Een Webex-vergadering opnemen

Virtuele vergaderingen zijn een integraal onderdeel geworden van professionele communicatie, met platforms als Webex voorop. Of je nu een belangrijke bedrijfsdiscussie voert of een waardevolle trainingssessie bijwoont, het opnemen van vergaderingen is essentieel geworden.

Opnemen zorgt ervoor dat je belangrijke details opnieuw kunt bekijken, inzichten kunt delen met collega's en een nauwkeurig verslag van je interacties kunt bijhouden.

Dit artikel leidt je door het proces van het opnemen van een Webex vergaderingen geeft je de nodige stappen om je sessies effectief vast te leggen. Of je nu een doorgewinterde gebruiker of een nieuwkomer op het platform bent, begrijpen hoe je deze functie moet gebruiken kan je productiviteit verhogen en ervoor zorgen dat er geen waardevolle informatie verloren gaat tijdens je vergaderingen.

Waarom Webex vergaderingen opnemen?

Door je Webex-vergaderingen op te nemen, beschik je over waardevolle informatie die je later kunt raadplegen en delen. Hier zijn enkele belangrijke redenen om teamvergaderingen met Webex op te nemen.

Training en inwerken: Opnames dienen als uitstekend trainingsmateriaal voor nieuwe medewerkers of teamleden die op snelheid moeten komen bij een project. Ze kunnen de inhoud in hun eigen tempo bekijken en indien nodig belangrijke punten herhalen.
Delen met afwezige collega's: Als teamleden een live vergadering niet kunnen bijwonen, zorgt een opname ervoor dat ze geen belangrijke informatie missen. Ze kunnen bijpraten over de discussie en op de hoogte blijven, zelfs als ze niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn.
Documentatie en naleving: In sommige bedrijfstakken zijn opnames van vergaderingen noodzakelijk voor juridische doeleinden of naleving van de regelgeving. Een duidelijk verslag hebben van wat er is besproken en besloten kan van onschatbare waarde zijn in geval van geschillen of audits.
Transcriptie en analyse: Met een opname kunt u de inhoud van de vergadering in tekst omzetten, waardoor het doorzoekbaar en gemakkelijker te analyseren wordt. Hierdoor kun je snel belangrijke punten vinden, actiepunten eruit halen en inzichten uit de discussie halen.
Vergaderwaarde maximaliseren: Opnemen zorgt ervoor dat de waardevolle informatie die tijdens een vergadering wordt gedeeld niet verdwijnt zodra het gesprek is afgelopen. U kunt belangrijke ideeën herhalen, de opname delen met een breder publiek en de impact van de in de vergadering geïnvesteerde tijd maximaliseren.

Hoe Webex vergaderingen opnemen

Webex maakt het heel eenvoudig om vergaderingen op te nemen met ingebouwde functies om dit te ondersteunen. Hier lees je hoe je de opnamefuncties van Webex kunt inschakelen.

1. Een Webex-vergadering starten of eraan deelnemen

Om een Webex vergadering op te nemen, moet u de gastheer zijn of toestemming hebben van de gastheer om op te nemen. Als u de host bent, start u uw geplande Webex vergadering zoals gewoonlijk. Als u een deelnemer bent, neemt u deel aan de vergadering via de uitnodigingslink.

Als je eenmaal in de vergadering zit, controleer dan of je audio- en video-instellingen correct zijn geconfigureerd. Je kunt dit doen door te klikken op de knoppen "Audio" en "Video" in het Webex-bedieningspaneel. Zorg ervoor dat je microfoon en camera goed werken en dat je verbonden bent met de juiste audiobron.

Als jij de host bent, kun je ook alle noodzakelijke vergaderopties instellen, zoals het dempen van deelnemers bij binnenkomst of het vereisen van een wachtwoord om deel te nemen. Deze instellingen kunnen worden aangepast in het menu "Vergaderopties".

