Como ativar a transcrição em equipas

Atualmente, a comunicação eficaz é vital para o sucesso. O Microsoft Teams surgiu como uma plataforma fundamental para a colaboração, oferecendo funcionalidades que mantêm as equipas ligadas e eficientes. Uma dessas funcionalidades é a transcrição, que converte palavras faladas em texto escrito durante as reuniões. Isto não só ajuda os participantes a acompanhar mais facilmente, como também cria um registo das discussões para referência futura. 

A transcrição é particularmente benéfica para os membros da equipa que se juntam mais tarde, têm deficiências auditivas ou não são falantes nativos. Simplifica a revisão e a partilha de informações importantes após as reuniões. Ao ativar a transcrição, pode melhorar a compreensão, garantir que nada é perdido e aumentar a produtividade geral. 

Neste artigo, iremos guiá-lo através dos passos para ativar a transcrição no Teams para que possa tirar o máximo partido desta valiosa ferramenta.

O que é a transcrição no Microsoft Teams?

A transcrição no Microsoft Teams converte automaticamente as palavras faladas das reuniões em texto escrito. Isto permite aos utilizadores rever e pesquisar o conteúdo da reunião após o facto, aumentando a produtividade e garantindo que os detalhes importantes são capturados.

Quando a transcrição está activada, o Microsoft Teams utiliza tecnologia avançada de reconhecimento de voz para gerar um registo escrito da reunião em tempo real. A transcrição é então disponibilizada a todos os participantes após a conclusão da reunião.

Ter um registo escrito das reuniões é particularmente útil para

• Revisão dos pontos-chave e das decisões: Com uma transcrição, pode analisar rapidamente o conteúdo da reunião e refrescar a sua memória sobre os tópicos importantes discutidos. 
• Pesquisa de informações específicas: As transcrições são pesquisáveis, facilitando a procura de menções de palavras-chave, nomes ou tópicos sem ter de voltar a ver toda a reunião.
• Partilhar com membros da equipa ausentes: Se alguém não puder assistir à reunião, pode manter-se informado lendo a transcrição quando lhe for conveniente.

Porquê ativar a transcrição no Microsoft Teams?

A transcrição no Microsoft Teams melhora a eficiência e a colaboração nas reuniões. Aqui estão algumas razões importantes para ativar esta funcionalidade:

• Melhoria da acessibilidade: As transcrições tornam as reuniões mais inclusivo para os participantes que sejam surdos, deficientes auditivos ou falantes não nativos. Podem acompanhar o texto escrito em tempo real ou revê-lo mais tarde.
• Anotações mais fáceis: Com a transcrição automática, já não precisa de escrever notas freneticamente durante as reuniões. A transcrição serve como um registo completo da discussão, permitindo-lhe concentrar-se na participação ativa.
• Revisão simplificada de conteúdos: Após a reunião, pode consultar rapidamente a transcrição para refrescar a sua memória sobre pontos-chave, decisões e itens de ação. Isto poupa tempo em comparação com o visionamento de todo o vídeo ou a análise de gravações longas.
• Capacidade de pesquisa melhorada: As transcrições são totalmente pesquisáveis, permitindo-lhe encontrar menções específicas de palavras-chave, nomes ou tópicos em segundos. Isto é particularmente útil quando se tenta localizar informações importantes de reuniões anteriores.
• Partilha de conhecimentos simplificada: Ao partilhar as transcrições das reuniões, pode manter os membros da equipa ausentes informados e alinhados com a discussão. Isto garante que todos se mantêm na mesma página, mesmo que não possam participar pessoalmente na reunião.
• Aumento da produtividade: Com as transcrições, pode fazer várias tarefas durante as reuniões sem receio de perder informações cruciais. Pode voltar a consultar o texto mais tarde para se inteirar de quaisquer pontos que possa ter perdido enquanto se concentrava noutras tarefas.

A transcrição no Microsoft Teams simplifica o acompanhamento de reuniões, melhora a retenção de informações e aumenta a produtividade geral. À medida que o trabalho remoto continua a ser predominante, esta funcionalidade torna-se ainda mais valiosa para uma colaboração eficaz entre equipas distribuídas.

Como ativar a transcrição em equipas

Quando a transcrição está activada, o Microsoft Teams utiliza tecnologia avançada de reconhecimento de voz para gerar um registo escrito da reunião em tempo real. Veja como habilitar a transcrição no Teams.

