Sådan aktiverer du transskription i teams

I dag er effektiv kommunikation afgørende for succes. Microsoft Teams har udviklet sig til en vigtig samarbejdsplatform med funktioner, der holder teams forbundet og effektive. En af disse funktioner er transskription, som konverterer talte ord til skrevet tekst under møder. Det hjælper ikke kun deltagerne med at følge med, men skaber også en oversigt over diskussionerne til senere brug. 

Transskription er især en fordel for teammedlemmer, der kommer for sent, har nedsat hørelse eller ikke taler deres modersmål. Det gør det nemmere at gennemgå og dele vigtige oplysninger efter møder. Ved at aktivere transskription kan du forbedre forståelsen, sikre, at intet går tabt, og øge den samlede produktivitet. 

I denne artikel guider vi dig gennem trinnene til at aktivere transskription i Teams, så du kan få fuldt udbytte af dette værdifulde værktøj.

Hvad er transskription i Microsoft Teams?

Transskription i Microsoft Teams konverterer automatisk talte ord fra møder til skrevet tekst. Det giver brugerne mulighed for at gennemgå og søge i mødeindholdet efterfølgende, hvilket øger produktiviteten og sikrer, at vigtige detaljer bliver fanget.

Når transskription er aktiveret, bruger Microsoft Teams avanceret talegenkendelsesteknologi til at generere et skriftligt referat af mødet i realtid. Udskriften bliver derefter gjort tilgængelig for alle deltagere, når mødet er slut.

Det er især nyttigt at have et skriftligt referat af møderne:

• Gennemgang af nøglepunkter og beslutninger: Med en udskrift kan du hurtigt scanne mødeindholdet og genopfriske din hukommelse om vigtige emner, der er blevet diskuteret. 
• Søgning efter specifik information: Udskrifterne er søgbare, hvilket gør det nemt at finde omtale af nøgleord, navne eller emner uden at skulle se hele mødet igen.
• Deling med fraværende teammedlemmer: Hvis nogen ikke er i stand til at deltage i mødet, kan de stadig holde sig orienteret ved at læse udskriften, når det passer dem.

Hvorfor aktivere transskription i Microsoft Teams?

Transskription i Microsoft Teams forbedrer mødeeffektiviteten og samarbejdet. Her er nogle vigtige grunde til at aktivere denne funktion:

• Forbedret tilgængelighed: Udskrifter gør møder mere inkluderende for deltagerne som er døve, hørehæmmede eller har et andet modersmål. De kan følge med i den skrevne tekst i realtid eller gennemgå den senere.
• Nemmere at tage noter: Med automatisk transskribering behøver du ikke længere at skrive noter under møder. Udskriften fungerer som en omfattende registrering af diskussionen, så du kan fokusere på aktiv deltagelse.
• Forenklet gennemgang af indhold: Efter mødet kan du hurtigt scanne gennem udskriften for at genopfriske din hukommelse om vigtige punkter, beslutninger og handlinger. Det sparer tid i forhold til at se hele videoen igen eller gennemgå lange optagelser.
• Forbedret søgbarhed: Udskrifterne er fuldt søgbare, så du kan finde specifikke omtaler af nøgleord, navne eller emner på få sekunder. Det er især nyttigt, når man forsøger at finde vigtige oplysninger fra tidligere møder.
• Strømlinet vidensdeling: Ved at dele mødeudskrifter kan du holde fraværende teammedlemmer informeret og på linje med diskussionen. Det sikrer, at alle forbliver på samme side, selv om de ikke kan deltage i mødet personligt.
• Øget produktivitet: Med udskrifter kan du multitaske under møder uden at være bange for at gå glip af vigtige oplysninger. Du kan gå tilbage til teksten senere for at indhente det forsømte, mens du fokuserer på andre opgaver.

Transskription i Microsoft Teams strømliner mødeopfølgning, forbedrer fastholdelse af information og øger den samlede produktivitet. I takt med at fjernarbejde bliver mere og mere udbredt, bliver denne funktion endnu mere værdifuld for effektivt samarbejde på tværs af distribuerede teams.

Sådan aktiverer du transskription i teams

Når transskription er aktiveret, bruger Microsoft Teams avanceret talegenkendelsesteknologi til at generere et skriftligt referat af mødet i realtid. Sådan aktiverer du transskription i Teams.