Als je klaar bent om de opname te starten, zoek dan naar de knop "Record" in het Webex-bedieningspaneel. Deze bevindt zich meestal in de rechterbenedenhoek van het scherm. Als je de knop "Opnemen" niet ziet, zit hij misschien verborgen onder het menu "Meer".

2. Open de opnameopties

Zodra je in de Webex vergadering bent, zoek je naar de "Record" knop onderaan het vergaderingsvenster. Deze moet duidelijk zichtbaar zijn in het configuratiescherm, samen met andere opties zoals dempen, video en scherm delen.

Als je de knop "Opnemen" niet ziet, zijn er een paar mogelijke redenen:

Jij bent niet de gastheer: In de meeste gevallen heeft alleen de host van de vergadering de mogelijkheid om een opname te starten. Als u een deelnemer bent en moet opnemen, vraag dan de host om u toestemming te geven om op te nemen of om de opname zelf te starten.
Opname is uitgeschakeld: Afhankelijk van de Webex-instellingen van uw organisatie kan de opnamefunctie standaard uitgeschakeld zijn. Als dit het geval is, moet u contact opnemen met uw Webex-beheerder om opnemen voor uw account in te schakelen.
Je gebruikt een oudere versie van Webex: Als u een verouderde versie van de Webex-software gebruikt, is de opnameoptie mogelijk niet beschikbaar. Zorg ervoor dat u de nieuwste versie hebt geïnstalleerd om toegang te krijgen tot alle huidige functies.

Ervan uitgaande dat de knop "Opnemen" zichtbaar en klikbaar is, ben je klaar om naar de volgende stap te gaan en je opnamevoorkeuren te kiezen.

Wanneer je op "Opnemen" klikt, geeft Webex je een aantal opties om je opname op te slaan. De twee belangrijkste keuzes zijn om op te nemen in de cloud of op uw lokale computer.

3. Kies uw opnamevoorkeuren

Wanneer de opnameopties verschijnen, selecteer dan de opnamebestemming van je voorkeur: cloud of computer. Voor de meeste gebruikers is opnemen in de cloud de beste keuze. De video en audio worden automatisch geüpload naar uw Webex-account, zodat u de opname gemakkelijk overal kunt openen en delen.

Als je beperkte cloudopslagruimte hebt of de opname offline wilt houden, kun je ervoor kiezen om in plaats daarvan op te nemen op je computer. Dit slaat de opname op als een MP4-bestand op je lokale apparaat, waardoor je directe controle hebt over het bestand.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat de cloudopslagfunctie alleen beschikbaar is voor personen met het betaalde plan. Als je het gratis plan van Webex gebruikt, heb je geen toegang tot deze functie.

Samen met de opnamestemming kan je bijkomende opties zien zoals automatische transcriptie of opnamelay-out. Automatische transcriptie, beschikbaar bij sommige Webex abonnementen, maakt een doorzoekbare tekstversie van de audio van de vergadering. Als deze functie beschikbaar is en u een transcriptie nodig hebt, schakelt u deze in voordat u de opname start.

Met de optie lay-out van de opname kunt u aanpassen hoe de opname wordt weergegeven, zoals alleen de actieve spreker weergeven, een raster van alle deelnemers weergeven of gedeelde schermen opnemen. Kies de lay-out die het beste past bij de inhoud en het doel van je vergadering.

4. Opname starten

Zodra je je opnamevoorkeuren hebt geselecteerd, klik je op de "Opnemen" knop om de opname van de vergadering te starten. Alle deelnemers horen een mondelinge bevestiging dat de opname is begonnen.

Tijdens de opname kun je pauzeren en hervatten als dat nodig is door op de knop "Pauze" te klikken. Dit is handig als er pauzes of discussies buiten het onderwerp zijn die je niet in de uiteindelijke opname wilt opnemen.

