main ou à l'ordinateur.
Cependant, cette coopération n'existe certainement pas toujours. Si le président de séance permet aux orateurs de dire tout ce qu'ils veulent, sans se soucier de savoir si cela a un rapport avec le sujet traité, le travail du rédacteur du procès-verbal s'en trouve considérablement compliqué.
Capturez le procès-verbal d'une réunion avec Sonix
Avec Sonix, les rédacteurs de procès-verbaux peuvent capturer automatiquement chaque mot important pendant les réunions, de sorte que rien ne soit oublié au moment de la création. Le logiciel avancé, alimenté par la technologie de l'intelligence artificielle, permet de capturer et d'horodater automatiquement chaque mot.
Laissez la prise de notes à Sonix ; il est d'une précision impressionnante et enregistre tout pour vous. Vous pourrez également toujours ajuster ce qui est transcrit. Et la technologie de pointe de conversion de la parole en texte permet à ce logiciel de transcription pour identifier les locuteurs individuels et classer les échanges dans différents paragraphes !
Partagez les comptes rendus de réunion en quelques secondes et profitez des autorisations multi-utilisateurs pour améliorer la collaboration. C'est étonnamment précis et brillamment rapide. Vous pouvez rechercher, modifier, organiser et partager des transcriptions de comptes rendus de réunions avec n'importe qui, de n'importe où et sur n'importe quel appareil.
Les rédacteurs de procès-verbaux peuvent également ajouter facilement leurs propres notes et commentaires aux transcriptions des réunions créées par Sonix. Chaque enregistrement de procès-verbal de réunion est précis, complet et, surtout, facile à saisir.
Êtes-vous prêt à en savoir plus sur la façon de révolutionner vos comptes rendus de réunion ? Contactez l'équipe de Sonix pour une démonstration gratuite de 30 minutes de transcription !
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