1. Aceder ao Centro de Administração do Microsoft Teams

Para habilitar a transcrição no Microsoft Teams, comece por aceder ao centro de administração do Microsoft Teams e iniciar sessão com as credenciais da sua conta de administrador. Se não tiver acesso de administrador, contacte o administrador de TI da sua organização para lhe conceder as permissões necessárias ou para fazer as alterações em seu nome.

Depois de iniciar sessão, chegará ao painel do centro de administração do Microsoft Teams. Aqui, pode gerir várias definições e políticas para o ambiente Teams da sua organização. Navegue até as configurações específicas para habilitar a transcrição em suas reuniões do Teams.

2. Navegar para Políticas de reunião

Para configurar as definições de transcrição no Microsoft Teams, navegue até ao centro de administração do Microsoft Teams e selecione "Reuniões" no menu do lado esquerdo. Em seguida, selecione "Políticas de reunião" a partir das opções do menu pendente.

As políticas de reunião permitem-lhe gerir vários aspectos das reuniões, tais como as permissões dos participantes, as opções de gravação e as definições de transcrição. Por predefinição, existe uma "Global (predefinição a nível da organização)" que se aplica a todos os utilizadores da sua organização.

Pode modificar esta política global existente ou criar uma nova política personalizada para ativar a transcrição. As políticas personalizadas oferecem a flexibilidade de aplicar definições diferentes a grupos ou equipas de utilizadores específicos.

Para criar uma nova política personalizada, clique no botão "Adicionar" na parte superior da página Políticas de reunião. Forneça um nome e uma descrição que identifique claramente o seu objetivo, como por exemplo "Política de transcrição activada".

Se optar por modificar a política global existente, basta clicar no seu nome para abrir a página de definições.

3. Editar ou criar uma política de reunião

Nas definições da política de reunião, desloque-se para baixo até à opção "Gravação e transcrição" onde encontrará a opção para ativar a transcrição. Se estiver a editar uma política existente, basta alternar a opção "Transcrição" mudar para "Ligado" para ativar a transcrição para todas as reuniões que utilizam esta política. Se estiver a criar uma nova política personalizada, certifique-se de que a opção "Transcrição" é definida como "Ligado" antes de guardar.

Depois de efetuar as alterações necessárias, clique em "Guardar" na parte inferior da página para aplicar as definições actualizadas. Tenha em atenção que a ativação da transcrição numa política de reunião não concede automaticamente acesso a todos os utilizadores. Terá de atribuir a política aos utilizadores ou grupos específicos que devem ter a funcionalidade de transcrição.

Pode atribuir políticas a utilizadores individualmente ou em massa através do centro de administração do Microsoft Teams ou utilizando comandos do PowerShell.

Assim que a transcrição estiver activada e a política atribuída, os organizadores e participantes da reunião podem iniciar a transcrição durante as reuniões do Teams. A transcrição será gerada em tempo real e estará disponível para revisão e pesquisa após a conclusão da reunião.

É importante notar que, atualmente, a transcrição suporta reuniões conduzidas em inglês, prevendo-se mais suporte linguístico no futuro. Além disso, a qualidade da transcrição pode variar dependendo de factores como a clareza do áudio, os sotaques do orador e o ruído de fundo.

Para obter os melhores resultados de transcrição possíveis, incentive os participantes da reunião a utilizar dispositivos de áudio de alta qualidade, minimizar o ruído de fundo e falar claramente a um ritmo moderado. Ao ativar a transcrição nas suas reuniões do Teams, pode melhorar a acessibilidade, simplificar a tomada de notas e melhorar a produtividade geral da colaboração da sua equipa.

Aproveite esta poderosa funcionalidade para desbloquear todo o potencial das suas reuniões virtuais.

4. Ativar a transcrição

Nas definições da política de reunião, localize a opção "Transcrição" e alternar para "Ligado." Esta definição permite a transcrição automática de palavras faladas para texto escrito durante as reuniões do Teams. Depois de ativar a transcrição, clique em "Guardar" na parte inferior da página para aplicar as alterações. As definições de política actualizadas entrarão em vigor imediatamente.

Lembre-se de que apenas as reuniões organizadas por utilizadores atribuídos a esta política terão a transcrição activada. Se pretender ativar a transcrição para utilizadores ou grupos específicos, terá de lhes atribuir a política em conformidade.

O Microsoft Teams utiliza tecnologia avançada de reconhecimento de voz para gerar transcrições em tempo real. A precisão da transcrição pode variar com base em factores como a qualidade do áudio, o ruído de fundo e os sotaques do orador. Para garantir os melhores resultados possíveis, é recomendável:

• Utilize dispositivos áudio de alta qualidade, como auscultadores ou microfones.
• Realizar reuniões num ambiente calmo, com um mínimo de ruído de fundo.
• Incentivar os participantes a falarem claramente e a um ritmo moderado.

