Cómo tomar notas en una reunión: Guía completa

¿Le ha merecido la pena su última reunión? Si no es así, tiene mucho en común con millones de trabajadores de todo el mundo.

En lugar de que las reuniones constituyan una oportunidad para planificar y maquinar, aproximadamente 65% de altos directivos dicen que las reuniones son un obstáculo para terminar su trabajo. Plantea tu próxima reunión de forma diferente y haz que merezca más la pena tomando notas de forma eficaz.

Registrar la información que usted y su equipo pueden consultar es vital para aumentar el valor de cada reunión. En este artículo se explican las formas más eficaces de tomar notas en las reuniones y por qué es tan importante.

La importancia de tomar apuntes con eficacia

Mantenerse organizado y rendir cuentas son los dos pilares por los que deberías tomar notas de las reuniones.

Independientemente del método que prefieras, asegúrate de que tu equipo conoce la diferencia entre notas y actas de reunión.

Las actas son documentos oficiales que pueden formar parte de una auditoría. Las actas están pensadas para ocasiones formales, como audiencias públicas o reuniones del consejo de administración. En la mayoría de los casos, basta con tomar notas informales de la reunión.

Teniendo esto en cuenta, ¿por qué deberías aprender a tomar buenas notas en las reuniones?

Crear una única fuente de la verdad (SSOT)

Algunas personas tienen una memoria aguda que les permite archivar todo en su cerebro sin perderse nada. Otras olvidan muchas de las cosas que han oído sin tener notas de reunión que les sirvan de referencia.

Pedir un recordatorio a un compañero sólo funciona cuando lo ha recordado todo a la perfección, pero rara vez es así. Crear un SSOT evita entrar en el juego del teléfono, en el que error acumulativo disminuye la precisión del recuerdo.

Documentar las decisiones importantes y los puntos importantes constituye un SSOT que su equipo puede consultar para que todo el mundo esté de acuerdo.

Ofrecer participación asíncrona

La colaboración es uno de los aspectos más críticos de todos los equipos, ya que mejora la forma en que trabajan juntos, resuelven problemas y se comunican eficazmente. Sin embargo, 39% de empleados afirman que sus colegas no colaboran lo suficiente.

Tomar notas en las reuniones mejora la colaboración a través de la participación asíncrona. Si alguien no puede asistir a una reunión por un conflicto de agenda, vacaciones o permiso, compartir notas detalladas puede ponerle rápidamente al día.

Mejorar el recuerdo natural

Los científicos llevan más de un siglo estudiando la memoria y el recuerdo para comprender hasta qué punto los seres humanos pueden recordar las cosas que han visto, oído, leído y experimentado. El psicólogo alemán Hermann Ebbinghaus creó la Curva del Olvido, que muestra lo rápido que se pierde la información.

Según su modelo, el ser humano medio olvida 50% de información una hora después de aprenderlo. Al cabo de 24 horas, esta cifra aumenta a 70%.

Tomar notas en las reuniones agiliza el recuerdo y ayuda a los equipos a retener mejor la información. Evita recurrir innecesariamente a más reuniones de seguimiento para repetir una y otra vez el mismo contenido.

Además de potenciar el recuerdo, reducir la necesidad de reuniones de seguimiento aumenta la productividad de su equipo.

Aumentar la participación en las reuniones

Soñar despierto es una lacra habitual en las reuniones. Según un estudio, 9 de cada 10 empleados admitido que se desconecta en mitad de una reunión. El ser humano medio tiene dificultades para mantener la atención y la concentración durante periodos prolongados. Tomar medidas puede evitar que las personas se desconecten en las reuniones y mejorar el compromiso.

Saber tomar notas en las reuniones es una actividad que compromete la mente y la obliga a concentrarse en los conceptos que se exponen. 

Si te cuesta evitar las distracciones, adquirir el hábito de tomar notas puede ayudarte.

Responsabilizarse de las decisiones

La responsabilidad permite a los empleados sentirse orgullosos de su trabajo, mejorar su moral y aumentar su satisfacción. Desgraciadamente, 82% de directivos admiten que tienen una capacidad limitada o nula para exigir responsabilidades a los demás.

Las notas detalladas de las reuniones proporcionan un SSOT para la rendición de cuentas, revelando quién es el responsable de una idea, quién planteó un punto importante y qué empleados han alcanzado objetivos específicos de rendimiento.

Ayuda a reconocer a los miembros valiosos del equipo. También proporciona un hilo conductor coherente a lo largo de todo el proyecto.

Cómo tomar notas en las reuniones

Tomar notas en las reuniones es una práctica infravalorada que muchos tachan de anticuada. Pero incluso en los acelerados entornos de trabajo de hoy en día, esta técnica de eficacia probada sigue aportando beneficios impresionantes.

Pero, ¿cuál es el secreto para tomar notas valiosas en las reuniones? Esto es lo que necesitas saber.

