Sådan opretter du et Zoom-møde

Zoom-møder er blevet en integreret del af moderne kommunikation, der forbinder mennesker over hele kloden til arbejde, uddannelse og sociale interaktioner. I takt med at fjernsamarbejdet fortsætter med at vokse, er det afgørende at forstå, hvordan man opretter, administrerer og planlægger Zoom-møder for at kunne gennemføre de daglige møder effektivt.

I denne artikel lærer du det vigtigste om Zoom-møder, som at oprette en konto, planlægge møder, styre dine virtuelle møder og få mest muligt ud af dem.

Hvad er et Zoom-møde?

Et Zoom-møde er en virtuel videokonferencesession, der afholdes på Zoom, en af de største videokonference- og webinar applikationer på markedet. Zoom giver deltagerne mulighed for at oprette fjernforbindelse fra forskellige enheder og steder. Det giver mulighed for lyd, video, skærmdeling og samarbejde i realtid til problemfri onlinemøder og -diskussioner.

Sådan opretter du et Zoom-møde i 5 trin

Her kan du se, hvordan du opretter et Zoom-møde og inviterer folk i bare fem trin.

Trin 1: Opret en Zoom-konto

Du skal oprette en konto for at sætte Zoom-møder op.

Gå til Zoom tilmeldingsside.
Indtast din e-mailadresse, og følg anvisningerne for at oprette din konto. Du kan også tilmelde dig med din Google-, Apple-ID- eller Facebook-konto.
Når din konto er oprettet, skal du downloade Zoom desktop-appen til din computer eller mobilappen til din smartphone eller tablet. Du kan også bruge webstedet i browseren til at deltage i et møde, men de selvstændige apps har flere funktioner og bedre brugergrænseflader.
Log ind på appen med dine Zoom-kontooplysninger.

Når din Zoom-konto er oprettet og appen installeret, er du klar til at begynde at oprette og afholde Zoom-møder.

2. Forstå Zoom-brugergrænsefladen

Når du er logget ind, har du adgang til hovedgrænsefladen i Zoom, hvor du kan se dine kommende møder, starte nye møder og justere dine indstillinger.

Brug et øjeblik på at udforske Zoom-appens brugerflade og gøre dig bekendt med dens vigtigste funktioner. Hovedskærmen viser følgende muligheder:

Nyt møde: Start et øjeblikkeligt møde.
Vær med: Deltag i et møde ved hjælp af det angivne møde-id eller link.
Tidsplan: Opret et nyt møde, og angiv detaljer som dato, klokkeslæt og varighed.
Del skærm: Del din enheds skærm med andre deltagere under et møde.

I højre side af skærmen ser du din kalender med alle de møder, der er planlagt for dagen.

3. Tilpasning af dit Zoom-møde

Zoom tilbyder en række tilpasningsmuligheder, så du kan skræddersy dine møder til dine specifikke behov. Disse indstillinger giver dig mulighed for at styre forskellige aspekter af mødet, f.eks. deltagertilladelser, Optagelsesmulighederog sikkerhedsforanstaltninger.

For at få adgang til disse indstillinger skal du klikke på dit profilbillede eller dine initialer øverst til højre på skærmen og vælge fanen "Indstillinger".

Her er nogle vigtige tilpasningsmuligheder, som du bør overveje, før du opretter dit første møde.

Dobbelte skærme (Indstillinger>Generelt): Hvis du har to skærme i din opsætning, er det en god idé at slå dette til. Så vil den delte skærm og deltagernes videofeeds blive vist på forskellige skærme.
Påmind mig om kommende begivenheder (Indstillinger>Generelt): Som standard er denne funktion aktiveret og indstillet til at give dig besked 5 minutter før mødet. Det er vigtigt at sørge for, at din enhed tillader notifikationer fra Zoom, for at det kan fungere. Hvis 5 minutter er for lidt tid for dig til at forberede et møde, kan du ændre det til 10 minutter eller mere.
Afspil lydsignal ved håndsoprækning (Indstillinger>Generelt): Hvis du skal holde møder ofte, er det vigtigt at have denne funktion aktiveret for at sikre, at du ikke går glip af håndsoprækning og giver hvert medlem mulighed for også at bidrage.
Videoindstillinger (Indstillinger>Video): Det anbefales altid at besøge videoafsnittet i indstillingerne, før du deltager i et møde på et nyt sted. Zoom giver dig adgang til forskellige videoindstillinger for at sikre, at du ser bedst mulig ud til dine møder.

Fjernelse af støj (Indstillinger>Lyd): Hvis du sidder på et offentligt sted som en café, kan det være en god idé at slå støjfjernelse til. Zoom's funktion til fjernelse af støj isolerer din stemme for at fjerne alle baggrundsforstyrrelser, der ville gøre din lyd uhørlig. Som standard er denne funktion indstillet til automatisk. Men der er også andre indstillinger, som kan gøre din lydkvalitet meget bedre.

Tastaturgenveje (Indstillinger>Tastaturgenveje): Tastaturgenveje er en fantastisk måde at maksimere din produktivitet på Zoom. Med et tryk på to knapper kan du starte/stoppe skærmdeling, slå lyden til/fra, midlertidigt slå lyden fra, starte/stoppe optagelse og meget mere. Du kan også tilpasse genvejstasterne til disse genveje.

4. Afsendelse af invitationer til Zoom-møder

Når du har planlagt dit Zoom-møde, er det tid til at invitere deltagere.

Klik på "Schedule" på hjemmesiden, og vælg tid, dag og andre detaljer for mødet.

I højre side af vinduet kan du begynde at tilføje e-mailadresser eller navne på de personer, du vil invitere til mødet.

