Como registar as actas das reuniões (E porque são tão importantes) 

A colaboração é a pedra angular de empresas prósperas, e como as culturas no local de trabalho continuam a evoluir após as mudanças estimuladas pela pandemia COVID-19, também a forma como as empresas abraçam o trabalho remoto, a colaboração e a comunicação. 

Para que a sua empresa aproveite ao máximo a flexibilidade que o trabalho remoto, as reuniões on-line, e as telecomunicações oferecem, é mais importante do que nunca registar e partilhar as actas das reuniões com precisão, consistência e eficiência.

O que são Actas de Reunião?

O termo "acta de reunião" não tem nada a ver com o tempo, ainda que faria todo o sentido se o fizesse! Neste contexto, o termo "acta" vem de minutia, uma palavra latina que significa "detalhes" ou "insignificâncias". Algumas fontes afirmam que o termo foi utilizado pela primeira vez no século XVII, a partir da frase minuta scripturao que significa "pequenas notas". Assim, as actas são pequenos resumos de reuniões.

No centro das actas das reuniões, encontrará transcrições: registos rápidos, precisos e escritos do que acontece durante reuniões cruciais da empresa. Manter transcrições sólidas do que é discutido nas reuniões irá beneficiar qualquer empresa. No entanto, para colher esses benefícios, as actas das reuniões devem ser registadas correctamente.

A acta da reunião deve registar os factos: quem esteve presente, quem participou na discussão, e que decisões foram tomadas. Para além desta informação básica, é também importante documentar quaisquer itens de acção que necessitem de seguimento após a conclusão da reunião. Isto pode incluir tarefas atribuídas a membros específicos da equipa, prazos de conclusão, e quaisquer outras medidas que precisem de ser tomadas.

Os benefícios de ter actas de reunião precisas são claros. Documentam o curso de acção e fornecem uma pista de auditoria para que todos estejam cientes do que aconteceu durante uma determinada reunião. Isto ajuda as organizações a manterem-se no bom caminho, evita mal-entendidos e assegura a responsabilização. Além disso, ter transcrições em mãos pode ajudar a refrescar as memórias meses a fio. 

Um dos principais desafios é assegurar que as actas sejam tomadas de forma consistente e precisa. Isto pode ser feito através de alguém designado para a tarefa, ou utilizando ferramentas digitais como a Sonix para racionalizar o processo. 

O que é o Big Deal da Meeting Minutes?

Pode definir as actas das reuniões como registos detalhados do que aconteceu numa reunião. As actas têm cinco funções valiosas:

1. Servem como lembretes
2. Servem de guia
3. Servem de referência para os membros ausentes
4. Poupam uma enorme quantidade de tempo
5. Podem servir de prova em defesa da sua empresa 

Os membros da equipa podem manter um registo dos horários, compromissos, e itens de acção quando podem fazer referência a actas de reuniões adequadas. A maioria das empresas move-se a um ritmo rápido. Sem lembretes, algo irá inevitavelmente escapar-se pelas fendas. 

No entanto, com actas de reuniões, todos podem acompanhar os seus objectivos e certificar-se de que tudo está alinhado para o sucesso.

A elaboração de actas de reunião ajuda cada participante a conhecer as suas responsabilidades, independentemente da sua presença ou não na reunião. As actas também ajudam a evitar discussões repetitivas, o que melhora a eficiência do local de trabalho. , 

Muitas empresas e organizações têm tarefas ou projectos que se repetem com regularidade. A possibilidade de consultar as actas de reuniões anteriores para ver a quem foi atribuído um determinado item de acção facilita a atribuição de tarefas semelhantes ao mesmo empregado no futuro.

O gravador cria um guia para a equipa fazer referência e seguir. Resumos para quem não puder comparecer pode poupar tempo valioso que de outra forma seria utilizado para acelerar os membros ausentes. Ninguém é deixado para trás, e ninguém tem de gastar tempo precioso a preencher as ausências com o que elas perderam.

As actas adequadas podem variar de informais a extremamente formais; podem detalhar um grupo que planeia uma festa de aniversário ou resumir uma sessão de tribunal legal. Não importa o tipo de reunião que documentam, ter actas precisas e completas pode fornecer informações valiosas no futuro. 

Pode utilizar actas informais para fazer sínteses simples e discussões de documentos para referência futura. Em alternativa, escolher actas formais ao trabalhar com documentos legais oficiais. As actas podem servir como prova no caso de ocorrer litígio, porque documentam factos sobre intenções, decisões e acções.

Como registar as actas das reuniões 

Vamos cobrir a forma ideal de gravar minutos. Comecemos por escolher a pessoa certa para gravar minutos; não é fácil ouvir tudo e gravá-lo simultaneamente, seja à mão ou com um dispositivo. 

Sonix oferece uma melhor forma de redigir actas de reuniões. Este programa integrado transforma automaticamente áudio e vídeo em texto. Contudo, é ainda crucial que o gravador saiba o que incluir nas actas de reunião e o que omitir, independentemente de como as transcrições são criadas. 

