Hvordan man tager mødenoter: En omfattende vejledning

Fandt du dit sidste møde værdifuldt? Hvis ikke, har du meget til fælles med millioner af arbejdstagere verden over.

I stedet for at møderne er en lejlighed til at planlægge og udtænke planer, er der ca. 65% af ledende medarbejdere sagde, at møderne var en hindring for at fuldføre deres arbejde. Gå anderledes til dit næste møde, og gør det mere værdifuldt ved at tage effektive noter.

Det er vigtigt at registrere oplysninger, som du og dit team kan henvise til, for at øge værdien af hvert møde. I denne artikel vil vi diskutere de mest effektive måder at tage mødenotater på, og hvorfor det er så vigtigt.

Vigtigheden af effektiv notatskrivning

At være organiseret og ansvarlig er de to grundpiller, der gør, at du bør tage mødenotater.

Uanset hvilken metode du foretrækker, skal du sørge for, at dit team kender forskellen mellem mødenotater og mødereferater.

Referater er officielle dokumenter, der kan indgå i en revision. Protokollen er beregnet til formelle lejligheder, f.eks. offentlige høringer eller bestyrelsesmøder. I de fleste tilfælde er det tilstrækkeligt med almindelige, uformelle mødereferater.

Hvorfor skal du derfor lære at tage gode mødenotater?

Skab en enkelt sandhedskilde (SSOT)

Nogle mennesker har en skarp hukommelse, der gør det muligt for dem at gemme alt i deres hjerne uden at gå glip af noget. Andre glemmer mange af de ting, de har hørt, uden at have mødesedler, som de kan henvise til.

At bede en kollega om en påmindelse virker kun, hvis vedkommende har husket alt perfekt, men det er sjældent tilfældet. Ved at oprette en SSOT undgår man at komme ud i en omgang telefonfis, hvor kumulativ fejl mindsker genkaldelsesnøjagtigheden.

Dokumentationen af vigtige beslutninger og vigtige punkter udgør en SSOT, som dit team kan henvise til, så alle er på samme side.

Tilbyde asynkron deltagelse

Samarbejde er et af de mest kritiske aspekter af alle teams, der forbedrer deres samarbejde, problemløsning og effektive kommunikation. Men, 39% af ansatte hævder, at deres kolleger ikke samarbejder nok.

Notatskrivning på møder forbedrer samarbejdet gennem asynkron deltagelse. Hvis nogen ikke kan deltage i et møde på grund af en tidskonflikt, ferie eller fravær, kan de hurtigt komme på banen ved at dele detaljerede noter.

Forbedre naturlig tilbagekaldelse

Forskere har studeret hukommelse og hukommelse i over et århundrede for at forstå, hvor godt mennesker kan huske ting, de har set, hørt, læst og oplevet. Den tyske psykolog Hermann Ebbinghaus skabte glemmekurven, der viser, hvor hurtigt information går tabt.

Ifølge hans model glemmer det gennemsnitlige menneske 50% af oplysninger inden for en time efter at have lært det. Efter 24 timer stiger dette tal til 70%.

Ved at tage noter under møderne husker du hurtigere og hjælper teamene med at huske oplysningerne bedre. Det forhindrer, at man unødvendigt må tage til yderligere opfølgningsmøder for at gentage det samme indhold igen og igen.

Ud over at øge tilbagekaldelsen af oplysninger, reducerer du behovet for opfølgende møder og øger dit teams produktivitet.

Øget engagement i møder

Dagdrømmeri er en almindelig plage på møder. Ifølge en undersøgelse, 9 ud af 10 medarbejdere indrømmede, at han faldt ud midt i et møde. Det gennemsnitlige menneske har svært ved at holde fokus og koncentration i længere perioder. Ved at gøre noget kan man forhindre, at personer på møderne falder ud, og forbedre engagementet.

At vide, hvordan man tager mødenotater, er en aktivitet, der engagerer hjernen og tvinger den til at fokusere på de koncepter, der præsenteres. 