Elija un modelo

No existe una única forma de tomar notas en las reuniones. Los distintos modelos se adaptan mejor a las necesidades, funciones, entornos y estilos de aprendizaje de la empresa. Algunos empleados se ciñen sistemáticamente a un modelo concreto, mientras que otros pueden desarrollar el suyo propio.

Como líder, lo importante es que des a tu equipo la flexibilidad y libertad necesarias para elegir el modelo que más les convenga. Obviamente, si vas a redactar actas formales, debes establecer un formato coherente.

He aquí cuatro de los modelos más populares.

1. Método Cornell

El método Cornell divide una página en dos columnas: una más pequeña a la izquierda y otra más grande a la derecha.

La columna de la izquierda se reserva para destacar las ideas y conceptos clave planteados en una reunión. Define el tema. A la derecha es donde incluirás los detalles de esas ideas clave.

Dado que los temas de conversación cambian a lo largo de las reuniones, captar las ideas clave y el funcionamiento interno de esas ideas puede ayudarte a mantener la concentración.

2. Método de Esquema

El método del esquema es más adecuado para las reuniones en las que ya has recibido un orden del día por adelantado.

Los órdenes del día previos a las reuniones suelen diseñarse para reuniones importantes, como sesiones de planificación estratégica o revisiones trimestrales. Con el método del esquema, copiarás el orden del día y dejarás espacio para tomar notas debajo de cada punto.

3. Método de cuadrantes

El método de los cuadrantes consiste en dividir las notas en cuatro categorías. Crea cuatro cuadrantes en la página y etiquétalos como:

1. Notas generales
2. Acciones para uno mismo
3. Acciones para otros miembros del equipo
4. Preguntas

Introduzca los puntos críticos y los detalles importantes en el primer cuadrante, y coloque cualquier otra cosa en cualquiera de los otros tres cuadrantes pertinentes.

4. Método de diapositivas

Con el método de las diapositivas, puedes añadir cualquier nota directamente a tu copia de las diapositivas, ya sean preguntas o los detalles más sutiles.

Tomar notas directamente en las diapositivas proporciona una estructura y un contexto instantáneos para cualquier idea que tengas para más tarde.

Si estás preparando una presentación, pide al ponente que comparta contigo sus diapositivas antes de la reunión.

Asegúrese de que todos toman notas

Las notas no son como las actas. Todo el mundo debe tomar notas durante la reunión. Las notas no sólo sirven para registrar lo que se ha dicho y hecho en la reunión. Son simplemente la base para añadir tus propias ideas.

La clave de una colaboración eficaz es aportar un amplio conjunto de puntos de vista. Las ideas nuevas y la innovación surgen de las aportaciones de todos a la reunión.

Los jefes de equipo deben asegurarse de que todos tomen notas para que todos tengan claro lo que se va a tratar y puedan aprovechar todo el potencial de sus equipos.

Destacar conceptos clave y ampliar

Los principiantes en la toma de notas suelen pensar que deben escribir textualmente todo lo que ocurre en la reunión. Anotar cada línea no llega al meollo de la cuestión y sólo ofrece una transcripción.

Aunque transcribir las notas es fácil, hay que extraer manualmente los puntos importantes.

Una vez iniciada la reunión, practica anotando los conceptos clave y ampliándolos. A diferencia de las actas, las notas están pensadas para ti, así que debes ampliarlas con tus ideas.

Registrar acciones

En teoría, las reuniones están diseñadas para impulsar la acción. Sin embargo, una media de 31 horas al mes se desperdician en reuniones improductivas. 

Tus notas son una oportunidad de oro para impulsar la acción y convertir las reuniones improductivas en fructíferas.

Reserva un espacio para anotar los puntos de acción. ¿Hay que hacer alguna pregunta? ¿Se necesitan más aclaraciones? ¿Hay alguna laguna en la presentación del producto que acabas de ver?

Tomar mejores notas debe hacerse con la idea de que quieres cultivar la acción.

Crear una retrospectiva para las notas

Captar los puntos clave, añadir tus pensamientos y convertir tus notas en elementos de acción está muy bien, pero ¿qué pasa después?

El valor de las notas de reunión reside en que sirven de plataforma de lanzamiento para obtener resultados tangibles en el mundo real. Si no se reflexiona sobre las notas, es difícil entender la reunión y los puntos tratados.

Desarrollar un espacio compartido para que los colaboradores contribuyan y desarrollen el tema de la reunión es fundamental para extraer valor a largo plazo de las reuniones que celebre.

Una vez más, agrupar las notas en función de un tema y señalar cómo ese tema debería conducir a mejorar el rendimiento es vital para hacer que sus notas sean activos más poderosos para sus equipos.

Otros consejos para tomar notas

Aprender a tomar notas en las reuniones es sólo el primer paso para obtener el máximo valor de las mismas. Tomar notas de la mejor manera posible puede ser el punto de partida para generar ideas transformadoras.

