Как провести эффективное онлайн-совещание

Проведение эффективных онлайн-совещаний - распространенная проблема для компаний. Самое большое препятствие, с которым сталкиваются многие, - это поддержание активности и продуктивности участников.

Согласно Исследование 2022 года от Zippia37% рабочего времени сотрудники тратят на совещания, однако руководители считают более 67% совещаний неудачными. Это подчеркивает необходимость совершенствования стратегий проведения онлайн-совещаний.

Главное - использовать правильные инструменты и методы, чтобы способствовать содержательным обсуждениям, принятию решений и планированию действий, обеспечивая вовлеченность и согласованность действий всех участников.

Джеймс Клир в книге "Атомные привычки" пишет о том, как улучшения в 1% по целому ряду отдельных элементов могут существенно повлиять на то, чего вы пытаетесь достичь. Вот подробное объяснение всех основных элементов, в которых улучшения 1% могут значительно повысить качество ваших онлайн-встреч.

Что такое эффективное онлайн-совещание?

Эффективное онлайн-совещание - это виртуальная встреча, которая позволяет участникам общаться, сотрудничать и эффективно достигать конкретных целей. При этом используются цифровые платформы и инструменты, способствующие содержательным обсуждениям, принятию решений и планированию действий, что обеспечивает вовлеченность и согласованность действий всех участников.

Почему важно проводить эффективные онлайн-совещания?

Проведение эффективных онлайн-совещаний необходимо по нескольким причинам, которые влияют на успех как отдельных людей, так и организаций.

Обеспечивает четкую коммуникацию: Эффективные онлайн-совещания способствуют четкому и ясному общению, предотвращая недопонимание и обеспечивая единство взглядов.
Повышает продуктивность: Хорошо проведенные совещания позволяют участникам сосредоточиться и не отвлекаться от поставленных задач, что ведет к более эффективному принятию решений и прогрессу. Когда совещания организованы и имеют четкие цели, время используется более эффективно.
Улучшает совместную работу: Онлайн-совещания обеспечивают платформу для совместной работы команды, способствуя формированию чувства единства и коллективных усилий. Это особенно важно для команд, работающих в разных местах.
Экономия времени и ресурсов: Эффективные совещания сводят к минимуму потерю времени и уменьшают необходимость в последующих встречах. Такая оптимизация ресурсов имеет решающее значение для поддержания производительности и снижения операционных расходов.
Поддержка удаленной работы: Эффективные онлайн-совещания имеют решающее значение для поддержания связи и координации в удаленных рабочих средах. Они помогают обеспечить интеграцию удаленных сотрудников в коллектив и согласованность с целями организации.
Улучшает процесс принятия решений: Обеспечивая структурированную среду для обсуждения, эффективные совещания помогают принимать обоснованные и своевременные решения, которые жизненно важны для развития бизнеса.

С учетом этого вот несколько советов, которые помогут провести эффективное, увлекательное и решительное онлайн-совещание.

1. Установите четкие цели и повестку дня

Прежде чем планировать онлайн-встречу, спросите себя, чего вы хотите добиться. Принять решение, провести мозговой штурм или предоставить обновленную информацию? Четкое определение цели поможет сконцентрировать внимание на встрече и обеспечит понимание всеми участниками ожидаемых результатов.

Создайте конкретную повестку дня

Определив цель встречи, разбейте ее на конкретные темы и выделите время для каждого пункта. Лаконичная, хорошо структурированная повестка дня помогает вести собрание по плану и обеспечивает охват всех важных моментов. Включите все необходимые ссылки, документы или ресурсы, с которыми участники должны ознакомиться заранее.

Заранее поделитесь повесткой дня

Отправьте повестку дня всем участникам не менее чем за 24 часа до начала встречи. Это даст участникам время подготовиться, собраться с мыслями и прийти с готовыми предложениями. Это также позволит им высказать любые опасения или предложить дополнительные темы, что обеспечит более продуктивное обсуждение.

При составлении повестки дня расставьте приоритеты по важности и срочности. Поместите наиболее важные темы в начало встречи, когда участники наиболее вовлечены в работу. Реалистично оцените время, отведенное на каждый пункт, и предусмотрите запас времени на непредвиденные обсуждения или технические вопросы.

Помните, что четкая повестка дня - это основа эффективного онлайн-совещания. Она определяет ожидания, помогает всем сосредоточиться и максимально эффективно использовать время, проведенное вместе. Потратив время на определение целей и составление конкретной повестки дня, вы настроите свое онлайн-совещание на успех.

