Formatação da transcrição: Dicas de especialistas para aumentar a acessibilidade do seu conteúdo

Desde produtores de podcasts a empresas jurídicas, muitas profissões dependem de serviços de transcrição para converter conteúdos áudio num formato legível. No entanto, não se trata apenas de transformar palavras faladas em palavras escritas; a formatação correcta da transcrição desempenha um papel igualmente vital. 

À medida que nos aprofundamos nas nuances das diretrizes de formatação, prepare-se para descobrir como a formatação correta pode elevar o valor de suas transcrições. Aperte o cinto e vamos viajar para a formatação de transcrição com Sonix, o pioneiro de AI-powered automatizado software de transcrição.

O que é a formatação da transcrição?

Uma transcrição é uma versão escrita do áudio ou do discurso, e a formatação da transcrição é o método de organização e estruturação do texto transcrito, seguindo regras e normas específicas. Não basta converter o discurso em texto; os dados transcritos devem ser facilmente legíveis e compreensíveis.

Directrizes de formatação da transcrição: Guia do especialista

A formatação da transcrição consiste em captar a essência da palavra falada de uma forma que seja fácil de compreender e seguir. Mas como é que o conseguimos? A resposta reside na compreensão e implementação de directrizes práticas de formatação da transcrição. 

Quer seja um utilizador experiente transcritor ou um principiante, estas diretrizes de especialistas ajudá-lo-ão a produzir sempre transcrições de alta qualidade e bem formatadas.

Pontuação e utilização de maiúsculas consistentes

É fundamental manter a pontuação e a capitalização uniformes ao longo de uma transcrição. Não só melhora a legibilidade, como também garante a exatidão do conteúdo. Cada transcrição deve adotar um formato consistente desde o início até ao fim, uma vez que as alterações súbitas podem confundir os leitores e conduzir a uma potencial perda de informação. 

Além disso, mantenha-se fiel a um formato e evite parafrasear para garantir que representa corretamente as ideias do orador. Quaisquer edições gramaticais ou remoção de palavras de preenchimento só devem ocorrer a pedido.

Carimbos de data e hora e colocação de códigos de tempo

A colocação exacta do carimbo de data/hora e do código de tempo facilita aos leitores a localização de partes específicas do conteúdo gravado. Os carimbos de data/hora também desempenham um papel crucial durante a revisão, edição e legendagem. Um carimbo de data/hora médio é colocado a cada 30 segundos durante a transcrição, o que pode variar consoante os requisitos do cliente. Ao fornecer carimbos de data/hora de forma consistente, é mais fácil para uma pessoa saltar diretamente para a secção de interesse no ficheiro de áudio.

Tratamento de secções inaudíveis ou pouco claras

A transcrição pode ser mais complexa, especialmente quando se lida com áreas inaudíveis ou pouco claras de um ficheiro de áudio. Uma forma de lidar com estas secções é utilizar diferentes parênteses para indicar a sua incerteza quanto às palavras faladas. No entanto, tenha o cuidado de utilizar esta disposição com moderação. Esforce-se por captar todas as palavras com precisão, independentemente de serem estrangeiras, inaudíveis ou foneticamente difíceis. 

Lidar com vários oradores

A transcrição de áudio com vários oradores pode apresentar desafios únicos. A chave para manter a clareza é rotular consistentemente todos os oradores na transcrição. Forneça uma chave no início para identificar todos os indivíduos envolvidos e utilize etiquetas descritivas para evitar que o leitor tenha de procurar no áudio a compreensão dos caracteres.

Transcrição de sons não verbais

Os sons não verbais têm frequentemente um contexto crucial numa conversa. Por conseguinte, a transcrição exacta destes sons é parte integrante do processo de transcrição. Os sons persistentes que não perturbam o diálogo ou a narração devem ser indicados no início da transcrição. Também deve ser dada especial atenção ao tom do discurso; utilize parênteses para indicar se uma pessoa está zangada, a gritar, a brincar ou outras variações de tom.

Formatação especial para sectores ou necessidades específicas

Os diferentes sectores podem ter requisitos de formatação específicos. Estes podem variar consoante as transcrições se destinem a investigação documentos, legendas de vídeos ou campanhas de marketing digital, entre outras coisas. A transcrição literal, por exemplo, é a forma mais básica de transcrição, em que a ideia é captar tudo o que se ouve no ficheiro de áudio, incluindo palavras de preenchimento e conjunções no início das frases. Compreender as necessidades e expectativas do cliente é fundamental para escolher o formato de transcrição adequado.

