Cómo grabar una reunión Webex

Las reuniones virtuales se han convertido en parte integrante de la comunicación profesional, con plataformas como Webex a la cabeza. La grabación de las reuniones se ha convertido en un elemento esencial, tanto si se trata de un debate empresarial crucial como de una valiosa sesión de formación.

La grabación le permite revisar detalles importantes, compartir información con sus colegas y mantener un registro preciso de sus interacciones.

Este artículo le guiará a través del proceso de grabación de un Reunión Webexle proporciona los pasos necesarios para capturar sus sesiones de forma eficaz. Tanto si eres un usuario experimentado como si eres nuevo en la plataforma, entender cómo utilizar esta función puede mejorar tu productividad y garantizar que no se pierda información valiosa durante tus reuniones.

¿Por qué grabar reuniones Webex?

La grabación de sus reuniones Webex proporciona un valioso recurso para futuras referencias y para compartir. Estas son algunas de las principales razones para grabar las reuniones de equipo con Webex.

Formación e incorporación: Las grabaciones son un excelente material de formación para los nuevos empleados o los miembros del equipo que necesitan ponerse al día en un proyecto. Pueden repasar el contenido a su propio ritmo y consultar los puntos importantes cuando lo necesiten.
Compartir con colegas ausentes: Cuando los miembros de un equipo no pueden asistir a una reunión en directo, una grabación garantiza que no se pierdan información crítica. Pueden ponerse al día y mantenerse informados, aunque no puedan asistir en persona.
Documentación y conformidad: En algunos sectores, las grabaciones de reuniones son necesarias por motivos legales o de cumplimiento. Tener un registro claro de lo que se discutió y decidió puede ser muy valioso en caso de disputas o auditorías.
Transcripción y análisis: Con una grabación, puede transcribir el contenido de la reunión a texto, lo que facilita la búsqueda y el análisis. Esto te permite encontrar rápidamente los puntos clave, extraer elementos de acción y obtener información del debate.
Maximizar el valor de las reuniones: La grabación garantiza que la valiosa información compartida en una reunión no desaparezca una vez finalizada la llamada. Puedes retomar ideas importantes, compartir la grabación con un público más amplio y maximizar el impacto del tiempo invertido en la reunión.

Cómo grabar reuniones Webex

Webex facilita la grabación de reuniones con funciones integradas para ello. A continuación te explicamos cómo activar las funciones de grabación de Webex.

1. Iniciar o unirse a una reunión Webex

Para grabar una reunión Webex, debes ser el anfitrión o tener permiso del anfitrión para grabar. Si eres el anfitrión, inicia la reunión Webex programada como de costumbre. Si eres un participante, únete a la reunión utilizando el enlace de invitación proporcionado.

Una vez en la reunión, comprueba que los ajustes de audio y vídeo están configurados correctamente. Para ello, haz clic en los botones "Audio" y "Vídeo" del panel de control de Webex. Asegúrate de que el micrófono y la cámara funcionan correctamente y de que estás conectado a la fuente de audio adecuada.

Si eres el anfitrión, también puedes configurar las opciones necesarias para la reunión, como silenciar a los participantes al entrar o exigir una contraseña para entrar. Estas opciones pueden ajustarse en el menú "Opciones de reunión".

Cuando estés listo para empezar a grabar, busca el botón "Grabar" en el panel de control de Webex. Normalmente se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. Si no ves el botón "Grabar", puede que esté oculto bajo el menú "Más".

2. Acceda a las opciones de grabación

Una vez en la reunión Webex, busca el botón "Grabar" en la parte inferior de la ventana de la reunión. Debería estar claramente visible en el panel de control, junto con otras opciones como silenciar, vídeo y compartir pantalla.

Si no ves el botón "Grabar", hay varias razones posibles:

Usted no es el anfitrión: En la mayoría de los casos, sólo el anfitrión de la reunión puede iniciar una grabación. Si eres un participante y necesitas grabar, pide al anfitrión que te conceda permiso de grabación o que inicie la grabación él mismo.
La grabación está desactivada: Dependiendo de la configuración de Webex de su organización, es posible que la función de grabación esté desactivada por defecto. Si este es el caso, tendrás que ponerte en contacto con el administrador de Webex para activar la grabación en tu cuenta.
Estás utilizando una versión antigua de Webex: Si utilizas una versión obsoleta del software Webex, es posible que la opción de grabación no esté disponible. Asegúrate de tener instalada la última versión para acceder a todas las funciones actuales.

