Sådan optager du referater af møder (og hvorfor de er så vigtige) 

Samarbejde er hjørnestenen i blomstrende virksomheder, og efterhånden som arbejdspladsernes kulturer fortsat udvikler sig efter de ændringer, som COVID-19-pandemien har medført, skal virksomhederne også tage hensyn til fjernarbejde, samarbejde og kommunikation. 

Hvis din virksomhed skal udnytte den fleksibilitet, som fjernarbejde, onlinemøder og telekommunikation tilbyder, er det vigtigere end nogensinde før at registrere og dele mødereferater præcist, konsekvent og effektivt.

Hvad er et mødereferat?

Udtrykket "mødereferat" har intet at gøre med tid, selv om det ville give god mening, hvis det gjorde! I denne sammenhæng kommer "referat" fra detaljer, et latinsk ord, der betyder "detaljer" eller "bagateller". Nogle kilder hævder, at udtrykket blev brugt første gang i 1700-tallet fra udtrykket minuta scriptura, som betyder "små sedler". Således er referater korte resuméer af møder.

I hjertet af mødereferater finder du udskrifter: hurtige, nøjagtige, skriftlige optegnelser af, hvad der sker på vigtige virksomhedsmøder. Det vil være en fordel for enhver virksomhed at have solide udskrifter af det, der drøftes på møderne. Men for at opnå disse fordele skal mødereferater registreres korrekt.

Mødereferater skal dokumentere fakta: hvem der var til stede, hvem der deltog i diskussionen, og hvilke beslutninger der blev truffet. Ud over disse grundlæggende oplysninger er det også vigtigt at dokumentere eventuelle handlingspunkter, der skal følges op på efter mødets afslutning. Dette kan omfatte opgaver, der er tildelt specifikke medlemmer af teamet, frister for færdiggørelse og andre skridt, der skal tages.

Fordelene ved at have nøjagtige mødereferater er tydelige. De dokumenterer handlingsforløbet og giver et revisionsspor, så alle er klar over, hvad der skete under et bestemt møde. Dette hjælper organisationer med at holde sig på sporet, forebygger misforståelser og sikrer ansvarlighed. Desuden kan det at have udskrifter ved hånden være med til at genopfriske minderne måneder senere. 

En af de største udfordringer er at sikre, at der tages referater konsekvent og præcist. Det kan gøres ved at have en person, der er udpeget til opgaven, eller ved at bruge digitale værktøjer som Sonix til at strømline processen. 

Hvad er det store problem med mødeprotokoller?

Du kan definere mødereferater som detaljerede optegnelser over, hvad der skete på et møde. Referater har fem værdifulde funktioner:

1. De tjener som påmindelser
2. De tjener som en vejledning
3. De tjener som reference for fraværende medlemmer
4. De sparer enormt meget tid
5. De kan tjene som bevismateriale i din virksomheds forsvar 

Teammedlemmer kan holde styr på tidsplaner, forpligtelser og handlingspunkter, når de kan henvise til ordentlige mødereferater. De fleste virksomheder bevæger sig i et højt tempo. Uden påmindelser vil noget uundgåeligt glide mellem to stole. 

Men med mødereferater kan alle holde styr på deres mål og sikre sig, at alt er på linje med succes.

Ved at føre mødeprotokol kan alle deltagere få kendskab til deres ansvar, uanset om de var til stede på mødet eller ej. Referater er også med til at forhindre gentagne diskussioner, hvilket forbedrer effektiviteten på arbejdspladsen. , 

Mange virksomheder og organisationer har opgaver eller projekter, der gentages regelmæssigt. Når man kan se i tidligere mødereferater, hvem der fik tildelt et bestemt punkt, er det lettere at tildele lignende opgaver til den samme medarbejder i fremtiden.

Optageren udarbejder en vejledning, som teamet kan henvise til og følge. Resuméer til alle, der ikke kan deltage, kan spare værdifuld tid, som ellers ville blive brugt på at få de fraværende medlemmer op på sporet. Ingen bliver efterladt, og ingen behøver at bruge kostbar tid på at fortælle de fraværende, hvad de gik glip af.

Et korrekt referat kan spænde fra afslappet til meget formelt; det kan indeholde detaljer om en gruppe, der planlægger en fødselsdagsfest, eller et resumé af et retsmøde. Uanset hvilken type møde de dokumenterer, kan et nøjagtigt og grundigt referat give værdifulde oplysninger i fremtiden. 

Du kan bruge uformelle referater til at tage enkle oversigter og dokumentere diskussioner til senere brug. Alternativt kan du vælge formelle referater, når du arbejder med officielle juridiske dokumenter. Referater kan tjene som bevismateriale i tilfælde af en retssag, fordi de dokumenterer fakta om hensigter, beslutninger og handlinger.

Sådan optager du referater af møder 

Lad os gennemgå den ideelle måde at registrere minutter på. Start med at vælge den rette person til at tage referat; det er ikke let at lytte til alting og optage det samtidig, uanset om det sker i hånden eller med en enhed. 

