Kan Microsoft Copilot audio transcriberen? Mogelijkheden, beperkingen en overwegingen met betrekking tot de nauwkeurigheid

Microsoft 365 Copilot is geen conventionele, op zichzelf staande transcriptieservice waarbij elke gebruiker willekeurige audiobestanden rechtstreeks in Copilot Chat kan uploaden en een kant-en-klaar transcript ontvangt. Het is echter niet langer juist om te zeggen dat Copilot helemaal geen audio kan transcriberen.

Microsoft biedt spraak-naar-tekst en transcriptie via verschillende gekoppelde Microsoft 365-toepassingen, waaronder Teams, Word, OneNote en Capture in Copilot Notebooks. De precieze werkwijze is afhankelijk van de toepassing, de licentie, het accounttype, het apparaat, de tenantinstellingen en de uitrol van functies.

Voor professionals die behoefte hebben aan betrouwbare geautomatiseerde transcriptie, het begrijpen van deze verschillen kan verwarring in de werkstroom voorkomen.

Belangrijkste opmerkingen

Microsoft 365 Copilot Chat is geen universele, op zichzelf staande dienst voor het uploaden en transcriberen van bestanden.
Microsoft biedt transcriptie aan via Teams, Word, OneNote en Copilot Notebooks.
De functie ‘Capture’ in Copilot Notebooks kan voor in aanmerking komende gebruikers face-to-face gesprekken en spraaknotities omzetten in tekst.
De Windows-previewversie van Capture ondersteunt Zoom, Webex, Google Meet en vergaderingen via de browser.
Met Word Transcribe kunnen in aanmerking komende Microsoft 365-abonnees tot 300 minuten audio per maand uploaden.
Gebruikers met een Microsoft Copilot-licentie kunnen via Word Transcribe tot 30.000 minuten per maand uploaden.
Teams Copilot kan tijdens een vergadering gebruikmaken van tijdelijke spraak-naar-tekst-gegevens, zelfs als er geen transcriptie is opgeslagen.
De kwaliteit van de transcriptie en de AI-samenvatting kan variëren afhankelijk van de geluidsomstandigheden, de sprekers, de taal en de terminologie.
Gespecialiseerde transcriptieplatforms bieden mogelijk consistentere, op bestanden gebaseerde workflows, tools voor het beheer van transcripties en ondersteuning voor verschillende platforms.

De belangrijkste functies van Microsoft Copilot: is audiotranscriptie inbegrepen?

Het antwoord hangt ervan af welk Microsoft-product of welke Copilot-ervaring u bedoelt.

De standaardinterface van Microsoft 365 Copilot Chat mag niet worden beschouwd als een speciaal portaal voor het uploaden van transcripties. Microsoft 365 biedt echter wel verschillende gerelateerde transcriptiefuncties.

In Word Transcribe kunnen gebruikers die hiervoor in aanmerking komen spraak rechtstreeks opnemen of een audio-opname uploaden. Word maakt een transcriptie met tijdstempels en onderscheidt de verschillende sprekers. De transcriptie kan vervolgens worden bewerkt, in een document worden ingevoegd of als Word-bestand worden opgeslagen.

In Teams kan Copilot de spraak tijdens vergaderingen analyseren, de belangrijkste punten van de discussie samenvatten, actiepunten voorstellen en vragen over de vergadering beantwoorden. Afhankelijk van de vergaderinstellingen kan het werken met een opgeslagen transcript of tijdens het gesprek tijdelijke spraak-naar-tekst-gegevens verwerken.

Microsoft heeft ook de functie ‘Capture’ geïntroduceerd in Copilot Notebooks. Voor in aanmerking komende zakelijke gebruikers biedt deze functie de mogelijkheid om persoonlijke gesprekken en spraaknotities te transcriberen en de resulterende transcripties, notities, foto’s en belangrijke inzichten op te slaan in een Copilot-notitieboek. De functie wordt stapsgewijs uitgerold per platform en accounttype.

Het belangrijke verschil is dus niet dat Copilot geen transcriptiefunctie heeft. Het is dat Microsoft de transcriptie over verschillende applicaties verdeelt, in plaats van één consistente, platformonafhankelijke transcriptieworkflow aan te bieden.

Een vergelijking tussen de mogelijkheden van Microsoft Copilot en die van gespecialiseerde software voor audiotranscriptie

Algemene productiviteitshulpmiddelen en gespecialiseerde transcriptiesoftware verschillende werkprocessen benadrukken.