2. Выберите правильную платформу и инструменты

Выбор подходящей платформы для виртуальных встреч - ключ к эффективному проведению онлайн-совещания. Ищите платформу, которая предлагает необходимые вам функции, такие как совместное использование экрана, чат и возможность записи. Некоторые популярные варианты в 2024 году включают Zoom, Microsoft Teams и Google Meet.

Обеспечьте доступность: Убедитесь, что все участники имеют доступ к платформе и им удобно ею пользоваться. Предоставьте четкие инструкции о том, как присоединиться к встрече и пользоваться функциями платформы.
Ознакомьтесь с инструментами: Найдите время, чтобы изучить возможности и инструменты платформы до начала встречи. Это позволит вам устранить любые неполадки и обеспечить бесперебойную работу для всех участников.
Рассмотрим услуги транскрипции: Точная расшифровка совещания может стать ценным ресурсом для анализа ключевых моментов и пунктов действий. Такие услуги, как Sonix Мы можем предоставить автоматическую расшифровку всего за несколько минут и подвести итоги часовых совещаний, сэкономив ваше время и силы.

При выборе платформы учитывайте также такие факторы, как безопасность, масштабируемость и интеграция с другими используемыми инструментами. Ищите платформу, которая предлагает сквозное шифрование и надежные средства контроля конфиденциальности для защиты конфиденциальной информации, передаваемой во время совещания.

3. Заранее протестируйте свою технику

Чтобы обеспечить беспрепятственное проведение онлайн-встреч, уделите время подготовке техники и обстановки заранее и порекомендуйте другим участникам сделать то же самое.

Тестовое аудио и видео: Перед встречей проверьте, правильно ли работают микрофон, динамики и камера. Проведите тестовый звонок с коллегой или воспользуйтесь встроенными в платформу функциями тестирования, чтобы выявить и устранить любые проблемы.
Обеспечьте стабильное подключение к Интернету: Стабильное интернет-соединение имеет решающее значение для бесперебойной работы онлайн-встречи. По возможности используйте проводное соединение вместо Wi-Fi, чтобы свести к минимуму риск обрывов или задержек. Если в фоновом режиме работает потоковая служба или загрузка, их следует отключить.
Выберите тихое, хорошо освещенное место: Найдите место, где вы сможете участвовать в совещании, не отвлекаясь на посторонние шумы. Убедитесь, что ваше лицо хорошо освещено и видно на камере, и рассмотрите возможность использования виртуального фона, если окружающая обстановка загромождена или непрофессиональна.
Используйте наушники: Ношение наушников поможет уменьшить эхо и обратную связь, а также улучшить качество звука для вас и других участников. Для достижения наилучших результатов выбирайте гарнитуру со встроенным микрофоном.

Приняв эти меры по подготовке технологий и среды, вы сведете к минимуму риск возникновения технических проблем и отвлекающих факторов во время совещания, что позволит всем сосредоточиться на обсуждении текущих вопросов.

4. Способствовать активному участию

Поощрение активного участия - важнейшее условие продуктивного и увлекательного онлайн-совещания. Вот несколько стратегий, которые помогут повысить вовлеченность всех участников:

Используйте инклюзивный язык

При проведении собрания используйте формулировки, которые приглашают к участию и ценят различные точки зрения. Избегайте фраз, которые могут отбить у людей желание высказываться, например "Есть ли у кого-нибудь что добавить?". Вместо этого попробуйте задать открытые вопросы типа "Какие у вас есть мысли по этой теме?".

Поощряйте использование чата и реакций

Поощряйте участников использовать функцию чата платформы, чтобы задавать вопросы, делиться идеями или давать обратную связь, не прерывая докладчика. Вы также можете использовать такие реакции, как "большой палец вверх" или эмодзи, чтобы быстро оценить согласие или понимание.

Создайте пространство для тихих голосов

Некоторые участники могут не решаться высказаться в виртуальной обстановке. Чтобы у каждого была возможность внести свой вклад, рассмотрите возможность использования таких методов, как обмен мнениями по кругу, когда каждый участник говорит по очереди. Вы также можете использовать комнаты отдыха для обсуждения в небольших группах, что может показаться некоторым менее пугающим.

Активно поощряя участие, вы создадите более динамичное и увлекательное онлайн-совещание, где каждый почувствует, что его слышат и ценят. Это, в свою очередь, может привести к лучшим идеям, решениям и результатам для вашей команды.

