Как записывать протоколы собраний (и почему они так важны) 

Сотрудничество является краеугольным камнем процветающего бизнеса, и поскольку культура рабочих мест продолжает развиваться после изменений, вызванных пандемией COVID-19, то и методы, используемые компаниями для удаленной работы, сотрудничества и коммуникации, должны меняться. 

Для того чтобы ваша компания могла в полной мере воспользоваться гибкостью, которую обеспечивают удаленная работа, онлайн-совещания и телекоммуникации, как никогда важно точно, последовательно и эффективно записывать протоколы собраний и обмениваться ими.

Что такое протокол собрания?

Термин "протокол собрания" не имеет ничего общего со временем, хотя было бы логично, если бы это было так! В данном контексте "протокол" происходит от мелочи, латинское слово, означающее "детали" или "мелочи". Некоторые источники утверждают, что термин был впервые использован в 1700-х годах от фразы миниатюрное писаниечто означает "небольшие заметки". Таким образом, протоколы - это краткое резюме заседаний.

В основе протоколов собраний лежат стенограммы: быстрые, точные, письменные записи того, что происходит во время важнейших собраний компании. Сохранение надежных стенограмм того, что обсуждалось на собраниях, принесет пользу любой компании. Однако, чтобы воспользоваться этими преимуществами, протоколы собраний должны быть записаны правильно.

Протокол собрания должен фиксировать факты: кто присутствовал, кто участвовал в обсуждении и какие решения были приняты. Помимо этой основной информации, важно также зафиксировать все пункты действий, которые необходимо выполнить после завершения собрания. Сюда могут входить задачи, поставленные перед конкретными членами команды, сроки их выполнения и любые другие шаги, которые необходимо предпринять.

Преимущества точных протоколов заседаний очевидны. Они документируют ход действий и обеспечивают аудиторский след, чтобы все знали, что произошло во время конкретного совещания. Это помогает организациям придерживаться намеченного курса, предотвращает недопонимание и обеспечивает подотчетность. Кроме того, наличие под рукой стенограммы поможет освежить воспоминания спустя несколько месяцев. 

Одна из главных проблем - обеспечить последовательное и точное ведение протоколов. Это можно сделать, назначив ответственного за ведение протокола или используя цифровые инструменты, такие как Sonix, для оптимизации процесса. 

Что такое протокол собрания?

Вы можете определить протокол собрания как подробный отчет о том, что произошло на собрании. Протоколы имеют пять ценных функций:

1. Они служат напоминанием
2. Они служат в качестве руководства
3. Они служат справочником для отсутствующих членов
4. Они экономят огромное количество времени
5. Они могут послужить доказательством при защите вашей компании 

Члены команды могут отслеживать графики, обязательства и пункты действий, если они могут ссылаться на надлежащие протоколы собраний. Большинство компаний работают в быстром темпе. Без напоминаний что-то неизбежно ускользнет от внимания. 

Однако благодаря протоколам собраний каждый может отслеживать свои цели и быть уверенным, что все выстроено для достижения успеха.

Ведение протокола собрания помогает каждому участнику знать свои обязанности, независимо от того, присутствовал он на собрании или нет. Протоколы также помогают избежать повторных обсуждений, что повышает эффективность работы. , 

Во многих компаниях и организациях есть задачи или проекты, которые повторяются на регулярной основе. Возможность обратиться к протоколам предыдущих встреч, чтобы узнать, кому был поручен тот или иной пункт действий, облегчает назначение подобных задач тому же сотруднику в будущем.

Диктофон создает руководство для команды, на которое можно ссылаться и которому можно следовать. Резюме для тех, кто не смог присутствовать на конференции, может сэкономить ценное время, которое в противном случае было бы использовано для того, чтобы ввести отсутствующих членов в курс дела. Никто не остается в стороне, и никому не приходится тратить драгоценное время на то, чтобы объяснить отсутствующим, что они пропустили.

Правильно составленные протоколы могут варьироваться от обыденных до чрезвычайно формальных; они могут подробно описывать группу, планирующую празднование дня рождения, или подводить итоги судебного заседания. Независимо от того, какой тип собрания они документируют, наличие точного, тщательного протокола может предоставить ценную информацию в будущем. 

Вы можете использовать неформальные протоколы для составления простых обзоров и документирования обсуждений для дальнейшего использования. При работе с официальными юридическими документами лучше использовать формальные протоколы. Протоколы могут служить доказательством в случае судебного разбирательства, поскольку в них документируются факты о намерениях, решениях и действиях.

Как записывать протоколы собраний 

Давайте рассмотрим идеальный способ ведения протокола. Начните с выбора подходящего человека для ведения протокола; нелегко одновременно слушать и записывать все, будь то вручную или с помощью устройства. 

