Como utilizar o ChatGPT para tomar notas de reuniões

Tomar notas de reuniões é uma tarefa crucial para qualquer empresa, garantindo que as decisões, acções e discussões importantes sejam capturadas com precisão. Com o aumento da IA, muitos profissionais estão a recorrer a ferramentas como o ChatGPT para simplificar este processo. 

Embora a ideia de utilizar a IA para tomar notas de reuniões possa parecer simples, há mais do que simplesmente transcrever conversas. O ChatGPT oferece capacidades poderosas, mas saber como tirar partido delas de forma eficaz pode fazer uma diferença significativa na qualidade das suas notas. 

Este artigo aborda a forma como as empresas podem utilizar o ChatGPT para criar notas de reunião detalhadas e acionáveis, oferecendo informações sobre como esta ferramenta pode ser integrada no seu fluxo de trabalho existente para aumentar a produtividade e a organização.

Deve utilizar o ChatGPT para tomar notas de reuniões?

O ChatGPT é admiravelmente versátil e é uma solução de IA tudo-em-um para a maioria das empresas que trabalham a nível mundial. Embora o ChatGPT seja capaz de transcrever reuniões e gerar notas, não o pode fazer nativamente. Em vez disso, terá de utilizar a API Whisper do ChatGPT, que foi concebida especificamente para manipular ficheiros de áudio.

Eis os prós e os contras de utilizar o ChatGPT para transcrever e gerar transcrições.

Benefícios da utilização do ChatGPT para notas de reunião

Pretende transcrever e gerar notas de reunião com o ChatGPT? Aqui estão alguns benefícios de escolher o ChatGPT para essas tarefas.

Fácil acesso e rentabilidade

Muitas empresas já têm acesso ao ChatGPT, o que o torna uma solução fácil e económica para notas de reunião. Não é necessário adquirir ferramentas ou subscrições adicionais, uma vez que o ChatGPT pode ser utilizado de imediato com os recursos existentes.

Formatação personalizável

Uma das maiores vantagens da utilização do ChatGPT é a capacidade de personalizar totalmente a estrutura das notas de reunião. Ao fornecer instruções específicas, as notas podem ser geradas no formato que melhor se adapta às suas necessidades - quer se trate de listas com marcadores, resumos detalhados ou destaques de itens de ação.

Eficiência que poupa tempo

O ChatGPT pode gerar rapidamente notas a partir de pontos-chave ou transcrições de reuniões, poupando tempo valioso. Isto permite que a sua equipa se concentre mais na conversa em si, em vez de se distrair com a necessidade de tomar notas manualmente.

Maior clareza e organização

O ChatGPT pode ser solicitado a dar prioridade a informações importantes, tais como decisões, pontos de ação e acompanhamentos. Isto garante que os detalhes críticos são capturados claramente, facilitando a revisão e a ação das notas após a reunião.

Contras da utilização do ChatGPT para notas de reunião

Embora o ChatGPT seja extremamente útil para a maioria das tarefas, existem algumas razões pelas quais não é adequado para notas de reunião.

Falta de caraterísticas especializadas

Ao contrário das ferramentas de transcrição dedicadas, como o Sonix, o ChatGPT carece de determinadas funcionalidades especializadas, concebidas especificamente para o tratamento de notas e transcrições de reuniões. Ferramentas como o Sonix oferecem funcionalidades como vários formatos de importação/exportação, rastreio de vários oradores e editores fáceis de utilizar, que podem simplificar significativamente o processo de gestão de gravações de reuniões. 

Além disso, o Sonix tem capacidades incorporadas para limpar automaticamente as palavras de preenchimento e outros elementos desnecessários, criando uma transcrição mais polida e profissional. 

Com o ChatGPT, estes processos requerem frequentemente uma introdução manual, como a edição de palavras de preenchimento ou a formatação de alterações do orador. Esta ausência de funcionalidades especializadas pode tornar o ChatGPT menos conveniente em comparação com as ferramentas criadas especificamente para a transcrição, especialmente para os utilizadores que necessitam de uma elevada precisão e de um pós-processamento eficiente das suas notas de reunião.