De tools van Microsoft integreren spraakverwerking in Word-documenten, Teams-vergaderingen, OneNote en Copilot Notebooks. Speciale transcriptieplatforms richten zich doorgaans op het omzetten van geüploade audio- en videofragmenten in bewerkbare, doorzoekbare transcripties binnen een gecentraliseerde werkruimte.

De praktische verschillen kunnen onder meer het volgende omvatten:

Direct audiobestanden uploaden

Microsoft: Available via ondersteunde applicaties zoals Word Transcribe, en niet algemeen via Copilot Chat.
Speciale transcriptieplatforms: Meestal beschikbaar via een centrale uploadprocedure.

Platformdekking

Microsoft: De ondersteuning verschilt per Teams, Word, OneNote, Copilot Notebooks, apparaatplatforms, tenanttypes en releasekanalen.
Speciale transcriptieplatforms: Deze zijn vaak zo ontworpen dat ze opnames kunnen verwerken die zijn gemaakt met verschillende conferentie-, opname- en mediatools.

Beheer van sprekers

Microsoft: Het onderscheiden en labelen van sprekers is in sommige transcriptieomgevingen mogelijk.
Speciale transcriptieplatforms: De mogelijkheden lopen uiteen, maar sommige bieden functies voor het opnieuw toewijzen van sprekers, het toekennen van namen en het indelen in dagdelen.

Aangepaste woordenschat

Microsoft: De bruikbaarheid en implementatie van AVai variëren per product.
Gespecialiseerde transcriptieplatforms: Sommige bieden aangepaste woordenboeken of woordenschat-tools voor namen en vakterminologie.

Exportopties

Microsoft: Word kan transcripties als documenten opslaan, terwijl Teams en andere applicaties hun eigen workflows voor het bewaren en exporteren bieden.
Gespecialiseerde transcriptieplatforms: Sommige ondersteunen transcriptie-, ondertitel-, bijschrift- en documentformaten vanuit één interface.

De spraakfuncties van Microsoft in Copilot Chat moeten ook worden onderscheiden van transcriptie. Met dicteerfuncties en spraakchat kunnen gebruikers tegen Copilot praten, maar deze functies zijn niet per se bedoeld om van elk gesprek een definitief, publicatieklaar transcript te maken.

Waarom nauwkeurigheid belangrijk is bij het omzetten van audio naar tekst

De kwaliteit van de transcriptie is van invloed op elk later gebruik van de inhoud. Herkenningsfouten kunnen citaten, namen, technische terminologie, beslissingen en actiepunten verkeerd weergeven.

Er zijn verschillende factoren die doorgaans van invloed zijn op geautomatiseerde spraakherkenning:

Achtergrondgeluid en opnamekwaliteit
Overlappende spraak
Plaatsing van de microfoon
Accenten en spreektempo
Taalkeuze
Eigennamen en vakterminologie
Het aantal sprekers

De nauwkeurigheid van spraakherkenning moet ook los worden gezien van de betrouwbaarheid van door AI gegenereerde analyses.

Een transcriptie kan fouten bevatten op het gebied van woordherkenning of de aanduiding van sprekers. Een samenvatting die op basis van die transcriptie wordt gegenereerd, kan een andere categorie problemen met zich meebrengen, zoals het weglaten van context, het overdrijven van een conclusie of het onjuist weergeven van een beslissing.

Microsoft raadt gebruikers aan om door AI gegenereerde uitkomsten te controleren voordat ze deze delen of er actie op ondernemen. Dezelfde voorzichtigheid is geboden bij elk platform voor geautomatiseerde transcriptie of samenvatting.

Voor toepassingen met hoge inzet op het gebied van juridische zaken, gezondheidszorg, financiën, toegankelijkheid of naleving moeten organisaties de resultaten beoordelen aan de hand van representatieve audiofragmenten en bepalen of menselijke controle nodig is.

De tekortkomingen: waar de aanpak van Microsoft tekort kan schieten bij professionele audiotranscriptie

Microsoft biedt nu meer transcriptieopties aan dan in het oorspronkelijke artikel werd vermeld, maar de aanpak van het bedrijf kan nog steeds beperkingen opleveren voor teams die op zoek zijn naar een uniform transcriptiesysteem.

