Cómo activar la transcripción en los equipos

Hoy en día, la comunicación eficaz es vital para el éxito. Microsoft Teams ha surgido como una plataforma clave para la colaboración, ofreciendo funciones que mantienen a los equipos conectados y eficientes. Una de ellas es la transcripción, que convierte las palabras habladas en texto escrito durante las reuniones. Esto no sólo ayuda a los participantes a seguir la conversación más fácilmente, sino que también crea un registro de las discusiones para futuras consultas. 

La transcripción es especialmente beneficiosa para los miembros del equipo que se incorporan tarde, tienen problemas de audición o no son hablantes nativos. Simplifica la revisión y el intercambio de información importante después de las reuniones. Si permite la transcripción, mejorará la comprensión, se asegurará de que no se pasa nada por alto y aumentará la productividad general. 

En este artículo, le guiaremos a través de los pasos necesarios para activar la transcripción en Teams, de modo que pueda aprovechar al máximo esta valiosa herramienta.

¿Qué es la transcripción en Microsoft Teams?

La transcripción en Microsoft Teams convierte automáticamente las palabras habladas de las reuniones en texto escrito. Esto permite a los usuarios revisar y buscar en el contenido de la reunión a posteriori, lo que mejora la productividad y garantiza que se recojan los detalles importantes.

Cuando la transcripción está activada, Microsoft Teams utiliza tecnología avanzada de reconocimiento de voz para generar un registro escrito de la reunión en tiempo real. La transcripción se pone a disposición de todos los participantes una vez concluida la reunión.

Tener un registro escrito de las reuniones es especialmente útil para:

• Revisión de puntos y decisiones clave: Con una transcripción, puede repasar rápidamente el contenido de la reunión y refrescar la memoria sobre los temas importantes tratados. 
• Búsqueda de información específica: Las transcripciones permiten realizar búsquedas, lo que facilita encontrar menciones de palabras clave, nombres o temas sin tener que volver a ver toda la reunión.
• Compartir con miembros del equipo ausentes: Si alguien no puede asistir a la reunión, puede mantenerse informado leyendo la transcripción cuando le convenga.

¿Por qué activar la transcripción en Microsoft Teams?

La transcripción en Microsoft Teams mejora la eficacia y la colaboración en las reuniones. Estas son algunas de las principales razones para activar esta función:

• Mejora de la accesibilidad: Las transcripciones hacen que las reuniones sean más inclusivo para los participantes sordos, con dificultades auditivas o cuya lengua materna no sea el español. Pueden seguir el texto escrito en tiempo real o repasarlo más tarde.
• Tomar notas más fácilmente: Con la transcripción automática, ya no tendrás que teclear frenéticamente notas durante las reuniones. La transcripción sirve como registro exhaustivo del debate, lo que le permite centrarse en la participación activa.
• Revisión simplificada de contenidos: Después de la reunión, puedes hojear rápidamente la transcripción para refrescar la memoria sobre los puntos clave, las decisiones y las acciones. Esto ahorra tiempo en comparación con volver a ver el vídeo entero o rebuscar en largas grabaciones.
• Mayor capacidad de búsqueda: En las transcripciones se pueden realizar búsquedas completas, lo que permite encontrar menciones específicas de palabras clave, nombres o temas en cuestión de segundos. Esto resulta especialmente útil cuando se trata de localizar información importante de reuniones pasadas.
• Intercambio de conocimientos racionalizado: Al compartir las transcripciones de las reuniones, puede mantener informados a los miembros del equipo ausentes y alineados con el debate. Así te aseguras de que todos estén de acuerdo, aunque no puedan asistir a la reunión en persona.
• Aumento de la productividad: Con las transcripciones, puedes hacer varias cosas a la vez durante las reuniones sin miedo a perderte información crucial. Puedes consultar el texto más tarde para ponerte al día sobre cualquier punto que hayas pasado por alto mientras te concentrabas en otras tareas.

La transcripción en Microsoft Teams agiliza el seguimiento de las reuniones, mejora la retención de la información y aumenta la productividad general. Como el trabajo a distancia sigue siendo frecuente, esta función es aún más valiosa para la colaboración eficaz entre equipos distribuidos.

Cómo activar la transcripción en los equipos

Cuando la transcripción está activada, Microsoft Teams utiliza tecnología avanzada de reconocimiento de voz para generar un registro escrito de la reunión en tiempo real. A continuación se explica cómo activar la transcripción en Teams.