Sugestões para garantir a exatidão das transcrições de áudio

A precisão na transcrição vai além da mera conversão de ficheiros de áudio em texto. Ela engloba a compreensão das regras e requisitos básicos da formatação da transcrição. O cumprimento destas regras garante que as suas transcrições são aceitáveis, de fácil leitura e satisfazem as expectativas do seu público. Desde a escolha do formato adequado, passando por secções pouco claras e lidando com vários oradores, até à transcrição de sons não verbais, todos estes elementos contribuem para criar transcrições precisas e de alta qualidade.

Directrizes de formatação da transcrição para diferentes formatos

Cada projeto de transcrição é único, exigindo uma formatação diferente com base no tipo de conteúdo e na sua utilização pretendida. Formatos especializados como Código Binário, APA e Excel têm os seus próprios requisitos. Eis como pode abordar cada um deles:

Formatação da transcrição em código binário

O código binário é um sistema de codificação que utiliza os dígitos binários 0 e 1 para representar uma letra, um dígito ou outros caracteres num computador ou dispositivo eletrónico. A transcrição em formato binário é altamente especializada e pode não ser necessária na maioria dos serviços de transcrição gerais.

Para transcrever o texto em código binário, é necessário converter cada carácter do texto no seu número padrão de código binário de formatação da transcrição e, em seguida, converter esse número em binário. Para o efeito, pode utilizar conversores online de ASCII para binário. No entanto, é importante notar que os seres humanos não lêem a transcrição binária e que esta é utilizada principalmente para a transmissão de dados em sistemas informáticos.

Transcrição em formato APA

O estilo da American Psychological Association (APA) é amplamente utilizado nas ciências sociais e comportamentais para formatar trabalhos e citar fontes. Este formato de transcrição é normalmente utilizado para entrevistasA transcrição de textos em formato APA pode ser feita em formato de texto, narrativas, discursos, podcasts e emissões de rádio. Para os não iniciados, pode perguntar-se: "Qual é a transcrição para o formato APA?"

Eis os princípios básicos do formato de transcrição APA:

• Identificação do orador: Cada mudança de orador deve ser tratada como um novo parágrafo, com o nome do orador a negrito e dois pontos.
• Carimbos de data e hora: Os códigos de tempo podem ser incluídos entre parênteses rectos em intervalos relevantes ou quando o orador muda.
• Comunicação Não-Verbal: Qualquer comunicação não-verbal relevante ou ruídos de fundo importantes devem ser registados entre parênteses rectos.
• Conteúdo Inaudível e Não Dito: Qualquer coisa abafada deve ser registada como [inaudível]. Se estiver a tentar adivinhar o que foi dito, coloque-o entre parênteses rectos com um ponto de interrogação - [palavra?]
• Gramática e palavras de preenchimento: A menos que se trate de uma transcrição integral, as palavras de preenchimento são normalmente omitidas e os erros gramaticais são corrigidos.

Relativamente à citação de exemplos de formato de transcrição de áudio, a abordagem varia consoante a fonte da transcrição:

• Transcrição do discurso: O nome do orador é considerado o autor. Se a transcrição e a obra original tiverem sido publicadas em anos diferentes, indicar ambos os anos na citação, com o ano anterior em primeiro lugar, separado por uma barra. O tipo de transcrição (por exemplo, "[Transcrição do discurso]") é indicado entre parêntesis rectos. A fonte e o URL da transcrição também devem ser incluídos.
• Transcrição do podcast: Relativamente ao formato de transcrição de uma entrevista, o nome do apresentador é utilizado como autor. A data específica do podcast e o número do episódio (se disponível) devem ser incluídos. A descrição "[Transcrição de podcast áudio]" é utilizada a seguir ao título. O sítio que publicou a transcrição, incluindo todos os URLs da transcrição.
• Transcrição da emissão radiofónica: Utilizar o nome do locutor como autor. A data completa da emissão radiofónica é fornecida, com o título da história em itálico, seguido de "[Transcrição da emissão radiofónica]". Inclua o nome do site que publicou a transmissão e o URL.

Estas directrizes devem ser seguidas a par das regras básicas de transcrição para garantir uma representação completa e exacta do conteúdo audiovisual em conformidade com as normas APA.

Formato de transcrição no Excel

Um formato de relatório de transcrição em Excel é frequentemente utilizado quando os dados têm de ser analisados, especialmente em pesquisas de mercado ou de experiência do utilizador. É fundamental compreender que a transcrição de texto para uma tabela, como uma folha de cálculo do Excel, é mais complexa do que o texto em parágrafos. 