Gefragmenteerde applicatieworkflows

De transcriptiefunctie is verdeeld over Teams, Word, OneNote en Copilot Notebooks. Functies, beperkingen en beschikbaarheid kunnen verschillen, afhankelijk van de toepassing, het platform, de tenant, de licentie en het releasekanaal.

Een team kan daarom verschillende procedures nodig hebben voor geüploade interviews, live Teams-vergaderingen, persoonlijke gesprekken en gesprekken via externe diensten.

Vergunningverlening en administratieve controles

Voor sommige functies van Copilot en Teams zijn aanvullende licenties vereist. Organisaties kunnen ook gebruikmaken van Teams-beleidsregels, vergadersjablonen, vertrouwelijkheidslabels en instellingen voor opname of transcriptie om te bepalen waartoe gebruikers toegang hebben.

Dit betekent niet dat elke organisatie Entra ID, Exchange Online en Teams helemaal opnieuw moet configureren voordat transcriptie kan werken. Het betekent wel dat de bruikbaarheid binnen de onderneming mogelijk afhankelijk is van door beheerders vastgestelde beleidsregels.

Tijdelijke teams voor spraakverwerking

Teams biedt een optie “Alleen tijdens de vergadering”. In deze modus kan Copilot tijdelijke spraak-naar-tekst-gegevens verwerken zonder dat er een opgeslagen transcript nodig is.

Nadat de vergadering is beëindigd, zijn niet-getranscribeerde spraakgegevens en de bijbehorende interactiegeschiedenis van Copilot niet meer beschikbaar. Als iemand met het transcriberen begint, blijft Copilot mogelijk beschikbaar voor het gedeelte van de vergadering dat is getranscribeerd.

Organisaties die behoefte hebben aan doorzoekbare archieven moeten ervoor zorgen dat hun instellingen voor het vastleggen, transcriberen, opslaan, raadplegen en bewaren van gegevens aan die eis voldoen.

Limieten voor het uploaden van Word-bestanden

Dit zijn de limieten voor het uploaden van audiobestanden voor de functie ‘Word Transcribe’, niet een algemene limiet die geldt voor alle spraak-naar-tekst-functies van Microsoft.

Meer dan alleen spraak-naar-tekst: functies om te beoordelen bij AI-transcriptietools

Moderne transcriptieplatforms bieden mogelijk functies die verder gaan dan het omzetten van spraak in tekst.

Diarisatie en beheer van sprekers kan luidsprekers van elkaar scheiden en gebruikers helpen bij het toekennen van namen of het corrigeren van de toewijzing.
Hulpmiddelen voor het samenstellen van eigen woordenschat kan de omgang met namen, afkortingen, productterminologie en andere vaktermen verbeteren.
AI-gestuurde analyse kan helpen bij het extraheren van thema’s, onderwerpen, trefwoorden, samenvattingen of andere gestructureerde inzichten uit een transcriptie. Aangezien deze resultaten door AI worden gegenereerd, moeten ze worden gecontroleerd aan de hand van het bronmateriaal.
Meertalige ondersteuning is van belang voor organisaties die in verschillende regio’s actief zijn. Sonix biedt momenteel transcriptie- en vertaaldiensten aan in meer dan 54 talen.
Flexibele exportmogelijkheden teams in staat stellen transcripties te gebruiken in werkprocessen voor documentverwerking, ondertiteling, bewerking en publicatie.

Audio-transcriptiesoftware kiezen: belangrijke factoren om rekening mee te houden

Bij het kiezen van een transcriptieplatform is het niet voldoende om alleen het geadverteerde nauwkeurigheidspercentage te vergelijken.