1. Acceda al Centro de administración de Microsoft Teams

Para habilitar la transcripción en Microsoft Teams, empiece por acceder al centro de administración de Microsoft Teams e inicie sesión con las credenciales de su cuenta de administrador. Si no tiene acceso de administrador, póngase en contacto con el administrador de TI de su organización para que le conceda los permisos necesarios o realice los cambios en su nombre.

Una vez iniciada la sesión, accederá al panel del centro de administración de Microsoft Teams. Aquí podrá gestionar varios ajustes y políticas para el entorno de Teams de su organización. Vaya a la configuración específica para activar la transcripción en sus reuniones de Teams.

2. Navegue hasta Políticas de reuniones

Para configurar los ajustes de transcripción en Microsoft Teams, vaya al centro de administración de Microsoft Teams y seleccione "Reuniones" en el menú de la izquierda. A continuación, seleccione "Políticas de reuniones" de las opciones desplegables.

Las políticas de reuniones permiten gestionar diversos aspectos de las reuniones, como los permisos de los participantes, las opciones de grabación y los ajustes de transcripción. Por defecto, hay una "Global (Org-wide default)" que se aplica a todos los usuarios de su organización.

Puede modificar esta política global existente o crear una nueva política personalizada para habilitar la transcripción. Las políticas personalizadas ofrecen la flexibilidad de aplicar diferentes configuraciones a grupos de usuarios o equipos específicos.

Para crear una nueva política personalizada, haga clic en el botón "Añadir" en la parte superior de la página Políticas de reuniones. Proporcione un nombre y una descripción que identifiquen claramente su finalidad, como por ejemplo "Política de transcripción habilitada".

Si decide modificar la política global existente, simplemente haga clic en su nombre para abrir la página de configuración.

3. Editar o crear una política de reuniones

En la configuración de la política de reuniones, desplácese hasta la opción "Grabación y transcripción" donde encontrará la opción de activar la transcripción. Si está editando una política existente, simplemente active la opción "Transcripción" cambiar a "On" para activar la transcripción en todas las reuniones que utilicen esta política. Si está creando una nueva política personalizada, asegúrese de que el campo "Transcripción" se establece en "On" antes de guardar.

Tras realizar los cambios necesarios, pulse "Guardar" en la parte inferior de la página para aplicar la configuración actualizada. Tenga en cuenta que la activación de la transcripción en una política de reuniones no concede automáticamente el acceso a todos los usuarios. Deberá asignar la política a los usuarios o grupos específicos que deban disponer de la función de transcripción.

Puede asignar políticas a los usuarios de forma individual o masiva a través del centro de administración de Microsoft Teams o mediante comandos de PowerShell.

Una vez activada la transcripción y asignada la política, los organizadores y participantes de la reunión pueden iniciar la transcripción durante sus reuniones de Teams. La transcripción se generará en tiempo real y estará disponible para su revisión y búsqueda una vez concluida la reunión.

Es importante tener en cuenta que, por el momento, la transcripción se realiza en inglés, aunque se espera que en el futuro se amplíe a otros idiomas. Además, la calidad de la transcripción puede variar en función de factores como la claridad del audio, el acento del orador y el ruido de fondo.

Para obtener los mejores resultados de transcripción posibles, anime a los participantes en la reunión a utilizar dispositivos de audio de alta calidad, minimice el ruido de fondo y hable con claridad a un ritmo moderado. Al habilitar la transcripción en sus reuniones de Teams, puede mejorar la accesibilidad, agilizar la toma de notas y mejorar la productividad general de la colaboración de su equipo.

Aproveche esta potente función para liberar todo el potencial de sus reuniones virtuales.

4. Activar transcripción

En la configuración de la política de reuniones, localice la opción "Transcripción" y cambiarla a "On". Este ajuste permite la transcripción automática de las palabras habladas en texto escrito durante las reuniones de Teams. Después de activar la transcripción, haga clic en "Guardar" en la parte inferior de la página para aplicar los cambios. La configuración actualizada de la política entrará en vigor inmediatamente.

Recuerde que sólo las reuniones organizadas por usuarios asignados a esta política tendrán habilitada la transcripción. Si desea habilitar la transcripción para usuarios o grupos específicos, deberá asignarles la política en consecuencia.

Microsoft Teams utiliza tecnología avanzada de reconocimiento de voz para generar transcripciones en tiempo real. La precisión de la transcripción puede variar en función de factores como la calidad del audio, el ruido de fondo y el acento del interlocutor. Para garantizar los mejores resultados posibles, se recomienda:

• Utiliza dispositivos de audio de alta calidad, como auriculares o micrófonos.
• Celebrar las reuniones en un entorno tranquilo con el mínimo ruido de fondo.
• Anime a los participantes a hablar con claridad y a un ritmo moderado.