Sonix tilbyder en bedre måde at lave mødereferater på. Dette integrerede program omdanner automatisk lyd og video til tekst. Det er dog stadig afgørende, at optageren ved, hvad der skal medtages i mødeprotokollen, og hvad der skal udelades, uanset hvordan udskrifter oprettes. 

Er mødereferater ikke bare noter? Hvad er forskellen?

Der er lidt forskel på referater og noter; noget af forskellen ligger i, hvordan man optager referater og hvordan man optager noter. Typisk tager deltagerne notater blot som en påmindelse om, hvad der skete under et møde. Noter er betydeligt mindre formelle end mødereferater, så de er nyttige til interne møder med deltagelse af medarbejdere. På den anden side er referater meget mere organiserede og mere hensigtsmæssige, hvis der er eksterne deltagere i møderne. Referater kan opfattes som formelle udskrifter, mens noter er uformelle, korte påmindelser.

Ud over at referater er formelle og noter er uformelle, er der fem andre store forskelle mellem det, der bør indgå i et mødereferat, og det, som mødereferater normalt indeholder:

1. Referater dokumenterer detaljerne i mødedagsordenen og deles med deltagerne. Noter er mere til personlig reference og deles typisk ikke.
2. Et dokument med referater er mere struktureret og har ofte en skabelon. Noter har derimod ingen struktur og afhænger af notatførerens personlige stil.
3. Der skal udarbejdes en protokol af en udpeget protokolfører, som skal have til opgave at føre protokol før mødet. Der tages kun notater, så det er ikke nødvendigt at udpege en notatfører.
4. Projektledere eller bestyrelsesmedlemmer kan godkende referater. Mødereferater kræver ingen form for godkendelse. 
5. Et mødereferat er et fuldstændigt referat af mødet; mødenotater nævner kun de vigtigste detaljer fra et møde.

Husk, at selv om noter er uformelle og bruges til personlig reference, kan de stadig deles; de er bare generelt ikke skrevet med henblik på at blive delt. Noter er normalt skrevet enkelt og uorganiseret, mens referater bør følge en systematisk, organiseret (og ofte forhåndsgodkendt) skabelon. 

Udviklingen i optagelsen af mødereferater

I årtier er referater fra et møde blevet omhyggeligt nedskrevet i hånden, kraftigt redigeret og måske maskinskrevet. Mange mennesker skriver stadig referater på denne måde. 

For at give alle, der deltog i mødet, en kopi af referatet, skulle der lægges en stor mængde papir i en kopimaskine - og processen skulle gentages for hvert møde. Denne forældede proces koster en betydelig mængde arbejde, tid og penge.

Så kom internettet, efterfulgt af lette, let transportable personlige enheder, som begyndte at erstatte papir og blyant under møder. Så længe den person, der havde ansvaret for at optage mødereferater, kunne skrive hurtigt og samtidig være meget opmærksom på forhandlingerne, blev dette en meget hurtigere måde at få arbejdet gjort på. 

Indførelsen af samarbejdsprogrammer og apps gjorde det nemt og papirløst at dele minutter. Der var dog stadig et problem: den komplekse og fejlbehæftede måde, hvorpå mange mennesker transskriberede deres hastigt skrevne mødenotater til referater. 

Desværre kan de fleste noter være rodede, forvirrende og uorganiserede. Det er en udfordring at gøre dette rod til en læsbar og præcis registrering af alt, hvad der sker under et møde. På trods af vanskelighederne måtte en medarbejder alligevel bruge disse noter og sammensætte en skriftlig redegørelse for mødets dagsorden. 

Med Sonix er det nu næsten ubesværet at optage hvert eneste ord under et møde! Du behøver ikke længere at kæmpe for at optage alting. Sonix gør det for dig.

Sådan optager du referater af møder

Med al den snak om skabeloner, forhåndsgodkendelser og organisering, der er involveret i betydningen "referat af mødeprotokol", kan det virke som en overvældende byrde at lære at optage mødeprotokoller. Men referater er vigtige; de bliver ofte en effektiv ressource for virksomheder, organisationer og teams.

Hvem tager referatet af mødet?

Mødereferater har den fordel at skabe ansvarlighed, da de indeholder specifikke detaljer, især når medlemmernes afstemninger dokumenteres, eller når der tildeles specifikke handlingspunkter. Det er bedst at udpege en enkelt person til at føre referat på hvert møde. 

Mange virksomheder og organisationer giver en administrativ assistent ansvaret for at føre referater. Enhver blandt mødets deltagere kan dog påtage sig denne rolle. 

Mange referatører i dag er afhængige af automatiserede programmer som Sonix for at lette udfordringen med at optage mødereferater. Ved at bruge et program som Sonix bliver arbejdet nemmere og forbedrer i høj grad nøjagtigheden af protokoloptagelsen. Desuden frigør det den protokolfører under mødet, så han/hun kan deltage aktivt i mødet. De kan også dele klip og fuldstændige udskrifter med andre på få sekunder.

Hvad skal medtages i protokollen?

Alle dokumenter bør begynde med en skabelon. En skabelon er en tom skitse, der oprettes på forhånd, og som kan udfyldes, efterhånden som mødet skrider frem, og der kommer oplysninger frem. Det er meget nemt at oprette denne skabelon, og det tager kun få minutter! Og når du først har lært at bruge skabelonen et par gange, vil det blive en naturlig ting. 

