Como Tomar Notas de Reunião: Um Guia Abrangente

Achou que a sua última reunião valeu a pena? Se não, tem muito em comum com milhões de trabalhadores em todo o mundo.

Em vez de reuniões que constituem uma oportunidade para planear e programar, aproximadamente 65% de gestores de topo Essas reuniões constituíram um obstáculo à conclusão do seu trabalho. Abordem a vossa próxima reunião de forma diferente e tornem-na mais proveitosa através de uma tomada de notas eficaz.

O registo de informações que você e a sua equipa podem consultar é vital para aumentar o valor de cada reunião. Este artigo discutirá as formas mais eficazes de tomar notas de reunião e porque é tão importante.

A importância de uma tomada de notas eficaz

Manter-se organizado e manter-se responsável são os pilares gémeos da razão pela qual se deve tomar notas de reunião.

Independentemente do seu método preferido, certifique-se de que a sua equipa conhece a distinção entre notas de reunião e actas de reunião.

As actas são documentos oficiais que podem fazer parte de uma auditoria. A elaboração de actas é concebida para ocasiões formais, tais como audições públicas ou reuniões do conselho de administração. Para a maioria dos cenários, bastam notas de reuniões ordinárias e informais.

Tendo isso em mente, porque deve aprender a tomar boas notas de reunião?

Criar uma Fonte Única de Verdade (SSOT)

Algumas pessoas têm memórias afiadas que lhes permitem arquivar tudo no seu cérebro sem perder um ritmo. Outras esquecem-se de muitas das coisas que ouviram sem se encontrarem com notas de referência.

Pedir a um colega um lembrete só funciona quando eles se lembraram de tudo na perfeição, mas raramente é este o caso. Criar um SSOT evita entrar num jogo de Telefone, em que erro acumulado diminui a precisão da recolha.

Documentar decisões marcantes e pontos importantes forma um SSOT ao qual a sua equipa pode recorrer para que todos estejam na mesma página.

Oferecer Participação Assíncrona

A colaboração é um dos aspectos mais críticos de todas as equipas, melhorando a forma como trabalham em conjunto, solucionam problemas e comunicam eficazmente. No entanto, a colaboração é um dos aspectos mais críticos, 39% de empregados afirmam que os seus colegas não colaboram o suficiente.

A tomada de notas de reuniões aumenta a colaboração através de uma participação assíncrona. Se alguém não puder assistir a uma reunião devido a um conflito de horários, férias, ou licença, a partilha de notas detalhadas pode rapidamente pô-las em dia.

Melhorar a Natural Recall

Os cientistas têm vindo a estudar a memória e a recordação há mais de um século para compreender como os humanos se conseguem lembrar das coisas que viram, ouviram, leram e experimentaram. O psicólogo alemão Hermann Ebbinghaus criou a Curva do Esquecimento, mostrando quão rapidamente a informação se perde.

De acordo com o seu modelo, o humano médio esquece 50% de informação dentro de uma hora após a sua aprendizagem. Após 24 horas, este número sobe para 70%.

Tomar notas em reuniões acelera a sua recordação, ajudando as equipas a reter melhor a informação. Evita o recurso desnecessário a mais reuniões de acompanhamento para repetir o mesmo conteúdo vezes sem conta.

Para além de aumentar a recolha, a redução da necessidade de reuniões de acompanhamento aumenta a produtividade da sua equipa.

Aumentar o envolvimento da reunião

O devaneio é uma praga comum nas reuniões. De acordo com um estudo, 9 em cada 10 empregados admitido ao zoneamento no meio de uma reunião. A média das lutas humanas para manter o foco total e a concentração por períodos prolongados. A tomada de medidas pode impedir que os indivíduos em reuniões se separem e melhorar o envolvimento.

Saber tomar notas de reunião é uma actividade que envolve a mente e a obriga a concentrar-se nos conceitos que estão a ser apresentados. 

Se estiver a lutar para evitar distracções, adquirir o hábito de tomar notas pode ajudar.

Assumir a responsabilidade pelas decisões

A prestação de contas permite aos empregados orgulharem-se do seu trabalho, melhorar o moral e aumentar a satisfação. Infelizmente, 82% de gestores admitiram não ter qualquer capacidade de responsabilizar os outros.

Notas de reunião detalhadas fornecem um SSOT para responsabilização, revelando quem é responsável por uma ideia, quem levantou um ponto importante, e quais os funcionários que cumpriram objectivos específicos de desempenho.

Ajuda a reconhecer os membros valiosos da equipa. Também fornece um fio consistente que percorre projectos inteiros.

Como Tomar Notas de Reunião

A tomada de notas nas reuniões é uma prática subestimada que muitos rejeitam como uma prática desactualizada. Mesmo nos ambientes de trabalho actuais de ritmo acelerado, esta técnica experimentada e testada ainda proporciona benefícios impressionantes.

Mas qual é o segredo para tomar valiosas notas de reunião? Eis o que precisa de saber.