1. Få adgang til Microsoft Teams Admin Center

For at aktivere transskription i Microsoft Teams skal du begynde med at gå ind i Microsoft Teams admin center og logge ind med dine administratorkontooplysninger. Hvis du ikke har administratoradgang, skal du kontakte din organisations it-administrator for at få de nødvendige tilladelser eller for at foretage ændringerne på dine vegne.

Når du er logget ind, kommer du til Microsoft Teams admin center-dashboardet. Her kan du administrere forskellige indstillinger og politikker for din organisations Teams-miljø. Naviger til de specifikke indstillinger for aktivering af transskription i dine Teams-møder.

2. Naviger til Mødepolitikker

Hvis du vil konfigurere transkriptionsindstillinger i Microsoft Teams, skal du gå til Microsoft Teams-administrationscenteret og vælge "Møder" i menuen til venstre. Vælg derefter "Mødepolitik" fra dropdown-mulighederne.

Mødepolitikker giver dig mulighed for at styre forskellige aspekter af møder, såsom deltagertilladelser, optagelsesmuligheder og transskriptionsindstillinger. Som standard er der en "Global (standard for hele organisationen)" politik, der gælder for alle brugere i din organisation.

Du kan enten ændre denne eksisterende globale politik eller oprette en ny brugerdefineret politik for at aktivere transskription. Brugerdefinerede politikker giver fleksibilitet til at anvende forskellige indstillinger på specifikke brugergrupper eller teams.

For at oprette en ny brugerdefineret politik skal du klikke på "Tilføj" øverst på siden Mødepolitikker. Giv et navn og en beskrivelse, der tydeligt identificerer formålet, f.eks. "Transcription Enabled Policy."

Hvis du vælger at ændre den eksisterende globale politik, skal du blot klikke på dens navn for at åbne indstillingssiden.

3. Rediger eller opret en mødepolitik

I indstillingerne for mødepolitik skal du rulle ned til "Optagelse og transskription" hvor du finder muligheden for at aktivere transskription. Hvis du redigerer en eksisterende politik, skal du blot skifte til "Transskription" Skift til "On" for at aktivere transskription for alle møder, der bruger denne politik. Hvis du opretter en ny brugerdefineret politik, skal du sikre dig, at "Transskription" indstillingen er sat til "On" før du gemmer.

Når du har foretaget de nødvendige ændringer, skal du klikke på "Gem" nederst på siden for at anvende de opdaterede indstillinger. Husk, at aktivering af transskription i en mødepolitik ikke automatisk giver adgang til alle brugere. Du skal tildele politikken til de specifikke brugere eller grupper, der skal have transskriptionsfunktionen.

Du kan tildele politikker til brugere enkeltvis eller samlet via Microsoft Teams administratorcenter eller ved hjælp af PowerShell-kommandoer.

Når transskribering er aktiveret, og politikken er tildelt, kan mødearrangører og deltagere starte transskribering under deres Teams-møder. Udskriften vil blive genereret i realtid og vil være tilgængelig for gennemgang og søgning, når mødet er afsluttet.

Det er vigtigt at bemærke, at transskriptionen i øjeblikket understøtter møder, der afholdes på engelsk, og at der forventes mere sprogunderstøttelse i fremtiden. Derudover kan kvaliteten af udskriften variere afhængigt af faktorer som lydklarhed, taleraccenter og baggrundsstøj.

For at opnå de bedst mulige transskriptionsresultater skal du opfordre mødedeltagerne til at bruge lydenheder af høj kvalitet, minimere baggrundsstøj og tale tydeligt i et moderat tempo. Ved at aktivere transskription i dine Teams-møder kan du forbedre tilgængeligheden, strømline notetagning og forbedre den overordnede produktivitet i dit teams samarbejde.

Udnyt denne kraftfulde funktion til at frigøre det fulde potentiale i dine virtuelle møder.

4. Aktivér transskription

I indstillingerne for mødepolitikken skal du finde "Transskription" og skift den til "På." Denne indstilling muliggør automatisk transskription af talte ord til skrevet tekst under Teams-møder. Når du har slået transskription til, skal du klikke på "Gem" nederst på siden for at anvende ændringerne. De opdaterede politikindstillinger træder i kraft med det samme.