Suponiendo que el botón "Grabar" esté visible y se pueda hacer clic en él, estás listo para pasar al siguiente paso y elegir tus preferencias de grabación.

Cuando hagas clic en "Grabar", Webex te ofrecerá varias opciones sobre cómo y dónde guardar la grabación. Las dos opciones principales son grabar en la nube o en tu ordenador local.

3. Elija sus preferencias de grabación

Cuando aparezcan las opciones de grabación, selecciona el destino de grabación que prefieras: nube u ordenador. Para la mayoría de los usuarios, la grabación en la nube es la mejor opción. Sube automáticamente el vídeo y el audio a tu cuenta Webex, lo que facilita acceder a la grabación y compartirla desde cualquier lugar.

Si el almacenamiento en la nube es limitado o necesitas mantener la grabación sin conexión, puedes optar por grabarla en tu ordenador. Esto guarda la grabación como un archivo MP4 en tu dispositivo local, dándote control directo sobre el archivo.

Es importante tener en cuenta que la función de almacenamiento en la nube sólo está disponible para los usuarios del plan de pago. Si estás en el plan gratuito de Webex, no tendrás acceso a esta función.

Junto con el destino de la grabación, puede ver opciones adicionales como la transcripción automática o el diseño de la grabación. La transcripción automática, disponible con algunos planes Webex, crea una versión de texto del audio de la reunión en la que se pueden realizar búsquedas. Si esta función está disponible y necesitas una transcripción, actívala antes de iniciar la grabación.

La opción de diseño de la grabación le permite personalizar la forma en que aparece la grabación, como mostrar sólo al orador activo, mostrar una cuadrícula de todos los participantes o incluir pantallas compartidas. Elige el diseño que mejor se adapte al contenido y propósito de tu reunión.

4. Iniciar grabación

Una vez seleccionadas las preferencias de grabación, haz clic en el botón "Grabar" para empezar a capturar la reunión. Todos los participantes oirán una confirmación verbal de que la grabación ha comenzado.

Durante la grabación, puedes pausarla y reanudarla cuando lo necesites haciendo clic en el botón "Pausa". Esto es útil si hay pausas o discusiones fuera de tema que no quieres incluir en la grabación final.

A medida que avance la reunión, Webex capturará todo el contenido de audio, vídeo y pantalla compartida según el diseño y la configuración elegidos. Los participantes pueden seguir interactuando con normalidad, y la grabación lo capturará todo sin problemas en segundo plano.

Si necesitas cambiar de diseño o ajustar la configuración durante la grabación, puedes hacerlo utilizando las opciones del panel de control de Webex. Por ejemplo, es posible que quieras pasar de mostrar sólo al orador activo a mostrar una cuadrícula con todos los participantes, o que necesites silenciar el micrófono temporalmente.

Ten en cuenta que la grabación recogerá todo lo que ocurra en la reunión, por lo que conviene informar a los participantes de que están siendo grabados y evitar hablar de información sensible o confidencial que no deba incluirse.

Como anfitrión, también puedes utilizar el botón "Pausa" estratégicamente para crear pausas en la grabación. Por ejemplo, si hay una larga discusión que se sale del tema, puedes pausar la grabación hasta que la conversación vuelva al material relevante. Esto puede ayudar a mantener la grabación final centrada y más fácil de navegar.

Puedes encontrar el botón de pausa haciendo clic en el mismo botón "Grabar" que pulsaste para iniciar la grabación.

5. Detener grabación

Cuando estés listo para terminar, haz clic en el botón "Detener grabación" del panel de control de Webex. Esto finalizará la grabación y comenzará a procesar el archivo de vídeo.

Para las grabaciones en la nube, Webex cargará automáticamente el vídeo en su cuenta y le enviará un correo electrónico con un enlace para acceder a él. Dependiendo de la duración de la reunión y de la cantidad de contenido grabado, el procesamiento puede tardar unos minutos.

