Formato de las transcripciones: Consejos de expertos para aumentar la accesibilidad de su contenido

Desde productores de podcasts a bufetes de abogados, muchas profesiones confían en los servicios de transcripción para convertir el contenido de audio en un formato legible. Sin embargo, no se trata solo de convertir palabras habladas en escritas; el formato adecuado de la transcripción desempeña un papel igualmente vital. 

A medida que profundizamos en los matices de las directrices de formato, prepárese para descubrir cómo el formato correcto puede elevar el valor de sus transcripciones. Abróchate el cinturón y adentrémonos en el formato de las transcripciones con Sonix, el pionero de la automatización basada en IA. software de transcripción.

¿Qué es el formato de transcripción?

Una transcripción es una versión escrita de audio o voz, y el formato de transcripción es el método de organizar y estructurar el texto transcrito, siguiendo reglas y normas específicas. No basta con convertir el habla en texto; los datos transcritos deben ser fácilmente legibles y comprensibles.

Normas de formato para la transcripción: Guía del experto

El formato de la transcripción consiste en captar la esencia de la palabra hablada de forma que sea fácil de entender y seguir. Pero, ¿cómo conseguirlo? La respuesta está en comprender y aplicar unas directrices prácticas de formato de transcripción. 

Tanto si es un experto transcriptor o principiante, estas directrices de expertos le ayudarán a ofrecer siempre transcripciones de alta calidad y con un formato adecuado.

Puntuación y mayúsculas coherentes

Mantener la puntuación y las mayúsculas uniformes en toda la transcripción es primordial. No sólo mejora la legibilidad, sino que también garantiza la exactitud del contenido. Cada transcripción debe adoptar un formato coherente de principio a fin, ya que los cambios repentinos pueden confundir a los lectores y provocar una posible pérdida de información. 

Además, mantén el mismo formato en todo el texto y evita parafrasear para asegurarte de que representas fielmente las ideas del orador. Las correcciones gramaticales o la eliminación de palabras de relleno sólo deben hacerse previa petición.

Marcas de tiempo y colocación de códigos de tiempo

La colocación precisa de las marcas de tiempo y los códigos de tiempo facilita a los lectores la localización de partes concretas del contenido grabado. Las marcas de tiempo también desempeñan un papel crucial durante la revisión, edición y subtitulación. Durante la transcripción se coloca una marca de tiempo media cada 30 segundos, que puede variar en función de los requisitos del cliente. Si las marcas de tiempo se colocan de forma sistemática, se facilita que una persona vaya directamente a la sección que le interesa dentro del archivo de audio.

Tratamiento de secciones inaudibles o poco claras

La transcripción puede ser más compleja, sobre todo cuando se trata de zonas inaudibles o poco claras de un archivo de audio. Una forma de manejar estas secciones es utilizar distintos corchetes para indicar tu incertidumbre sobre las palabras pronunciadas. Sin embargo, ten cuidado de utilizar esta disposición con moderación. Esfuércese por captar todas las palabras con precisión, independientemente de que sean extrañas, inaudibles o supongan un reto fonético. 

Hablar con varios oradores

La transcripción de audio con varios oradores puede plantear retos únicos. La clave para mantener la claridad es etiquetar de forma coherente a todos los oradores en la transcripción. Proporcione una clave al principio para identificar a todas las personas implicadas y utilice etiquetas descriptivas para evitar que el lector tenga que buscar en el audio para entender a los personajes.

Transcripción de sonidos no verbales

Los sonidos no verbales a menudo aportan un contexto crucial en una conversación. Por lo tanto, transcribir con precisión estos sonidos es esencial para el proceso de transcripción. Los sonidos persistentes que no interrumpan el diálogo o la narración deben indicarse al principio de la transcripción. También debe prestarse especial atención al tono del discurso; utilice paréntesis para indicar si una persona está enfadada, gritando, bromeando u otras variaciones de tono.

Formatos especiales para sectores o necesidades específicos

Los distintos sectores pueden tener requisitos de formato específicos. Éstos pueden variar dependiendo de si las transcripciones son para investigación documentos, subtitulación de vídeos o campañas de marketing digital, entre otras cosas. La transcripción literal, por ejemplo, es la forma más básica de transcripción, en la que la idea es capturar todo lo que se oye en el archivo de audio, incluidas las palabras de relleno y las conjunciones al principio de las frases. Comprender las necesidades y expectativas del cliente es fundamental para elegir el formato de transcripción adecuado.