Husk, at det kun er møder, der er organiseret af brugere, som er tildelt denne politik, der får aktiveret transskription. Hvis du ønsker at aktivere transskription for bestemte brugere eller grupper, skal du tildele politikken til dem i overensstemmelse hermed.

Microsoft Teams bruger avanceret talegenkendelsesteknologi til at generere udskrifter i realtid. Nøjagtigheden af transskriptionen kan variere afhængigt af faktorer som lydkvalitet, baggrundsstøj og talerens accent. For at sikre de bedst mulige resultater anbefales det at:

• Brug lydenheder af høj kvalitet, f.eks. headset eller mikrofoner.
• Gennemfør møder i et roligt miljø med minimal baggrundsstøj.
• Opfordr deltagerne til at tale tydeligt og i et moderat tempo.

Når mødet er afsluttet, er de genererede udskrifter tilgængelige for gennemgang og søgning. Deltagerne kan få adgang til udskrifterne via mødechatten eller detaljesiden. Udskrifter er særligt nyttige til:

• Indhentning af glemte møder eller vigtige punkter.
• Søgning efter specifikke emner eller nøgleord, der blev nævnt under mødet.
• Deling af mødeindhold med teammedlemmer, der ikke var i stand til at deltage.

Ved at aktivere transskription forbedrer du tilgængeligheden og produktiviteten af dine Teams-møder. Deltagerne kan fokusere på aktivt engagement i stedet for at tage noter i tillid til, at der vil være et omfattende skriftligt referat til rådighed til senere brug.

5. Tildel politikken til brugerne

Når du har oprettet eller ændret en mødepolitik med transkription aktiveret, er næste skridt at tildele den til de brugere eller grupper, der har brug for denne funktion. Tildeling af politikken sikrer, at transkriptionsindstillingerne gælder for deres møder.

For at tildele politikken skal du navigere til "Brugere" i Microsoft Teams' administrationscenter. Du kan søge efter bestemte brugere eller filtrere dem ud fra kriterier som afdeling eller sted. Vælg de brugere, du vil tildele politikken, og klik derefter på "Rediger indstillinger" i topmenuen. I menuen "Mødepolitik" skal du vælge den politik, du oprettede med transkription aktiveret. Klik på "Ansøg" for at gemme ændringerne. De valgte brugere vil nu have transskriptionsfunktionen tilgængelig i deres Teams-møder.

Alternativt kan du tildele politikken til en gruppe brugere på samme tid. I Microsoft Teams-administrationscenteret skal du gå til "Grupper" og vælg den ønskede gruppe. Klik på "Rediger indstillinger"vælge den transkriptionsaktiverede politik fra "Mødepolitik" dropdown, og anvend ændringerne. Dette vil tildele politikken til alle medlemmer af gruppen.

Brug af PowerShell til at aktivere transskription

Ud over at bruge Microsoft Teams administratorcenter kan du aktivere transskription til dine møder ved hjælp af PowerShell-kommandoer. Denne metode er især nyttig til at administrere mødepolitikker og -indstillinger i stor skala eller gennem automatisering.

For at komme i gang med PowerShell for Microsoft Teams skal du installere Microsoft Teams PowerShell-modulet og oprette forbindelse til dit Teams-miljø.

1. Installer Microsoft Teams PowerShell-modulet

Åbn PowerShell som administrator, og kør følgende kommando for at installere Microsoft Teams PowerShell-modulet:

Installationsmodul -Navn MicrosoftTeams

Bekræft installationen, når du bliver bedt om det. Modulet vil downloade og installere de nødvendige komponenter.

2. Opret forbindelse til Microsoft Teams

Når modulet er installeret, skal du bruge følgende kommando til at oprette forbindelse til dit Microsoft Teams-miljø:

Connect-MicrosoftTeams

Du bliver bedt om at logge ind med dine Teams-administratorkontooplysninger. Indtast dit brugernavn og din adgangskode for at godkende forbindelsen.

Når du har oprettet forbindelse, kan du begynde at bruge PowerShell-kommandoer til at administrere dine Teams-indstillinger, herunder aktivering af transskription til møder.