Hvis du har svært ved at undgå distraktioner, kan det være en god idé at vænne dig til at tage noter.

Tag ansvar for dine beslutninger

Ansvarlighed giver medarbejderne mulighed for at være stolte over deres arbejde, forbedre moralen og øge tilfredsheden. Desværre, 82% af ledere indrømmede, at de har begrænset eller ingen mulighed for at holde andre ansvarlige.

Detaljerede mødenotater giver et SSOT til ansvarlighed, der afslører, hvem der er ansvarlig for en idé, hvem der rejste et vigtigt punkt, og hvilke medarbejdere der har opfyldt specifikke præstationsmål.

Det er med til at anerkende værdifulde teammedlemmer. Det giver også en ensartet tråd, der går gennem hele projekter.

Hvordan man tager mødenoter

At tage noter på møder er en undervurderet praksis, som mange afviser som en forældet praksis. Selv i nutidens hurtige arbejdsmiljøer giver denne afprøvede teknik stadig imponerende fordele.

Men hvad er hemmeligheden bag værdifulde mødenotater? Her er, hvad du skal vide.

Vælg en model

Der findes ikke én måde at tage mødenotater på. Forskellige modeller passer bedre til virksomhedens behov, roller, omgivelser og læringsstile. Nogle medarbejdere holder sig måske konsekvent til en bestemt model, mens andre måske udvikler deres egen model.

Som leder er det vigtigt, at du giver dit team fleksibilitet og frihed til at vælge den model, der fungerer for dem. Hvis du skal tage formelle referater, skal du naturligvis vælge et ensartet format.

Her er fire af de mest populære modeller.

1. Cornell-metoden

Cornell-metoden opdeler en side i to kolonner: en mindre kolonne til venstre og en større kolonne til højre.

Den venstre kolonne er reserveret til at fremhæve de vigtigste idéer og koncepter, der blev rejst på et møde. Den definerer emnet. I højre kolonne er det meningen, at du skal medtage detaljer om disse nøgleidéer.

Når emnerne skifter i løbet af møderne, kan det hjælpe dig med at holde fokus, hvis du fanger de vigtigste ideer og deres indre mekanismer.

2. Skitsemetode

Skitsemetoden er bedst egnet til møder, hvor du allerede har fået en dagsorden på forhånd.

Dagsordener forud for møderne er normalt udformet til vigtige møder, f.eks. strategiske planlægningsmøder eller kvartalsvise revisioner. Med skitsemetoden kopierer du dagsordenen og giver plads til at tage noter under hvert punkt.

3. Kvadrantmetoden

Kvadrantnotatmetoden bygger på, at du opdeler dine noter i fire kategorier. Opret fire kvadranter på siden, og mærk dem som følger:

1. Generelle bemærkninger
2. Handlingspunkter for sig selv
3. Handlingspunkter for andre teammedlemmer
4. Spørgsmål

Indsæt kritiske punkter og vigtige detaljer i den første kvadrant, mens alt andet placeres i en af de tre andre relevante kvadranter.

4. Slide-metoden

Med diasmetoden kan du tilføje noter direkte til din kopi af dias, uanset om det drejer sig om spørgsmål eller de finere detaljer.

Ved at tage noter direkte på dias får du en øjeblikkelig struktur og kontekst for alle dine tanker til senere brug.

Hvis du forbereder dig på en præsentation, kan du bede præsentanten om at dele sine slides med dig før mødet.

Sørg for, at alle tager noter

Noter er ikke som referater. Alle bør tage noter under mødet. Dine noter er ikke kun beregnet til at registrere, hvad der blev sagt og gjort på mødet. De er blot grundlaget for at tilføje dine egne tanker.

Nøglen til et effektivt samarbejde er at inddrage et bredt sæt af synspunkter. Nye tanker og innovation opstår, når alle bidrager til mødet med deres input.

Teamledere skal sikre, at alle tager noter, så alle er klar over, hvad der bliver dækket, og de kan udnytte deres teams fulde potentiale.