5. Управляйте временем и не сбивайтесь с пути

Эффективное управление временем имеет решающее значение для проведения продуктивных онлайн-встреч. Вот несколько советов, которые помогут вам не сбиться с пути:

Начинайте и заканчивайте вовремя: Уважайте время каждого, своевременно начиная и заканчивая совещание. Если вам нужно продлить встречу, сначала уточните у участников, готовы ли они продолжать.
Назначьте хронометриста: Назначьте человека, который будет следить за временем и предупреждать группу о том, что пора переходить к следующему пункту повестки дня. Это поможет предотвратить затягивание дискуссии и обеспечить охват всех тем.
Используйте таймер: Подумайте об использовании наглядного таймера, чтобы все знали, сколько времени осталось для каждого пункта повестки дня. Многие платформы для проведения виртуальных встреч имеют встроенные таймеры, или вы можете использовать отдельный инструмент, например приложение для телефона или онлайн-часы обратного отсчета.
Будьте готовы к перестройке: Несмотря на все ваши усилия, во время совещания могут возникнуть неожиданные вопросы или срочные темы. Проявите гибкость и готовность скорректировать повестку дня, если это необходимо, и при этом обеспечить достижение общих целей встречи.
Подведение итогов и переход: По мере продвижения по повестке дня уделите время резюмированию ключевых моментов и решений, прежде чем переходить к следующей теме. Это поможет всем оставаться на одной волне и обеспечит плавное перетекание между пунктами повестки дня.

Эффективно распоряжаясь временем, вы обеспечите целенаправленность, продуктивность и уважительное отношение к графику каждого участника онлайн-совещания. Это может привести к лучшему вовлечению, принятию решений и общему результату совещания.

6. Установите этикет и основные правила встречи

Озвучьте свои ожидания от участия, общения и поведения в начале встречи. Это позволит всем быть на одной волне и поможет избежать срывов или недопонимания.

Как правило, просите участников отключать микрофоны, когда они не говорят, чтобы свести к минимуму фоновый шум и отвлекающие факторы. Это простое правило может значительно улучшить качество и четкость звука на совещании.

В остальном, вот несколько основных правил, которые отлично подходят для всех видов встреч.

Создайте систему поднятия рук

Как организатор совещания, вы должны внедрить четкую систему, позволяющую участникам указывать, когда они хотят выступить. В этом плане отлично помогает функция виртуального поднятия рук, встроенная в приложения для проведения совещаний. Это поможет предотвратить переговаривание друг с другом и даст возможность каждому внести свой вклад.

Установите правила общения и реагирования

Дайте указания, как правильно использовать функции чата и реакции. Поощряйте участников использовать чат для соответствующих вопросов, комментариев или ссылок, а реакцию - для выражения согласия или поддержки, не перебивая говорящего.

Многозадачность адреса

Хотя во время онлайн-совещаний очень соблазнительно работать в режиме многозадачности, это может отвлекать и негативно сказываться на вовлеченности. Призывайте участников свести к минимуму многозадачность и уделять все свое внимание совещанию. Если совещание длится дольше (2 часа и более), делайте небольшие перерывы, чтобы люди могли проверить электронную почту или заняться неотложными делами.

7. Оценить и улучшить

Хотя встреча может быть не тем делом, для которого вы запрашиваете отзывы, это может быть отличным способом повысить эффективность ваших онлайн-встреч.

После встречи попросите участников высказать свое мнение о том, что было сделано хорошо, а что можно улучшить. Вы можете использовать быстрый опрос или анкетирование, или просто попросить высказать свои мысли в чате или по электронной почте. Будьте открыты для конструктивной критики и используйте ее для совершенствования процессов проведения совещаний.

Когда вы получаете отзывы о встрече, уделите время размышлениям о своей собственной работе в качестве организатора или фасилитатора. Подумайте, что вы сделали хорошо, а что можно улучшить. Придерживались ли вы повестки дня и эффективно ли распоряжались временем? Поощряли ли вы участие и умело ли справлялись со сбоями?

Кроме того, будьте в курсе новейших инструментов и методов проведения онлайн-встреч и не бойтесь экспериментировать с новыми подходами. Например, вы можете попробовать использовать виртуальная доска для проведения мозговых штурмов или включения в работу элементы геймификации для повышения вовлеченности. В наши дни выпускается множество инструментов искусственного интеллекта. Подумайте о том, чтобы протестировать инструменты, которые могут улучшить ваши процессы проведения встреч.

Важно помнить, что СОПы совещаний - это живые документы. Вы должны постоянно повторять и адаптировать свой подход на основе обратной связи, размышлений и новых идей. По мере накопления опыта и уверенности в себе вы выработаете стиль проведения совещаний, который будет лучше всего подходить вам и вашей команде.