3. Opdatering af mødepolitikken

For at aktivere transskription for en bestemt mødepolitik ved hjælp af PowerShell skal du bruge Set-CsTeamsMeetingPolicy-cmdletten med følgende syntaks:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "PolicyName" -AllowTranscription $True

Erstat "PolicyName" med navnet på den mødepolitik, du vil opdatere. Hvis din politik f.eks. hedder "TranscriptionEnabledPolicy", vil kommandoen være:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "TranscriptionEnabledPolicy" -AllowTranscription $True

Tryk på Enter for at udføre kommandoen. PowerShell opdaterer den angivne mødepolitik for at aktivere transskription.

Du kan bekræfte politikændringen ved at køre følgende kommando:

Get-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "PolicyName"

Se efter egenskaben AllowTranscription i outputtet. Den bør være sat til True, hvilket indikerer, at transskription nu er aktiveret for den pågældende politik.

Husk at tildele den opdaterede politik til de ønskede brugere eller grupper for at transskriptionsfunktionen kan træde i kraft i deres møder.

Brug af PowerShell til at administrere transkriptionsindstillinger giver større fleksibilitet og kontrol, især når man arbejder med flere politikker eller automatiserer konfigurationsprocessen.

Da Microsoft fortsætter med at forbedre Teams med nye funktioner og muligheder, er det vigtigt at holde sig opdateret med de nyeste PowerShell-kommandoer og bedste praksis. Tjek regelmæssigt Microsoft Teams PowerShell-referencedokumentation for opdateringer og yderligere cmdlets i forbindelse med transskription og andre mødeindstillinger.

Begrænsninger i Microsoft Teams Transcription

Mens Microsoft Teams er et stærkt værktøj til samarbejde, lader den indbyggede transskriptionsfunktion meget tilbage at ønske. Nøjagtigheden er inkonsekvent og lander ofte mellem 80-90%, hvilket kan være tilstrækkeligt til afslappede samtaler, men er utilstrækkeligt til professionelle behov. Oversættelsesaspektet er særligt skuffende, idet ikke-engelske transskriptioner ofte er upålidelige.

Desuden har Teams' transkription det svært, når lydkvaliteten ikke er perfekt, hvilket gør den alt for afhængig af uberørte forhold. I modsætning hertil er tredjeparts AI-transskription og oversættelsesværktøjer giver mere præcis, flersproget support og håndterer varierede lydmiljøer langt bedre, hvilket giver en mere pålidelig løsning for virksomheder.

Hvis du er på udkig efter en løsning, der tilbyder bedre, alsidig og mere præcis transskription og oversættelse, er en tredjepartsløsning som Sonix det perfekte alternativ.

Hvorfor vælge Sonix til transskribering af teammøder?

Så hvorfor skulle du vælge en betalt platform til noget, som Teams gør gratis? Der er flere grunde til, at Sonix er en bedre transskriptionsplatform end MS Teams, og hvorfor virksomheder har brug for den pålidelighed, som Sonix kan tilbyde.

Integrer med Microsoft Teams

Hvis du ikke er begejstret for at bruge en separat platform uden for Teams til at transskribere dit indhold, kan Sonix også hjælpe med det. Med sine webkonferenceintegrationer til platforme som Teams, WebexGoogle Meet, Skype og Zoom er Sonix fuldt ud i stand til at transskribere dit indhold, uden at du behøver at forlade appen.

Ekstremt høj nøjagtighed

Sonix' AI-drevne transskriptionsteknologi leverer op til 99% nøjagtighedhvilket gør den til en pålidelig konkurrent til Microsoft Teams' indbyggede transskriptionsfunktion. Med AI og Natural Language Processing (NLP) minimerer Sonix fejl, især i lyd af høj kvalitet, og overgår mange menneskelig transkription tjenester til en brøkdel af prisen. Dens hastighed og præcision giver betydelige fordele for fagfolk, der har brug for hurtige, nøjagtige resultater.

Alsidige sprogmuligheder

Sonix understøtter transskription og oversættelse i over 49 sproghvilket gør den ideel til globale virksomheder, der har brug for flersproget indhold. I modsætning til Microsoft Teams' transskription, som er begrænset i sproglig mangfoldighed, giver Sonix nøjagtige oversættelser med AI-drevet behandling.