Naarmate de vergadering vordert, neemt Webex alle audio, video en inhoud voor schermdeling op volgens de door jou gekozen lay-out en instellingen. Deelnemers kunnen normaal met elkaar blijven communiceren en de opname zal alles naadloos op de achtergrond vastleggen.

Als u tijdens de opname van lay-out moet wisselen of instellingen moet aanpassen, kunt u dit doen met de opties in het Webex-bedieningspaneel. U kunt bijvoorbeeld wisselen van het tonen van alleen de actieve spreker naar het tonen van een raster van alle deelnemers, of u kunt uw microfoon tijdelijk uitschakelen.

Houd er rekening mee dat de opname alles vastlegt wat er tijdens de vergadering gebeurt, dus het is een goed idee om deelnemers te informeren dat ze worden opgenomen en om te voorkomen dat gevoelige of vertrouwelijke informatie wordt besproken die niet mag worden opgenomen.

Als presentator kun je de knop "Pauze" ook strategisch gebruiken om pauzes in de opname in te lassen. Als er bijvoorbeeld een lange discussie is die van het onderwerp afdwaalt, kun je de opname pauzeren tot het gesprek weer over relevante onderwerpen gaat. Dit kan helpen om de uiteindelijke opname gefocust en gemakkelijker te navigeren te houden.

Je vindt de pauzeknop door op dezelfde knop "Opnemen" te klikken als waar je op hebt gedrukt om de opname te starten.

5. Opname stoppen

Als je klaar bent om te eindigen, klik je op de knop "Opname stoppen" in het Webex-bedieningspaneel. Dit beëindigt de opname en begint met het verwerken van het videobestand.

Voor cloudopnames zal Webex de video automatisch uploaden naar uw account en u een e-mail sturen met een link om toegang te krijgen. Afhankelijk van de lengte van uw vergadering en de hoeveelheid opgenomen inhoud, kan het verwerken enkele minuten duren.

Als u ervoor kiest om op te nemen op uw computer, slaat Webex de opname op als een MP4-bestand op de door u aangewezen locatie (standaard meestal uw map Documenten). De bestandsnaam bevat meestal uw naam of die van de host samen met de datum en tijd van de vergadering.

Zodra de opname is verwerkt, is het een goed idee om te controleren of alles correct is opgenomen. Voor cloudopnames klikt u op de link in de e-mail om de videospeler te openen en de inhoud te bekijken. Als u lokaal hebt opgenomen, navigeert u naar het opgeslagen MP4-bestand en speelt u het af om te controleren of de audio- en videokwaliteit bevredigend is.

Als je problemen opmerkt met de opname, zoals ontbrekende inhoud of slecht geluid, moet je misschien je instellingen aanpassen voor toekomstige vergaderingen. Controleer de instellingen van je microfoon en camera en zorg voor een stabiele internetverbinding om onderbrekingen tot een minimum te beperken.

Als de opname succesvol is afgerond en beoordeeld, heb je nu een waardevolle bron om te delen met je team, terug te kijken voor belangrijke details of te gebruiken voor training en documentatie.

6. De opname openen en delen

Na het stoppen van de opname verwerkt Webex het videobestand. Voor cloudopnames ontvangt u een e-mail met een link om toegang te krijgen tot de opname. Klik gewoon op de link om de videospeler te openen en de inhoud te bekijken.

U kunt al uw cloudopnames vinden onder het tabblad "Opnames" op de Webex-site. Van daaruit hebt u verschillende opties:

Speel: Klik op de afspeelknop om de opname direct in je webbrowser te bekijken.
Deel: Gebruik de knop "Delen" om de opnamelink te kopiëren of via e-mail te versturen. U kunt bepalen of kijkers moeten inloggen of een wachtwoord moeten invoeren om toegang te krijgen tot de opname.
Downloaden: Klik op de knop "Downloaden" om het MP4-bestand op je computer op te slaan. Dit is handig als je de video wilt bewerken of lokaal wilt opslaan.
Verwijder: Als u een opname niet langer nodig hebt, klikt u op "Verwijderen" om deze uit uw Webex-account te verwijderen.