A maior parte do software de transcrição introduz texto como texto simples e não suporta inerentemente tabelas. Exporte-o como um texto delimitado por tabulação ou um ficheiro de texto CSV (Comma Separated Values) para converter o texto num formato de tabela.

Num ficheiro de texto delimitado por separadores, a informação é separada utilizando separadores que representam colunas, com um registo por linha. Por outro lado, num ficheiro de texto CSV (Comma Separated Values), os dados são delimitados por vírgulas que representam colunas, com cada registo presente por linha. Esta disposição alinha-se bem com a estrutura de linhas e colunas do Excel, facilitando uma abordagem organizada à transcrição.

Eis como pode formatar transcrições no Excel:

• Estrutura de linhas: Cada linha representa um pensamento ou uma afirmação completa. Uma nova linha começa quando o orador muda ou apresenta uma nova ideia.
• Estrutura da coluna: As colunas são normalmente divididas em "Orador", "Marca temporal", "Transcrição", "Tema" ou "Observação". A coluna "Orador" indica quem está a falar e a coluna "Marca temporal" regista a data em que a declaração foi feita. A coluna "Transcrição" regista o que foi dito e a coluna "Tema" ou "Observação" regista quaisquer temas ou observações específicos relacionados com a declaração.
• Comunicação Não-Verbal: Esta informação pode ser incluída na coluna "Transcrição" entre parênteses rectos.

Ao incorporar estas estratégias, o Excel pode ser uma ferramenta poderosa para a análise detalhada da transcrição. Esclareça sempre com o cliente ou consulte as directrizes do projeto para garantir que está a transcrever no formato correto.

Formatação da transcrição para elementos visuais

A formatação da transcrição envolve considerar a apresentação do texto da transcrição para maximizar a sua utilidade. Os elementos visuais, tais como títulos claros, marcadores, carimbos de data/hora, negrito e itálico, podem organizar o conteúdo de forma eficaz, decompor informações complexas e chamar a atenção para ideias críticas. Ao apresentar um formato estruturado e visualmente agradável, os leitores podem navegar rapidamente pela transcrição, ajudando-os a identificar as partes essenciais do conteúdo e a acompanhá-lo facilmente.

Melhorar a legibilidade com a formatação visual

Os elementos visuais de formatação da transcrição podem ajudar a dividir textos longos em secções mais pequenas e mais digeríveis, facilitando o processamento da informação pelo leitor.

• Utilização de cabeçalhos e subcabeçalhos: A divisão do texto em cabeçalhos e subtítulos não só organiza o conteúdo, como também fornece um guia para o leitor, ajudando-o a antecipar o assunto do texto seguinte.
• Pontos ou numeração: Para listas ou informações sequenciais, os marcadores ou a numeração podem simplificar o conteúdo, assegurando que cada ponto se destaca individualmente. Isto pode ser particularmente útil num painel de discussão ou numa transcrição de uma reunião em que são discutidos vários pontos.
• Negrito e itálico: A utilização de negrito ou itálico para dar ênfase pode chamar a atenção do leitor para pontos-chave ou tópicos dentro da transcrição. Por exemplo, o nome do orador pode estar a negrito, facilitando a identificação das mudanças de orador.
• Carimbos de data e hora: A inclusão de marcas temporais em intervalos regulares ou quando um orador muda numa transcrição pode ajudar os leitores a acompanhar um ficheiro de áudio ou vídeo. Isto é especialmente benéfico para investigadores ou estudantes que necessitem de localizar uma secção específica da gravação.
• Comunicação Não-Verbal: Descrever a comunicação não verbal (como risos, aplausos ou silêncio) entre parênteses rectos pode fornecer um contexto significativo e acrescentar profundidade à transcrição. Pode também ajudar a dar uma imagem mais completa do ambiente e do tom da discussão.
• Espaço em branco: A utilização estratégica de espaços em branco pode melhorar o aspeto visual geral da transcrição e reduzir o esforço dos olhos do leitor. Demasiado texto sem pausas pode ser demasiado pesado e difícil de navegar.

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A necessidade de uma ferramenta confiável que garanta uma formatação de transcrição impecável foi reconhecida, e Sonix está aqui para responder a essa chamada. Como um avançado AI-powered software de transcriçãoO Sonix converte perfeitamente ficheiros multimédia visuais em descrições áudio precisas, garantindo uma elevada fidelidade ao conteúdo original.

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