Denne alsidighed sikrer, at virksomheder kan kommunikere problemfrit på tværs af grænser, hvilket gør Sonix til en overlegen mulighed for flersprogede transskriptionsbehov.

Sikkerhedsfunktioner

Sonix tilbyder Sikkerhed på virksomhedsniveauDet sikrer, at alle data er krypterede både under transport og i hvile. Med SOC 2 Type 2-overholdelse og funktioner som to-faktor-godkendelse og OAuth med Google beskytter Sonix følsomme oplysninger langt ud over, hvad Microsoft Teams' oprindelige transskription giver. Dette beskyttelsesniveau gør det ideelt for virksomheder, der håndterer fortrolige mediefiler.

AI-drevne analyseværktøjer

Sonix's avancerede AI-analyseværktøjerDe nye funktioner, såsom sentimentanalyse, tematisk analyse og entitetsdetektering, giver indsigt ud over grundlæggende transskription. Disse funktioner hjælper virksomheder med hurtigt at identificere nøgletemaer, følelser og mønstre i udskrifter.

I modsætning til Microsoft Teams, som ikke har sådanne muligheder, er Sonix' AI-værktøjer gør den til en uvurderlig ressource for organisationer, der har brug for detaljeret indholdsanalyse og handlingsorienteret indsigt.

Brugerdefinerede opfordringer

Sonix' brugerdefinerede prompt-funktion giver brugerne mulighed for at interagere direkte med deres transskriberede indhold. Ved at bruge brugerdefinerede AI-drevne prompter kan brugerne praktisk talt tale med deres dokumenter og hurtigt uddrage indsigter eller svar fra lange udskrifter. Det er en betydelig fordel i forhold til Microsoft Teams' transskribering og giver en mere interaktiv, skræddersyet tilgang til at navigere i og analysere indhold, hvilket sparer tid og øger produktiviteten.

Vil du prøve, hvordan Sonix konkurrerer med Microsoft Teams' transskriptionsfunktioner? Tilmeld dig i dag til en 30 minutters gratis prøveperiode. Der kræves ikke kreditkort.

Afsluttende tanker

I denne artikel har vi gennemgået de vigtigste trin til aktivering af transskription i Microsoft Teams, herunder navigering i indstillingerne, aktivering af live-tekster og håndtering af gemte udskrifter. Disse funktioner er afgørende for at forbedre Team-samarbejdesikre tilgængelighed og skabe nøjagtige mødereferater.

Ved at følge disse trin kan læserne få mest muligt ud af Teams' indbyggede transskriptionsfunktioner og hjælpe dem med at holde sig organiserede og effektive under onlinemøder.

Men hvis du er på udkig efter et bedre transskriptionsværktøj, er Sonix din bedste mulighed. Med større nøjagtighed, understøttelse af flere sprog og robuste sikkerhedsfunktioner overgår Sonix Microsoft Teams' oprindelige transkription.

Derudover tilbyder Sonix sømløse oversættelsesfunktioner og forbedret alsidighed, så brugerne kan transskribere, redigere og dele indhold på måder, som Microsoft Teams ikke kan matche. Uanset om du administrerer globale teams eller håndterer følsomme data, sikrer Sonix hurtigere, mere sikre og pålidelige transskriptioner.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg aktivere transskription for et bestemt team eller en bestemt kanal?

Ja, du kan oprette en brugerdefineret mødepolitik med transkription aktiveret og tildele den til bestemte teams eller personer.

Hvordan får jeg adgang til udskrifterne efter et møde?

Udskrifter er typisk tilgængelige i mødedetaljerne eller chathistorikken. Du kan også se afsnittet om transskription og optagelse for tidligere udskrifter.

Kan udskrifterne redigeres?

Teams' standardudskrifter kan ikke redigeres, men hvis du bruger en tredjepartstjeneste som Sonix, kan du redigere og forfine dine udskrifter efter behov.

Kan jeg transskribere et teammøde, efter at det er slut?

Ja, hvis mødet blev optaget, kan du Optag et Teams-møde og derefter transskribere optagelsen ved hjælp af Sonix eller en anden transskriptionstjeneste.

Er du klar til at opleve det bedste inden for transskription? Tilmeld dig Sonix i dag og få en 30 minutters gratis prøveperiode. Der kræves ikke noget kreditkort!