Voor lokale opnames blader je naar de locatie waar je het MP4-bestand op je computer hebt opgeslagen. De standaard opslaglocatie is meestal de map "Documenten" op Windows of de map "Films" op Mac. Je kunt de opname afspelen met elke compatibele videospeler, zoals Windows Media Player of QuickTime.

Om een lokale opname te delen, kun je het MP4-bestand rechtstreeks bij een e-mail voegen of het uploaden naar een cloudopslagdienst zoals Google Drive of Dropbox. Zo kun je een link naar de opname sturen in plaats van een grote bestandsbijlage.

Houd bij het delen van Webex-opnames rekening met het beleid van uw organisatie en de gevoeligheid van de inhoud. Mogelijk moet u de toegang tot bepaalde opnames beperken of ervoor zorgen dat ze veilig worden gedeeld.

7. De opname transcriberen

Als je het potentieel van je online vergaderingen echt wilt maximaliseren, kan het een goed idee zijn om je opnames door een transcriptiesoftware te laten lopen. Transcriptie opent een heel nieuw rijk aan mogelijkheden voor het organiseren, analyseren en hergebruiken van de inhoud van je vergadering.

Transcriptie maakt het gemakkelijk om:

Zoeken naar specifieke onderwerpen, trefwoorden of sprekers binnen de opname
Snel de inhoud doornemen en naar relevante secties springen
De belangrijkste inzichten, actiepunten en beslissingen uit de discussie halen
Schriftelijke samenvattingen, notities of vervolgmateriaal maken
Genereer bijschriften of ondertitels voor betere toegankelijkheid
Vertaal de inhoud in andere talen voor wereldwijde teams

Als je op zoek bent naar transcriptiesoftware die betrouwbaar, nauwkeurig en veilig genoeg is om gevoelige bedrijfsinformatie veilig te houden, dan is Sonix je beste optie.

Sonix onderscheidt zich als een eersteklas transcriptieservice, met 99% nauwkeurigheid over zijn indrukwekkende ondersteuning van 49+ talen. Dit zorgt ervoor dat je transcripties zowel nauwkeurig als veelzijdig zijn.

Als het gaat om het uploaden van belangrijke bedrijfsgegevens, Sonix' ondoordringbare beveiliging ons steunt. Sonix biedt SOC 2 Type 2 compliance, robuuste encryptie voor gegevensopslag en -overdracht, twee-factor authenticatie, beveiligde servers en regelmatige penetratietests.

Sonix' geavanceerde AI-analysefuncties biedt krachtige hulpmiddelen voor thematische analyse, toondetectie, entiteitsdetectie en samenvattingen. Daarnaast integreert Sonix direct met de Cisco Webex-app zodat je gemakkelijk je opnames kunt transcriberen zonder extra moeite.

Deze functies maken het meer dan alleen een transcriptieservice: Sonix is van onschatbare waarde voor het verkrijgen van diepgaande inzichten uit uw audio- en videomateriaal.

Je Webex-vergadering transcriberen met Sonix

Het transcriberen van uw Webex-vergaderingen met Sonix is een naadloos proces waarmee u uw audio- of videobestanden kunt omzetten in nauwkeurige, leesbare tekst. Hier is een stap-voor-stap handleiding om u te helpen het meeste uit de krachtige transcriptie diensten van Sonix te halen.

1. Log in bij Sonix

Begin met inloggen op je Sonix-account. Als je nog geen account hebt, kun je je snel aanmelden op hun website. Eenmaal ingelogd heb je toegang tot een dashboard waar je je bestanden en transcripties kunt beheren.

