Cómo levantar acta de una reunión (y por qué es tan importante) 

La colaboración es la piedra angular de las empresas prósperas y, a medida que la cultura del lugar de trabajo sigue evolucionando tras los cambios provocados por la pandemia de COVID-19, también debe hacerlo la forma en que las empresas adoptan el trabajo, la colaboración y la comunicación a distancia. 

Para que su empresa aproveche al máximo la flexibilidad que ofrecen el trabajo a distancia, las reuniones en línea y las telecomunicaciones, es más importante que nunca registrar y compartir las actas de las reuniones con precisión, coherencia y eficacia.

¿Qué son las actas de reunión?

El término "acta de reunión" no tiene nada que ver con el tiempo, ¡aunque tendría mucho sentido que así fuera! En este contexto, "acta" viene de minuciaspalabra latina que significa "detalles" o "nimiedades". Algunas fuentes afirman que el término se utilizó por primera vez en el siglo XVIII a partir de la frase minuta scripturaque significa "pequeñas notas". Así, las actas son breves resúmenes de las reuniones.

En el corazón de las actas de reunión se encuentran las transcripciones: registros escritos rápidos y precisos de lo que ocurre durante las reuniones cruciales de la empresa. Mantener transcripciones sólidas de lo que se discute en las reuniones beneficiará a cualquier empresa. Sin embargo, para obtener esos beneficios, las actas de las reuniones deben registrarse correctamente.

Las actas de las reuniones deben recoger los hechos: quién estaba presente, quién participó en el debate y qué decisiones se tomaron. Además de esta información básica, también es importante documentar las medidas que deben tomarse una vez concluida la reunión. Puede tratarse de tareas asignadas a miembros concretos del equipo, plazos de ejecución y cualquier otro paso que haya que dar.

Las ventajas de disponer de actas precisas de las reuniones son evidentes. Documentan el curso de la acción y proporcionan una pista de auditoría para que todo el mundo sepa lo que ocurrió durante una reunión concreta. Esto ayuda a las organizaciones a mantener el rumbo, evita malentendidos y garantiza la rendición de cuentas. Además, tener transcripciones a mano puede ayudar a refrescar la memoria meses más tarde. 

Uno de los principales retos es asegurarse de que las actas se redactan de forma coherente y precisa. Para ello, puede designarse a alguien para esta tarea o utilizar herramientas digitales como Sonix para agilizar el proceso. 

¿Qué importancia tienen las actas de las reuniones?

Las actas de reunión se pueden definir como registros detallados de lo ocurrido en una reunión. Las actas tienen cinco valiosas funciones:

1. Sirven de recordatorio
2. Sirven de guía
3. Sirven de referencia para los miembros ausentes
4. Ahorran muchísimo tiempo
5. Podrían servir como prueba en la defensa de su empresa 

Los miembros del equipo pueden hacer un seguimiento de los calendarios, los compromisos y las acciones cuando pueden consultar las actas de las reuniones. La mayoría de las empresas se mueven a gran velocidad. Sin recordatorios, es inevitable que algo se escape. 

Sin embargo, con las actas de las reuniones, todo el mundo puede hacer un seguimiento de sus objetivos y asegurarse de que todo está alineado para el éxito.

Levantar acta de una reunión ayuda a todos los asistentes a conocer sus responsabilidades, independientemente de que hayan estado presentes o no en la reunión. Las actas también ayudan a evitar discusiones repetitivas, lo que mejora la eficacia en el lugar de trabajo. , 

Muchas empresas y organizaciones tienen tareas o proyectos que se repiten con regularidad. Poder consultar las actas de reuniones anteriores para ver a quién se asignó un elemento de acción concreto facilita la asignación de tareas similares al mismo empleado en el futuro.

El registrador crea una guía que el equipo puede consultar y seguir. Los resúmenes para quienes no puedan asistir pueden ahorrar un tiempo valioso que, de otro modo, se emplearía en poner al día a los miembros ausentes. Nadie se queda atrás y nadie tiene que dedicar un tiempo precioso a explicar a los ausentes lo que se han perdido.

Unas actas adecuadas pueden ser desde informales hasta extremadamente formales; pueden detallar los planes de un grupo para una fiesta de cumpleaños o resumir una sesión judicial. Independientemente del tipo de reunión que documenten, disponer de actas precisas y minuciosas puede aportar información valiosa en el futuro. 

Puedes utilizar actas informales para hacer resúmenes sencillos y documentar las discusiones para futuras consultas. Por el contrario, opte por las actas formales cuando trabaje con documentos jurídicos oficiales. Las actas pueden servir como prueba en caso de litigio porque documentan hechos sobre intenciones, decisiones y acciones.

Cómo levantar acta de una reunión 

Veamos cuál es la forma ideal de grabar las actas. Empieza por elegir a la persona adecuada para levantar acta; no es fácil escucharlo todo y grabarlo simultáneamente, ya sea a mano o con un dispositivo. 

