Hoe notulen opnemen (en waarom ze zo belangrijk zijn) 

Samenwerking is de hoeksteen van bloeiende bedrijven, en naarmate de werkculturen blijven evolueren na de veranderingen die door de COVID-19 pandemie zijn veroorzaakt, moet ook de manier waarop bedrijven werk op afstand, samenwerking en communicatie omarmen, veranderen. 

Als uw bedrijf ten volle wil profiteren van de flexibiliteit die telewerken, online vergaderingen en telecommunicatie bieden, is het belangrijker dan ooit om notulen van vergaderingen nauwkeurig, consistent en efficiënt vast te leggen en te delen.

Wat zijn notulen?

De term "notulen" heeft niets te maken met tijd, hoewel het heel logisch zou zijn als dat wel zo was! In deze context komt "notulen" van minutiaeen Latijns woord dat "details" of "kleinigheden" betekent. Sommige bronnen beweren dat de term voor het eerst werd gebruikt in de jaren 1700 van de uitdrukking minuta scripturawat "kleine notities" betekent. Notulen zijn dus korte samenvattingen van vergaderingen.

Het hart van de notulen zijn de transcripties: snelle, nauwkeurige, schriftelijke verslagen van wat er tijdens cruciale bedrijfsvergaderingen gebeurt. Het bijhouden van degelijke transcripties van wat er tijdens vergaderingen wordt besproken, komt elk bedrijf ten goede. Maar om die voordelen te benutten, moeten de notulen correct worden vastgelegd.

De notulen moeten de feiten vastleggen: wie was aanwezig, wie nam deel aan de discussie en welke beslissingen werden genomen. Naast deze basisinformatie is het ook belangrijk om eventuele actiepunten vast te leggen die na afloop van de vergadering moeten worden opgevolgd. Dit kunnen taken zijn die aan specifieke leden van het team zijn toegewezen, deadlines voor voltooiing en andere stappen die moeten worden genomen.

De voordelen van nauwkeurige notulen zijn duidelijk. Ze documenteren de gang van zaken en bieden een controlespoor, zodat iedereen weet wat er tijdens een bepaalde vergadering is gebeurd. Dit helpt organisaties op koers te blijven, voorkomt misverstanden en zorgt voor verantwoording. Bovendien kunnen transcripties bij de hand het geheugen maanden later opfrissen. 

Een van de grootste uitdagingen is ervoor te zorgen dat de notulen consistent en nauwkeurig worden opgesteld. Dit kan door iemand aan te wijzen voor deze taak, of door gebruik te maken van digitale hulpmiddelen zoals Sonix om het proces te stroomlijnen. 

Wat is de big deal van de notulen?

Onder notulen van vergaderingen kunt u verstaan: gedetailleerde verslagen van wat er in een vergadering is gebeurd. Notulen hebben vijf waardevolle functies:

1. Ze dienen als herinneringen
2. Ze dienen als gids
3. Zij dienen als referentie voor afwezige leden
4. Ze besparen enorm veel tijd
5. Ze kunnen dienen als bewijs in de verdediging van uw bedrijf. 

Teamleden kunnen schema's, afspraken en actiepunten bijhouden als ze kunnen verwijzen naar de juiste notulen van vergaderingen. De meeste bedrijven hebben een hoog tempo. Zonder herinneringen zal er onvermijdelijk iets door de mand vallen. 

Maar met notulen kan iedereen zijn doelen bijhouden en ervoor zorgen dat alles in goede banen wordt geleid.

Het maken van notulen helpt iedere deelnemer aan een vergadering zijn verantwoordelijkheden te kennen, ongeacht of hij al dan niet bij de vergadering aanwezig was. Notulen helpen ook herhalende discussies te voorkomen, wat de efficiëntie op de werkplek ten goede komt. , 

Veel bedrijven en organisaties hebben taken of projecten die zich regelmatig herhalen. Als u de notulen van eerdere vergaderingen kunt raadplegen om te zien aan wie een bepaald actiepunt is toegewezen, is het gemakkelijker om soortgelijke taken in de toekomst aan dezelfde medewerker toe te wijzen.