Escolha um modelo

Não há uma forma única de tomar notas de reunião. Modelos diferentes alinham melhor com as necessidades da empresa, papéis, cenários e estilos de aprendizagem. Alguns empregados podem aderir consistentemente a um modelo específico, enquanto outros podem desenvolver o seu próprio modelo.

Como líder, o que importa é que dê à sua equipa a flexibilidade e a liberdade de escolher o modelo que funciona para eles. Obviamente, se estiver a tirar uma acta formal, deve estabelecer um formato consistente.

Aqui estão quatro dos modelos mais populares.

1. Método Cornell

O método Cornell divide uma página em duas colunas: uma coluna mais pequena à esquerda e uma coluna maior à direita.

A coluna da esquerda é reservada para destacar ideias e conceitos-chave levantados numa reunião. Define o assunto. À direita é onde se incluem os detalhes dessas ideias-chave.

Com os tópicos de conversação a mudarem ao longo das reuniões, apanhar as ideias-chave e o funcionamento interior dessas ideias pode ajudá-lo a manter-se concentrado.

2. Método de Esboço

O método de esboço é melhor servido para reuniões em que já tenha recebido uma agenda com antecedência.

As agendas de pré-encontro são geralmente concebidas para reuniões marcantes, tais como sessões de planeamento estratégico ou revisões trimestrais. Com o método de esboço, copia-se a agenda e deixa-se espaço para tomar notas por baixo de cada ponto.

3. Método dos Quadrantes

O método de tomar notas de quadrante baseia-se na divisão das suas notas em quatro categorias. Criar quatro quadrantes na página e rotulá-los como:

1. Notas gerais
2. Itens de acção para auto
3. Itens de acção para outros membros da equipa
4. Perguntas

Inserir pontos críticos e detalhes importantes no primeiro quadrante, com qualquer outra coisa colocada em qualquer um dos outros três quadrantes relevantes.

4. Método Slide

Com o método dos diapositivos, pode adicionar quaisquer notas directamente à sua cópia dos diapositivos, quer se trate de perguntas ou dos detalhes mais finos.

A tomada de notas directamente nos diapositivos fornece uma estrutura instantânea e um contexto para quaisquer pensamentos que tenha para mais tarde.

Se se estiver a preparar para uma apresentação, peça ao apresentador para partilhar consigo os seus slides antes da reunião.

Faça com que Todos Tirem Notas

As notas não são como os minutos. Todos devem tomar notas durante a reunião. As suas notas não são concebidas apenas para registar o que foi dito e feito numa reunião. Elas são simplesmente a base para acrescentar os seus próprios pensamentos.

A chave para uma colaboração eficaz é trazer um vasto conjunto de pontos de vista. A inovação e os novos pensamentos surgem de todos os que dão o seu contributo ao encontro.

Os chefes de equipa devem assegurar-se de que todos tomam notas para que todos fiquem esclarecidos sobre o que está a ser coberto e possam aproveitar todo o potencial das suas equipas.

Destacar Conceitos Chave e Expandir

Os novatos que tomam notas pensam muitas vezes que devem escrever tudo na reunião, na íntegra. A gravação de cada linha não chega ao âmago da questão e apenas oferece uma transcrição.

Embora a transcrição seja fácil de tomar notas, ainda é necessário extrair manualmente os pontos que interessam.

Uma vez iniciada a reunião, praticar a retirada de conceitos-chave e a sua expansão. Ao contrário das actas, as notas são concebidas para si, pelo que deve expandi-las com os seus pensamentos.

Itens de Acção de Registo

Em teoria, as reuniões são concebidas para estimular a acção. No entanto, uma média de 31 horas por mês são desperdiçadas em reuniões improdutivas. 

As suas notas fornecem uma oportunidade de ouro para estimular a acção e transformar reuniões improdutivas em frutuosas.

Reservar espaço para registar itens de acção. É necessário fazer uma pergunta? São necessários mais esclarecimentos? Existem buracos na apresentação do produto que acabou de observar?

Tomar melhores notas deve ser feito com a ideia de que se quer cultivar a acção.

Criar uma Retrospectiva para Notas

Capturar os pontos-chave, adicionar os seus pensamentos e transformar as suas notas em itens de acção são óptimos, mas o que acontece depois?

O valor das notas de reunião é que actuam como uma plataforma de lançamento para resultados tangíveis no mundo real. Se não estiver a reflectir sobre as suas notas, é um desafio fazer sentido da reunião e dos pontos que foram feitos.

Desenvolver um espaço comum para os colaboradores contribuírem e desenvolverem o tema da reunião é fundamental para extrair valor a longo prazo das reuniões que realiza.

Mais uma vez, agrupar notas com base num tema e observar como esse tema deve conduzir a um melhor desempenho é vital para tornar as suas notas mais poderosas para as suas equipas.

Dicas Adicionais de Anotação

Aprender a tomar notas de reunião é apenas o primeiro passo para obter o maior valor das suas reuniões. Tomar notas da melhor maneira possível pode ser o ponto de partida para gerar ideias transformadoras.