Sonix ofrece una forma mejor de levantar actas de reuniones. Este programa integrado convierte automáticamente audio y vídeo en texto. Sin embargo, sigue siendo crucial que el grabador sepa qué incluir en el acta de la reunión y qué omitir, independientemente de cómo se creen las transcripciones. 

¿Las actas de reunión no son sólo notas? ¿Cuál es la diferencia?

Hay una pequeña diferencia entre las actas y las notas; parte de ella radica en cómo registrar las actas de una reunión frente a cómo registrar las notas. Normalmente, los asistentes toman notas simplemente para que les sirvan de recordatorio de lo sucedido durante una reunión. Las notas son mucho menos formales que las actas de reunión, por lo que resultan útiles para las reuniones internas a las que asisten miembros del personal. En cambio, las actas son mucho más organizadas y más apropiadas si hay participantes externos en las reuniones. Las actas pueden considerarse transcripciones formales, mientras que las notas son recordatorios informales y breves.

Además de que las actas son formales y las notas informales, hay otras cinco grandes diferencias entre lo que debe incluirse en las actas de una reunión y lo que suelen contener las notas:

1. Las actas documentan los detalles del orden del día de la reunión y se comparten con los asistentes. Las notas son más bien para consulta personal y no suelen compartirse.
2. Un documento con actas está más estructurado y suele tener una plantilla. Las notas, sin embargo, no tienen estructura y dependen del estilo personal de quien las toma.
3. Las actas deben ser redactadas por un redactor de actas designado y asignado como deber antes de la reunión. Las notas sólo se toman para recordar, por lo que no es necesario designar a un redactor de actas.
4. Los jefes de proyecto o los miembros del consejo de administración pueden aprobar las actas. Las notas de reunión no requieren ningún tipo de aprobación. 
5. Un documento de acta de reunión sirve como registro completo de la reunión; las notas de reunión sólo mencionan los detalles más importantes de una reunión.

Ten en cuenta que, aunque las notas sean informales y se utilicen como referencia personal, pueden compartirse, pero no suelen estar escritas con la intención de compartirlas. Las notas suelen redactarse de forma sencilla y desorganizada, mientras que las actas deben seguir una plantilla sistemática y organizada (y a menudo aprobada previamente). 

Evolución del registro de actas

Durante décadas, las actas de las reuniones se han redactado minuciosamente a mano, se han editado en profundidad y quizá se han mecanografiado. Mucha gente sigue levantando acta de esta manera. 

Para que todos los asistentes a la reunión recibieran una copia del acta, alguien tenía que introducir una gran cantidad de papel en una fotocopiadora, y el proceso se repetía en cada reunión. Este proceso obsoleto cuesta mucho esfuerzo, tiempo y dinero.

Luego llegó Internet, seguido de dispositivos personales ligeros y fáciles de transportar que empezaron a ocupar el lugar del papel y el lápiz durante las reuniones. Siempre y cuando la persona encargada de levantar acta de la reunión pudiera teclear con rapidez mientras prestaba atención al desarrollo de la reunión, se convirtió en una forma mucho más rápida de hacer el trabajo. 

La introducción de programas y aplicaciones de colaboración hizo que compartir las actas fuera una tarea sencilla y sin papel. Sin embargo, seguía existiendo un problema: la forma compleja y propensa a errores con la que muchas personas transcribían sus apresuradas notas de reuniones en actas. 

Por desgracia, la mayoría de las notas pueden ser desordenadas, confusas y desorganizadas. Es difícil convertir ese desorden en un registro legible y preciso de todo lo que ocurre durante una reunión. A pesar de la dificultad, un empleado tuvo que utilizar esas notas y elaborar un informe escrito del orden del día de la reunión. 

Ahora, con Sonix, capturar cada palabra durante una reunión es casi un juego de niños. Ya no tienes que pelearte para grabarlo todo. Sonix lo hace por ti.

Cómo levantar acta de una reunión

Con toda la palabrería sobre plantillas, aprobaciones previas y organización que implica el significado de "acta de reunión", puede parecer una carga abrumadora aprender a registrar las actas de las reuniones. Sin embargo, las actas son importantes; a menudo se convierten en un poderoso recurso para empresas, organizaciones y equipos.

¿Quién levantará acta de la reunión?

Las actas de las reuniones ofrecen la ventaja de establecer la responsabilidad, ya que contienen detalles concretos, especialmente cuando se documentan los votos de los miembros o se asignan puntos de acción específicos. Lo mejor es asignar a una sola persona la tarea de levantar acta de cada reunión. 

Muchas empresas y organizaciones asignan a un asistente administrativo la responsabilidad de levantar acta. Sin embargo, cualquiera de las plataformas de reuniones puede asumir esta función. 

Hoy en día, muchos redactores de actas confían en programas automatizados como Sonix para facilitar la tarea de redactar las actas de las reuniones. Utilizar un programa como Sonix facilita el trabajo y mejora enormemente la precisión de las actas. Además, libera al redactor de actas durante la reunión para que pueda participar activamente. También puede compartir clips y transcripciones completas con otras personas en cuestión de segundos.

¿Qué debe constar en acta?