De notulist creëert een leidraad voor het team om te raadplegen en te volgen. Samenvattingen voor iedereen die niet aanwezig kan zijn, kunnen waardevolle tijd besparen die anders gebruikt zou worden om afwezige leden bij te praten. Niemand blijft achter, en niemand hoeft kostbare tijd te besteden om afwezigen in te lichten over wat ze gemist hebben.

Correcte notulen kunnen variëren van informeel tot uiterst formeel; ze kunnen een detail weergeven van een groep die een verjaardagsfeest plant of een samenvatting zijn van een rechtszitting. Ongeacht het type vergadering dat wordt vastgelegd, kunnen nauwkeurige en grondige notulen waardevolle informatie opleveren voor de toekomst. 

U kunt informele notulen gebruiken om eenvoudige overzichten te maken en discussies te documenteren voor toekomstig gebruik. Kies daarentegen voor formele notulen wanneer u met officiële juridische documenten werkt. Notulen kunnen als bewijs dienen in het geval van een rechtszaak, omdat ze feiten over intenties, beslissingen en handelingen documenteren.

Hoe notulen opnemen 

Laten we de ideale manier van notuleren behandelen. Begin met het kiezen van de juiste persoon om te notuleren; het is niet gemakkelijk om naar alles te luisteren en het tegelijkertijd op te nemen, met de hand of met een apparaat. 

Sonix biedt een betere manier om notulen van vergaderingen te maken. Dit geïntegreerde programma zet audio en video automatisch om in tekst. Het blijft echter cruciaal dat de recorder weet wat hij in de notulen moet opnemen en wat hij moet weglaten, ongeacht hoe de transcripties worden gemaakt. 

Zijn notulen niet gewoon aantekeningen? Wat is het verschil?

Er is een klein verschil tussen notulen en aantekeningen; een deel daarvan ligt in hoe je notulen van een vergadering vastlegt versus hoe je aantekeningen vastlegt. Gewoonlijk maken aanwezigen notities om te herinneren aan wat er tijdens een vergadering is gebeurd. Notulen zijn veel minder formeel dan notulen, dus ze zijn nuttig voor interne vergaderingen die door personeelsleden worden bijgewoond. Aan de andere kant zijn notulen veel georganiseerder en geschikter als er externe deelnemers aan vergaderingen zijn. Notulen kunnen worden beschouwd als formele transcripties, terwijl notities informele, korte herinneringen zijn.

Behalve dat notulen formeel zijn en notities informeel, zijn er nog vijf grote verschillen tussen wat er in notulen moet staan en wat er over het algemeen in notulen staat:

1. Notulen documenteren de details van de vergaderagenda en worden gedeeld met de aanwezigen. Notulen zijn meer bedoeld voor persoonlijk gebruik en worden doorgaans niet gedeeld.
2. Een document met notulen is meer gestructureerd en heeft vaak een sjabloon. Notulen daarentegen hebben geen structuur en zijn afhankelijk van de persoonlijke stijl van de notulist.
3. Notulen moeten worden gemaakt door een aangewezen notulist en als taak vóór de vergadering worden toegewezen. Notulen worden alleen ter herinnering gemaakt, dus een aangewezen notulist is niet nodig.
4. Projectmanagers of bestuursleden kunnen notulen goedkeuren. Vergaderingen hoeven niet goedgekeurd te worden. 
5. Een verslag van een vergadering dient als een volledig verslag van de vergadering; in notulen worden alleen de belangrijkste details van een vergadering vermeld.

Houd in gedachten dat hoewel notities informeel zijn en gebruikt worden voor persoonlijke referentie, ze toch gedeeld kunnen worden; ze zijn alleen meestal niet geschreven met de bedoeling ze te delen. Notities worden meestal eenvoudig en ongeorganiseerd geschreven, terwijl notulen een systematisch, georganiseerd (en vaak vooraf goedgekeurd) sjabloon moeten volgen. 

De evolutie van het notuleren van vergaderingen

Decennialang werden notulen van een vergadering nauwgezet met de hand vastgelegd, zwaar bewerkt en eventueel getypt. Veel mensen notuleren nog steeds op deze manier. 

Om iedereen die de vergadering bijwoonde een kopie van de notulen te bezorgen, zou iemand een grote hoeveelheid papier in een kopieermachine moeten invoeren - en dit proces zou voor elke vergadering worden herhaald. Dit verouderde proces kost veel moeite, tijd en geld.