Una vez concluida la reunión, las transcripciones generadas están disponibles para su revisión y búsqueda. Los participantes pueden acceder a la transcripción a través del chat de la reunión o de la página de detalles. Las transcripciones son especialmente útiles para:

• Ponerse al día sobre las reuniones o los puntos clave que no se han tratado.
• Búsqueda de temas específicos o palabras clave mencionadas durante la reunión.
• Compartir el contenido de las reuniones con los miembros del equipo que no pudieron asistir.

Si permite la transcripción, mejorará la accesibilidad y la productividad de sus reuniones de equipos. Los participantes pueden centrarse en la participación activa en lugar de tomar notas, con la seguridad de que dispondrán de un registro escrito exhaustivo para su posterior consulta.

5. Asignar la política a los usuarios

Una vez que haya creado o modificado una política de reunión con la transcripción activada, el siguiente paso es asignarla a los usuarios o grupos que necesiten esta función. La asignación de la política garantiza que los ajustes de transcripción se apliquen a sus reuniones.

Para asignar la política, navegue hasta "Usuarios" en el centro de administración de Microsoft Teams. Puede buscar usuarios específicos o filtrarlos en función de criterios como el departamento o la ubicación. Seleccione los usuarios a los que desea asignar la política y, a continuación, haga clic en "Editar configuración" en el menú superior. En la sección "Política de reuniones" seleccione la política que creó con la transcripción activada. Haga clic en "Aplicar" para guardar los cambios. Los usuarios seleccionados dispondrán ahora de la función de transcripción en sus reuniones de Teams.

También puede asignar la política a un grupo de usuarios simultáneamente. En el centro de administración de Microsoft Teams, vaya a la sección "Grupos" y seleccione el grupo deseado. Haga clic en "Editar configuración"seleccione la política de transcripción en la lista "Política de reuniones" y aplique los cambios. Esto asignará la política a todos los miembros del grupo.

Uso de PowerShell para activar la transcripción

Además de utilizar el centro de administración de Microsoft Teams, puede activar la transcripción de sus reuniones mediante comandos de PowerShell. Este método es especialmente útil para gestionar políticas y ajustes de reuniones a escala o mediante automatización.

Para empezar a utilizar PowerShell para Microsoft Teams, deberá instalar el módulo PowerShell para Microsoft Teams y conectarse a su entorno de Teams.

1. Instale el módulo PowerShell de Microsoft Teams

Abra PowerShell como administrador y ejecute el siguiente comando para instalar el módulo PowerShell de Microsoft Teams:

Install-Module -Name MicrosoftTeams

Confirme la instalación cuando se le solicite. El módulo descargará e instalará los componentes necesarios.

2. Conectarse a Microsoft Teams

Una vez instalado el módulo, utilice el siguiente comando para conectarse a su entorno de Microsoft Teams:

Connect-MicrosoftTeams

Se le pedirá que inicie sesión con las credenciales de su cuenta de administrador de Teams. Introduzca su nombre de usuario y contraseña para autenticar la conexión.

Tras conectarse correctamente, puede empezar a utilizar los comandos de PowerShell para gestionar la configuración de Teams, incluida la activación de la transcripción para las reuniones.

3. Actualizar la política de reuniones

Para activar la transcripción para una política de reunión específica mediante PowerShell, utilice el cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy con la siguiente sintaxis:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "PolicyName" -AllowTranscription $True

Sustituya "PolicyName" por el nombre de la política de reuniones que desea actualizar. Por ejemplo, si su política se llama "TranscriptionEnabledPolicy", el comando sería:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "TranscriptionEnabledPolicy" -AllowTranscription $True

Pulse Intro para ejecutar el comando. PowerShell actualizará la directiva de reunión especificada para habilitar la transcripción.

Puede verificar el cambio de política ejecutando el siguiente comando:

Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identidad "PolicyName"

Busque la propiedad AllowTranscription en la salida. Debería ser True, lo que indica que la transcripción está activada para esa política.

Recuerde asignar la política actualizada a los usuarios o grupos deseados para que la función de transcripción surta efecto en sus reuniones.

El uso de PowerShell para gestionar los ajustes de transcripción proporciona una mayor flexibilidad y control, especialmente cuando se trata de múltiples políticas o de automatizar el proceso de configuración.