Sørg for, at din skabelon indeholder følgende felter:

• Dato for mødet
• Navnene på de tilstedeværende personer (herunder gæster)
• Navnene på de fraværende medlemmer
• En indkaldelse til orden med angivelse af tidspunktet for mødets begyndelse og det overordnede mål
• Dagsordenspunkt 1 med et resumé, fremsatte forslag og andre vigtige oplysninger
• Yderligere punkter på dagsordenen med de samme oplysninger
• Tidspunktet for mødets afslutning
• Dato og klokkeslæt for det næste møde
• en liste over de dokumenter, der er uddelt under mødet
• Ændringer af eller godkendelse af referatet af det foregående møde
• Valgresultater
• Forslag, der blev godkendt eller forkastet

Den, der fører referat, kan skrive alt i hånden, mens mødet foregår, eller skrive oplysningerne ind i en skabelon med en bærbar computer eller tablet. Når det drejer sig om at optage mødeprotokoller korrekt, er den bedste måde at udnytte fordelene ved at bruge Sonix AI-teknologi til automatisk at registrere hvert eneste ord og omdanne det til præcis, organiseret tekst.

Problemet med at føre referat af møder i hånden

Det er ikke særlig nemt at skrive eller skrive mødereferater i hånden. For mange mennesker kræver det en hel del øvelse at lytte og optage på samme tid. Der er fire store ulemper eller udfordringer ved at skrive mødereferater i realtid:

Det er en kamp mellem at tage referat og deltage

Det er svært for protokolførerne at udføre deres arbejde godt, hvis de er stærkt involveret i det emne, der drøftes på mødet. Dette gælder i endnu højere grad, hvis referenten har et dybt og mangesidet kendskab til emnet. Skal de fokusere på at føre referat eller deltage i diskussionen? Der er ikke noget let svar. 

I dette tilfælde kan en anden protokolfører tage over, når hovedprotokollen er færdig, men denne løsning medfører andre udfordringer.

Der gives for mange oplysninger for hurtigt

Mødediskussioner følger sjældent et lineært mønster. Det er ikke altid, at person A taler, og at person B lytter og svarer. Samtalerne bliver indviklede og vanskelige at følge. 

Ofte er der flere personer, der taler på samme tid, hvilket fjerner diskussionen fra hovedemnet. Hvad skal protokolføreren skrive ned, når der sker så meget på én gang? Det bliver næsten umuligt at registrere detaljerne i flere samtidige samtaler nøjagtigt.

Løber tør for papir, blæk eller batteri (eller energi!)

Medarbejdere kan kun holde til en besværlig opgave som protokolskrivning i et vist tidsrum, før de brænder ud, bliver langsommere eller simpelthen ikke længere kan holde ud at fortsætte. Der er altid en risiko for, at der ikke er rigeligt med værktøjer til at udføre arbejdet, uanset om det er papir og kuglepen, batteriet i en bærbar computer eller personens egen energi. Og hvad sker der, når den protokolfører ikke kan deltage i et møde? 

Øget vanskelighed ved et dårligt ledet møde

Det er en udfordring at føre referat på et godt ledet møde, men det kan være et mareridt at føre referat på et møde, der er dårligt ledet, dårligt modereret og dårligt ledet. Samarbejde mellem formanden eller ordstyreren og den protokolfører er en nøglefaktor for at kunne føre nøjagtige protokoller i hånden eller på computer. 

Men dette samarbejde eksisterer bestemt ikke altid. Hvis formanden tillader talerne at sige, hvad de vil, uanset om det vedrører det aktuelle emne, bliver det meget sværere for protokolføreren at udføre sit arbejde.

Optag referater fra et møde med Sonix

Med Sonix kan protokolførere automatisk optage alle vigtige ord under møderne, så intet bliver udeladt, når det er tid til at oprette referater, og det giver avanceret software med AI-teknologi til automatisk at optage og tidsstemple hvert eneste ord. 

Overlad minutoptagelsen til Sonix; den er imponerende præcis og optager alt for dig. Du vil også altid kunne justere, hvad der bliver transskriberet. Og avanceret tale-til-tekst-teknologi gør det muligt at transskriptionssoftware at identificere de enkelte talere og sortere udvekslinger i forskellige afsnit! 

Del mødereferater på få sekunder, og udnyt tilladelser til flere brugere for at forbedre samarbejdet. Det er forbløffende præcist og utroligt hurtigt. Du kan søge, redigere, organisere og dele udskrifter af mødereferater med alle, uanset hvor du er, på alle enheder og hvor som helst.

Protokollanterne kan også nemt tilføje deres egne noter og kommentarer til de udskrifter af møder, der oprettes af Sonix. Hver eneste optagelse af et mødeprotokol er præcis, grundig og, bedst af alt, let at optage. 

Er du klar til at lære mere om, hvordan du kan revolutionere dine mødereferater? Kontakt vores team hos Sonix for at få en gratis 30-minutters transskriberingsdemo!