Todo documento debe comenzar con una plantilla. Una plantilla es un esquema vacío creado con antelación que puede rellenarse a medida que avanza la reunión y se revela información. Crear esta plantilla es muy fácil y sólo lleva unos minutos. Y una vez que le cojas el truco a la plantilla unas cuantas veces, se convertirá en algo natural. 

Asegúrese de que su plantilla incluye los siguientes campos:

• La fecha de la reunión
• Los nombres de los asistentes (incluidos los invitados)
• Los nombres de los miembros ausentes
• Una llamada al orden que enumere la hora de inicio de la reunión y cuál es el objetivo general
• Punto 1 del orden del día con un resumen, las mociones presentadas y otros detalles importantes
• Puntos adicionales del orden del día con la misma información
• La hora de finalización de la reunión
• Fecha y hora de la próxima reunión
• Lista de los documentos distribuidos durante la reunión
• Modificación o aceptación del acta de la reunión anterior
• Resultados de las elecciones
• Mociones aceptadas o rechazadas

El redactor de actas puede escribirlo todo a mano a medida que transcurre la reunión o teclear la información en una plantilla con un ordenador portátil o una tableta. Cuando se trata de registrar correctamente las actas de las reuniones, lo mejor es aprovechar las ventajas de utilizar la tecnología Sonix AI para capturar automáticamente cada palabra y convertirla en un texto preciso y organizado.

El problema de levantar actas a mano

Redactar o mecanografiar a mano las actas de una reunión no es especialmente fácil. Para muchas personas, escuchar y grabar simultáneamente requiere bastante práctica. La redacción de actas de reuniones en tiempo real presenta cuatro inconvenientes o retos principales:

La batalla entre el acta y la participación

Es difícil que los redactores de actas hagan bien su trabajo si están muy implicados en el tema tratado en la reunión. Esto es aún más cierto si el redactor de actas tiene un conocimiento profundo y polifacético del tema. ¿Deben centrarse en redactar las actas o participar en el debate? No hay una respuesta fácil. 

En este caso, un redactor de actas suplente podría tomar el relevo cuando el redactor principal haga su presentación, pero esa solución conlleva otros retos.

Se da demasiada información demasiado rápido

Las discusiones en las reuniones rara vez siguen un patrón lineal. No siempre se trata sólo de que la Persona A hable y luego la Persona B escuche y responda. Las conversaciones se vuelven enrevesadas y difíciles de seguir. 

A menudo, varias personas hablan a la vez, lo que desvía la discusión del tema principal. ¿Qué debe anotar el redactor de actas cuando ocurren tantas cosas a la vez? Resulta casi imposible anotar con precisión los detalles de varias conversaciones simultáneas.

Quedarse sin papel, tinta o pilas (¡o sin energía!)

Los empleados pueden realizar una tarea tan ardua como levantar actas durante un tiempo limitado antes de agotarse, ralentizarse o, simplemente, quedarse sin fuerzas para continuar. Siempre existe el riesgo de no disponer de las herramientas necesarias para realizar el trabajo, ya sea papel y bolígrafo, la batería de un portátil o la propia energía de la persona. ¿Y qué ocurre cuando el redactor de actas no puede asistir a una reunión? 

La mayor dificultad de una reunión mal gestionada

Levantar acta de una reunión bien dirigida es todo un reto; levantar acta de una reunión mal dirigida, mal moderada y mal dirigida puede ser una pesadilla. La cooperación entre el presidente o moderador y el redactor de actas es un factor clave para redactar actas precisas a mano o por ordenador. 

Sin embargo, esta cooperación no siempre existe. Si el presidente permite que los oradores digan lo que quieran, sin importar si está relacionado o no con el tema que se está tratando, dificulta enormemente el trabajo del redactor de actas.

Capturar las actas de una reunión con Sonix

Con Sonix, los redactores de actas pueden capturar automáticamente cada palabra importante durante las reuniones para que no se olvide nada a la hora de crear proporciona un software avanzado con tecnología de IA para capturar y marcar automáticamente la hora de cada palabra. 

Deja que Sonix se encargue de las actas; es impresionantemente preciso y lo grabará todo por ti. Además, siempre podrás ajustar lo que se transcribe. Y la tecnología de voz a texto de última generación permite que esto software de transcripción para identificar a los distintos oradores y clasificar los intercambios en diferentes apartados. 

Comparta actas de reuniones en segundos y aproveche los permisos multiusuario para mejorar la colaboración. Es asombrosamente preciso y brillantemente rápido. Puedes buscar, editar, organizar y compartir transcripciones de actas de reuniones con cualquier persona desde cualquier lugar y dispositivo.

Los redactores de actas también pueden añadir fácilmente sus propias notas y comentarios a las transcripciones de las reuniones creadas por Sonix. Todas las grabaciones de las actas de las reuniones son precisas, minuciosas y, lo mejor de todo, fáciles de capturar. 

¿Está listo para saber más sobre cómo revolucionar las actas de sus reuniones? Póngase en contacto con nuestro equipo de Sonix para una demostración gratuita de transcripción de 30 minutos.