Sådan afvikler du et effektivt onlinemøde

At afholde effektive onlinemøder er en almindelig udfordring for virksomheder. Den største forhindring for mange er at holde deltagerne engagerede og produktive.

Ifølge en 2022 undersøgelse af Zippia37% af medarbejdernes tid bruges på møder, men alligevel anser ledere over 67% af møderne for at være fejlslagne. Det understreger behovet for forbedrede strategier for onlinemøder.

Nøglen er at bruge de rigtige værktøjer og teknikker til at facilitere meningsfulde diskussioner, beslutningstagning og handlingsplanlægning og sikre, at alle deltagere er engagerede og på linje.

James Clear skriver i bogen "Atomic Habits" om, hvordan 1%-forbedringer på tværs af en lang række individuelle elementer kan have stor indflydelse på, hvad du forsøger at opnå. Her er en detaljeret forklaring på alle de kerneelementer, hvor 1%-forbedringer kan forbedre kvaliteten af dine onlinemøder betydeligt.

Hvad er et effektivt onlinemøde?

Et effektivt onlinemøde er en virtuel sammenkomst, der gør det muligt for deltagerne at kommunikere, samarbejde og nå specifikke mål på en effektiv måde. Det udnytter digitale platforme og værktøjer til at facilitere meningsfulde diskussioner, beslutningstagning og handlingsplanlægning og sikrer, at alle deltagere er engagerede og på linje.

Hvorfor er det vigtigt at afholde et effektivt onlinemøde?

At afholde et effektivt onlinemøde er vigtigt af flere grunde, som påvirker både den enkeltes og organisationens succes.

Sikrer klar kommunikation: Effektive onlinemøder fremmer klar og præcis kommunikation, forhindrer misforståelser og sikrer, at alle er på samme side.
Øger produktiviteten: Velgennemførte møder holder deltagerne fokuserede og på opgaven, hvilket fører til mere effektiv beslutningstagning og fremskridt. Når møder er organiserede og har klare mål, bruges tiden mere effektivt.
Forbedrer samarbejdet: Onlinemøder giver en platform for Team-samarbejdeDet giver en følelse af sammenhold og kollektiv indsats. Det er især vigtigt for teams, der arbejder forskellige steder.
Sparer tid og ressourcer: Effektive møder minimerer tidsspild og reducerer behovet for opfølgende møder. Denne optimering af ressourcer er afgørende for at opretholde produktiviteten og reducere driftsomkostningerne.
Understøtter fjernarbejde: Effektive onlinemøder er afgørende for at opretholde forbindelsen og koordinationen i fjernarbejdsmiljøer. De hjælper med at sikre, at fjernarbejdere forbliver integreret i teamet og på linje med organisationens mål.
Forbedrer beslutningstagningen: Ved at skabe et struktureret miljø for diskussion hjælper effektive møder med at træffe informerede og rettidige beslutninger, som er afgørende for virksomhedens vækst.

Når det er sagt, får du her nogle tips til at afholde et effektivt, engagerende og beslutsomt onlinemøde.

1. Sæt klare mål og en klar dagsorden

Før du planlægger et onlinemøde, skal du spørge dig selv, hvad du vil opnå. Er det for at træffe en beslutning, brainstorme ideer eller give opdateringer? Et klart formål hjælper med at holde fokus på mødet og sikrer, at alle deltagere forstår de forventede resultater.

Lav en specifik dagsorden

Når du har defineret mødets formål, skal du opdele det i specifikke emner og afsætte tid til hvert punkt. En kortfattet, velstruktureret dagsorden hjælper med at holde mødet på sporet og sikrer, at alle vigtige punkter bliver dækket. Inkluder eventuelle relevante links, dokumenter eller ressourcer, som deltagerne bør gennemgå på forhånd.

Del dagsordenen på forhånd

Send dagsordenen til alle deltagere mindst 24 timer før mødet. Det giver deltagerne tid til at forberede sig, samle deres tanker og være klar til at bidrage. Det giver dem også mulighed for at give udtryk for eventuelle bekymringer eller foreslå yderligere emner, hvilket sikrer en mere produktiv diskussion.