Si elige grabar en su ordenador, Webex guardará la grabación como un archivo MP4 en la ubicación designada (normalmente la carpeta Documentos por defecto). El nombre del archivo incluirá normalmente su nombre o el del anfitrión junto con la fecha y hora de la reunión.

Una vez que la grabación haya terminado de procesarse, conviene comprobar que todo se ha capturado correctamente. Para grabaciones en la nube, haz clic en el enlace del correo electrónico para abrir el reproductor de vídeo y revisar el contenido. Si grabaste localmente, navega hasta el archivo MP4 guardado y reprodúcelo para asegurarte de que la calidad de audio y vídeo es satisfactoria.

Si observas algún problema con la grabación, como que falta contenido o que el audio es deficiente, es posible que tengas que ajustar la configuración para futuras reuniones. Vuelve a comprobar la configuración del micrófono y la cámara, y asegúrate de tener una conexión a internet estable para minimizar las interrupciones.

Una vez finalizada y revisada la grabación, dispondrá de un valioso recurso para compartir con su equipo, consultar detalles importantes o utilizar con fines de formación y documentación.

6. Acceder a la grabación y compartirla

Tras detener la grabación, Webex procesa el archivo de vídeo. Para las grabaciones en la nube, recibirás un correo electrónico con un enlace para acceder a la grabación. Sólo tienes que hacer clic en el enlace para abrir el reproductor de vídeo y revisar el contenido.

Puedes encontrar todas tus grabaciones en la nube en la pestaña "Grabaciones" del sitio Webex. Desde ahí, tienes varias opciones:

Jugar: Pulse el botón de reproducción para ver la grabación directamente en su navegador.
Compartir: Utilice el botón "Compartir" para copiar el enlace de la grabación o enviarlo por correo electrónico. Puede controlar si los espectadores necesitan iniciar sesión o introducir una contraseña para acceder a la grabación.
Descargar: Haz clic en el botón "Descargar" para guardar el archivo MP4 en tu ordenador. Esto es útil si necesitas editar el vídeo o almacenarlo localmente.
Borrar: Si ya no necesitas una grabación, haz clic en "Eliminar" para borrarla de tu cuenta Webex.

Para grabaciones locales, vaya a la ubicación donde guardó el archivo MP4 en su ordenador. La ubicación predeterminada suele ser la carpeta "Documentos" en Windows o la carpeta "Películas" en Mac. Puedes reproducir la grabación con cualquier reproductor de vídeo compatible, como Windows Media Player o QuickTime.

Para compartir una grabación local, puedes adjuntar el archivo MP4 directamente a un correo electrónico o subirlo a un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox. Esto te permite enviar un enlace a la grabación en lugar de un archivo adjunto de gran tamaño.

Al compartir grabaciones de Webex, tenga en cuenta las políticas de su organización y la sensibilidad del contenido. Puede que tengas que restringir el acceso a determinadas grabaciones o asegurarte de que se comparten de forma segura.

7. Transcribir la grabación

Si desea maximizar realmente el potencial de sus reuniones en línea, puede ser una gran idea pasar las grabaciones por un software de transcripción. La transcripción abre un nuevo abanico de posibilidades para organizar, analizar y reutilizar el contenido de las reuniones.

La transcripción facilita las cosas:

Búsqueda de temas, palabras clave u oradores específicos dentro de la grabación
hojear rápidamente el contenido y saltar a las secciones pertinentes
Extraer conclusiones, medidas y decisiones clave del debate
Crear resúmenes escritos, notas o materiales de seguimiento
Generar subtítulos para mejorar la accesibilidad
Traducir los contenidos a otros idiomas para los equipos internacionales

Si buscas un software de transcripción que sea fiable, preciso y lo suficientemente seguro como para mantener a salvo la información confidencial de tu empresa, Sonix es tu mejor opción.

Sonix destaca como servicio de transcripción de primer nivel, ya que cuenta con Precisión 99% a través de su impresionante apoyo a Más de 49 idiomas. Esto garantiza que sus transcripciones sean precisas y versátiles.