Fremhæv nøglebegreber og uddyb dem

Nybegyndere i notatskrivning tror ofte, at de skal skrive alt ned ordret på mødet. Ved at optage hver eneste linje kommer man ikke ind til sagens kerne og får blot en udskrift.

Selv om det er nemt at tage noter, skal du stadig udtrække de vigtige punkter manuelt.

Når mødet starter, skal du øve dig i at notere nøglebegreber og uddybe dem. I modsætning til referater er notater udformet til dig, så du skal uddybe dem med dine tanker.

Registrer handlingspunkter

I teorien er møderne beregnet til at fremme handling. Men i gennemsnit 31 timer om måneden går til spilde på uproduktive møder. 

Dine noter giver dig en gylden mulighed for at sætte gang i noget og gøre uproduktive møder til frugtbare møder.

Afsæt plads til at registrere handlingspunkter. Er der et spørgsmål, der skal stilles? Er der behov for yderligere afklaring? Er der nogen huller i den produktpræsentation, du lige har set?

Når du tager bedre noter, bør du gøre det med den idé, at du ønsker at skabe handling.

Opret et retrospektiv for noter

Det er godt at fange de vigtigste punkter, tilføje dine tanker og omdanne dine noter til handlingspunkter, men hvad sker der bagefter?

Værdien af mødenotater er, at de fungerer som et startskud til konkrete resultater i den virkelige verden. Hvis du ikke reflekterer over dine noter, er det en udfordring at forstå mødet og de punkter, der blev taget op.

Udvikling af et fælles rum, hvor samarbejdspartnere kan bidrage og bygge videre på mødets emne, er afgørende for at få langsigtet værdi ud af de møder, du holder.

Igen er det vigtigt at gruppere noter baseret på et tema og notere, hvordan dette tema skal føre til bedre resultater, for at gøre dine noter til mere effektive aktiver for dine teams.

Yderligere tips til notatskrivning

At lære at tage mødenotater er blot det første skridt til at få størst mulig værdi ud af dine møder. At tage noter på den bedst mulige måde kan være udgangspunktet for at generere transformative idéer.

Ifølge Virgin Groups grundlægger Richard Branson, "Nogle af Virgins mest succesfulde virksomheder er opstået i tilfældige øjeblikke - hvis vi ikke havde åbnet vores notesbøger, ville de aldrig være opstået."

Med det in mente får du her nogle ekspertstøttede tips til at tage effektive noter.

Registrere ikke-verbalt sprog

Nonverbal adfærd kan fortælle dig meget om mødedeltagere.

Hvis en normalt selvsikker kollega f.eks. virker nervøs eller bekymret, når han/hun kommunikerer, viser det sandsynligvis, at han/hun ikke har megen tillid til sin præsentation.

Hvis du er opmærksom på ikke-verbale signaler, kan det hjælpe dig med dine fortolkninger og fungere som et pejlemærke for den videre dialog.

Fremhæv kontaktpunkter

Hvis der er noget, du skal følge op på senere, kan du skrive personens navn ned, hvis der er noget, du skal følge op på senere. Ved at notere kontaktpunkter ved du, hvem du skal synkronisere med. Under møder er det let at miste overblikket over, hvem der er ansvarlig for hvad, så det er vigtigt at fremhæve disse punkter. 

Deling af skærmen

Videokonferencer med virtuelle teams kan give sine egne udfordringer. Hvis du tilbyder at dele din skærm, mens du tager noter, kan det være til gavn for andre teammedlemmer.

Hvis du har overset noget, kan andre komme ind og foreslå ting, der skal tilføjes i realtid.

Vær uordentlig (hvis det passer dig) 

Koncentrer dig mindre om skabeloner og struktur og mere om at få de vigtige punkter ned på papiret eller skærmen.

Du er velkommen til at bruge forkortelser og symboler, hvis det hjælper dig med at tage noter, samtidig med at du forbliver en aktiv lytter. Husk, at du altid kan rydde op i dine noter efter mødet.

Skriv et referat af et møde

Ved at lave en hurtig opsummering af mødet, mens du har alting i frisk erindring, kan du og dit team styrke de vigtigste punkter og udarbejde en opgaveliste til de kommende møder.