Após a conclusão da reunião, as transcrições geradas ficam disponíveis para revisão e pesquisa. Os participantes podem aceder à transcrição através do chat da reunião ou da página de detalhes. As transcrições são particularmente úteis para:

• Pôr em dia as reuniões perdidas ou os pontos-chave.
• Pesquisa de tópicos específicos ou palavras-chave mencionadas durante a reunião.
• Partilhar o conteúdo da reunião com os membros da equipa que não puderam estar presentes.

Ao permitir a transcrição, melhora a acessibilidade e a produtividade das suas reuniões do Teams. Os participantes podem concentrar-se na participação ativa em vez de tomarem notas, confiantes de que um registo escrito abrangente estará disponível para referência posterior.

5. Atribuir a política aos utilizadores

Depois de ter criado ou modificado uma política de reunião com a transcrição activada, o passo seguinte é atribuí-la aos utilizadores ou grupos que necessitam desta funcionalidade. A atribuição da política garante que as definições de transcrição se aplicam às respectivas reuniões.

Para atribuir a política, navegue até à secção "Utilizadores" no centro de administração do Microsoft Teams. Pode procurar utilizadores específicos ou filtrá-los com base em critérios como departamento ou localização. Selecione os usuários aos quais deseja atribuir a política e, em seguida, clique em "Editar definições" no menu superior. Na secção "Política de reuniões" selecione a política que criou com a transcrição activada. Clique em "Aplicar" para guardar as alterações. Os utilizadores selecionados terão agora a funcionalidade de transcrição disponível nas suas reuniões do Teams.

Como alternativa, você pode atribuir a política a um grupo de usuários simultaneamente. No centro de administração do Microsoft Teams, vá para a seção "Grupos" e selecionar o grupo pretendido. Clique em "Editar definições"selecione a política activada para transcrição na lista "Política de reuniões" e aplicar as alterações. Isto irá atribuir a política a todos os membros do grupo.

Usando o PowerShell para habilitar a transcrição

Além de usar o centro de administração do Microsoft Teams, você pode habilitar a transcrição para suas reuniões usando comandos do PowerShell. Esse método é particularmente útil para gerenciar políticas e configurações de reunião em escala ou por meio de automação.

Para começar a utilizar o PowerShell para o Microsoft Teams, terá de instalar o módulo do Microsoft Teams PowerShell e ligar-se ao seu ambiente Teams.

1. Instalar o módulo PowerShell do Microsoft Teams

Abra o PowerShell como administrador e execute o seguinte comando para instalar o módulo do Microsoft Teams PowerShell:

Instalar-Módulo -Nome MicrosoftTeams

Confirme a instalação quando solicitado. O módulo descarregará e instalará os componentes necessários.

2. Ligar ao Microsoft Teams

Depois que o módulo for instalado, use o seguinte comando para se conectar ao seu ambiente do Microsoft Teams:

Conectar-MicrosoftTeams

Ser-lhe-á pedido que inicie sessão com as credenciais da sua conta de administrador do Teams. Introduza o seu nome de utilizador e palavra-passe para autenticar a ligação.

Depois de se ligar com êxito, pode começar a utilizar os comandos do PowerShell para gerir as definições do Teams, incluindo a ativação da transcrição para reuniões.

3. Atualizar a política de reuniões

Para ativar a transcrição para uma política de reunião específica utilizando o PowerShell, utilize o cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy com a seguinte sintaxe:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "PolicyName" -AllowTranscription $True

Substitua "PolicyName" pelo nome da política de reunião que pretende atualizar. Por exemplo, se a sua política se chamar "TranscriptionEnabledPolicy", o comando seria:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "TranscriptionEnabledPolicy" -AllowTranscription $True

Prima Enter para executar o comando. O PowerShell atualizará a política de reunião especificada para habilitar a transcrição.

Pode verificar a alteração da política executando o seguinte comando:

Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "PolicyName"

Procure a propriedade AllowTranscription na saída. Deve ser definida como True, indicando que a transcrição está agora activada para essa política.

Não se esqueça de atribuir a política actualizada aos utilizadores ou grupos pretendidos para que a funcionalidade de transcrição entre em vigor nas suas reuniões.

A utilização do PowerShell para gerir as definições de transcrição proporciona uma maior flexibilidade e controlo, especialmente quando se lida com várias políticas ou se automatiza o processo de configuração.

