La digitalización comenzó hace años con la llegada de los ordenadores. Sin embargo, en los últimos años se han introducido entornos de trabajo híbridos. También existe ahora la necesidad de mejorar las experiencias de los clientes para seguir siendo competitivos. Estos factores han acelerado el ritmo de la transformación digital de muchas empresas. La transcripción digital permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a este entorno cambiante.
Ha revolucionado la captura de datos para varias industrias al mejorar la toma de decisiones. Muchas empresas lo utilizan para fundamentar sus estrategias comerciales. No es de extrañar, casi 65% de expertos en estudios de mercado utilizan servicios de transcripción. Su empresa también debería hacerlo. Siga leyendo para descubrir cómo estas soluciones pueden transformar su empresa.
¿Qué es la transcripción digital?
La transcripción digital consiste en convertir contenidos de audio y vídeo a un formato escrito o legible. Históricamente, era la segunda etapa de un proceso en dos partes. En la primera se utilizaba un dispositivo de grabación para captar el audio. A continuación, se mecanografiaba o transcribía el contenido o discurso grabado.
A lo largo del proceso se definió claramente la transcripción digital frente al dictado. Por lo general, requería el uso de dispositivos digitales de dictado y transcripción. Las versiones anteriores eran voluminosas, caras y requerían una amplia formación para su uso. Sin embargo, los dispositivos evolucionaron. Se hicieron más asequibles, más fáciles de usar y más manejables.
Hoy ya no necesita una máquina de transcripción digital. Automatizado software de transcripción con inteligencia artificial (IA). Basta con cargar un archivo multimedia y el software se encarga del resto.
Ventajas empresariales de la transcripción digital
Los sistemas de transcripción digital han recorrido un largo camino desde el primer dictáfono, inventado en el siglo XIX. Las organizaciones utilizan ahora la tecnología de transcripción para hacer crecer sus negocios, comunicarse con las partes interesadas internas y externas y acelerar su ritmo empresarial. El tiempo es dinero, y la transcripción digital puede ahorrarle mucho. Es una de las muchas ventajas que obtienen las empresas que utilizan servicios de transcripción automatizada. He aquí otras ventajas:
Flexibilidad
Antes, utilizar una transcriptora digital era relativamente sencillo. Sin embargo, aún quedaba el arduo proceso de transcribir el contenido. No era algo que la apretada agenda de un profesional, como un médico o un abogado, permitiera. A menudo significaba subcontratar las necesidades de transcripción de la organización a una empresa que prestara este servicio o contratar transcriptores digitales. Así se evitaba restar tiempo a otras funciones empresariales esenciales. Sin embargo, la entrega de contenidos podía ser impredecible. A menudo dejaba el control del proceso fuera del alcance de la empresa u organización. Esto no es un problema cuando se utiliza un software de transcripción automatizada. Produce contenidos al instante.
Además de agilizar la conversión de audio a texto, la transcripción digital ofrece mayor flexibilidad a las empresas. El software hace mucho más que simplemente transcribir. Personaliza el resultado final en el formato que elijas. Esto incluye:
- Conversión lingüística
- Edición en el navegador
- Sellado de tiempo automático
- Identificación y etiquetado de los altavoces
- Sincronización de audio con una transcripción existente
- Fácil adición de notas y comentarios
- Exportación de textos y subtítulos
La lista no cubre todas las ventajas del software de transcripción, pero puede ayudar a cualquier empresa que necesite capturar datos.
Precisión
Uno de los inconvenientes de utilizar equipos de transcripción digital es la aparición de errores de transcripción. Tanto los humanos como las máquinas pueden cometer estos errores. La mayoría de los errores humanos son consecuencia de:
- Los transcriptores no escuchan correctamente el audio
- Su falta de familiaridad con el equipo
- El material original incluye jerga técnica o frases largas
- Mala colocación de los dedos en el teclado
Aunque el uso de máquinas puede ser más preciso, aún pueden producirse errores. A menudo se deben a un habla inaudible que la máquina no puede descifrar. La máquina también puede tener problemas para comprender el lenguaje o entender su contexto. Afortunadamente, los avances tecnológicos han dado lugar a programas de transcripción de gran precisión, incluido el reconocimiento de voz.