As actas das reuniões não são apenas notas? Qual é a diferença?

Há uma pequena diferença entre actas e notas; algumas delas residem em como gravar actas de reuniões vs. como gravar notas. Normalmente, os participantes tomam notas simplesmente para servir de lembrete do que aconteceu durante uma reunião. As notas são significativamente menos formais do que as actas de reunião, pelo que são úteis para as reuniões internas em que participam os membros do pessoal. Por outro lado, as actas são muito mais organizadas e mais apropriadas se houver participantes externos nas reuniões. As actas podem ser consideradas como transcrições formais, enquanto que as notas são informais, breves lembretes.

Para além das actas serem formais e as notas informais, existem mais cinco grandes diferenças entre o que deve ser incluído nas actas de reunião e o que as notas de reunião geralmente contêm:

1. As actas documentam os detalhes da ordem de trabalhos da reunião e são partilhadas com os participantes. As notas são mais para referência pessoal e não são tipicamente partilhadas.
2. Um documento com actas é mais estruturado e tem frequentemente um modelo. As notas, contudo, não têm estrutura e dependem do estilo pessoal do anotador.
3. A acta deve ser redigida por um responsável designado e atribuída como um dever antes da reunião. As actas são tomadas apenas para recolha, pelo que não é necessário um anotador designado.
4. Os gestores de projecto ou membros do conselho podem aprovar actas. As actas das reuniões não requerem qualquer tipo de aprovação. 
5. Um documento de actas de reunião serve como registo completo da reunião; as notas de reunião apenas mencionam os detalhes mais importantes de uma reunião.

Tenha em mente que embora as notas sejam informais e utilizadas para referência pessoal, podem ainda assim ser partilhadas; apenas não são geralmente escritas com a intenção de partilhar em mente. As notas são geralmente escritas de forma simples e desorganizada, enquanto as actas devem seguir um modelo sistemático, organizado (e muitas vezes pré-aprovado). 

A Evolução das Actas de Reunião de Gravação

Durante décadas, as actas de uma reunião tinham sido cuidadosamente gravadas à mão, muito editadas, e talvez dactilografadas. Muitas pessoas continuam a tomar as actas desta forma. 

Para fornecer a todos os que participaram na reunião uma cópia da acta, alguém teria de alimentar uma grande quantidade de papel numa máquina fotocopiadora - e o processo seria repetido para cada reunião. Este processo ultrapassado custa uma quantidade substancial de esforço, tempo e dinheiro.

Depois veio a Internet, seguida de dispositivos pessoais leves e fáceis de transportar que começaram a tomar o lugar do papel e do lápis durante as reuniões. Desde que a pessoa responsável pela gravação das actas das reuniões pudesse digitar rapidamente, prestando ao mesmo tempo muita atenção aos procedimentos, esta tornou-se uma forma muito mais rápida de realizar o trabalho. 

A introdução de programas e aplicações de colaboração tornou a partilha de actas uma tarefa simples e sem papel. No entanto, uma questão permaneceu: a forma complexa e susceptível de erros que muitas pessoas transcreveram as suas notas de reunião apressadamente escritas em actas. 

Infelizmente, a maioria das notas podem ser confusas, confusas, e desorganizadas. É um desafio transformar essa confusão num registo legível e preciso de tudo o que acontece durante uma reunião. Apesar da dificuldade, um funcionário ainda teve de usar essas notas e redigir um relato escrito da ordem de trabalhos da reunião. 

Agora, com Sonix, captar cada palavra durante uma reunião é quase sem esforço! Já não é preciso mexer para gravar tudo. Sonix fá-lo por si.

Como registar as actas das reuniões

Com toda a conversa sobre modelos, pré-aprovações, e organização envolvida com o significado de "acta de reunião", pode parecer um fardo esmagador aprender a gravar as actas de reunião. No entanto, as actas são importantes; tornam-se frequentemente um poderoso recurso para empresas, organizações e equipas.

Quem lavrará a acta da reunião?

As actas das reuniões oferecem o benefício de estabelecer responsabilidades, uma vez que contêm detalhes específicos, especialmente quando os votos dos membros são documentados ou quando são atribuídos itens de acção específicos. É melhor designar uma única pessoa para redigir actas durante cada reunião. 

Muitas empresas e organizações atribuem a um assistente administrativo a responsabilidade de manter actas. No entanto, qualquer pessoa entre as plataformas de reunião pode assumir o papel. 

Hoje em dia, muitos dos que tomam minutos dependem de programas automatizados como o Sonix para facilitar o desafio de como registar as actas das reuniões. A utilização de um programa como o Sonix torna o trabalho mais fácil e melhora muito a precisão das actas de reunião. Para além disso, liberta o responsável pela acta durante a reunião para que possa participar activamente. Podem também partilhar clips e transcrições completas com outros em meros segundos.

O que deve ser incluído na acta?

Cada documento deve começar com um modelo. Um modelo é um esboço vazio criado antes do tempo que pode ser preenchido à medida que a reunião avança e a informação é revelada. A criação deste modelo é muito fácil e demora apenas alguns minutos! E uma vez que se apanhar o jeito de usar o modelo algumas vezes, ele tornar-se-á uma segunda natureza. 