Alternativt kan du klikke på "Kopier invitation" for automatisk at kopiere invitationen til din udklipsholder.

Tilpas din invitation til Zoom-møde

Når du kopierer eller e-mailer invitationen til Zoom-mødet, kan du tilpasse beskeden for at give yderligere oplysninger eller kontekst til dine deltagere. Overvej at inkludere:

Dagsorden for mødet: Giv deltagerne et overblik over, hvad der vil blive diskuteret eller behandlet på mødet.
Nødvendig forberedelse: Lad deltagerne vide, om de skal forberede noget på forhånd, f.eks. gennemgå dokumenter eller medbringe bestemte materialer.
Mødets varighed: Angiv den forventede varighed af mødet, så deltagerne kan planlægge derefter.
Påmindelse om at downloade Zoom: Hvis du inviterer deltagere, som måske ikke kender Zoom, skal du minde dem om at downloade Zoom-appen og tilmelde sig inden mødet.

5. Håndtering af Zoom-mødedeltagere

Som vært har du kontrol over forskellige aspekter af deltagerstyring under mødet. Her er nogle af de vigtigste funktioner:

Som standard kan du indstille nogle få standardindstillinger for at moderere mødet. Det kan du gøre:

Lås møder
Aktivér venteværelse
Skjul profilbilleder

Derudover kan du tillade eller afvise deltagere:

Del skærm
Chat
Omdøb og slå lyden fra
Start video
Del whiteboards
Del noter
Optag til computer
Anmodning om optagelse
Indstil timer til møder

Der er også nogle andre individuelle moderationsværktøjer, du kan bruge under mødet.

Muting og unmuting af deltagere

Slå lyden fra for enkelte deltagere: Hold musen over en deltagers video, og klik på knappen "Mute" for at slå lyden fra.
Slå lyden fra for alle deltagere: Klik på knappen "Deltagere" i mødekontrollen, og klik derefter på "Slå lyden fra for alle" for at slå lyden fra for alle på én gang.
Giv deltagerne mulighed for at slå lyden fra: Som standard kan deltagerne slå lyden fra på sig selv. For at forhindre dette skal du klikke på "Mere" ved siden af "Slå lyden fra for alle" og fjerne markeringen af "Tillad deltagere at slå lyden fra for sig selv".

Kontrol af deltagernes video

Stop en deltagers video: Hold musen over en deltagers video, og klik på knappen "Stop video" for at slukke for kameraet.
Bed en deltager om at starte videoen: Klik på knappen "Deltagere", hold musen over en deltagers navn, og klik på "Bed om at starte video" for at bede dem om at tænde deres kamera.

Håndtering af forstyrrende deltagere

Fjern en deltager: Klik på knappen "Deltagere", hold musen over den forstyrrende deltagers navn, og klik på "Fjern". De vil øjeblikkeligt blive fjernet fra mødet.
Rapporter en deltager: Hvis en deltager overtræder Zooms servicevilkår eller fællesskabsstandarder, skal du klikke på "Deltagere", holde musen over vedkommendes navn og klikke på "Rapporter". Udfyld rapporteringsformularen, og send den til Zoom til gennemgang.

Afsluttende tanker

Zoom fortsætter med at være standarden for videokonferenceværktøjer i 2024. Hvis du ønsker at integrere en mødeplatform i dine eksisterende SOP'er, er Zoom en god mulighed.

Hvis du vil gøre dine Zoom-møder endnu mere effektive, kan du bruge Sonix' udskriftstjenester for at slå dit Zoom-mødes lyd og video til tekstudskrifter.

Det er et ekstra skridt, der kan gøre meget for at maksimere effektiviteten og nytten af din onlinesession. Når du transskriberer dine møder med Sonix, kan du skabe et nøjagtigt referencepunkt, som du kan dobbelttjekke for at holde dine handlinger efter mødet 100% præcise.

Begynd at bruge Sonix og konverter dine Zoom-møder til søgbar, brugbar tekst i dag med vores 30 minutters gratis prøveperiode. Der kræves ikke kreditkort.

Sådan opretter du et Zoom-møde: Ofte stillede spørgsmål

Hvordan afholder jeg et Zoom-møde for første gang?

For at være vært for et Zoom-møde for første gang skal du oprette en Zoom-konto. Når du har registreret dig, skal du downloade og installere Zoom-applikationen på din enhed. Åbn appen, og log ind med dine legitimationsoplysninger. Klik på knappen Nyt møde for at starte et øjeblikkeligt møde. Du kan derefter justere dine lyd- og videoindstillinger, før du starter mødet. Sørg for, at din internetforbindelse er stabil for at undgå forstyrrelser under mødet.

Hvordan afholder jeg et Zoom-møde og inviterer?

For at afholde et Zoom-møde og invitere deltagere skal du starte med at åbne Zoom-programmet og logge ind. Klik på knappen Planlæg for at oprette et møde på en fremtidig dato og et fremtidigt tidspunkt. Udfyld mødedetaljerne som f.eks. emne, dato, tidspunkt og varighed. Når mødet er planlagt, genererer Zoom et møde-id og et invitationslink. Kopier invitationslinket, og send det til dine deltagere via e-mail, messaging-apps eller en anden kommunikationsplatform, du foretrækker. Deltagerne kan deltage i mødet ved at klikke på linket på det planlagte tidspunkt.

Hvordan starter man et Zoom-møde som vært?

For at starte et Zoom-møde som vært skal du åbne Zoom-programmet og logge ind. Hvis du har planlagt mødet i forvejen, skal du klikke på fanen Møder for at finde dine planlagte møder. Vælg det møde, du vil starte, og klik på knappen Start. Hvis du starter et øjeblikkeligt møde, skal du blot klikke på knappen Nyt møde.