2. Uw bestand uploaden

Om je Webex-vergadering te transcriberen, upload je het opnamebestand naar Sonix. Sonix ondersteunt verschillende bestandsformaten, waaronder MP4, MP3, WAV en meer. Daarnaast kun je bestanden rechtstreeks uploaden vanuit cloudservices zoals YouTube, Dropbox of Google Drive door simpelweg de link te plakken. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat je eenvoudig toegang hebt tot je opnames en ze kunt transcriberen, ongeacht waar ze zijn opgeslagen.

3. Selecteer de taal en bevestig de instellingen

Zodra je bestand is geüpload, word je gevraagd om de taal van de opname te selecteren. Als je het niet zeker weet of als je het proces wilt vereenvoudigen, biedt Sonix een functie voor automatische detectie die de taal automatisch identificeert.

Je hebt ook de optie om sprekeridentificatie in te schakelen, wat vooral handig is voor vergaderingen met meerdere deelnemers, omdat het helpt onderscheid te maken tussen verschillende stemmen in de transcriptie.

4. Uw opname transcriberen

Nadat je je instellingen hebt bevestigd, kun je het transcriptieproces starten. De AI-gestuurde transcriptie-engine van Sonix begint met het omzetten van je audio- of videobestand naar tekst.

Het proces neemt meestal een paar minuten in beslag, afhankelijk van de lengte en complexiteit van de opname. Zodra de transcriptie klaar is, ontvang je een melding per e-mail om je te laten weten dat de transcriptie klaar is om bekeken te worden.

5. Controleer de transcriptie dubbel

Voordat je je transcriptie afrondt, is het een goede gewoonte om de tekst dubbel te controleren met behulp van Sonix' in-browser editor. Met deze editor kun je naar de opname luisteren terwijl je de transcriptie volgt, zodat je eventuele fouten gemakkelijk kunt opsporen en corrigeren.

De editor biedt ook hulpmiddelen voor het toevoegen van tijdstempels, notities en het identificeren van sprekers, zodat je uiteindelijke transcriptie zo nauwkeurig en bruikbaar mogelijk is.

6. De transcriptie exporteren of ondertitels in de video branden

Als je tevreden bent met de transcriptie, biedt Sonix een groot aantal exportopties. Je kunt de tekst downloaden in verschillende formaten, waaronder VTT, SRT, PDF en DOCX, afhankelijk van je behoeften.

Als je je video-inhoud toegankelijker wilt maken, kun je met Sonix bovendien ondertitels rechtstreeks in de video branden. Deze functie is vooral waardevol voor het maken van toegankelijke inhoud of voor het delen van video's met anderstaligen.

Door deze stappen te volgen, kunt u uw Webex-vergaderingen efficiënt transcriberen met Sonix, zodat u verzekerd bent van nauwkeurige en toegankelijke verslagen van uw discussies. Of u nu een schriftelijk transcript nodig hebt als naslagwerk of uw video's wilt uitbreiden met ondertiteling, Sonix biedt de tools om het proces eenvoudig en effectief te maken.

Tips voor het opnemen van betere Webex-vergaderingen

Voor het effectief opnemen van een Webex-vergadering is meer nodig dan alleen op de opnameknop drukken. Door een paar extra stappen te nemen, kunt u de kwaliteit van uw opnames aanzienlijk verbeteren, waardoor ze waardevoller worden voor toekomstig gebruik of om te delen. Dit is hoe:

1. Bereid je van tevoren voor

Voorbereiding is de sleutel tot een soepele en succesvolle opname. Begin met het controleren van je apparatuur - zorg ervoor dat je microfoon, camera en andere benodigde apparaten goed werken.

Het is ook cruciaal om een sterke en stabiele internetverbinding te hebben om onderbrekingen tijdens de vergadering te voorkomen. Voer indien mogelijk vooraf een testopname uit. Zo kun je eventuele technische problemen identificeren en oplossen, zodat de vergadering zelf vlekkeloos verloopt.

