Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen (und warum sie so wichtig sind) 

Zusammenarbeit ist der Eckpfeiler eines florierenden Unternehmens, und so wie sich die Arbeitsplatzkulturen nach den durch die COVID-19-Pandemie ausgelösten Veränderungen weiterentwickeln, so muss auch die Art und Weise, wie Unternehmen Fernarbeit, Zusammenarbeit und Kommunikation annehmen, angepasst werden. 

Damit Ihr Unternehmen die Flexibilität, die Telearbeit, Online-Meetings und Telekommunikation bieten, voll ausschöpfen kann, ist es wichtiger denn je, Besprechungsprotokolle genau, konsistent und effizient aufzuzeichnen und weiterzugeben.

Was sind Sitzungsprotokolle?

Der Begriff "Sitzungsprotokoll" hat nichts mit der Zeit zu tun, obwohl es durchaus Sinn machen würde, wenn es so wäre! In diesem Zusammenhang kommt "Protokoll" von Minutienein lateinisches Wort, das "Details" oder "Kleinigkeiten" bedeutet. Einigen Quellen zufolge wurde der Begriff erstmals in den 1700er Jahren verwendet, und zwar in Anlehnung an die Formulierung Minuta Scripturawas "kleine Notizen" bedeutet. Protokolle sind also kurze Zusammenfassungen von Sitzungen.

Das Herzstück von Besprechungsprotokollen sind Mitschriften: schnelle, genaue, schriftliche Aufzeichnungen über den Verlauf wichtiger Unternehmensbesprechungen. Jedes Unternehmen profitiert davon, wenn es solide Abschriften der in Sitzungen besprochenen Themen aufbewahrt. Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen die Sitzungsprotokolle jedoch korrekt aufgezeichnet werden.

Das Sitzungsprotokoll sollte die Fakten festhalten: wer anwesend war, wer an der Diskussion teilgenommen hat und welche Entscheidungen getroffen wurden. Zusätzlich zu diesen grundlegenden Informationen ist es auch wichtig, alle Aktionspunkte zu dokumentieren, die nach Abschluss der Sitzung weiterverfolgt werden müssen. Dazu können Aufgaben gehören, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen wurden, Fristen für die Erledigung und alle anderen Schritte, die unternommen werden müssen.

Die Vorteile eines genauen Sitzungsprotokolls liegen auf der Hand. Sie dokumentieren den Ablauf und bieten einen Prüfpfad, so dass jeder weiß, was während einer bestimmten Sitzung passiert ist. Dies hilft Organisationen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, verhindert Missverständnisse und sorgt für Verantwortlichkeit. Außerdem kann eine Abschrift noch Monate später die Erinnerung auffrischen. 

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, sicherzustellen, dass die Protokolle einheitlich und genau geführt werden. Dies kann geschehen, indem eine Person mit dieser Aufgabe betraut wird, oder indem digitale Tools wie Sonix eingesetzt werden, um den Prozess zu optimieren. 

Was hat es mit den Sitzungsprotokollen auf sich?

Besprechungsprotokolle können als detaillierte Aufzeichnungen der Ereignisse einer Besprechung definiert werden. Protokolle haben fünf wichtige Funktionen:

1. Sie dienen als Erinnerungshilfe
2. Sie dienen als Leitfaden
3. Sie dienen als Referenz für abwesende Mitglieder
4. Sie sparen enorm viel Zeit
5. Sie könnten als Beweismittel für die Verteidigung Ihres Unternehmens dienen. 

Teammitglieder können den Überblick über Zeitpläne, Verpflichtungen und Maßnahmen behalten, wenn sie sich auf die entsprechenden Sitzungsprotokolle beziehen können. Die meisten Unternehmen bewegen sich in einem schnellen Tempo. Ohne Erinnerungen wird unweigerlich etwas durch die Maschen fallen. 