Sonix предлагает лучший способ ведения протоколов собраний. Эта интегрированная программа автоматически превращает аудио и видео в текст. Однако, независимо от способа создания стенограммы, крайне важно, чтобы регистратор знал, что включить в протокол собрания, а что опустить. 

Разве протоколы собраний - это не просто заметки? В чем разница?

Между протоколами и заметками есть некоторая разница; часть ее заключается в том, как записывать протоколы собраний и как записывать заметки. Как правило, участники делают заметки просто для того, чтобы напомнить о том, что произошло во время встречи. Заметки гораздо менее формальны, чем протокол собрания, поэтому они полезны для внутренних собраний, на которых присутствуют сотрудники. С другой стороны, протоколы гораздо более организованы и более уместны, если на собраниях присутствуют внешние участники. Протоколы можно рассматривать как официальные стенограммы, а заметки - как неформальные, краткие напоминания.

Помимо того, что протоколы являются формальными, а записи - неформальными, есть еще пять больших различий между тем, что должно быть включено в протокол собрания, и тем, что обычно содержат записи собрания:

1. Протоколы документируют детали повестки дня собрания и предоставляются участникам. Заметки предназначены скорее для личного пользования и обычно не распространяются.
2. Документ с протоколами более структурирован и часто имеет шаблон. Заметки, однако, не имеют структуры и зависят от личного стиля составителя.
3. Протоколы должны вестись назначенным ответственным за ведение протокола и назначаться в качестве обязанности до начала собрания. Записи делаются только для напоминания, поэтому назначенный составитель протоколов не нужен.
4. Руководители проектов или члены совета директоров могут утверждать протоколы. Записи совещаний не требуют какого-либо утверждения. 
5. Протокол собрания служит полной записью собрания; в записях собрания упоминаются только самые важные детали собрания.

Помните, что даже если заметки носят неформальный характер и используются для личного пользования, ими все равно можно поделиться; просто они обычно пишутся не с целью обмена. Заметки обычно пишутся просто и неорганизованно, в то время как протоколы должны следовать систематизированному, организованному (и часто заранее утвержденному) шаблону. 

Эволюция записи протоколов собраний

На протяжении десятилетий протокол собрания кропотливо записывался от руки, сильно редактировался и, возможно, печатался на машинке. Многие люди до сих пор ведут протоколы таким образом. 

Чтобы предоставить каждому присутствующему на собрании копию протокола, кто-то должен был подать огромное количество бумаги в копировальный аппарат, и этот процесс повторялся на каждом собрании. Этот устаревший процесс требует значительных затрат сил, времени и денег.

Затем появился Интернет, за ним последовали легкие, удобные для транспортировки персональные устройства, которые стали заменять бумагу и карандаш во время собраний. До тех пор, пока человек, ответственный за запись протокола собрания, мог быстро печатать, внимательно следя за ходом совещания, это стало гораздо более быстрым способом выполнения работы. 

С появлением программ и приложений для совместной работы обмен протоколами стал простой и безбумажной задачей. Однако оставалась одна проблема: сложный, чреватый ошибками способ, которым многие люди переписывали свои наспех написанные заметки о собрании в протокол. 

К сожалению, большинство записей могут быть беспорядочными, запутанными и неорганизованными. Трудно превратить этот беспорядок в разборчивую, точную запись всего, что произошло во время собрания. Несмотря на трудности, сотруднику все же пришлось использовать эти записи и составить письменный отчет о повестке дня собрания. 

Теперь, с Sonix, запечатлеть каждое слово во время совещания можно практически без усилий! Вам больше не придется ломать голову, чтобы все записать. Sonix сделает это за вас.

Как записывать протоколы собраний

Учитывая все разговоры о шаблонах, предварительных согласованиях и организации, связанные с понятием "протокол собрания", может показаться непосильным бременем научиться вести протокол собрания. Однако протоколы важны; они часто становятся мощным ресурсом для компаний, организаций и команд.

Кто будет вести протокол собрания?

Протоколы заседаний дают преимущество в плане обеспечения подотчетности, поскольку содержат конкретные детали, особенно когда документируются голоса членов или назначаются конкретные действия. Лучше всего назначить одного человека для ведения протокола на каждом собрании. 

Многие компании и организации возлагают ответственность за ведение протокола на административного помощника. Однако эту роль может взять на себя любой человек из числа участников собрания. 

Многие составители протоколов сегодня полагаются на автоматизированные программы, такие как Sonix, чтобы облегчить задачу записи протокола собрания. Использование такой программы, как Sonix, облегчает работу и значительно повышает точность ведения протокола. Кроме того, это освобождает ответственного за протокол во время собрания, и он может активно участвовать в нем. Они также могут делиться клипами и полными стенограммами с другими за считанные секунды.

Что должно быть включено в протокол?

