如何记录会议记录（以及为什么它们如此重要） 

协作是企业繁荣的基石，随着工作场所文化在COVID-19大流行病刺激的变化之后继续发展，企业接受远程工作、协作和沟通的方式也必须如此。 

为了让你的公司充分利用远程工作、在线会议和电信提供的灵活性，准确、一致和有效地记录和分享会议记录比以往任何时候都更加重要。

什么是会议记录？

术语 "会议记录 "与时间无关，尽管如果它与时间有关，那就很有意义了！在这里，"会议记录 "来自于 "会议"。在这种情况下，"会议记录 "来自于 细枝末节这是一个拉丁词，意思是 "细节 "或 "琐事"。一些消息来源称，该术语首次使用于17世纪，来自于以下短语 脚本意思是 "小笔记"。因此，会议记录是会议的简短总结。

在会议记录的核心，你会发现记录稿：快速、准确、书面地记录公司关键会议上发生的事情。保存会议讨论内容的可靠记录将使任何公司受益。然而，为了获得这些好处，必须正确记录会议记录。

会议记录应记录事实：谁出席了会议，谁参加了讨论，以及做出了什么决定。除了这些基本信息外，记录会议结束后需要跟进的任何行动项目也很重要。这可以包括分配给团队特定成员的任务，完成的最后期限，以及需要采取的任何其他步骤。

拥有准确的会议记录的好处是显而易见的。它们记录了行动过程，并提供了审计线索，因此每个人都知道在某次会议上发生了什么。这有助于组织保持正轨，防止误解，并确保问责制。此外，手头有记录本可以帮助几个月后恢复记忆。 

主要挑战之一是确保会议记录的一致性和准确性。要做到这一点，可以指定专人负责这项工作，或者使用Sonix等数字工具来简化这一过程。 

什么是会议记录的大问题？

你可以把会议记录定义为对会议中发生的事情的详细记录。会议记录有五个宝贵的功能。

1. 它们可以作为提醒
2. 它们作为一种指南
3. 他们作为缺席成员的参考
4. 他们节省了大量的时间
5. 它们可以作为你公司辩护的证据 

当团队成员可以参考适当的会议记录时，他们可以跟踪时间表、承诺和行动项目。大多数公司都在快速发展。如果没有提醒，难免会有事情漏掉。 

然而，有了会议记录，每个人都可以跟踪他们的目标，并确保一切都在为成功而排队。

做会议记录有助于每个与会者了解自己的责任，无论他们是否出席了会议。会议记录还有助于防止重复讨论，从而提高工作场所的效率。, 

许多公司和组织都有定期重复的任务或项目。能够参考以前的会议记录，看看谁被分配了一个特定的行动项目，就可以在将来更容易地将类似的任务分配给同一个员工。

记录员为团队创建一个指南，供其参考和遵循。为无法参加会议的人做总结，可以节省宝贵的时间，否则这些时间将被用来让缺席的成员赶上进度。没有人被落下，也没有人需要花费宝贵的时间来填补缺席者错过的内容。

适当的会议记录可以是随意的，也可以是极其正式的；它们可以详细记录一个团体计划的生日聚会，也可以总结一个法律法庭的会议。无论记录哪种类型的会议，拥有准确、彻底的会议记录都能在未来提供宝贵的信息。 

你可以使用非正式会议记录来进行简单的概述，并记录讨论情况，以供日后参考。或者，在处理正式的法律文件时，选择正式的会议记录。在发生诉讼时，会议记录可以作为证据，因为它记录了有关意图、决定和行动的事实。

如何记录会议记录 

让我们来介绍一下记录会议记录的理想方式。首先要选择合适的人做会议记录；无论是用手还是用设备，要同时听完所有的内容并记录下来并不容易。 

Sonix提供了一种更好的方式来做会议记录。这个集成程序自动将音频和视频转化为文本。然而，无论如何创建记录稿，记录者知道在会议记录中包括什么，省略什么，仍然是至关重要的。 

会议记录不就是记录吗？有什么区别？

会议记录和笔记之间有一些区别；其中一些区别在于如何记录会议记录和如何记录笔记。通常情况下，与会者做笔记只是为了提醒大家会议期间发生了什么。笔记明显没有会议记录那么正式，所以它们对员工参加的内部会议很有帮助。 另一方面，如果有外部人员参加会议，会议记录则更有条理，更适合。会议记录可以被认为是正式的记录，而笔记是非正式的、简短的提醒。

除了会议记录是正式的，而笔记是非正式的之外，在会议记录中应该包含的内容和会议笔记一般包含的内容之间还有五大区别。

1. 会议记录记录了会议议程的细节，并与与会者分享。笔记更多的是供个人参考，通常不会分享。
2. 有会议记录的文件更有结构性，通常有一个模板。而笔记则没有结构，取决于记录者的个人风格。
3. 会议记录应该由指定的记录员来做，并在会议前被指定为一项职责。记录只是为了回忆，所以没有必要指定记事员。
4. 项目经理或董事会成员可能会批准会议记录。会议记录不需要任何类型的批准。 
5. 会议记录文件可作为会议的完整记录；而会议记录只提及会议最重要的细节。

请记住，即使笔记是非正式的，用于个人参考，它们仍然可以被分享；只是一般来说，它们不是以分享为目的来写的。笔记通常写得很简单，没有条理，而会议记录应该遵循一个系统的、有组织的（而且通常是预先批准的）模板。 

记录会议记录的演变

几十年来，会议记录都是通过手工辛苦记录的，经过大量的编辑，也许还有打字。许多人仍然以这种方式做会议记录。 

为了给每个参加会议的人提供一份会议记录，有人必须将大量的纸张送入复印机--而且每次会议都要重复这一过程。这个过时的过程花费了大量的精力、时间和金钱。

然后，互联网出现了，接着是轻便、易于运输的个人设备，开始在会议期间取代纸和笔。只要负责记录会议记录的人能够在密切关注会议进程的同时快速打字，这就成为一种更快的完成工作的方式。 