Mit Hilfe von Sitzungsprotokollen können jedoch alle Beteiligten ihre Ziele im Auge behalten und sicherstellen, dass alles auf den Erfolg ausgerichtet ist.

Die Anfertigung von Sitzungsprotokollen hilft allen Teilnehmern, ihre Verantwortlichkeiten zu kennen, unabhängig davon, ob sie bei der Sitzung anwesend waren oder nicht. Protokolle helfen auch, sich wiederholende Diskussionen zu vermeiden, was die Effizienz am Arbeitsplatz verbessert. , 

In vielen Unternehmen und Organisationen gibt es Aufgaben oder Projekte, die sich regelmäßig wiederholen. Wenn Sie in früheren Besprechungsprotokollen nachsehen können, wer mit einer bestimmten Aufgabe betraut war, ist es einfacher, ähnliche Aufgaben in Zukunft demselben Mitarbeiter zuzuweisen.

Der Protokollant erstellt einen Leitfaden, auf den sich das Team beziehen und dem es folgen kann. Zusammenfassungen für alle, die nicht anwesend sein können, sparen wertvolle Zeit, die sonst dafür verwendet würde, abwesende Mitglieder auf den neuesten Stand zu bringen. Niemand wird zurückgelassen, und niemand muss kostbare Zeit damit verbringen, Abwesende darüber zu informieren, was sie verpasst haben.

Angemessene Protokolle können von zwanglos bis äußerst formell reichen; sie können eine Gruppe, die eine Geburtstagsfeier plant, im Detail beschreiben oder eine Gerichtssitzung zusammenfassen. Unabhängig von der Art der Sitzung, die sie dokumentieren, kann ein genaues, gründliches Protokoll wertvolle Informationen für die Zukunft liefern. 

Sie können informelle Protokolle verwenden, um einfache Übersichten anzufertigen und Diskussionen zum späteren Nachschlagen zu dokumentieren. Alternativ können Sie formelle Protokolle verwenden, wenn Sie mit offiziellen Rechtsdokumenten arbeiten. Protokolle können im Falle eines Rechtsstreits als Beweismittel dienen, da sie Fakten über Absichten, Entscheidungen und Handlungen dokumentieren.

Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen 

Lassen Sie uns über die ideale Art und Weise der Protokollführung sprechen. Wählen Sie zunächst die richtige Person für die Protokollführung aus. Es ist nicht einfach, alles gleichzeitig zu hören und aufzuzeichnen, egal ob von Hand oder mit einem Gerät. 

Sonix bietet eine bessere Möglichkeit, Sitzungsprotokolle zu erstellen. Dieses integrierte Programm wandelt Audio- und Videodaten automatisch in Text um. Unabhängig davon, wie die Abschriften erstellt werden, ist es jedoch wichtig, dass der Protokollant weiß, was in das Protokoll aufgenommen und was weggelassen werden soll. 

Sind Sitzungsprotokolle nicht nur Notizen? Was ist der Unterschied?

Es besteht ein gewisser Unterschied zwischen Protokollen und Notizen; ein Teil davon liegt darin, wie man Besprechungsprotokolle und wie man Notizen aufzeichnet. In der Regel machen sich die Teilnehmer einfach Notizen, um sich an die Geschehnisse während einer Sitzung zu erinnern. Notizen sind wesentlich weniger formell als Sitzungsprotokolle und eignen sich daher für interne Sitzungen, an denen Mitarbeiter teilnehmen. Andererseits sind Protokolle wesentlich organisierter und besser geeignet, wenn externe Teilnehmer an den Sitzungen teilnehmen. Protokolle können als formelle Abschriften betrachtet werden, während Notizen informelle, kurze Erinnerungen sind.