8. Привлечь участников

Совещания однообразны и, несмотря на свою полезность, порой бывают ужасно скучными. Увлечь участников - одна из самых сложных задач при проведении онлайн-совещаний. Без естественного потока личных бесед участники легко отключаются или отвлекаются. Вот несколько стратегий, позволяющих стимулировать взаимодействие и вовлечь всех в процесс:

Начните с ледокола

Начните встречу с короткой регистрации или ледокола, чтобы установить взаимопонимание и создать позитивную атмосферу. Это может быть просто просьба поделиться одним хорошим событием, которое произошло с ним недавно, или забавным фактом о себе. Вы можете спросить участников, удалось ли им посмотреть игру в минувшие выходные, или поговорить о телепередачах, которые, возможно, смотрит большинство присутствующих.

Ледоколы помогают участникам почувствовать себя более комфортно и наладить контакт, создавая условия для более открытых и продуктивных дискуссий.

Задавайте открытые вопросы

На протяжении всей встречи задавайте открытые вопросы, чтобы стимулировать обсуждение и побудить участников поделиться своими мыслями. Вместо того чтобы задавать вопросы типа "да-нет", используйте подсказки типа "Какие у вас есть мысли по этой теме?" или "Как, по-вашему, мы могли бы решить эту проблему?". Не забудьте оставить достаточно времени для ответов и не торопитесь с повесткой дня.

Поощряйте использование видео

При любой возможности предлагайте участникам включить видеокамеры. Видеть лица друг друга поможет создать более личную и увлекательную атмосферу, а также позволит уловить невербальные сигналы и язык тела.

Однако не стоит вводить использование видео в качестве официального правила. У каждого человека свои обстоятельства, и он может оказаться не в той обстановке, которая позволит ему включить камеру.

Предусмотрите перерывы и время на растяжку

Если вы регулярно проводите длительные совещания, устраивайте короткие перерывы или растяжки, чтобы помочь участникам сосредоточиться и зарядиться энергией. Поощряйте участников вставать, двигаться или делать быструю растяжку во время таких перерывов. Это поможет побороть усталость от совещания и поможет всем быть более вовлеченными и продуктивными на протяжении всей сессии.

Признавать и ценить вклад

Обязательно отмечайте и оценивайте вклад участников на протяжении всей встречи. Поблагодарите участников за то, что они поделились своими мыслями или задали вопросы, и выделите особенно глубокие или ценные комментарии. Такое признание может способствовать дальнейшему взаимодействию и дать участникам почувствовать, что их ценят и слышат.

9. Резюмируйте ключевые моменты и пункты действий

Когда встреча подходит к концу, уделите несколько минут тому, чтобы подвести итог основным моментам обсуждения и принятым решениям. Это поможет убедиться, что все находятся на одной волне и понимают результаты встречи.

Обзор основных выводов: Кратко суммируйте наиболее важные моменты, затронутые в ходе встречи, отметив все значимые идеи, договоренности или достигнутые выводы. Это подкрепляет цель встречи и подчеркивает достигнутый прогресс.
Уточните пункты действий: Четко определите все пункты действий, которые возникли в результате встречи, включая конкретные задачи, проекты или следующие шаги. Обязательно поручите каждый пункт действий конкретному человеку или команде с указанием сроков завершения. Такая подотчетность поможет обеспечить выполнение работы и достижение целей встречи. Вы можете отправить список действий по каналам компании в Slack, Asana и т. д.
Используйте записи совещаний для справок: Записи и расшифровки совещаний служат ценным ресурсом для анализа ключевых моментов и пунктов действий после совещания. Они позволяют членам команды пересмотреть важные обсуждения и решения в удобное для них время, гарантируя, что ничего не будет упущено.

10. Последующие действия и обмен заметками о встрече

После совещания полезно отправить всем участникам краткое резюме, включающее основные моменты обсуждения, принятые решения и дальнейшие шаги. Такой обзор поможет закрепить основные выводы и убедиться, что все находятся на одной волне.

Вместе с кратким содержанием совещания выложите все документы, презентации или ресурсы, которые обсуждались или на которые ссылались во время совещания. Если вы записывали совещание или у вас есть расшифровка, включите в нее ссылку на эти материалы. Если вся необходимая информация будет собрана в одном месте, членам команды будет легко просмотреть ее и обратиться к ней позже.

11. Экспериментируйте с форматами встреч

В 2024 году ландшафт онлайн-совещаний продолжает развиваться, регулярно появляются новые технологии и лучшие практики. Чтобы ваши встречи были свежими, интересными и продуктивными, экспериментируйте с различными форматами и методами проведения совещаний.