Når du laver din dagsorden, skal du prioritere punkterne ud fra, hvor vigtige de er, og hvor meget det haster. Placer de mest kritiske emner i begyndelsen af mødet, når deltagerne er mest engagerede. Vær realistisk med hensyn til den tid, der er afsat til hvert punkt, og indbyg lidt buffertid til uventede diskussioner eller tekniske problemer.

Husk, at en klar dagsorden er grundlaget for et effektivt onlinemøde. Den sætter forventninger, holder alle fokuserede og maksimerer den tid, I har sammen. Ved at investere tid i at definere dine mål og lave en specifik dagsorden, sætter du dit onlinemøde op til succes.

2. Vælg den rigtige platform og de rigtige værktøjer

At vælge den rigtige virtuelle mødeplatform er nøglen til at afholde et effektivt onlinemøde. Se efter en platform, der tilbyder de funktioner, du har brug for, som f.eks. skærmdeling, chat og optagefunktioner. Nogle populære muligheder i 2024 omfatter Zoom, Microsoft Teams og Google Meet.

Sørg for tilgængelighed: Sørg for, at alle deltagere har adgang til platformen og er trygge ved at bruge den. Giv klare instruktioner om, hvordan man deltager i mødet og navigerer i platformens funktioner.
Gør dig fortrolig med værktøjerne: Tag dig tid til at udforske platformens funktioner og værktøjer før mødet. Det giver dig mulighed for at fejlfinde eventuelle problemer og sikre en god oplevelse for alle deltagere.
Overvej transskriptionstjenester: Nøjagtige mødeudskrifter kan være en værdifuld ressource til at gennemgå nøglepunkter og handlingspunkter. Tjenester som Sonix kan levere automatiserede transskriptioner på få minutter og opsummere timelange møder, så du sparer tid og kræfter.

Når du vælger en platform, skal du også overveje faktorer som sikkerhed, skalerbarhed og integration med andre værktøjer, du bruger. Se efter en platform, der tilbyder end-to-end-kryptering og robust privatlivskontrol for at beskytte følsomme oplysninger, der deles under mødet.

3. Test din teknologi forebyggende

For at sikre en problemfri online-mødeoplevelse skal du tage dig tid til at forberede din teknologi og dit miljø på forhånd og opfordre andre deltagere til at gøre det samme.

Test lyd og video: Før mødet skal du kontrollere, at din mikrofon, dine højttalere og dit kamera fungerer korrekt. Foretag et testopkald med en kollega, eller brug platformens indbyggede testfunktioner til at identificere og løse eventuelle problemer.
Sørg for en stabil internetforbindelse: En stabil internetforbindelse er afgørende for et problemfrit onlinemøde. Hvis det er muligt, skal du bruge en kablet forbindelse i stedet for Wi-Fi for at minimere risikoen for udfald eller forsinkelser. Hvis du har en streamingtjeneste eller en download kørende i baggrunden, skal de lukkes ned.
Vælg et roligt, godt oplyst sted: Find et sted, hvor du kan deltage i mødet uden forstyrrelser eller baggrundsstøj. Sørg for, at dit ansigt er godt oplyst og synligt på kameraet, og overvej at bruge en virtuel baggrund, hvis dine omgivelser er rodede eller uprofessionelle.
Brug hovedtelefoner: Brug af hovedtelefoner kan hjælpe med at reducere ekko og feedback samt forbedre lydkvaliteten for både dig og andre deltagere. Vælg et headset med indbygget mikrofon for at få det bedste resultat.

Ved at tage disse skridt til at forberede din teknologi og dit miljø minimerer du risikoen for tekniske problemer og forstyrrelser under mødet, så alle kan fokusere på den aktuelle diskussion.

