5 dicas fáceis para os produtores de vídeo para reduzir os custos de produção

É a questão inevitável. Qualquer potencial cliente com quem fale acabará por perguntar: "quanto é que isto vai custar"? É a pergunta que diz aos potenciais clientes se o podem contratar de todo. E embora queira dar as cotações mais competitivas que puder, é uma má decisão comercial se essas cotações não cobrirem os seus custos reais.

Alguns produtores de vídeo pensam que o ajuste mais fácil para fazer corresponder os orçamentos aos reais é feito à cotação quando licitam o trabalho do cliente. Mas isso nem sempre é verdade. Em vez disso, estas 5 dicas fáceis podem mostrar-lhe exactamente como os produtores de vídeo cortam os custos de produção para que possam fixar o preço certo e manter-se competitivos.

Estas dicas dependem essencialmente da ideia de um processo. Pode pensar nestas 5 dicas como 5 passos - e se as seguir, irá proteger-se de uma espiral de custos fora de controlo.

Colocar este plano em prática também é bom para o seu negócio, porque mantém os factores decisivos sob o seu controlo. Portanto, aperte o cinto e prepare-se para seguir estes 5 passos para reduzir os custos de produção e maximizar as suas receitas.

1: Dê uma boa olhada no seu orçamento e tome algumas decisões

Isto é como um olhar para trás sobre o seu ombro para ver onde está e como lá chegou. Para começar, para ter o seu orçamento sob controlo, a autoconsciência é crucial para trabalhar os seus projectos de forma mais inteligente e avançar.

Pegue nos últimos 3-5 projectos que produziu e prepare-se para analisar quanto gastou em cada um deles (e como as suas despesas individuais corresponderam ao orçamento que lhe foi atribuído para cada item). Esta análise irá ajudá-lo a determinar se o seu orçamento foi realista.

Aqui estão os passos para olhar para os seus orçamentos versus os seus reais de uma forma eficaz:

1. Escolha quaisquer áreas em que tenha ultrapassado o orçamento.
2. Tomar notas sobre quaisquer factores (externos ou da sua organização) que tenham afectado o orçamento. Alguns dos culpados comuns incluem problemas de pessoal, planos de projecto pouco claros e rastejo do âmbito.
3. Escolha as áreas em que se encontrava dentro ou abaixo do orçamento.
4. Comparar entre projectos quais as categorias que tendem a estar dentro ou abaixo do orçamento e quais as que tendem a ultrapassar o orçamento. Para aqueles que ultrapassam o orçamento, são alguns dos mesmos factores a culpar repetidamente?

Sempre que vir tendências, faça um plano para o próximo projecto, a fim de evitar essa rubrica orçamental em particular quebrada. Por exemplo, se se deparar com planos de projecto pouco claros um projecto após o outro, adicione um processo de planeamento do projecto ao seu cliente a bordo. Chegar a acordo sobre os grandes planos e responsabilidades pode ser o bilhete para colocar aquele quebra-orçamentos crónicos sob o seu controlo.

Ou, se vir áreas que estão simplesmente a custar mais do que o orçamentado (porque o preço do seu investimento esperado é baixo do lado do valor de mercado), nestes itens poderá apenas precisar de ajustar o seu orçamento para estabelecer expectativas realistas.

2: Simplifique as suas embalagens de produção

Os seus prospectos não costumam compreender o que a pré e pós-produção vai em diferentes tipos de vídeos. Manter os seus pacotes tão simples e pequenos quanto possível ajuda as pessoas a compreenderem o que estão a receber.

Claro, as grandes embalagens permitem-lhe cobrar mais. Mas quando a oferta se torna complicada, o acompanhamento do seu lucro torna-se mais difícil, e os clientes acabam por se sentir mais intitulados a actividades que acabaram de assumir como estando no pacote pesado.

A abordagem mais transparente é também a mais rentável. Utilize modelos para cada pacote de projectos que oferece, como o que temos abaixo. Verá como isto o ajudará a antecipar melhor os custos (e os seus clientes anteciparão os resultados certos).

Exemplo de modelo: 

• Incluir todas as noções básicas necessárias para cada projecto, como gravação áudio, videógrafo, e tripulação. Esse é o seu pacote de base.
• Lista os serviços populares que são comuns mas não necessários em todos os projectos, como animação, locução, e música licenciada. Segmente-os por tipo de projecto, e depois pode oferecê-los como complementos (cada um com um preço designado).
• Listar complementos premium que não são utilizados frequentemente como versões de escrita de guião e de partilha social de vídeos. Segmentá-los por projecto, e o respectivo preço.

Com esta estrutura, pode oferecer o seu pacote básico por uma taxa fixa competitiva que leva as pessoas através da porta. Depois, com base nas necessidades únicas dos clientes, pode obter uma direcção e âmbito claros decididos com cada cliente, que então sabe exactamente o que esperar na entrega.