Nauwkeurigheidstests Gebruik representatieve opnames uit uw daadwerkelijke werkproces. Zorg voor realistische sprekers, accenten, terminologie, microfoonomstandigheden en achtergrondgeluiden.
Vereisten voor het redigeren Dit is van belang omdat alle automatisch gegenereerde transcripties mogelijk moeten worden gecorrigeerd. Beoordeel hoe gemakkelijk gebruikers audio kunnen afspelen, tekst kunnen bewerken, sprekers een andere naam kunnen geven en door tijdstempels kunnen navigeren.
Beveiligingsmaatregelen moet worden beoordeeld op basis van de gevoeligheid van het materiaal. Relevante overwegingen kunnen onder meer zijn: onafhankelijke audits, versleuteling, authenticatie, toegangsrechten, gegevensbewaring, controles op het verwijderen van gegevens en contractuele vereisten.
Op de officiële website van Sonix worden SOC 2 Type II, AES-256-versleuteling, ondersteuning voor SSO en andere beveiligingsfuncties vermeld. Organisaties dienen niettemin de relevante documentatie en contractvoorwaarden te raadplegen om te bepalen of deze voldoen aan hun specifieke nalevingsvereisten.
Integratiemogelijkheden kan handmatige overdrachten verminderen. Ga na of het platform uw conferentietools, cloudopslag, videoworkflows of API-vereisten ondersteunt.
Gebruiksgemak heeft invloed op de acceptatie. Een gecentraliseerd, browsergebaseerd proces voor het uploaden, bewerken en exporteren is wellicht gemakkelijker te standaardiseren dan workflows die over meerdere productiviteitsapplicaties zijn verdeeld.

Uw workflow stroomlijnen met speciale transcriptietools

Teams die opnames uit meerdere bronnen verwerken, kunnen baat hebben bij een transcriptiesysteem dat is ontworpen voor geüploade audio- en videobestanden, in plaats van voor een specifiek vergaderplatform.

Afhankelijk van de aanbieder en het abonnement kunnen gespecialiseerde platforms het volgende bieden:

Upload-workflows voor opnames die door verschillende applicaties zijn gemaakt
Gedeelde werkruimten voor het ordenen van bestanden en transcripties
Functies voor samenwerking
Instellingen voor machtigingen en gebruikersbeheer
Doorzoekbare transcriptiearchieven
Exporteren van ondertitels en bijschriften
API's en workflowautomatisering

Stel je een verkoopteam voor dat Zoom gebruikt voor externe klanten, Teams voor interne vergaderingen en opgenomen gesprekken voor de opvolging. Microsoft kan delen van deze workflow via verschillende applicaties ondersteunen, maar een gecentraliseerd transcriptieplatform kan de opslag, bewerking, zoekfuncties en analyse consistenter maken.

Voor kwalitatieve onderzoekers kan het bijhouden van interviews in één doorzoekbare werkruimte voor transcripties ook het coderen, beoordelen en de thema-analyse vereenvoudigen.

Hoe Sonix omgaat met transcriptie op basis van bestanden

Sonix is ontworpen als een gecentraliseerd platform voor transcriptie, vertaling, ondertiteling en inhoudsanalyse.

Workflow voor uploaden en transcriberen: Gebruikers kunnen ondersteunde audio- of videobestanden uploaden en bewerkbare transcripties genereren zonder het beleid voor Teams-vergaderingen te hoeven configureren.
Flexibiliteit wat betreft opnamebronnen: Bestanden kunnen afkomstig zijn van conferentieplatforms, interviews, podcasts, opgenomen gesprekken, mediaprojecten of andere ondersteunde bronnen.
Beveiligingsfuncties: Op de officiële website van Sonix worden SOC 2 Type II, AES-256-versleuteling, ondersteuning voor SSO en maatregelen voor gegevensbescherming op bedrijfsniveau vermeld.
AI-analyse: Sonix biedt tools voor het genereren van samenvattingen en het extraheren van informatie uit voltooide transcripties. Door AI gegenereerde resultaten moeten worden gecontroleerd aan de hand van de originele opname en het transcript.
Meertalige ondersteuning: Sonix biedt momenteel transcriptie- en vertaaldiensten aan in meer dan 54 talen.

Het belangrijkste verschil is niet dat Microsoft geen transcriptiefunctie heeft. Het is dat Sonix een op transcriptie gerichte werkruimte biedt die bedoeld is om ondersteunde mediabestanden uit verschillende bronnen via één interface te verwerken.

Eindoordeel: de juiste aanpak voor transcriptie kiezen

De transcriptiefuncties van Microsoft zijn aanzienlijk uitgebreid. Copilot kan gesproken inhoud van vergaderingen in Teams verwerken, terwijl Word, OneNote en Copilot Notebooks aanvullende workflows voor spraak-naar-tekst bieden.