Abgesehen davon, dass Protokolle formell und Notizen informell sind, gibt es fünf weitere große Unterschiede zwischen dem, was in ein Sitzungsprotokoll aufgenommen werden sollte, und dem, was Sitzungsnotizen im Allgemeinen enthalten:

1. Protokolle dokumentieren die Einzelheiten der Tagesordnung und werden an die Teilnehmer weitergegeben. Notizen sind eher für den persönlichen Gebrauch gedacht und werden normalerweise nicht weitergegeben.
2. Ein Dokument mit Protokollen ist stärker strukturiert und hat oft eine Vorlage. Notizen hingegen haben keine Struktur und hängen vom persönlichen Stil des Protokollanten ab.
3. Das Protokoll sollte von einem designierten Protokollführer angefertigt werden, der vor der Sitzung als Aufgabe zugewiesen wird. Notizen werden nur zur Erinnerung gemacht, daher ist ein ausgewiesener Protokollführer nicht erforderlich.
4. Projektleiter oder Vorstandsmitglieder können Protokolle genehmigen. Besprechungsnotizen müssen nicht genehmigt werden. 
5. Ein Sitzungsprotokoll dient als vollständige Aufzeichnung der Sitzung, während Sitzungsnotizen nur die wichtigsten Details einer Sitzung wiedergeben.

Denken Sie daran, dass Notizen, auch wenn sie informell sind und für persönliche Zwecke verwendet werden, trotzdem weitergegeben werden können; sie werden nur im Allgemeinen nicht mit der Absicht geschrieben, sie weiterzugeben. Notizen werden in der Regel einfach und unorganisiert verfasst, während Protokolle einer systematischen, organisierten (und oft vorab genehmigten) Vorlage folgen sollten. 

Die Entwicklung der Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen

Jahrzehntelang wurden Sitzungsprotokolle mühsam von Hand aufgezeichnet, stark redigiert und vielleicht sogar maschinengeschrieben. Viele Leute machen immer noch Protokolle auf diese Weise. 

Um allen Sitzungsteilnehmern eine Kopie des Protokolls zukommen zu lassen, müsste jemand eine beträchtliche Menge Papier in einen Kopierer einlegen - und dieser Vorgang würde bei jeder Sitzung wiederholt werden. Dieses veraltete Verfahren kostet eine Menge Mühe, Zeit und Geld.

Dann kam das Internet, gefolgt von leichtgewichtigen, einfach zu transportierenden persönlichen Geräten, die bei Sitzungen Papier und Bleistift ablösten. Solange die Person, die für die Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen zuständig ist, schnell tippen kann und gleichzeitig dem Verlauf der Sitzung aufmerksam folgt, kann die Arbeit auf diese Weise viel schneller erledigt werden. 

Mit der Einführung von Programmen und Apps für die Zusammenarbeit wurde der Austausch von Protokollen zu einer einfachen, papierlosen Aufgabe. Ein Problem blieb jedoch bestehen: die komplizierte, fehleranfällige Art und Weise, wie viele Menschen ihre hastig geschriebenen Sitzungsnotizen in Protokolle umschrieben. 

Leider sind die meisten Notizen unordentlich, verwirrend und unorganisiert. Es ist eine Herausforderung, dieses Durcheinander in eine lesbare, genaue Aufzeichnung von allem, was während einer Sitzung passiert, zu verwandeln. Trotz dieser Schwierigkeit musste ein Mitarbeiter diese Notizen verwenden und einen schriftlichen Bericht über die Tagesordnung der Sitzung zusammenstellen. 

Mit Sonix ist es jetzt fast mühelos, jedes Wort während einer Besprechung aufzunehmen! Sie müssen sich nicht mehr abmühen, alles aufzuzeichnen. Sonix macht das für Sie.

Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen

Bei all dem Gerede über Vorlagen, Vorabgenehmigungen und Organisation im Zusammenhang mit der Bedeutung von "Besprechungsprotokollen" kann es wie eine überwältigende Last erscheinen, zu lernen, wie man Besprechungsprotokolle aufzeichnet. Protokolle sind jedoch wichtig; sie werden oft zu einer wichtigen Ressource für Unternehmen, Organisationen und Teams.