Consejos para garantizar la precisión de las transcripciones de audio

La precisión en la transcripción va más allá de la mera conversión de archivos de audio en texto. Abarca la comprensión de las normas y requisitos básicos del formato de transcripción. Seguir estas normas garantiza que sus transcripciones sean aceptables, fáciles de leer y que cumplan las expectativas de su audiencia. Todos estos elementos contribuyen a crear transcripciones precisas y de alta calidad, desde la elección del formato adecuado, la gestión de las secciones poco claras y el tratamiento de múltiples oradores hasta la transcripción de sonidos no verbales.

Normas de transcripción para distintos formatos

Cada proyecto de transcripción es único y requiere un formato diferente en función del tipo de contenido y del uso previsto. Los formatos especializados, como el código binario, APA y Excel, tienen sus propios requisitos. A continuación te explicamos cómo abordar cada uno de ellos:

Formato de transcripción en código binario

El código binario es un sistema de codificación que utiliza los dígitos binarios 0 y 1 para representar una letra, un dígito u otros caracteres en un ordenador o dispositivo electrónico. La transcripción en formato binario es muy especializada y puede no ser necesaria en la mayoría de los servicios generales de transcripción.

Para transcribir el texto en código binario, tienes que convertir cada carácter del texto en su número estándar de código binario con formato de transcripción y, a continuación, convertir ese número en binario. Para ello, puede utilizar conversores en línea de ASCII a binario. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los humanos no leen la transcripción binaria, y que se utiliza principalmente para la transmisión de datos en sistemas informáticos.

Transcripción en formato APA

El estilo de la Asociación Americana de Psicología (APA) se utiliza ampliamente en las ciencias sociales y del comportamiento para dar formato a los trabajos y citar fuentes. Este formato de transcripción se utiliza habitualmente para entrevistas, narraciones, discursos, podcasts y emisiones de radio. Para los no iniciados, cabe preguntarse: "¿Cuál es la transcripción del formato APA?".

A continuación se exponen los aspectos básicos del formato de transcripción APA:

• Identificación del ponente: Cada cambio de orador debe tratarse como un nuevo párrafo, con el nombre del orador en negrita y dos puntos.
• Marcas de tiempo: Los códigos de tiempo pueden incluirse entre corchetes a intervalos relevantes o cuando cambie el orador.
• Comunicación no verbal: Cualquier comunicación no verbal relevante o ruido de fondo importante debe anotarse entre corchetes.
• Contenido inaudible y tácito: Algo amortiguado debe anotarse como [inaudible]. Si adivinas lo que se ha dicho, ponlo entre corchetes con un signo de interrogación - [¿palabra?].
• Gramática y palabras de relleno: A menos que sea una transcripción literal, se suelen omitir las palabras de relleno y se corrigen los errores gramaticales.

En cuanto a la cita de ejemplo del formato de transcripción de audio, el enfoque varía en función de la fuente de la transcripción:

• Transcripción del discurso: El nombre del orador se considera el autor. Si la transcripción y la obra original se publicaron en años diferentes, indique ambos años en la cita, con el año anterior en primer lugar, separados por una barra oblicua. El tipo de transcripción (por ejemplo, "[Transcripción del discurso]") se indica entre corchetes. También debe incluirse la fuente y la URL de la transcripción.
• Transcripción del podcast: En cuanto al formato de transcripción de una entrevista, se utiliza el nombre del presentador como autor. Debe incluirse la fecha concreta del podcast y el número de episodio (si está disponible). La descripción "[Transcripción del podcast de audio]" se utiliza después del título. El sitio que publicó la transcripción, incluidas todas las URL de la transcripción.
• Transcripción de la emisión de radio: Utilice el nombre del locutor como autor. Se indica la fecha completa de la emisión de radio, con el título de la noticia en cursiva, seguido de "[Transcripción de la emisión de radio]". Incluya el nombre del sitio que publicó la emisión y la URL.

Estas directrices deben seguirse junto con las normas básicas de transcripción para garantizar una representación minuciosa y exacta del contenido audiovisual conforme a las normas APA.