3: Limitar alterações de última hora - e colocar esses limites por escrito

São aquelas alterações de última hora como locais de filmagem trocados ou horários alterados que realmente atiram uma chave inglesa para os orçamentos dos seus projectos. Para minimizar o número destas alterações de última hora, crie um plano de produção detalhado que seja partilhado com todas as partes interessadas desde o início.

Eis uma forma simples de colocar o seu plano de produção no papel:

• Divida o seu plano em três partes: pré-produção, produção, e pós-produção. Enumere as tarefas e responsabilidades de cada peça.
  • Por exemplo, a pré-produção incluirá coisas como a escrita de guião (se aplicável) e o storyboarding.
  • A produção incluirá a sua lista de locais, a folha de chamadas, a lista de filmagens e a sua agenda.
  • A pós-produção incluirá as suas tarefas e prazos de edição e revisão.

O seu plano irá ajudá-lo a manter-se no topo do orçamento e dos objectivos do seu projecto. Também apoia a responsabilização dos colaboradores e promove a "adesão" dos seus clientes porque, ao partilhá-lo, obtém a garantia necessária de que todos compreendem e estão a bordo. Desta forma, poderá explicar os custos adicionais mais tarde, se tiver de fazer ajustamentos.

4: Dê uma boa olhada na sua pré-produção

As actividades de pré-produção fazem uma diferença maior do que se possa pensar, uma vez que têm o poder de iniciar os projectos com o pé direito. Podem iniciar uma espiral demorada e dispendiosa se não forem bem conduzidos.

Para reduzir o tempo gasto em algumas das actividades de pré-produção mais demoradas, utilizar as aplicações certas ou ferramentas digitais. Estão lá fora, é apenas uma questão de as encontrar. Por exemplo:

• Para reuniões, não só pode fazer tudo virtualmente em plataformas de videoconferência, como pode gravar todas as reuniões e depois carregar os ficheiros áudio para uma ferramenta como Sonix para que sejam transcritas.
• A seguir, guardar essas transcrições num local central e partilhável como o Google Drive. Todos os participantes no projecto podem voltar a consultar estas transcrições em vez de perderem tempo a adivinhar quando surgem perguntas.

Dica profissional: Sonix também tem uma integração Zapier, permitindo-lhe criar fluxos de trabalho personalizados para que ninguém esteja de facto a carregar manualmente os ficheiros áudio. Também pode integrar o Sonix com o seu fluxo de produção utilizando a sua API. Transcrição do zoom: Sonix permite-lhe até transcrever automaticamente o áudio da reunião se utilizar o Zoom para as suas reuniões virtuais. Os ficheiros estão prontos em actas por apenas $10 por hora de áudio. Nada mau!

• Uma vez que tenha as suas transcrições, terá também a oportunidade de as rever pessoalmente no Sonix antes de as partilhar. Qualquer pessoa que veja o ficheiro mais tarde pode deixar notas e comentários, também.

5: Veja igualmente bem a sua pós-produção

Tal como a pré-produção, a pós-produção pode arrastar-se e aumentar os custos se não se tiver um plano definido. Idealmente, o seu processo de pós-produção reunirá todo o seu trabalho sob as grandes ideias e conceitos partilhados desde o início.

Pode usar as ferramentas certas para poupar tempo e dinheiro também aqui, especialmente hoje em dia com todo o software assassino disponível lá fora. Por exemplo:

• Sonix, mais uma vez, pode ajudá-lo a racionalizar e reduzir os custos de transcrição (baixando assim os custos de edição de vídeo e legendas): Transcrição automatizada
• Hightail é uma ferramenta que pode ser utilizada para notas de feedback, racionalizando e acelerando assim o processo de obtenção de feedback do cliente e da equipa.
• Adobe Premiere é um software de edição incrível para obter filmagens editadas super-rápidas.
• E Shutterstock é a sua biblioteca de imagens de stock.

Quaisquer que sejam as ferramentas utilizadas, basta ter a certeza que a pilha de aplicações que seleccionar se adequa ao seu orçamento e satisfaz as suas necessidades.

Continue a aprender!

Desde o início até ao fim de cada projecto, arranje um pouco de tempo para tomar notas (mesmo mentais) sobre o que está a aprender. Construa este hábito para se tornar mais consciente dos orçamentos e processos do "buraco negro".

Ao utilizar estes planos, modelos e ferramentas que partilhamos aqui, pode ver os seus orçamentos de pré-produção, produção e pós-produção caírem exactamente onde é suposto caírem. Com o tempo, verá os seus orçamentos tornarem-se progressivamente mais previsíveis e optimizados para um maior retorno.