Según el fundador del Grupo Virgin Richard Branson"Algunas de las empresas de más éxito de Virgin han nacido de momentos aleatorios: si no hubiéramos abierto nuestros cuadernos, nunca habrían ocurrido".

Teniendo esto en cuenta, aquí tienes algunos consejos respaldados por expertos para tomar notas eficaces.

Registrar el lenguaje no verbal

El comportamiento no verbal puede decir mucho sobre los participantes en la reunión.

Por ejemplo, si un colega normalmente seguro de sí mismo se muestra nervioso o preocupado al comunicarse, es probable que demuestre que no tiene mucha confianza en su presentación.

Prestar atención a las señales no verbales puede ayudarle a interpretar y servirle de marcador para seguir dialogando.

Puntos de contacto destacados

Si hay algo sobre lo que tengas que hacer un seguimiento más adelante, anota el nombre de la persona. Al anotar los puntos de contacto, sabrás con quién sincronizarte. Durante las reuniones, es fácil perder la pista de quién es responsable de qué, por lo que destacar estos puntos es fundamental. 

Compartir pantalla

Las videoconferencias con equipos virtuales pueden presentar sus propios retos. Ofrecerte a compartir tu pantalla mientras tomas notas puede beneficiar a otros miembros del equipo.

Si se te ha escapado algo, permite a otros intervenir y sugerir cosas que añadir en tiempo real.

Sé desordenado (si te conviene) 

Concéntrese menos en las plantillas y la estructura y más en plasmar los puntos importantes sobre el papel o la pantalla.

No dudes en utilizar abreviaturas y símbolos si te ayudan a tomar notas sin dejar de ser un oyente activo. Recuerda que siempre puedes limpiar tus notas después de la reunión.

Redactar un resumen de reunión

Hacer un resumen rápido de la reunión mientras todo está fresco en tu mente te permite a ti y a tu equipo reforzar los puntos más importantes y preparar una lista de tareas para las próximas reuniones.

Las recapitulaciones son fáciles de reflejar y constituyen un resumen abreviado de todo lo sucedido.

Reunirlo todo

Para crear su SSOT, establezca un lugar para compartir su recapitulación y sus notas. Incluso puedes celebrar una reunión más pequeña para debatir los conceptos y puntos clave con tus compañeros más cercanos.

Adoptarlo también es una práctica estupenda si te preocupa silenciar a tus compañeros de trabajo sin darte cuenta.

Transcripción de notas de reuniones

Saber tomar notas a mano para una reunión es útil, pero como humanos que somos, somos propensos a equivocarnos, cometer errores y malinterpretar las cosas.

Utilizar una tecnología de transcripción de última generación como Sonix puede hacer que tus reuniones sean más eficaces y garantizar que todo quede anotado. 

La transcripción puede utilizarse de muchas formas para aumentar la eficacia y la colaboración y obtener información más detallada. Veamos cómo aprovechar el potencial de la transcripción de notas de reuniones.

Grabaciones literales y transcripciones

Algunas reuniones pueden requerir grabaciones literales. Captarlo todo puede permitir a los equipos asegurarse de que no se pasa nada por alto. Tomar una grabación y transcribir todo en una única plantilla estandarizada puede facilitar la organización de reuniones más pequeñas para debatir lo que se dijo.

Tomar notas literales puede resultar inapropiado para las actas de las reuniones, pero para otras formas de tomar notas permite comprender el contexto y el flujo de la conversación. 

Centrarse en la reunión

Saber escribir notas para una reunión es una habilidad esencial, pero es fácil enfrascarse en tomar notas cuando deberías estar participando activamente.

También es fácil distraerse intentando seguir el ritmo mientras se anota todo. El ser humano medio habla a cuatro o cinco sílabas por segundo. En una discusión creativa intensa, puede ser difícil escuchar mientras se toman notas activamente.  

Utilizar la transcripción para tomar notas es una forma sencilla de trasladar la carga y permitirte participar plenamente en la conversación.

Crear una fuente de datos normalizada para evitar confusiones

La mayoría de los expertos recomiendan escribir los apuntes a mano en lugar de hacerlo en el ordenador. Hay una ciencia detrás de ello porque evita distracciones por la multitarea y mejora el recuerdo.

Sin embargo, las notas están pensadas para futuras colaboraciones. Sin aprovechar esas notas, es una acción inútil. La realidad es que la mayoría de la gente crea notas meticulosas y nunca vuelve a mirarlas.

El problema es que muchas personas no saben leer su propia letra, por no hablar de la de los demás. Los diferentes estilos y estructuras para tomar notas pueden dificultar que los equipos revisen las notas de los demás.

Las transcripciones inteligentes basadas en IA aportan valor al ofrecer una plantilla limpia que todos pueden consultar y comprender. Estandarizar las grabaciones con transcripciones puede mejorar la eficiencia y la productividad. Todo el equipo sale ganando. 

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