2. Deelnemers informeren

Transparantie is essentieel bij het opnemen van vergaderingen. Informeer alle deelnemers voor aanvang van de vergadering dat de sessie wordt opgenomen. Dit zorgt er niet alleen voor dat iedereen op de hoogte is en ermee instemt dat het wordt opgenomen, maar het geeft deelnemers ook de kans om zich hierop voor te bereiden, door hun instellingen aan te passen, ervoor te zorgen dat hun omgeving geschikt is, of gewoon door rekening te houden met hun bijdragen tijdens de vergadering.

In sommige staten en landen kan het opnemen van mensen zonder hun toestemming een schending van de privacywetgeving zijn. Aangezien Webex echter duidelijk aankondigt dat de vergadering wordt opgenomen, is het onwaarschijnlijk dat je per ongeluk wetten overtreedt. Duidelijke communicatie hierover vooraf is echter gewoon een ethische manier om ervoor te zorgen dat deelnemers het goed vinden dat er wordt opgenomen.

3. Minimaliseer achtergrondgeluiden

De kwaliteit van je opname kan aanzienlijk beïnvloed worden door achtergrondgeluiden. Kies een rustige locatie voor de vergadering en neem maatregelen om mogelijke storingen te minimaliseren. Moedig deelnemers aan hetzelfde te doen en herinner hen eraan hun microfoons uit te zetten als ze niet aan het woord zijn.

Deze eenvoudige stap kan ongewenst geluid, zoals typen, het schudden van papieren of achtergrondgesprekken, aanzienlijk verminderen, wat resulteert in een schonere, professionelere opname. Overweeg daarnaast het gebruik van een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking of een speciale microfoon om de geluidskwaliteit nog verder te verbeteren.

De waarde van Webex-vergaderingen maximaliseren met Sonix

Het opnemen van Webex-vergaderingen is een krachtige manier om de belangrijke discussies, presentaties en beslissingen tijdens uw online sessies vast te leggen en te bewaren. Door deze vergaderingen op te nemen, zorgt u ervoor dat er niets verloren gaat, zodat u de inhoud opnieuw kunt bekijken en herzien wanneer dat nodig is.

Dit is vooral waardevol in de huidige werkomgeving op afstand, waar virtuele vergaderingen een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering zijn geworden. Of het nu is voor trainingsdoeleinden, om te delen met afwezige collega's of om een gedetailleerd verslag bij te houden voor naleving, het opnemen van uw Webex-vergaderingen biedt een schat aan voordelen die veel verder reiken dan het eerste gesprek.

Opnemen is echter slechts de eerste stap. Om echt de waarde van uw Webex-vergaderingen te ontsluiten, is het essentieel om die opnames om te zetten in doorzoekbare, toegankelijke tekst. Dit is waar Sonix om de hoek komt kijken. Sonix biedt een geavanceerde transcriptieservice die uw opgenomen audio en video naadloos omzet in nauwkeurige tekst, waardoor het eenvoudiger wordt om de inhoud te analyseren, te delen en opnieuw te gebruiken.

Met Sonix kun je snel belangrijke punten, actiepunten en inzichten uit je vergaderingen halen, zodat elk belangrijk detail wordt vastgelegd en gebruikt. De mogelijkheid om in transcripties te zoeken naar specifieke onderwerpen of beslissingen voegt een extra laag van bruikbaarheid toe aan uw opgenomen inhoud, waardoor het een essentieel hulpmiddel wordt voor effectieve samenwerking en productiviteit.

Door Sonix te kiezen voor het transcriberen van uw Webex-opnamen, behoudt u niet alleen de inhoud, maar verbetert u deze ook. Met de transcriptieservices van Sonix kunt u de impact van uw Webex-vergaderingen maximaliseren door onbewerkte audio en video om te zetten in gestructureerde, bruikbare informatie.

Probeer Sonix vandaag nog gratis uit en ontvang 30 minuten gratis transcriptie. Geen creditcard nodig.