Toen kwam het internet, gevolgd door lichtgewicht, gemakkelijk mee te nemen persoonlijke apparaten die tijdens vergaderingen de plaats van papier en potlood begonnen in te nemen. Zolang de persoon die de notulen van de vergadering moest opnemen, snel kon typen en daarbij goed kon opletten, werd dit een veel snellere manier om de klus te klaren. 

De introductie van samenwerkingsprogramma's en apps maakte het delen van notulen een eenvoudige, papierloze taak. Eén probleem bleef echter bestaan: de complexe, foutgevoelige manier waarop veel mensen hun haastig geschreven vergadernotities omzetten in notulen. 

Helaas zijn de meeste notities rommelig, verwarrend en ongeorganiseerd. Het is een uitdaging om van die rommel een leesbaar, nauwkeurig verslag te maken van alles wat er tijdens een vergadering gebeurt. Ondanks het probleem moest een werknemer die notities toch gebruiken en een geschreven verslag van de agenda van de vergadering samenstellen. 

Nu, met Sonix, is het vastleggen van elk woord tijdens een vergadering bijna moeiteloos! Je hoeft niet meer alles op te nemen. Sonix doet het voor u.

Hoe notulen opnemen

Met al het gepraat over sjablonen, voorafgaande goedkeuringen en de organisatie die de "notulen van een vergadering" inhouden, kan het een overweldigende last lijken om te leren hoe je notulen van vergaderingen vastlegt. Notulen zijn echter belangrijk; ze worden vaak een krachtig hulpmiddel voor bedrijven, organisaties en teams.

Wie maakt de notulen van de vergadering?

Notulen hebben het voordeel dat ze verantwoording afleggen, omdat ze specifieke details bevatten, vooral wanneer de stemmen van de leden worden vastgelegd of specifieke actiepunten worden toegewezen. Het is het beste om één persoon aan te wijzen die tijdens elke vergadering de notulen opstelt. 

Veel bedrijven en organisaties belasten een administratief medewerker met het bijhouden van de notulen. Maar iedereen onder de vergaderplatforms kan die rol op zich nemen. 

Veel notulisten vertrouwen tegenwoordig op geautomatiseerde programma's zoals Sonix om de uitdaging van het notuleren van vergaderingen te verlichten. Het gebruik van een programma als Sonix maakt het werk gemakkelijker en verbetert de nauwkeurigheid van het notuleren aanzienlijk. Bovendien maakt het de notulist vrij tijdens de vergadering, zodat hij of zij actief kan deelnemen. Ze kunnen ook in luttele seconden clips en volledige transcripties delen met anderen.

Wat moet er in de notulen staan?

Elk document moet beginnen met een sjabloon. Een sjabloon is een lege schets die van tevoren is gemaakt en die kan worden ingevuld naarmate de vergadering vordert en informatie aan het licht komt. Het maken van dit sjabloon is heel eenvoudig en kost maar een paar minuten! En als u het sjabloon eenmaal een paar keer onder de knie hebt, wordt het een tweede natuur. 

Zorg ervoor dat uw sjabloon de volgende velden bevat:

• De datum van de vergadering
• De namen van de aanwezigen (inclusief gasten)
• De namen van de afwezige leden
• Een oproep tot de orde met vermelding van het tijdstip waarop de vergadering is begonnen en wat het algemene doel is
• Agendapunt 1 met een samenvatting, ingediende moties en andere belangrijke details
• Aanvullende agendapunten met dezelfde informatie
• Het tijdstip waarop de vergadering eindigde
• De datum en het tijdstip van de volgende vergadering
• Een lijst van alle tijdens de vergadering uitgedeelde documenten
• Wijziging of goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering
• Uitslag van de verkiezingen
• Aangenomen of verworpen moties

De notulist kan tijdens de vergadering alles met de hand opschrijven of informatie in een sjabloon typen met een laptop of tablet. Als het gaat om het correct notuleren van vergaderingen, is de beste manier om te profiteren van de voordelen van het gebruik van Sonix AI-technologie om elk woord automatisch vast te leggen en om te zetten in nauwkeurige, georganiseerde tekst.