4. Fremme aktiv deltagelse

Opmuntring til aktiv deltagelse er afgørende for et produktivt og engagerende onlinemøde. Her er nogle strategier, der kan hjælpe med at skabe engagement fra alle deltagere:

Brug et inkluderende sprog

Når du faciliterer mødet, skal du bruge et sprog, der inviterer til deltagelse og værdsætter forskellige perspektiver. Undgå sætninger, der kan afholde folk fra at tage ordet, f.eks. "Er der nogen, der har noget at tilføje?" Prøv i stedet med åbne spørgsmål som "Hvad er dine tanker om dette emne?"

Tilskynd til brug af chat og reaktioner

Opfordr deltagerne til at bruge platformens chatfunktion til at stille spørgsmål, dele ideer eller give feedback uden at afbryde taleren. Du kan også bruge reaktioner som "tommelfingre op" eller emojis til hurtigt at måle enighed eller forståelse.

Skab plads til mere stille stemmer

Nogle deltagere tøver måske med at tage ordet i en virtuel sammenhæng. For at sikre, at alle har mulighed for at bidrage, kan du overveje at bruge teknikker som round-robin sharing, hvor hver person tager ordet efter tur. Du kan også bruge breakout rooms til diskussioner i mindre grupper, hvilket kan føles mindre intimiderende for nogle.

Ved aktivt at fremme deltagelse skaber du et mere dynamisk og engagerende onlinemøde, hvor alle føler sig hørt og værdsat. Det kan igen føre til bedre ideer, beslutninger og resultater for dit team.

5. Styr tiden og hold dig på sporet

Effektiv tidsstyring er afgørende for at afholde et produktivt onlinemøde. Her er nogle tips, der kan hjælpe dig med at holde dig på sporet:

Start og slut til tiden: Respekter alles tid ved at starte og slutte mødet i god tid. Hvis du er nødt til at forlænge mødet, så tjek først med deltagerne, om de er tilgængelige og villige til at fortsætte.
Udpeg en tidtager: Udpeg en person til at holde styr på tiden og give gruppen besked, når det er tid til at gå videre til næste punkt på dagsordenen. Det kan hjælpe med at forhindre, at diskussionerne løber løbsk, og sikre, at alle emner bliver dækket.
Brug en timer: Overvej at bruge en synlig timer til at hjælpe alle med at holde øje med den resterende tid for hvert punkt på dagsordenen. Mange virtuelle mødeplatforme har indbyggede timere, eller du kan bruge et separat værktøj som en telefonapp eller et online nedtællingsur.
Vær forberedt på at justere: På trods af din bedste indsats kan der opstå uventede problemer eller presserende emner under mødet. Vær fleksibel og klar til at justere dagsordenen, hvis det er nødvendigt, samtidig med at du sikrer, at mødets overordnede mål bliver opfyldt.
Opsummering og overgang: Når du bevæger dig gennem dagsordenen, så brug et øjeblik på at opsummere de vigtigste punkter og beslutninger, før du går videre til næste emne. Det hjælper med at holde alle på samme side og sikrer et jævnt flow mellem dagsordenspunkterne.

Ved at styre tiden effektivt sikrer du, at dine onlinemøder er fokuserede, produktive og respekterer alles tidsplaner. Det kan føre til bedre engagement, beslutningstagning og overordnede møderesultater.

6. Fastlæg mødeetikette og grundregler

Kommuniker dine forventninger til deltagelse, kommunikation og adfærd i begyndelsen af mødet. Det sikrer, at alle er på samme side, og hjælper med at forhindre forstyrrelser eller misforståelser.

Som en tommelfingerregel kan du bede deltagerne om at slå mikrofonen fra, når de ikke taler, for at minimere baggrundsstøj og forstyrrelser. Denne enkle regel kan forbedre lydkvaliteten og klarheden i mødet betydeligt.

Bortset fra det er her et par grundlæggende grundregler, som fungerer godt til alle slags møder.

Etabler et system til at række hånden op

Som mødearrangør bør du implementere et klart system, så deltagerne kan angive, hvornår de ønsker at tale. Den virtuelle håndoprækning, der er indbygget i mødeapps, kan fungere godt i denne forbindelse. Det hjælper med at forhindre folk i at tale i munden på hinanden og sikrer, at alle får mulighed for at bidrage.