Asequibilidad
Los programas de transcripción para uso individual suelen facturarse por horas. Esto le da la flexibilidad de pagar sobre la marcha. Suele ser la mejor solución para las pequeñas empresas que pueden tener una persona dedicada a utilizar el software. Esto, sin embargo, no sería práctico para organizaciones más grandes.
Los paquetes Enterprise son más rentables. Ofrecen diversas opciones para empresas con muchos usuarios. Incluyen opciones de facturación y controles de usuario avanzados.
A la larga, cualquiera de las dos opciones costará menos que una grabadora de voz digital y un transcriptor. El software de transcripción automatizada será más rápido, facilitará volúmenes de conversión más importantes y dará lugar a menos errores costosos.
Accesibilidad
Ya no es necesario tener varias grabadoras digitales con software de transcripción para tu organización. Los empleados sólo tienen que cargar los archivos y acceder al software desde sus ordenadores. A continuación, pueden compartir las transcripciones completas con sus compañeros para facilitar colaboración en equipo. Los empleados también pueden guardar estos archivos en el servidor para que otros puedan acceder a ellos, una vez autorizados para ello.
También puede poner el servicio a disposición de los clientes. Requisitos de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) Promover una comunicación eficaz para las personas con "discapacidades de comunicación". Entre ellas están las personas con "discapacidades visuales, auditivas o del habla". Las normas garantizan que "puedan comunicarse con la entidad cubierta, recibir información de ella y transmitírsela".
Las entidades también deben prestar servicios que les permitan comunicarse eficazmente con clientes que puedan tener problemas de comunicación. El software de transcripción digital permite a su organización hacer esto y mucho más.
Casos prácticos de transcripción digital
Antes se pensaba que los servicios de transcripción eran vitales para los sectores médico y jurídico. Eso sigue siendo cierto hoy en día. Sin embargo, con la creciente necesidad de datos para la toma de decisiones, casi todos los sectores pueden beneficiarse del uso de software de transcripción.
Transcripción médica
La transcripción médica, también conocida como TA, consiste en convertir las grabaciones de voz de médicos, enfermeras y otros profesionales en informes médicos. Suelen referirse a los historiales médicos de los pacientes, pero pueden incluir investigación o conclusiones dictadas en una charla o conferencia. La falta de precisión en las transcripciones médicas puede tener consecuencias de vida o muerte. Le conviene utilizar un software de transcripción para asegurarse de que esto no ocurra.
Transcripción jurídica
Los taquígrafos siguen siendo una presencia familiar en cualquier tribunal. La transcripción digital les ha facilitado mucho la vida, al igual que a jueces, abogados y clientes. Los expedientes judiciales están disponibles al instante, lo que agiliza las vistas. El proceso de recopilación, catalogación y archivo de documentos jurídicos es ahora más eficiente para los bufetes de abogados.
Esto facilita la accesibilidad a la hora de buscar archivos y documentos del cliente. Las transcripciones jurídicas inexactas pueden dar lugar a una sentencia desfavorable que incluso puede llevar al encarcelamiento de un cliente. Por ello, es fundamental que los abogados utilicen el mejor software de transcripción automatizada disponible.
Estudios de mercado
Los profesionales del marketing confían cada vez más en la exactitud de la información de mercado. No es de extrañar en un sector en el que "el dato es el rey". Encuestas, grupos de discusión y entrevistas les permiten obtener opiniones pertinentes de los clientes sobre productos y servicios. En el pasado, recopilar las respuestas implicadas solía llevar mucho tiempo, y era fácil pasar por alto información crítica.