Перевернутые совещания

В ходе "перевернутой" встречи участники просматривают материалы и выполняют предварительную работу до начала живого обсуждения. Это позволяет сосредоточить время встречи на активном сотрудничестве, решении проблем и принятии решений, а не на пассивном обмене информацией.

Молниеносные беседы

Lightning talks - это короткие, целенаправленные презентации, обычно длящиеся 5-10 минут каждая. Они могут стать отличным способом поделиться новостями, предложить идеи или вызвать дискуссию в быстром и увлекательном формате. На одной встрече могут выступать несколько докладчиков, что позволяет поддерживать высокий уровень энергии и разнообразить содержание.

Обсуждения в аквариуме

При обсуждении в "рыбной чаше" небольшая группа участников ("рыбная чаша") ведет целенаправленный разговор, а остальные участники наблюдают. Наблюдатели могут сменяться в "аквариуме" в определенное время, обеспечивая динамичный обмен идеями и точками зрения.

Геймификация

Включайте игровые элементы в свои собрания, чтобы повысить вовлеченность и мотивацию. Это может быть использование викторин, задач или наград для поощрения участия и обучения. Геймификация может быть особенно эффективна в процессе командообразования или тренингов.

Изучая новые форматы встреч, помните, что цель состоит в том, чтобы создать более увлекательное, инклюзивное и продуктивное пространство для совместной работы вашей удаленной команды. Оставаясь открытыми для экспериментов и итераций, вы сможете найти правильное сочетание методов для удовлетворения меняющихся потребностей вашей команды в 2024 году и в последующие годы.

Заключительные размышления

Проведение эффективных онлайн-совещаний - это навык, который развивается с опытом и правильным набором инструментов. Если вы сосредоточитесь на четких целях, вовлечении участников, управлении временем и тщательном контроле, вы сможете превратить свои виртуальные встречи в продуктивный и приятный опыт.

Если вы хотите еще больше повысить полезность и эффективность ваших онлайн-встреч, подумайте о том, чтобы добавить Sonix в свой рабочий процесс. Sonix предлагает инновационные решения для оптимизации процессов расшифровки и ведения заметок, повышая эффективность ваших онлайн-совещаний. Благодаря усовершенствованному искусственному интеллекту, генерирующему стенограмму с точностью 99%, и таким функциям, как маркировка спикеров, ведение дневника и автоматическое составление резюме, Sonix - это идеальный помощник, который сделает ваши встречи более продуктивными, чем раньше.

Хотите узнать, что Sonix может сделать для ваших встреч? Запишитесь сегодня на 30-минутная бесплатная пробная версия. Кредитная карта не требуется.

Как провести эффективное онлайн-совещание: Часто задаваемые вопросы

Каковы 5 "П" совещаний?

5 "П" встреч - это:

Цель: Определите цель и желаемый результат.
Участники: Определите, кто должен присутствовать на мероприятии и каковы их роли.
Подготовка: Убедитесь, что необходимые материалы и информация готовы.
Процесс: Определите повестку дня и структуру встречи.
Продукт: Определите результаты или пункты действий по итогам встречи.

Эти элементы помогают обеспечить целенаправленность, эффективность и продуктивность совещаний, а также их соответствие целям организации.

Как организовать онлайн-встречу?

Чтобы организовать онлайн-встречу, начните с определения четких целей и составления подробной повестки дня, предварительно поделившись ею. Выберите надежную платформу для проведения виртуальных встреч и распределите роли фасилитатора, хронометриста и секретаря. Заранее подготовьте и раздайте необходимые материалы, чтобы обеспечить информированное обсуждение.

Во время встречи активно вовлекайте участников и эффективно распоряжайтесь временем. В завершение подведите итоги и наметьте пункты действий, обеспечив четкое распределение последующих задач и установление сроков их выполнения. Такой подход обеспечивает целенаправленность и продуктивность онлайн-совещаний.

Что такое продуктивное совещание?

Продуктивное совещание - это совещание, которое эффективно и результативно достигает своих целей. Оно хорошо спланировано, имеет четкую повестку дня и цели, что обеспечивает понимание цели всеми участниками. Такие ключевые роли, как фасилитатор и секретарь, помогают вести совещание по плану.

Активное участие и целенаправленные обсуждения поощряются, что приводит к принятию обоснованных решений. Четко определены пункты действий и последующие шаги с указанием обязанностей и сроков. В целом, продуктивное совещание позволяет максимально эффективно использовать время и ресурсы, что приводит к ощутимым результатам и прогрессу.