Opsummeringer er nemme at reflektere over og er en forkortet højdepunktspakke af alt det, der skete.

Saml alt sammen

For at oprette din SSOT skal du oprette et sted, hvor du kan dele din opsummering og dine noter. Du kan endda holde et mindre møde for at drøfte de vigtigste begreber og punkter med dine nærmeste kolleger.

Det er også en god metode, hvis du er bekymret for, at du utilsigtet vil skabe en silo mellem dine medarbejdere.

Brug af transskription til at tage mødenotater

Det er nyttigt at vide, hvordan man tager noter til et møde i hånden, men som mennesker er vi tilbøjelige til at begå fejl, fejl og fejlfortolkninger.

Ved at udnytte næste generation af transskriptionsteknologi som Sonix kan du gøre dine møder mere effektive og sikre, at alt bliver noteret. 

Transskription kan bruges på mange måder til at øge effektiviteten og samarbejdet og opnå dybere indsigt. Lad os diskutere, hvordan du kan udnytte potentialet i transskription af mødereferater.

Ordrette optagelser og transskriptioner

På nogle møder kan der være behov for en ordret optagelse. Ved at optage alt kan teamet sikre, at intet bliver overset. Ved at tage en optagelse og transskribere alt på en enkelt standardiseret skabelon kan det være nemmere at facilitere mindre møder for at diskutere, hvad der blev sagt.

Ordret notatskrivning er måske uhensigtsmæssig til mødereferater, men til andre former for notatskrivning giver det dig mulighed for at forstå sammenhængen og samtalens forløb. 

Fokus på mødet

Det er vigtigt at vide, hvordan man skriver noter til et møde, men det er let at blive optaget af at tage noter, når man burde deltage aktivt.

Det er også nemt at blive distraheret, når man forsøger at følge med, mens man noterer alting ned. Et gennemsnitligt menneske taler med fire til fem stavelser i sekundet. I en intens kreativ diskussion kan det være en udfordring at lytte og samtidig tage aktive noter.  

At bruge transskription til at optage noter er en enkel måde at flytte byrden på og give dig mulighed for at deltage fuldt ud i samtalen.

Opret en standardiseret datakilde for at undgå forvirring

De fleste eksperter anbefaler, at du skriver dine noter ned i hånden i stedet for at skrive dem ned på computeren. Der er en videnskab bag det, fordi det undgår distraktioner ved multitasking og forbedrer hukommelsen.

Noterne er dog beregnet til fremtidigt samarbejde. Uden at udnytte disse noter er det en meningsløs handling. Virkeligheden er, at de fleste mennesker laver omhyggelige noter og aldrig ser tilbage på dem.

Problemet med dette er, at mange mennesker ikke kan læse deres egen håndskrift, og slet ikke andres. Forskellige notatskrivningsstile og -strukturer kan gøre det vanskeligt for teams at gennemgå hinandens notater.

Intelligente AI-drevne transskriptioner giver værdi ved at tilbyde en ren skabelon, som alle kan henvise til og forstå. Ved at standardisere dine optagelser med transskription kan du forbedre effektiviteten og produktiviteten. Det er en win-win for hele teamet. 

Gør dine møder mere effektive med Sonix

Transskription er et effektivt redskab til at få mere ud af dine møder. Sonix gør det nemt og hurtigt at generere transskriptioner fra lydoptagelser. Vi tilbyder lydoversættelse muligheder på over 39 sprog og funktioner som automatisk dagbogføring, mærkning af talere og ord for ord-tidsstempler.

Vi hjælper millioner af personer med at organisere, transskribere og oversætte lyd- og videofiler fra deres møder. Vælg den hurtige, præcise og overkommelige software til automatisk transskription løsning til effektiv notatskrivning på møder.Er du klar til at gøre dine møder mere værdifulde? Find ud af, hvorfor virksomheder verden over vælger Sonix ved at tilmelde dig en gratis prøveperiode af vores transskriptionssoftware i dag!