Het probleem met het handmatig notuleren van vergaderingen

Met de hand notulen schrijven of typen is niet bepaald gemakkelijk. Voor veel mensen vergt het nogal wat oefening om tegelijkertijd te luisteren en op te nemen. Er zijn vier belangrijke nadelen of uitdagingen bij het schrijven van notulen in real time:

Het is een strijd tussen notuleren en deelnemen...

Het is moeilijk voor notulisten om hun werk goed te doen als zij sterk betrokken zijn bij het onderwerp van de vergadering. Dit geldt des te meer als de notulist een diepgaande, gelaagde kennis van het onderwerp heeft. Moeten zij zich concentreren op het notuleren of deelnemen aan de discussie? Er is geen eenvoudig antwoord. 

In dit geval zou een alternatieve notulist het kunnen overnemen wanneer de hoofdnotulist zijn presentatie houdt, maar die oplossing brengt andere uitdagingen met zich mee.

Te veel informatie wordt te snel gegeven

Vergaderingen volgen zelden een lineair patroon. Het is niet altijd zo dat persoon A praat en persoon B luistert en reageert. Gesprekken worden ingewikkeld en moeilijk te volgen. 

Vaak zijn verschillende mensen tegelijk aan het woord, waardoor de discussie van het hoofdonderwerp wordt afgeleid. Wat moet de notulist opschrijven als er zoveel tegelijk gebeurt? Het wordt bijna onmogelijk om de details van verschillende gelijktijdige gesprekken nauwkeurig vast te leggen.

Papier, inkt of batterij (of energie) is op!

Werknemers kunnen een zware taak als het notuleren maar een beperkte tijd volhouden voordat ze burn-out raken, afremmen of gewoon geen uithoudingsvermogen meer hebben om door te gaan. Er bestaat altijd een risico dat er niet voldoende hulpmiddelen voorhanden zijn om de taak te volbrengen, of het nu gaat om papier en pen, een laptopbatterij of iemands eigen energie. En wat gebeurt er als de notulist een vergadering niet kan bijwonen? 

De toegenomen moeilijkheid van een slecht geleide vergadering

Notuleren tijdens een goed geleide vergadering is een uitdaging; notuleren tijdens een slecht geleide, slecht gemodereerde en slecht geleide vergadering kan een nachtmerrie zijn. Samenwerking tussen de voorzitter of moderator en de notulist is een belangrijke factor voor het nauwkeurig notuleren met de hand of met de computer. 

Deze samenwerking bestaat echter zeker niet altijd. Als de voorzitter toestaat dat sprekers zeggen wat ze willen, ongeacht of het betrekking heeft op het onderhavige onderwerp, wordt het werk van de notulist zoveel moeilijker.

Notulen van een vergadering vastleggen met Sonix

Met Sonix kunnen notulisten tijdens vergaderingen automatisch elk belangrijk woord vastleggen, zodat er niets wordt weggelaten wanneer het tijd is om te creëren Biedt geavanceerde software aangedreven door AI-technologie om elk woord automatisch vast te leggen en van een tijdstempel te voorzien. 

Laat het notuleren over aan Sonix; het is indrukwekkend nauwkeurig en neemt alles voor u op. U kunt altijd aanpassen wat er wordt getranscribeerd. En de geavanceerde spraak-naar-tekst technologie maakt dit mogelijk transcriptie software om individuele sprekers te identificeren en uitwisselingen in verschillende paragrafen te sorteren! 

Deel vergadernotulen in enkele seconden en profiteer van de rechten voor meerdere gebruikers om de samenwerking te verbeteren. Het is verbazingwekkend nauwkeurig en briljant snel. U kunt transcripties van vergaderingsnotulen zoeken, bewerken, organiseren en delen met iedereen, overal en op elk apparaat.

Notulisten kunnen ook gemakkelijk hun eigen aantekeningen en opmerkingen toevoegen aan de transcripties van vergaderingen die door Sonix worden gemaakt. Elke opname van vergaderingsnotulen is nauwkeurig, grondig en, het beste van alles, eenvoudig vast te leggen. 

Bent u klaar om meer te leren over het revolutioneren van uw vergadernotulen? Neem contact op met ons team bij Sonix voor een gratis demonstratie van 30 minuten transcriptie!