A la hora de cargar datos clave de la empresa, La seguridad impenetrable de Sonix nos respalda. Sonix ofrece conformidad SOC 2 Tipo 2, cifrado robusto para el almacenamiento y la transferencia de datos, autenticación de dos factores, servidores seguros y pruebas de penetración periódicas.

Además, la avanzada Funciones de análisis de IA proporcionan potentes herramientas de análisis temático, detección de tonos, detección de entidades y resúmenes. Aparte de eso, Sonix se integra directamente con el Aplicación Cisco Webex para que puedas transcribir cómodamente tus grabaciones sin esfuerzo adicional.

Estas funciones lo convierten en algo más que un simple servicio de transcripción: Sonix es un recurso inestimable para obtener información exhaustiva de sus contenidos de audio y vídeo.

Cómo transcribir tu reunión Webex con Sonix

Transcribir sus reuniones Webex con Sonix es un proceso sencillo que le permite convertir sus archivos de audio o vídeo en texto preciso y legible. He aquí una guía paso a paso que le ayudará a sacar el máximo partido de los potentes servicios de transcripción de Sonix.

1. Inicie sesión en Sonix

Empieza por acceder a tu cuenta Sonix. Si aún no tienes una cuenta, puedes registrarte rápidamente en su sitio web. Una vez iniciada la sesión, tendrás acceso a un panel en el que podrás gestionar tus archivos y transcripciones.

2. Cargue su archivo

Para transcribir su reunión Webex, cargue el archivo de grabación en Sonix. Sonix admite diversos formatos de archivo, como MP4, MP3, WAV y otros. Además, puede cargar archivos directamente desde servicios en la nube como YouTube, Dropbox o Google Drive con sólo pegar el enlace. Esta flexibilidad garantiza que puedas acceder fácilmente a tus grabaciones y transcribirlas, independientemente de dónde estén almacenadas.

3. Seleccione el idioma y confirme la configuración

Una vez cargado el archivo, se te pedirá que selecciones el idioma de la grabación. Si no estás seguro o quieres simplificar el proceso, Sonix ofrece una función de autodetección que identifica el idioma automáticamente.

También tendrás la opción de activar la identificación del orador, que resulta especialmente útil en reuniones con varios participantes, ya que ayuda a distinguir las distintas voces en la transcripción.

4. Transcriba su grabación

Después de confirmar tus ajustes, inicia el proceso de transcripción. El motor de transcripción de Sonix, basado en inteligencia artificial, empezará a convertir tu archivo de audio o vídeo en texto.

El proceso suele durar unos minutos, dependiendo de la longitud y complejidad de la grabación. Una vez finalizada la transcripción, recibirás una notificación por correo electrónico para informarte de que está lista para su revisión.

5. Vuelva a comprobar la transcripción

Antes de finalizar la transcripción, es recomendable volver a comprobar el texto con el editor integrado en el navegador de Sonix. Este editor te permite escuchar la grabación mientras sigues la transcripción, lo que facilita la detección y corrección de errores.

El editor también ofrece herramientas para añadir marcas de tiempo, notas e identificar a los oradores, lo que garantiza que la transcripción final sea lo más precisa y útil posible.

6. Exportar la transcripción o grabar los subtítulos en el vídeo

Una vez que estés satisfecho con la transcripción, Sonix te ofrece una amplia gama de opciones de exportación. Puedes descargar el texto en varios formatos, como VTT, SRT, PDF y DOCX, en función de tus necesidades.

Además, si quieres que tus contenidos de vídeo sean más accesibles, Sonix te permite grabar subtítulos directamente en el vídeo. Esta función es especialmente valiosa para crear contenidos accesibles o para compartir vídeos con hablantes no nativos.

Siguiendo estos pasos, podrá transcribir eficazmente sus reuniones Webex con Sonix, asegurándose de tener registros precisos y accesibles de sus discusiones. Tanto si necesita una transcripción escrita como referencia como si desea mejorar sus vídeos con subtítulos, Sonix le proporciona las herramientas para que el proceso sea fácil y eficaz.