Каждый документ должен начинаться с шаблона. Шаблон - это пустой конспект, созданный заранее, который можно заполнять по ходу встречи и по мере появления информации. Создать такой шаблон очень просто и занимает всего несколько минут! И как только вы освоите использование шаблона несколько раз, он станет для вас привычным. 

Убедитесь, что ваш шаблон включает следующие поля:

• Дата проведения собрания
• Имена присутствующих (включая гостей)
• Имена отсутствующих членов
• Призыв к порядку, в котором указывается время начала собрания и общая цель
• Пункт 1 повестки дня с резюме, внесенными предложениями и другими важными деталями
• Дополнительные пункты повестки дня с той же информацией
• Время окончания встречи
• Дата и время следующего заседания
• Список всех документов, распространенных в ходе заседания
• Внесение изменений в протокол предыдущего заседания или его утверждение
• Итоги выборов
• Предложения, которые были приняты или отклонены

Ведущий протокол может писать все от руки по ходу собрания или вводить информацию в шаблон с помощью ноутбука или планшета. Когда речь идет о правильной записи протокола собрания, лучше всего воспользоваться преимуществами технологии Sonix AI, которая автоматически фиксирует каждое слово и превращает его в точный, упорядоченный текст.

Проблема с записью протоколов собраний вручную

Составлять или печатать протоколы собраний от руки не так-то просто. Для многих людей требуется довольно много практики, чтобы одновременно слушать и записывать. Существует четыре основных недостатка или проблемы при написании протокола собрания в режиме реального времени:

Это битва между ведением протокола и участием

Составителям протоколов трудно хорошо выполнять свою работу, если они сильно вовлечены в тему, обсуждаемую на собрании. Это тем более верно, если составитель протокола обладает глубокими, многоуровневыми знаниями по данной теме. Должны ли они сосредоточиться на составлении протокола или участвовать в обсуждении? Здесь нет простого ответа. 

В этом случае альтернативный составитель протокола мог бы взять на себя обязанности, когда основной составитель делает свою презентацию, но это решение влечет за собой другие проблемы.

Слишком много информации дается слишком быстро

Обсуждения на собраниях редко проходят по линейной схеме. Не всегда бывает так, что человек А просто говорит, а человек Б слушает и отвечает. Разговоры становятся запутанными, и за ними трудно уследить. 

Часто несколько человек говорят одновременно, уводя обсуждение от основной темы. Что должен записывать составитель протокола, когда так много всего происходит одновременно? Становится практически невозможно точно записать детали нескольких одновременных разговоров.

Кончилась бумага, чернила или батарея (или энергия!)

Сотрудники могут выполнять такую трудную задачу, как составление протоколов, только до тех пор, пока не перегорят, не сбавят темп или просто не выбьются из сил. Всегда существует риск отсутствия достаточного количества инструментов, необходимых для выполнения работы, будь то бумага и ручка, батарея ноутбука или собственная энергия. А что происходит, когда составитель протокола не может присутствовать на собрании? 

Повышенная сложность плохо проведенного собрания

Ведение протокола на хорошо проведенном собрании - это сложная задача; ведение протокола на собрании, которое плохо проводится, плохо модерируется и плохо ведется, может стать кошмаром. Сотрудничество между председателем или модератором и составителем протокола является ключевым фактором для составления точного протокола вручную или с помощью компьютера. 

Однако такое сотрудничество, конечно, существует не всегда. Если председатель позволяет выступающим говорить все, что они хотят, независимо от того, относится ли это к обсуждаемой теме, это значительно усложняет работу составителя протокола.

Захват протоколов совещания с помощью Sonix

С помощью Sonix составители протоколов могут автоматически фиксировать каждое важное слово во время совещаний, чтобы ничего не упустить, когда придет время для создания. Это передовое программное обеспечение, работающее на основе технологии искусственного интеллекта, автоматически фиксирует и отмечает каждое слово. 

Доверьте ведение протокола Sonix: он обладает впечатляющей точностью и запишет все за вас. Вы всегда сможете корректировать то, что будет записано. А передовая технология преобразования речи в текст позволяет сделать это программное обеспечение для транскрипции для идентификации отдельных спикеров и сортировки обменов мнениями по разным параграфам! 

Обменивайтесь протоколами совещаний за считанные секунды и используйте преимущества многопользовательских разрешений для улучшения совместной работы. Это поразительно точно и невероятно быстро. Вы можете искать, редактировать, упорядочивать и делиться стенограммами протоколов собраний с кем угодно из любого места на любом устройстве.

Составители протоколов также могут легко добавлять свои собственные заметки и комментарии к стенограммам собраний, созданным Sonix. Каждая запись протокола собрания является точной, тщательной и, что самое главное, легко фиксируемой. 

Готовы ли вы узнать больше о том, как революционизировать протоколы заседаний? Свяжитесь с нашей командой в Sonix для бесплатной 30-минутной демонстрации транскрипции!