协作程序和应用程序的引入使分享会议记录成为一项简单的、无纸化的任务。然而，有一个问题依然存在：许多人将匆忙写下的会议记录转录成会议纪要的方式复杂而容易出错。 

不幸的是，大多数笔记可能是凌乱的、混乱的和无组织的。要把这些乱七八糟的东西变成可读的、准确记录会议期间发生的一切，是很有挑战性的。尽管困难重重，一名员工仍然不得不使用这些笔记，并将会议的议程拼凑成一个书面记录。 

现在，有了Sonix，捕捉会议期间的每一个字几乎不费吹灰之力！你不必再争分夺秒地记录所有内容。你不必再争分夺秒地记录一切。Sonix为您做到这一点。

如何记录会议记录

随着所有关于模板、预先批准和涉及 "会议记录 "含义的组织的讨论，学习如何记录会议记录似乎是一个难以承受的负担。然而，会议记录很重要；它们往往成为公司、组织和团队的强大资源。

谁来做会议记录？

会议记录具有建立问责制的好处，因为它们包含具体的细节，特别是当成员的投票被记录下来或指定具体的行动项目时。最好指定一个人在每次会议期间做会议记录。 

许多公司和组织指派行政助理负责保存会议记录。然而，会议平台中的任何人都可以承担这个角色。 

如今，许多会议记录员依靠Sonix这样的自动化程序来缓解如何记录会议记录的挑战。使用像Sonix这样的程序使工作变得更容易，并大大提高了会议记录的准确性。此外，它在会议期间解放了会议记录员，使他们能够积极参与。他们还可以在短短几秒钟内与他人分享片段和完整的记录稿。

会议记录中应包括哪些内容？

每一份文件都应该以一个模板开始。模板是提前创建的一个空的大纲，可以随着会议的进行和信息的披露而被填入。创建这个模板非常容易，只需要几分钟！而且一旦你掌握了使用模板的技巧，它就会成为你工作的一部分。而一旦你掌握了使用模板的技巧，它就会成为你的第二天性。 

请确保你的模板包括以下字段。

• 会议的日期
• 与会人员的姓名（包括客人）。
• 缺席成员的姓名
• 宣布开会，列出会议开始的时间和总体目标是什么
• 议程项目1，包括摘要、提出的动议和其他重要细节
• 具有相同信息的其他议程项目
• 会议结束的时间
• 下次会议的日期和时间
• 会议期间分发的任何文件的清单
• 对上一次会议记录的修正或接受
• 选举的结果
• 被接受或拒绝的动议

会议记录员可以在会议进行过程中手写一切，或者用笔记本电脑或平板电脑将信息输入模板。当涉及到正确记录会议记录时，最好的方法是利用Sonix人工智能技术的优势，自动捕捉每一个字，并将其转化为准确、有组织的文本。

用手记录会议记录的问题

用手写或打出会议记录并不特别容易。对许多人来说，需要相当多的练习来同时聆听和记录。实时书写会议记录有四个主要的缺点或挑战。

这是一场记录和参与之间的斗争

如果会议记录员与会议讨论的主题有很大的关系，那么他们就很难做好自己的工作。如果会议记录员对该主题有深刻的、多层次的了解，那就更是如此了。他们应该专注于做会议记录还是参与讨论？这没有简单的答案。 

在这种情况下，候补记录员可以在主记录员发言时接替他们的工作，但这种解决方案会带来其他挑战。

太多的信息被提供得太快了

会议讨论很少遵循一个线性模式。它并不总是只让人A说话，然后让人B听和回应。对话会变得错综复杂，难以把握。 

通常情况下，几个人同时说话，使讨论偏离主要议题。当这么多事情同时发生时，记录员应该写下什么？准确记录几个同时进行的对话的细节几乎是不可能的。

纸张、墨水或电池（或能源）用完了！？

雇员只能坚持像做会议记录这样艰巨的任务很长时间，然后他们就会精疲力竭，速度减慢，或者干脆没有体力继续工作。无论是纸和笔，还是笔记本电池，或者一个人的能量，总是存在着没有充足的工具来完成工作的风险。而当会议记录员无法参加会议时，会发生什么情况？ 

运作不良的会议的难度增加

在运行良好的会议中做会议记录是一个挑战；而在运行不畅、主持不力、领导不力的会议中做会议记录可能是一场噩梦。主席或主持人与会议记录员之间的合作是一个关键因素，以便用手或电脑准确记录。 

然而，这种合作当然并不总是存在。如果主席允许发言者想说什么就说什么，不管是否与手头的话题有关，使记录员的工作变得如此困难。

用Sonix捕捉会议记录

有了Sonix，会议记录员可以在会议期间自动捕捉每一个重要的字，这样在创建时就不会有任何遗漏。 

把记录工作交给Sonix；它的准确性令人印象深刻，并会为你记录一切。你也可以随时调整转录的内容。尖端的语音转文字技术使其能够 转录软件 识别个别发言者，并将交流内容分到不同的段落中去! 

在几秒钟内分享会议记录，并利用多用户权限的优势来改善协作。它的准确度令人吃惊，速度惊人。你可以在任何地方通过任何设备搜索、编辑、组织并与任何人分享会议记录的记录稿。

会议记录员还可以轻松地在Sonix创建的会议记录中添加自己的注释和评论。每份会议记录都是准确、彻底的，最重要的是，容易捕捉。 

你准备好了解更多关于革新你的会议记录了吗？请联系我们的Sonix团队，获得30分钟的免费转录演示!