Certifique-se de que o seu modelo inclui os seguintes campos:

• A data da reunião
• Os nomes das pessoas presentes (incluindo convidados)
• Os nomes dos membros ausentes
• Uma chamada à ordem que enumera a hora de início da reunião e qual é o objectivo geral
• Ponto 1 da agenda com um resumo, moções apresentadas e outros detalhes importantes
• Pontos adicionais da agenda com a mesma informação
• A hora a que a reunião terminou
• A data e hora da próxima reunião
• Uma lista de todos os documentos distribuídos durante a reunião
• Emendas ou aceitação da acta da reunião anterior
• Resultados das eleições
• Moções que foram aceites ou rejeitadas

O responsável pela acta pode escrever tudo à mão à medida que a reunião avança ou digitar informação num modelo com um computador portátil ou tablet. Quando se trata de gravar correctamente as actas das reuniões, a melhor maneira é aproveitar os benefícios da utilização da tecnologia Sonix AI para capturar automaticamente cada palavra e transformá-la em texto preciso e organizado.

O problema da gravação manual das actas das reuniões

Escrever ou dactilografar actas de reuniões à mão não é particularmente fácil. Para muitas pessoas, é preciso um pouco de prática para ouvir e gravar simultaneamente. Há quatro principais inconvenientes ou desafios em escrever actas de reuniões em tempo real:

É uma batalha entre o Minute-Taking e a participação

É difícil para os minuciosos fazerem bem o seu trabalho se estiverem fortemente envolvidos no assunto discutido na reunião. Isto é ainda mais verdade se o mineiro tiver um conhecimento profundo e multifacetado do tema. Deverão eles concentrar-se na elaboração das actas ou participar na discussão? Não há uma resposta fácil. 

Neste caso, um minuto alternativo poderia assumir o controlo quando o gravador principal faz a sua apresentação, mas essa solução traz outros desafios.

Demasiada informação é dada demasiado depressa

As discussões das reuniões raramente seguem um padrão linear. Nem sempre implica apenas ter uma conversa da Pessoa A, depois ter a Pessoa B a ouvir e a responder. As conversas tornam-se complicadas e difíceis de seguir. 

Muitas vezes, várias pessoas estão a falar ao mesmo tempo, afastando a discussão do tópico principal. O que é que o autor da acta deve escrever quando tanta coisa está a acontecer ao mesmo tempo? Torna-se quase impossível registar com precisão os detalhes de várias conversas simultâneas.

Ficando sem papel, tinta, ou bateria (ou energia!)

Os empregados podem manter uma tarefa árdua como a tomada de minutos apenas durante muito tempo antes de se queimarem, abrandarem, ou simplesmente ficarem sem resistência para continuar. Há sempre o risco de não ter um amplo fornecimento de ferramentas necessárias para realizar o trabalho, quer seja papel e caneta, uma bateria de computador portátil, ou a própria energia de uma pessoa. E o que acontece quando o mineiro não pode assistir a uma reunião? 

O Aumento da Dificuldade de uma Reunião Mal Gerida

A elaboração de actas durante uma reunião bem gerida é um desafio; elaborar actas durante uma reunião mal gerida, mal moderada e mal conduzida pode ser um pesadelo. A cooperação entre o presidente ou o moderador e o responsável pela acta é um factor chave para se poder fazer actas precisas à mão ou por computador. 

No entanto, esta cooperação certamente nem sempre existe. Se o presidente permitir que os oradores digam o que quiserem, independentemente de se relacionar com o tema em questão, o trabalho do mineiro torna-se muito mais difícil.

Captura da acta de uma reunião com a Sonix

Com o Sonix, os responsáveis pelas minutas podem capturar automaticamente cada palavra importante durante as reuniões para que nada seja deixado de fora quando é altura de criar fornece software avançado alimentado por tecnologia AI para capturar e carimbar automaticamente cada palavra. 

Deixe o minuto de tomada para Sonix; é impressionantemente preciso e irá registar tudo para si. Também será sempre capaz de ajustar o que é transcrito. E a tecnologia de ponta da fala para o texto permite isto software de transcrição para identificar oradores individuais e ordenar as trocas em parágrafos diferentes! 

Partilhar actas de reuniões em segundos e tirar partido das permissões de multi-utilizadores para melhorar a colaboração. É surpreendentemente preciso e brilhantemente rápido. Pode pesquisar, editar, organizar e partilhar transcrições de actas de reuniões com qualquer pessoa a partir de qualquer lugar em qualquer dispositivo.

Os participantes podem também adicionar facilmente as suas próprias notas e comentários às transcrições das reuniões criadas pela Sonix. Cada gravação de actas de reuniões é precisa, completa e, o melhor de tudo, fácil de capturar. 

Está pronto para saber mais sobre como revolucionar a sua acta de reunião? Contacte a nossa equipa na Sonix para uma demonstração gratuita de 30 minutos de transcrição!