Wer wird das Sitzungsprotokoll führen?

Sitzungsprotokolle bieten den Vorteil, dass sie Rechenschaft ablegen können, da sie bestimmte Details enthalten, insbesondere wenn die Abstimmungen der Mitglieder dokumentiert oder bestimmte Maßnahmen zugewiesen werden. Am besten ist es, bei jeder Sitzung eine einzelne Person mit dem Protokollieren zu beauftragen. 

Viele Unternehmen und Organisationen beauftragen einen Verwaltungsassistenten mit der Protokollführung. Diese Aufgabe kann jedoch auch von jedem anderen Mitglied der Sitzungsplattform übernommen werden. 

Viele Protokollführer verlassen sich heute auf automatisierte Programme wie Sonix, um die Herausforderung der Protokollierung von Sitzungen zu erleichtern. Die Verwendung eines Programms wie Sonix erleichtert die Arbeit und verbessert die Genauigkeit der Protokollierung erheblich. Außerdem hat der Protokollführer während der Besprechung mehr Zeit, so dass er aktiv an der Besprechung teilnehmen kann. Außerdem können sie Clips und vollständige Abschriften in Sekundenschnelle mit anderen teilen.

Was sollte in das Protokoll aufgenommen werden?

Jedes Dokument sollte mit einer Vorlage beginnen. Eine Vorlage ist eine leere Gliederung, die im Vorfeld erstellt wird und im Laufe der Sitzung ausgefüllt werden kann, wenn neue Informationen bekannt werden. Die Erstellung dieser Vorlage ist sehr einfach und dauert nur ein paar Minuten! Wenn Sie die Vorlage ein paar Mal benutzt haben, wird sie Ihnen zur zweiten Natur. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlage die folgenden Felder enthält:

• Das Datum der Sitzung
• Namen der anwesenden Personen (einschließlich der Gäste)
• Die Namen der abwesenden Mitglieder
• Eine Aufforderung zur Ordnung, in der die Uhrzeit des Beginns der Sitzung und das allgemeine Ziel angegeben sind
• Tagesordnungspunkt 1 mit einer Zusammenfassung, Anträgen und anderen wichtigen Details
• Zusätzliche Tagesordnungspunkte mit den gleichen Informationen
• Der Zeitpunkt des Endes der Sitzung
• Datum und Uhrzeit der nächsten Sitzung
• Eine Liste aller während der Sitzung verteilten Dokumente
• Änderung oder Annahme des Protokolls der vorangegangenen Sitzung
• Ergebnisse der Wahlen
• Anträge, die angenommen oder abgelehnt wurden

Der Protokollführer kann alles von Hand schreiben, während die Besprechung weitergeht, oder die Informationen mit einem Laptop oder Tablet in eine Vorlage eintippen. Wenn es um die korrekte Aufzeichnung von Besprechungsprotokollen geht, ist es am besten, die Vorteile der KI-Technologie von Sonix zu nutzen, um jedes Wort automatisch zu erfassen und in einen genauen, organisierten Text zu verwandeln.

Das Problem der handschriftlichen Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen

Das Schreiben oder Abtippen von Sitzungsprotokollen per Hand ist nicht gerade einfach. Für viele Menschen erfordert es eine Menge Übung, gleichzeitig zuzuhören und zu protokollieren. Das Verfassen von Sitzungsprotokollen in Echtzeit birgt vier wesentliche Nachteile oder Herausforderungen:

Es ist ein Kampf zwischen Protokollführung und Teilnahme

Es ist schwierig für Protokollführer, ihre Arbeit gut zu machen, wenn sie stark in den in der Sitzung besprochenen Gegenstand involviert sind. Dies gilt umso mehr, wenn der Protokollführer ein tiefes, vielschichtiges Wissen über das Thema hat. Sollten sie sich auf das Protokollieren konzentrieren oder sich an der Diskussion beteiligen? Darauf gibt es keine einfache Antwort. 