À medida que a Microsoft continua a melhorar o Teams com novas funcionalidades e capacidades, é importante manter-se atualizado com os comandos PowerShell mais recentes e as melhores práticas. Verifique regularmente a Documentação de referência do Microsoft Teams PowerShell para obter actualizações e cmdlets adicionais relacionados com a transcrição e outras definições de reunião.

Limitações da Transcrição do Microsoft Teams

Embora o Microsoft Teams seja uma ferramenta poderosa para colaboração, a sua funcionalidade de transcrição incorporada deixa muito a desejar. A precisão é inconsistente, situando-se frequentemente entre 80-90%, o que pode ser suficiente para conversas casuais, mas é insuficiente para as necessidades profissionais. O aspeto da tradução é particularmente dececionante, com transcrições que não são em inglês frequentemente pouco fiáveis.

Além disso, a transcrição do Teams tem dificuldades quando a qualidade do áudio não é perfeita, tornando-a demasiado dependente de condições perfeitas. Em contrapartida, as transcrições de terceiros Transcrição da IA e as ferramentas de tradução fornecem um suporte multilingue mais preciso e lidam muito melhor com ambientes áudio variados, oferecendo uma solução mais fiável para as empresas.

Se procura uma solução que ofereça transcrição e tradução melhores, versáteis e mais precisas, uma solução de terceiros como a Sonix é a alternativa perfeita.

Por que escolher Sonix para transcrever reuniões de equipes?

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Ferramentas de análise alimentadas por IA

Sonix's avançado Ferramentas de análise de IAAs funções de transcrição, como a análise de sentimentos, a análise temática e a deteção de entidades, oferecem informações que vão para além da transcrição básica. Estas funcionalidades ajudam as empresas a identificar rapidamente os principais temas, emoções e padrões nas transcrições.

Ao contrário do Microsoft Teams, que não tem essas capacidades, o Sonix's Ferramentas de IA tornam-no um recurso inestimável para as organizações que necessitam de uma análise de conteúdo detalhada e de conhecimentos acionáveis.

Prompts personalizados

O recurso de prompt personalizado do Sonix permite que os usuários interajam diretamente com seu conteúdo transcrito. Ao usar prompts personalizados orientados por IA, os usuários podem praticamente conversar com seus documentos e extrair rapidamente insights ou respostas de transcrições longas. Esta é uma vantagem significativa sobre a transcrição do Microsoft Teams, oferecendo uma abordagem mais interativa e personalizada para navegar e analisar o conteúdo, economizando tempo e aumentando a produtividade.

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Considerações finais

Neste artigo, abordámos os passos essenciais para ativar a transcrição no Microsoft Teams, incluindo a navegação nas definições, a ativação de legendas em direto e a gestão de transcrições guardadas. Esses recursos são cruciais para melhorar colaboração em equipagarantir a acessibilidade e criar registos exactos das reuniões.

Ao seguir estes passos, os leitores podem tirar o máximo partido das capacidades de transcrição incorporadas no Teams, ajudando-os a manterem-se organizados e eficientes durante as reuniões online.

No entanto, se você estiver procurando por uma ferramenta de transcrição superior, Sonix é sua melhor opção. Com melhor precisão, suporte multilíngue e recursos de segurança robustos, o Sonix supera a transcrição nativa do Microsoft Teams.

Além disso, o Sonix oferece capacidades de tradução perfeitas e versatilidade melhorada, permitindo aos utilizadores transcrever, editar e partilhar conteúdos de formas que o Microsoft Teams não consegue igualar. Quer esteja a gerir equipas globais ou a lidar com dados confidenciais, o Sonix garante transcrições mais rápidas, mais seguras e fiáveis.

Perguntas mais frequentes

Posso ativar a transcrição para uma equipa ou canal específico?

Sim, pode criar uma política de reunião personalizada com a transcrição activada e atribuí-la a equipas ou indivíduos específicos.

Como posso aceder às transcrições após uma reunião?

As transcrições estão normalmente disponíveis nos detalhes da reunião ou no histórico da conversação. Também pode ver a secção de transcrição e gravação para transcrições anteriores.

As transcrições são editáveis?

Embora as transcrições predefinidas do Teams não sejam editáveis, a utilização de um serviço de terceiros como o Sonix permite-lhe editar e aperfeiçoar as transcrições conforme necessário.

Posso transcrever a reunião de uma equipa depois de esta ter terminado?

Sim, se a reunião foi gravada, pode gravar uma reunião de equipas e, em seguida, transcrever a gravação utilizando o Sonix ou outro serviço de transcrição.

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