De acordo com o fundador do Virgin Group Richard Branson"Algumas das empresas mais bem sucedidas da Virgin nasceram de momentos aleatórios - se não tivéssemos aberto os nossos cadernos, eles nunca teriam acontecido".

Tendo isso em mente, aqui estão algumas dicas apoiadas por especialistas sobre a tomada de notas eficazes.

Registar Língua Não-Verbal

O comportamento não-verbal pode dizer-lhe muito sobre os participantes da reunião.

Por exemplo, se um colega normalmente confiante parece nervoso ou preocupado quando comunica, é provável que mostre que não tem muita confiança na sua apresentação.

Prestar atenção aos sinais não verbais pode ajudar as suas interpretações e servir como um marcador para um diálogo posterior.

Pontos de Contacto em Destaque

Se houver algo que precise de acompanhar mais tarde, escreva o nome da pessoa. Ao anotar os pontos de contacto, saberá com quem se sincronizar. Durante as reuniões, é fácil perder a noção de quem é responsável por quê, pelo que destacar estes pontos é fundamental. 

Partilha de ecrã

As videoconferências com equipas virtuais podem apresentar os seus próprios desafios. A oferta de partilhar o seu ecrã enquanto toma notas pode beneficiar outros membros da equipa.

Se lhe escapou alguma coisa, permite que outros saltem e sugiram coisas para acrescentar em tempo real.

Seja desordenado (Se lhe convier) 

Concentre-se menos em modelos e estrutura e mais em obter os pontos importantes no papel ou no seu ecrã.

Sinta-se à vontade para usar abreviaturas e símbolos se o ajudar a tomar notas enquanto permanece um ouvinte activo. Lembre-se de que pode sempre limpar as suas notas após a reunião.

Escrever um resumo da reunião

A conclusão de uma rápida recapitulação da reunião enquanto tudo está fresco na sua mente permite-lhe a si e à sua equipa reforçar os pontos mais importantes e preparar uma lista de tarefas para as reuniões que se seguem.

As recapitulações são fáceis de reflectir e são um pacote abreviado de destaque de tudo o que aconteceu.

Juntar tudo

Para criar o seu SSOT, estabeleça um local para partilhar a sua recapitulação e notas. Poderá mesmo realizar uma reunião mais pequena para discutir os conceitos e pontos-chave com os seus colegas imediatos.

Adoptá-la é também uma grande prática se estiver preocupado em siloar inadvertidamente os seus colegas de trabalho.

Utilização de Transcrição para Tomar Notas de Reunião

Saber tomar notas para uma reunião à mão é útil, mas como humanos, somos propensos a erros, erros, e interpretações erradas.

O aproveitamento da tecnologia de transcrição de próxima geração como a Sonix pode tornar as suas reuniões mais eficazes e garantir que tudo é anotado. 

A transcrição pode ser utilizada de muitas maneiras para aumentar a eficiência e a colaboração e obter conhecimentos mais profundos. Vamos discutir como se pode aproveitar o potencial da transcrição de notas de reunião.

Gravações Verbatim e Transcrições

Algumas reuniões podem exigir gravações verbais. Capturar tudo pode permitir às equipas assegurar-se de que nada é perdido. Levar uma gravação e transcrever tudo num único modelo normalizado pode facilitar a realização de reuniões mais pequenas para discutir o que foi dito.

A tomada de notas verbal pode ser inadequada para actas de reuniões, mas para outras formas de tomada de notas, permite compreender o contexto e o fluxo de conversação. 

Foco no Encontro

Saber escrever notas para uma reunião é uma habilidade essencial, mas é fácil envolver-se em tomar notas quando se deve participar activamente.

Também é fácil distrair-se a tentar acompanhar o ritmo, anotando tudo para baixo. O humano médio fala de quatro a cinco sílabas por segundo. Numa intensa discussão criativa, pode ser um desafio ouvir enquanto se tomam notas activamente.  

Utilizar a transcrição para gravar notas é uma forma simples de deslocar o fardo e capacitá-lo a participar plenamente na conversa.

Criar uma fonte de dados padronizada para evitar confusões

A maioria dos peritos recomenda que escreva as suas notas à mão em vez de as anotar no seu computador. Há uma ciência por detrás disto porque evita distracções através do multitarefa e melhora a recordação.

No entanto, as notas são concebidas para colaboração futura. Sem alavancar essas notas, é uma acção inútil. A realidade é que a maioria das pessoas criam notas meticulosas e nunca olham para trás.

O problema com isto é que muitas pessoas não conseguem ler a sua própria caligrafia, quanto mais a de outra pessoa. Estilos e estruturas diferentes de tomada de notas podem fazer com que seja um desafio para as equipas reverem as notas umas das outras.

As transcrições inteligentes alimentadas por IA oferecem valor, oferecendo um modelo limpo que todos podem consultar e compreender. A padronização das suas gravações com transcrição pode melhorar a eficiência e a produtividade. É um ganho para toda a equipa. 

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