Como Microsoft sigue mejorando Teams con nuevas funciones y capacidades, es importante mantenerse al día con los últimos comandos de PowerShell y las mejores prácticas. Consulte periódicamente la Documentación de referencia de Microsoft Teams PowerShell para actualizaciones y cmdlets adicionales relacionados con la transcripción y otras configuraciones de reuniones.

Limitaciones de la transcripción de Microsoft Teams

Aunque Microsoft Teams es una potente herramienta de colaboración, su función de transcripción integrada deja mucho que desear. La precisión es inconsistente, a menudo aterrizando entre 80-90%, que puede ser suficiente para conversaciones casuales, pero se queda corto para las necesidades profesionales. El aspecto de la traducción es especialmente decepcionante, ya que las transcripciones en otros idiomas no suelen ser fiables.

Además, la transcripción de Teams tiene dificultades cuando la calidad del audio no es perfecta, lo que la hace demasiado dependiente de unas condiciones prístinas. En cambio, las transcripciones Transcripción de IA y las herramientas de traducción proporcionan una asistencia multilingüe más precisa y gestionan mucho mejor los distintos entornos de audio, por lo que ofrecen una solución más fiable para las empresas.

Si busca una solución que ofrezca una transcripción y traducción mejores, versátiles y más precisas, una solución de terceros como Sonix es la alternativa perfecta.

¿Por qué elegir Sonix para transcribir reuniones de equipos?

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Precisión extremadamente alta

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Herramientas de análisis basadas en IA

Avanzado de Sonix Herramientas de análisis de IAcomo el análisis de sentimientos, el análisis temático y la detección de entidades, ofrecen información que va más allá de la transcripción básica. Estas funciones ayudan a las empresas a identificar rápidamente temas, emociones y patrones clave en las transcripciones.

A diferencia de Microsoft Teams, que carece de tales capacidades, Sonix Herramientas de IA lo convierten en un recurso inestimable para las organizaciones que necesitan un análisis detallado de los contenidos e información práctica.

Mensajes personalizados

La función de mensajes personalizados de Sonix permite a los usuarios interactuar directamente con el contenido transcrito. Mediante el uso de instrucciones personalizadas basadas en IA, los usuarios pueden conversar prácticamente con sus documentos y extraer rápidamente información o respuestas de largas transcripciones. Esta es una ventaja significativa sobre la transcripción de Microsoft Teams, ya que ofrece un enfoque más interactivo y personalizado para navegar y analizar el contenido, ahorrando tiempo y mejorando la productividad.

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Reflexiones finales

En este artículo, hemos cubierto los pasos esenciales para habilitar la transcripción en Microsoft Teams, incluida la navegación por la configuración, la habilitación de subtítulos en directo y la gestión de las transcripciones guardadas. Estas funciones son cruciales para mejorar colaboración en equipogarantizar la accesibilidad y crear actas precisas de las reuniones.

Siguiendo estos pasos, los lectores podrán sacar el máximo partido de las funciones de transcripción integradas en Teams, lo que les ayudará a mantenerse organizados y eficientes durante las reuniones en línea.

Sin embargo, si buscas una herramienta de transcripción superior, Sonix es tu mejor opción. Con mejor precisión, soporte multilingüe y sólidas funciones de seguridad, Sonix supera la transcripción nativa de Microsoft Teams.

Además, Sonix ofrece funciones de traducción perfectas y una mayor versatilidad, lo que permite a los usuarios transcribir, editar y compartir contenidos de una forma que Microsoft Teams no puede igualar. Tanto si gestiona equipos globales como si maneja datos confidenciales, Sonix garantiza transcripciones más rápidas, seguras y fiables.

Preguntas frecuentes

¿Puedo activar la transcripción para un equipo o canal específico?

Sí, puede crear una política de reuniones personalizada con la transcripción activada y asignarla a equipos o individuos específicos.

¿Cómo acceder a las transcripciones después de una reunión?

Las transcripciones suelen estar disponibles en los detalles de la reunión o en el historial del chat. También puedes consultar la sección de transcripción y grabación para ver transcripciones anteriores.

¿Se pueden editar las transcripciones?

Aunque las transcripciones predeterminadas de Teams no son editables, el uso de un servicio de terceros como Sonix permite editar y perfeccionar las transcripciones según sea necesario.

¿Puedo transcribir una reunión de equipo una vez finalizada?

Sí, si la reunión se grabó, puede grabar una reunión de Equipos y luego transcribir la grabación con Sonix u otro servicio de transcripción.

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