Sæt retningslinjer for chat og reaktioner

Giv vejledning i, hvordan man bruger chat- og reaktionsfunktionerne korrekt. Opfordr deltagerne til at bruge chat til relevante spørgsmål, kommentarer eller links og reaktioner til at udtrykke enighed eller støtte uden at afbryde taleren.

Adresse Multitasking

Det er fristende at multitaske under onlinemøder, men det kan være distraherende og skadeligt for engagementet. Opfordr deltagerne til at minimere multitasking og give deres fulde opmærksomhed til mødet. Hvis mødet er af længere varighed (2 timer eller mere), så læg korte pauser ind, hvor folk kan tjekke e-mails eller tage sig af presserende sager.

7. Evaluer og forbedr

Selv om et møde måske ikke er den slags ting, man beder om feedback til, kan det være en god måde at øge effektiviteten af dine onlinemøder på.

Efter mødet kan du bede deltagerne om feedback på, hvad der fungerede godt, og hvad der kunne forbedres. Du kan bruge en hurtig undersøgelse eller afstemning eller blot bede om tanker i chatten eller via e-mail. Vær åben over for konstruktiv kritik, og brug den til at forfine dine mødeprocesser.

Når du modtager feedback på dit møde, så brug lidt tid på at reflektere over din egen præstation som mødearrangør eller facilitator. Overvej, hvad du gjorde godt, og hvor du kan forbedre dig. Holdt du dig til dagsordenen og administrerede tiden effektivt? Opmuntrede du til deltagelse og håndterede forstyrrelser på en elegant måde?

Derudover skal du holde dig opdateret med de nyeste online-mødeværktøjer og -teknikker og ikke være bange for at eksperimentere med nye tilgange. Du kan f.eks. prøve at bruge en virtuelt whiteboard til brainstorming-sessioner eller til at inkorporere gamification-elementer for at øge engagementet. Der er masser af AI-værktøjer der lanceres i disse dage. Overvej at afprøve de værktøjer, der kan forbedre dine mødeprocesser.

Det er vigtigt at huske, at SOP'er for møder er levende dokumenter. Du bør løbende gentage og tilpasse din tilgang baseret på feedback, refleksioner og nye ideer. Efterhånden som du får mere erfaring og selvtillid, vil du udvikle en mødestil, der fungerer bedst for dig og dit team.

8. Engager deltagerne

Møder er monotone, og selv om de er nyttige, kan de til tider være frygteligt kedelige. En af de største udfordringer ved onlinemøder er at holde deltagerne engagerede. Uden det naturlige flow i personlige samtaler er det let for deltagerne at lukke af eller blive distraheret. Her er nogle strategier til at opmuntre til interaktion og holde alle involverede:

Start med en isbryder

Begynd mødet med en kort check-in eller icebreaker-aktivitet for at opbygge en god relation og skabe en positiv atmosfære. Det kan være så enkelt som at bede alle om at fortælle en god ting, der er sket for dem for nylig, eller et sjovt faktum om dem selv. Du kan spørge deltagerne, om de nåede at se kampen i sidste weekend eller tale om tv-serier, som de fleste af deltagerne måske følger med i.

Isbrydere hjælper deltagerne med at føle sig mere trygge og forbundne, hvilket skaber grobund for mere åbne og produktive diskussioner.

Stil åbne spørgsmål

Stil åbne spørgsmål under hele mødet for at stimulere diskussionen og opfordre deltagerne til at dele deres tanker. I stedet for at stille ja-eller-nej-spørgsmål kan du bruge opfordringer som "Hvad er dine tanker om dette emne?" eller "Hvordan synes du, vi kan gribe denne udfordring an?" Sørg for at give deltagerne tilstrækkelig tid til at svare og undgå at haste igennem dagsordenen.