Consejos para grabar mejor las reuniones Webex

Para grabar eficazmente una reunión Webex no basta con pulsar el botón de grabación. Tomando algunas medidas adicionales, puedes mejorar significativamente la calidad de tus grabaciones, haciéndolas más valiosas para futuras referencias o para compartirlas. A continuación te explicamos cómo:

1. Prepárese con antelación

La preparación es fundamental para garantizar una grabación fluida y satisfactoria. Empieza por comprobar tu equipo: asegúrate de que el micrófono, la cámara y cualquier otro dispositivo necesario funcionan correctamente.

También es crucial disponer de una conexión a internet potente y estable para evitar interrupciones durante la reunión. Si es posible, realice antes una grabación de prueba. Así podrás detectar y resolver posibles problemas técnicos y garantizar que la reunión se desarrolle sin contratiempos.

2. Informar a los participantes

La transparencia es esencial a la hora de grabar reuniones. Antes de que empiece la reunión, informa a todos los participantes de que se va a grabar la sesión. Esto no sólo garantiza que todos son conscientes y consienten en ser grabados, sino que también da a los participantes la oportunidad de prepararse en consecuencia, ya sea ajustando su configuración, asegurándose de que su entorno es apropiado o simplemente siendo conscientes de sus contribuciones durante la reunión.

En algunos estados y países, grabar a las personas sin su permiso puede constituir una violación de las leyes de privacidad. Sin embargo, como Webex anuncia claramente que se está grabando la reunión, es poco probable que acabes infringiendo ninguna ley accidentalmente. No obstante, una comunicación clara al respecto de antemano es una forma ética de asegurarse de que los participantes están de acuerdo con que se les grabe.

3. Minimizar el ruido de fondo

La calidad de la grabación puede verse afectada significativamente por el ruido de fondo. Elige un lugar tranquilo para la reunión y toma medidas para minimizar las posibles interrupciones. Anima a los participantes a hacer lo mismo y recuérdales que silencien sus micrófonos cuando no estén hablando.

Este sencillo paso puede reducir en gran medida los ruidos no deseados, como el tecleo, el trasiego de papeles o las conversaciones de fondo, lo que da como resultado una grabación más limpia y profesional. Además, considera la posibilidad de utilizar auriculares con cancelación de ruido o un micrófono específico para mejorar aún más la calidad del audio.

Maximizar el valor de las grabaciones de reuniones Webex con Sonix

La grabación de reuniones Webex es una forma eficaz de capturar y conservar los debates, las presentaciones y las decisiones importantes que se toman durante las sesiones en línea. Al grabar estas reuniones, te aseguras de que nada se pierda, lo que te permite volver a visitar y revisar el contenido siempre que sea necesario.

Esto es especialmente valioso en el entorno de trabajo remoto actual, en el que las reuniones virtuales se han convertido en una parte crucial de las operaciones empresariales. Ya sea con fines formativos, para compartir con compañeros ausentes o para mantener un registro detallado con fines de cumplimiento normativo, grabar tus reuniones Webex proporciona una gran cantidad de ventajas que van mucho más allá de la conversación inicial.

Sin embargo, la grabación es sólo el primer paso. Para aprovechar realmente el valor de sus reuniones Webex, es esencial convertir esas grabaciones en texto accesible que permita realizar búsquedas. Aquí es donde entra Sonix. Sonix ofrece un servicio de transcripción avanzado que transforma a la perfección el audio y el vídeo grabados en texto preciso, lo que facilita el análisis, el uso compartido y la reutilización del contenido.

Con Sonix, puede extraer rápidamente los puntos clave, las acciones y las ideas de sus reuniones, asegurándose de que cada detalle importante se captura y se pone en práctica. La posibilidad de buscar en las transcripciones temas o decisiones específicos añade una utilidad adicional a los contenidos grabados, lo que la convierte en una herramienta vital para una colaboración y productividad eficaces.

Al elegir a Sonix para transcribir sus grabaciones Webex, no sólo conserva el contenido, sino que lo mejora. Los servicios de transcripción de Sonix le permiten maximizar el impacto de sus reuniones Webex convirtiendo el audio y el vídeo en bruto en información estructurada y procesable.

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