Microsoft kan een praktische keuze zijn als je:

Ik werk nu al voornamelijk met Microsoft 365
Ik heb samenvattingen van Teams-vergaderingen en actiepunten nodig
Transcripties koppelen aan Word, OneNote of Copilot Notebooks
Zorg ervoor dat de licentie- en huurdersinstellingen de vereiste functies ondersteunen
Geef er de voorkeur aan om de inhoud van vergaderingen binnen het productiviteitsecosysteem van Microsoft te houden

Een speciaal transcriptieplatform is wellicht een betere keuze als je:

Er is één uniforme interface nodig voor alle ondersteunde audio- en videobestanden
Ontvang opnames van allerlei verschillende platforms
Er is behoefte aan gecentraliseerde bewerking en ordening van cijferlijsten
Workflows nodig voor ondertitels, bijschriften, documenten of API’s
Op zoek naar transcriptiefuncties die niet gebonden zijn aan een bepaalde vergaderapp?
Er is behoefte aan een doorzoekbaar archief dat meerdere opnamebronnen omvat

Voor organisaties die met uiteenlopende audio- en videobronnen werken, is een speciaal platform zoals Sonix kan zorgen voor een meer geïntegreerde workflow. De keuze gaat niet langer tussen een product dat wel kan transcriberen en een product dat dat niet kan. Het gaat om de keuze tussen de toepassingsspecifieke transcriptiefuncties van Microsoft en een gespecialiseerd platform dat is opgezet rond gecentraliseerde mediatranscriptie.

Veelgestelde vragen

Kan Microsoft Copilot geüploade audiobestanden rechtstreeks transcriberen?

Microsoft 365 Copilot Chat is geen universele, op zichzelf staande transcriptiedienst voor geüploade audiobestanden. In aanmerking komende gebruikers kunnen echter opnames uploaden via Word Transcribe, en Microsoft biedt ook transcriptie aan via Teams, OneNote en Capture in Copilot Notebooks. De beschikbaarheid hangt af van de instellingen van de toepassing, het platform, het account, de licentie en de tenant.

Werkt Copilot met opnames van Zoom of Google Meet?

De beproefde Copilot-workflow voor vergaderingen van Microsoft werkt in Teams. Microsoft beschrijft ook een Windows-preview van Capture in Copilot Notebooks waarmee Zoom-, Webex-, Google Meet- en browsergebaseerde vergaderingen kunnen worden getranscribeerd voor Office Insiders Beta-gebruikers. Aangezien deze functie nog beperkt beschikbaar is, moeten organisaties controleren of deze voor hun accounts is ingeschakeld.

Wat zijn de limieten voor transcriptie voor Microsoft 365-gebruikers?

Microsoft geeft aan dat in aanmerking komende Microsoft 365-abonnees via Word Transcribe maximaal 300 minuten audio per maand kunnen uploaden. Gebruikers met een Microsoft Copilot-licentie kunnen maximaal 30.000 minuten per maand uploaden. Deze limieten gelden voor audio die via Word Transcribe wordt geüpload en mogen niet worden beschouwd als algemene limieten voor alle transcriptiefuncties van Microsoft.

Hoe nauwkeurig is de transcriptie van Microsoft in vergelijking met gespecialiseerde tools?

Er is geen enkel nauwkeurigheidscijfer dat voor alle Microsoft- of gespecialiseerde transcriptieworkflows geldt. De resultaten variëren afhankelijk van de taal, de geluidskwaliteit, overlapping tussen sprekers, accenten, microfoons en gespecialiseerde woordenschat. Organisaties dienen beide opties te testen met behulp van representatieve opnames en de transcripties te controleren voordat ze deze gebruiken voor beslissingen met grote gevolgen.

Kan ik de transcripties van alle Copilot-vergaderingen opslaan?

Niet automatisch. Wanneer Teams Copilot is geconfigureerd voor “Alleen tijdens de vergadering” en er geen transcriptie wordt gestart, zijn tijdelijke spraak-naar-tekst-gegevens en de interactiegeschiedenis van Copilot tijdens de vergadering na afloop van de vergadering niet beschikbaar. Wanneer transcriptie is ingeschakeld, vallen het transcript en de bijbehorende Copilot-toegang onder de instellingen van de organisatie met betrekking tot vergaderingen, opslag, machtigingen en bewaartermijnen.

Krijg nauwkeurige transcriptie in enkele minuten

Begin met slimmer transcriberen. Probeer Sonix gratis uit of bekijk onze prijzen om het juiste plan voor jou te vinden.

Probeer Sonix gratis Prijzen bekijken