Tilskynd til brug af video

Når det er muligt, skal du opfordre deltagerne til at tænde for deres videokameraer. At se hinandens ansigter kan være med til at skabe en mere personlig og engageret atmosfære, og det giver dig også mulighed for at opfange ikke-verbale signaler og kropssprog.

Det er dog vigtigt ikke at håndhæve brugen af video som en officiel regel. Alle har forskellige omstændigheder, og de befinder sig måske ikke i et miljø, der tillader dem at tænde deres kamera.

Giv mulighed for pauser og udstrækning

Hvis du jævnligt holder længere møder, kan du indbygge korte pauser eller strækøvelser for at hjælpe deltagerne med at holde fokus og energi. Opfordr deltagerne til at stå op, bevæge sig rundt eller lave nogle hurtige strækøvelser i disse pauser. Det kan hjælpe med at bekæmpe mødetræthed og holde alle mere engagerede og produktive under hele mødet.

Anerkend og værdsæt bidrag

Sørg for at anerkende og værdsætte deltagernes bidrag under hele mødet. Tak deltagerne for at dele deres tanker eller stille spørgsmål, og fremhæv særligt indsigtsfulde eller værdifulde kommentarer. Denne anerkendelse kan være med til at opmuntre til fortsat engagement og få deltagerne til at føle sig værdsat og hørt.

9. Opsummering af nøglepunkter og handlingspunkter

Når mødet nærmer sig sin afslutning, skal du bruge et par minutter på at opsummere de vigtigste diskussionspunkter og beslutninger. Det er med til at sikre, at alle er på samme side og forstår mødets resultater.

Gennemgå de vigtigste resultater: Opsummer kort de vigtigste punkter, der blev dækket under mødet, og fremhæv eventuelle vigtige indsigter, aftaler eller konklusioner. Det styrker formålet med mødet og understreger de fremskridt, der er gjort.
Afklar handlingspunkter: Definér klart de punkter, der er kommet ud af mødet, herunder specifikke opgaver, projekter eller næste skridt. Sørg for at tildele hvert punkt til en bestemt person eller et bestemt team sammen med en deadline for færdiggørelse. Denne ansvarlighed er med til at sikre, at arbejdet bliver gjort, og at mødets mål bliver nået. Du kan også sende listen over handlinger på dine virksomhedskanaler på Slack, Asana osv.
Brug mødenotater som reference: Mødenotater og transskriptioner er en værdifuld ressource til at gennemgå nøglepunkter og handlingspunkter efter mødet. De giver teammedlemmerne mulighed for at genbesøge vigtige diskussioner og beslutninger, når det passer dem, og sikrer, at intet falder mellem to stole.

10. Følg op og del mødenotater

Efter mødet er det en god idé at sende alle deltagere et kortfattet resumé med de vigtigste diskussionspunkter, de trufne beslutninger og de næste skridt. Denne opsummering hjælper med at forstærke de vigtigste pointer og sikrer, at alle er på samme side.

Sammen med mødeoversigten skal du dele alle dokumenter, præsentationer eller ressourcer, der blev diskuteret eller henvist til under mødet. Hvis du optog mødet eller har en transskription, skal du også inkludere et link til disse materialer. At have alle relevante oplysninger samlet på ét sted gør det nemt for teammedlemmerne at gennemgå og henvise til dem senere.

11. Eksperimentér med mødeformater

I 2024 fortsætter landskabet for onlinemøder med at udvikle sig med nye teknologier og best practices, der dukker op med jævne mellemrum. For at holde dine møder friske, engagerende og produktive bør du overveje at eksperimentere med forskellige mødeformater og teknikker.

Flippede møder

I et omvendt møde gennemgår deltagerne materialer og udfører forarbejde inden den direkte diskussion. Det gør det muligt at fokusere på aktivt samarbejde, problemløsning og beslutningstagning i stedet for passiv informationsdeling.

Lynforedrag

Lightning talks er korte, fokuserede præsentationer, der typisk varer 5-10 minutter hver. De kan være en god måde at dele opdateringer på, præsentere ideer eller sætte gang i diskussioner i et hurtigt og engagerende format. Flere talere kan præsentere på et enkelt møde, så energien holdes høj og indholdet varieret.