In diesem Fall könnte ein stellvertretender Protokollführer die Aufgabe übernehmen, wenn der Hauptprotokollführer seinen Vortrag hält, aber diese Lösung bringt andere Herausforderungen mit sich.

Zu viele Informationen werden zu schnell gegeben

Besprechungen folgen selten einem linearen Muster. Es geht nicht immer nur darum, dass Person A spricht und dann Person B zuhört und antwortet. Gespräche werden unübersichtlich und sind schwer zu verfolgen. 

Oft sprechen mehrere Personen gleichzeitig und lenken die Diskussion vom Hauptthema ab. Was soll der Protokollführer aufschreiben, wenn so viel auf einmal passiert? Es ist fast unmöglich, die Einzelheiten mehrerer gleichzeitiger Gespräche genau festzuhalten.

Kein Papier, keine Tinte, keine Batterie (oder keine Energie!) mehr

Mitarbeiter können eine anstrengende Aufgabe wie das Protokollieren nur eine bestimmte Zeit lang aufrechterhalten, bevor sie ausbrennen, langsamer werden oder einfach keine Ausdauer mehr haben, um weiterzumachen. Es besteht immer das Risiko, dass nicht genügend Hilfsmittel zur Verfügung stehen, um die Arbeit zu erledigen, egal ob es sich um Papier und Stift, einen Laptop-Akku oder die eigene Energie handelt. Und was passiert, wenn der Protokollführer nicht an einer Sitzung teilnehmen kann? 

Der erhöhte Schwierigkeitsgrad einer schlecht geführten Besprechung

Das Protokollieren einer gut geführten Sitzung ist eine Herausforderung; das Protokollieren einer schlecht geführten, schlecht moderierten und schlecht geleiteten Sitzung kann ein Alptraum sein. Die Zusammenarbeit zwischen dem Vorsitzenden oder Moderator und dem Protokollführer ist ein Schlüsselfaktor für die Erstellung eines genauen Protokolls per Hand oder Computer. 

Diese Zusammenarbeit ist jedoch keineswegs immer gegeben. Wenn der Vorsitzende es zulässt, dass die Redner sagen, was sie wollen, ohne Rücksicht darauf, ob es etwas mit dem Thema zu tun hat, wird die Arbeit des Protokollführers sehr viel schwieriger.

Protokolle von Besprechungen mit Sonix aufzeichnen

Mit Sonix können Protokollanten jedes wichtige Wort während eines Meetings automatisch erfassen, so dass bei der Erstellung nichts vergessen wird. Die fortschrittliche Software, die auf KI-Technologie basiert, erfasst automatisch jedes Wort und versieht es mit einem Zeitstempel. 

Überlassen Sie die Protokollführung Sonix; es ist beeindruckend genau und nimmt alles für Sie auf. Sie können auch jederzeit anpassen, was transkribiert wird. Und die hochmoderne Sprache-zu-Text-Technologie ermöglicht dies Transkriptionssoftware um einzelne Sprecher zu identifizieren und den Austausch in verschiedene Abschnitte zu sortieren! 

Geben Sie Besprechungsprotokolle in Sekundenschnelle weiter und nutzen Sie die Vorteile der Mehrbenutzerberechtigung, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Es ist erstaunlich genau und unglaublich schnell. Sie können Abschriften von Besprechungsprotokollen suchen, bearbeiten, organisieren und mit jedem von überall und auf jedem Gerät teilen.

Protokollanten können den von Sonix erstellten Sitzungsprotokollen auch ganz einfach ihre eigenen Notizen und Kommentare hinzufügen. Jede Aufzeichnung eines Besprechungsprotokolls ist genau, gründlich und vor allem einfach zu erfassen. 

Sind Sie bereit, mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Sitzungsprotokolle revolutionieren können? Kontaktieren Sie unser Team bei Sonix und fordern Sie eine kostenlose 30-minütige Transkriptionsdemo an!