Formato de transcripción en Excel

A menudo se utiliza un formato de informe de transcripción en Excel cuando es necesario analizar los datos, especialmente en investigaciones de mercado o de experiencia de usuario. Es crucial entender que transcribir texto en una tabla, como una hoja de cálculo de Excel, es más complejo que el texto en párrafos. 

La mayoría de los programas de transcripción introducen el texto como texto sin formato y no admiten tablas. Expórtalo como un archivo de texto delimitado por tabulaciones o valores separados por comas (CSV) para convertir el texto en un formato de tabla.

En un archivo de texto delimitado por tabulaciones, la información se separa mediante tabulaciones que representan columnas, con un registro por línea. En cambio, en un archivo de texto con valores separados por comas (CSV), los datos se separan mediante comas que representan columnas, y cada registro se presenta en una línea. Esta disposición se ajusta bien a la estructura de filas y columnas de Excel, lo que facilita un enfoque organizado de la transcripción.

A continuación se explica cómo dar formato a las transcripciones en Excel:

• Estructura de filas: Cada fila representa un pensamiento o una afirmación completa. Una nueva fila comienza cuando el orador cambia o presenta una nueva idea.
• Estructura de columnas: Las columnas suelen dividirse en "Orador", "Marca de tiempo", "Transcripción", "Tema" u "Observación". La columna "Orador" indica quién habla, y la columna "Sello de tiempo" registra cuándo se hizo la declaración. La columna "Transcripción" indica lo que se ha dicho y la columna "Tema" u "Observación" indica los temas u observaciones específicos relacionados con la declaración.
• Comunicación no verbal: Puede incluirlo en la columna "Transcripción" entre corchetes.

Si incorporas estas estrategias, Excel puede ser una poderosa herramienta para el análisis detallado de las transcripciones. Acláralo siempre con el cliente o consulta las directrices del proyecto para asegurarte de que transcribes en el formato correcto.

Formato de transcripción para elementos visuales

El formato de la transcripción implica tener en cuenta la presentación del texto transcrito para maximizar su utilidad. Los elementos visuales, como títulos claros, viñetas, marcas de tiempo, negrita y cursiva, pueden organizar el contenido de forma eficaz, desglosar la información compleja y llamar la atención sobre las ideas fundamentales. Al presentar un formato estructurado y visualmente agradable, los lectores pueden navegar rápidamente por la transcripción, lo que les ayuda a identificar las partes esenciales del contenido y seguirlo con facilidad.

Mejora de la legibilidad con formato visual

Los elementos visuales del formato de transcripción pueden ayudar a dividir los textos largos en secciones más pequeñas y digeribles, lo que facilita al lector el procesamiento de la información.

• Uso de encabezados y subencabezados: Desglosar el texto con encabezados y subencabezados no sólo organiza el contenido, sino que también sirve de guía al lector, ayudándole a anticipar el tema del texto siguiente.
• Viñetas o numeración: En el caso de listas o información secuencial, las viñetas o la numeración pueden simplificar el contenido, asegurando que cada punto destaque individualmente. Esto puede ser especialmente útil en una mesa redonda o en la transcripción de una reunión en la que se debatan varios puntos.
• Negrita y cursiva: Utilizar la negrita o la cursiva para enfatizar puede llamar la atención del lector sobre puntos o temas clave de la transcripción. Por ejemplo, el nombre del orador puede ir en negrita para facilitar la identificación de los cambios de orador.
• Marcas de tiempo: Incluir marcas de tiempo a intervalos regulares o cuando un orador cambia en una transcripción puede ayudar a los lectores a seguir un archivo de audio o vídeo. Esto es especialmente beneficioso para investigadores o estudiantes que necesiten localizar una sección concreta de la grabación.
• Comunicación no verbal: Describir la comunicación no verbal (como risas, aplausos o silencios) entre corchetes puede aportar un contexto significativo y añadir profundidad a la transcripción. También puede ayudar a dar una imagen más completa del ambiente y el tono del debate.
• Espacio en blanco: El uso estratégico del espacio en blanco puede mejorar el aspecto visual general de la transcripción y reducir la fatiga visual del lector. Demasiado texto sin pausas puede resultar abrumador y difícil de navegar.

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