Fishbowl-diskussioner

I en fishbowl-diskussion deltager en lille gruppe deltagere ("fishbowlen") i en fokuseret samtale, mens resten af gruppen observerer. Observatørerne kan rotere ind i fishbowlen på bestemte tidspunkter, hvilket giver mulighed for en dynamisk udveksling af ideer og perspektiver.

Gamification

Inkorporer spilelementer i dine møder for at øge engagementet og motivationen. Det kan være ved hjælp af quizzer, udfordringer eller belønninger for at opmuntre til deltagelse og læring. Gamification kan være særligt effektivt til teambuilding eller træningssessioner.

Når du udforsker nye mødeformater, skal du huske, at målet er at skabe et mere engagerende, inkluderende og produktivt samarbejdsrum for dit fjernteam. Ved at være åben over for eksperimenter og gentagelser kan du finde den rette blanding af teknikker til at understøtte dit teams skiftende behov i 2024 og fremover.

Afsluttende tanker

At afholde effektive onlinemøder er en færdighed, der udvikles med erfaring og det rigtige sæt værktøjer. Med fokus på klare mål, deltagernes engagement, tidsstyring og omhyggelig opfølgning kan du forvandle dine virtuelle møder til produktive og behagelige oplevelser.

Hvis du ønsker at maksimere nytten og effektiviteten af dine onlinemøder yderligere, kan du overveje at tilføje Sonix til dit workflow. Sonix tilbyder innovative løsninger til at strømline din mødetransskription og dine noteprocesser, hvilket forbedrer effektiviteten af dine onlinemøder. Med sin avancerede AI-genererede udskrift med 99%-nøjagtighed og funktioner som talermærkning, diarisering og automatiserede resuméer er Sonix den ultimative assistent til at gøre dine møder mere produktive end før.

Er du interesseret i at se, hvad Sonix kan gøre for dine møder? Tilmeld dig i dag til en 30 minutters gratis prøveperiode. Der kræves ikke kreditkort.

Sådan holder du et effektivt onlinemøde: Ofte stillede spørgsmål

Hvad er de 5 P'er for møder?

De 5 P'er for møder er:

Formål: Definer målet og det ønskede resultat.
Deltagere: Identificer, hvem der skal deltage, og hvilke roller de har.
Forberedelse: Sørg for, at de nødvendige materialer og oplysninger er klar.
Proces: Fastlæg dagsorden og struktur for mødet.
Produkt: Bestem, hvad der skal leveres eller gøres på mødet.

Disse elementer er med til at sikre, at møderne er fokuserede, effektive og produktive og i overensstemmelse med organisationens mål.

Hvordan strukturerer man et onlinemøde?

For at strukturere et onlinemøde skal du starte med at definere klare mål og opstille en detaljeret dagsorden, som du deler på forhånd. Vælg en pålidelig virtuel mødeplatform, og tildel roller som facilitator, tidstager og notattager. Forbered og uddel nødvendige materialer på forhånd for at sikre informerede diskussioner.

Under mødet skal du engagere deltagerne aktivt og styre tiden effektivt. Til sidst opsummerer du de vigtigste punkter og skitserer handlingspunkter, så du sikrer, at opfølgningsopgaverne er klart fordelt, og at der er fastsat deadlines. Denne tilgang sikrer fokuserede og produktive onlinemøder.

Hvad er et produktivt møde?

Et produktivt møde er et møde, der når sine mål på en effektiv måde. Det er velplanlagt med en klar dagsorden og mål, der sikrer, at alle deltagere forstår formålet. Nøgleroller som facilitator og notattager hjælper med at holde mødet på sporet.

Der opfordres til aktiv deltagelse og fokuserede diskussioner, som fører til informeret beslutningstagning. Handlingspunkter og næste skridt er klart definerede med tildelte ansvarsområder og deadlines. Samlet set maksimerer et produktivt møde tid og ressourcer, hvilket resulterer i håndgribelige resultater og fremskridt.