La transcripción digital ayuda a paliar estas carencias. Permite a las organizaciones recopilar y cotejar las opiniones de los clientes en datos utilizables de forma eficaz. Las empresas pueden utilizarlos para ayudar a encontrar oportunidades de crecimiento, hacer un seguimiento de la experiencia del cliente, analizar la exactitud de los datos de los clientes y mucho más.
Investigación académica
Las necesidades de investigación también se extienden a otros sectores, incluido el académico. Incluso antes de las clases virtuales, la transcripción ayudaba a los estudiantes a tomar apuntes de las clases. Ahora es aún más importante con el formato híbrido de las clases. Los estudiantes, sobre todo los que cursan estudios en línea, tienen ahora la flexibilidad de ver las clases muchas veces. Sin embargo, poder transcribirlas en apuntes útiles puede ser de gran ayuda a la hora de estudiar para los exámenes y de investigar para los trabajos.
Grabación de las notas de la reunión
La mayoría de los empleados pasan su tiempo en al menos ocho reuniones cada semana. Esta cifra aumenta a 12 en el caso de los directivos de empresa. Por tanto, no es de extrañar que los directivos pasen la mitad de su tiempo de trabajo en reuniones. Esto incluye tanto las reuniones virtuales como las presenciales. Sería una pérdida de tiempo si no se captara la información que se discute. La transcripción digital puede garantizar que así sea.
Medios de comunicación y edición digital
Ambas industrias dependen de información precisa que suele obtenerse "sobre la marcha". La transcripción digital no sólo ayuda en este sentido, sino que garantiza que las publicaciones atribuyan las citas exactas a las fuentes. Es una forma de mantener la reputación de cualquier publicación. La transcripción digital también facilita una entrega rápida. Este es un elemento crítico que permite a los medios de comunicación y a las editoriales seguir siendo competitivos.
Cumplimiento de las WCAG
Directrices de Accesibilidad al Contenido en la Web (WCAG) son similares a los requisitos de la ADA. Esbozan normas internacionales que garantizan que los contenidos web sean accesibles a personas con discapacidad. La transcripción digital puede garantizar que cualquier persona con discapacidad pueda acceder fácilmente a la información de cualquier sitio web.
Producción de vídeo
Basta con echar un vistazo a cualquier plataforma de medios sociales para darse cuenta del poder y la eficacia de los contenidos de vídeo. Muchas empresas lo reconocieron hace tiempo con la creciente popularidad de YouTube. Desde entonces, el contenido de vídeo ha adquirido la misma importancia en Instagram, Snapchat, Facebook y TikTok, por nombrar algunos. Las empresas que no estén dispuestas a incursionar en este espacio en evolución corren el riesgo de ser menos virales y menos competitivas.
Este tipo de contenido de vídeo, junto con cualquier otro de su sitio web, también debe ser fácilmente accesible para todos. La transcripción digital lo hace posible al permitir incluir subtítulos en los vídeos.
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El 91% de las empresas participan activamente en algún tipo de iniciativa digital. Esto ayuda a aumentar el compromiso y la productividad de los empleados, al tiempo que mejora la experiencia del cliente. También aumenta el nivel de eficiencia de una organización. El resultado son mayores ingresos y competitividad. La transcripción digital tiene un papel que desempeñar en esta transformación.
Utilizar un servicio de transcripción mejorará la comunicación tanto con los empleados como con los clientes. También proporcionará datos en distintos formatos y facilitará una mayor colaboración en equipo. Sin embargo, esto sólo es posible con el software adecuado. Sonix transcripción automática ofrece el servicio automatizado más preciso, según los comentarios. Es una de las muchas ventajas de utilizar nuestra sencilla pero potente plataforma. Estamos tan seguros de que se enamorará de ella, ¡que se la dejaremos probar gratis! Póngase en contacto con nosotros ¡hoy!
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