Precisão de transcrição limitada

Embora o ChatGPT possa gerar notas de reunião, a sua precisão de transcrição pode não corresponder à das ferramentas de transcrição dedicadas. Por exemplo, plataformas como a Sonix oferecem uma precisão de até 99%, o que é fundamental para captar as discussões das reuniões na íntegra. 

A capacidade do ChatGPT para interpretar e transcrever áudio pode, por vezes, dar origem a interpretações incorrectas, especialmente no caso de discursos pouco claros ou de vários oradores. Isto significa que pode ser necessário um esforço manual adicional para garantir a exatidão, o que pode diminuir o benefício da poupança de tempo.

É importante lembrar que, embora o ChatGPT seja a plataforma de IA mais inteligente do mercado, a Open AI nunca teve a intenção de a tornar numa plataforma de transcrição.

Curva de aprendizagem acentuada

A integração eficaz do ChatGPT no seu fluxo de trabalho pode implicar uma curva de aprendizagem, especialmente para as empresas que pretendem utilizar funcionalidades mais avançadas, como a personalização de pedidos ou a utilização da API Whisper para transcrição. 

A API Whisper, por exemplo, nem sempre é simples, e podem ser necessários conhecimentos técnicos para a implementar corretamente. Isto pode exigir a gestão por programadores ou funcionários com conhecimentos técnicos, o que pode limitar a sua acessibilidade a equipas não familiarizadas com tais ferramentas.

Requer formação modelo para requisitos específicos

O ChatGPT é uma IA de uso geral, o que significa que não sabe inerentemente como funciona a sua empresa ou equipa. Para obter as notas de reunião mais relevantes e úteis, o modelo precisa de ser treinado ao longo do tempo para compreender melhor os seus requisitos específicos, como o reconhecimento de tópicos, decisões ou itens de ação importantes. 

Isto requer um aperfeiçoamento contínuo dos avisos e das introduções, bem como o teste de diferentes abordagens, o que pode levar tempo e esforço até atingir um nível de precisão e personalização que funcione perfeitamente para as suas necessidades.

Como utilizar o ChatGPT para tomar notas de reuniões

Estabelecemos que usar a API Whisper do ChatGPT para transcrição não é conveniente para a maioria dos utilizadores não técnicos. No entanto, se você quiser experimentar, veja como fazer isso.

1. Transcrever o áudio da sua reunião com a API Whisper

A API Whisper transforma o áudio da sua reunião em texto. Suporta muitos formatos, como MP3 ou WAV, e tudo o que precisa de fazer é carregar o seu ficheiro de áudio. Abaixo está o código Python para transcrever um ficheiro de áudio de uma reunião:

importar openai

# Abrir o ficheiro áudio

audio_file = open("/caminho/para/sua/reunião.mp3", "rb")

# Transcrever utilizando a API Whisper

transcrição = openai.Audio.transcribe(

  modelo="whisper-1″, 

  file=arquivo_de_audio

)

# Imprimir a transcrição

print(transcrição.texto)

Este código dar-lhe-á uma transcrição em bruto da sua reunião. A API do Whisper lida com formatos comuns e fornece a transcrição como texto simples. Pode utilizar esta transcrição como base para as suas notas de reunião.

2. Manuseamento de ficheiros de áudio maiores

A API do Whisper limita o tamanho de cada ficheiro de áudio a 25 MB. Se a gravação da reunião for maior do que isso, será necessário dividir o áudio em partes menores. Você pode usar uma ferramenta como PyDub em Python para lidar com isto:

from pydub import AudioSegment

# Carregar o ficheiro áudio da reunião

audio = AudioSegment.from_mp3("/path/to/your/meeting.mp3")

# Dividido em segmentos de 10 minutos (tempo em milissegundos)

primeira_parte = audio[:10*60*1000]

# Exportar os primeiros 10 minutos de áudio

primeira_parte.export("reunião_parte1.mp3″, formato="mp3")

Depois de dividir o ficheiro, pode transcrever cada parte individualmente utilizando o mesmo código de transcrição da API Sussurro, como acima.

3. Melhorar a exatidão da transcrição

Pode ajudar o Whisper a compreender melhor termos específicos utilizados nas suas reuniões, tais como termos técnicos ou nomes de empresas, fornecendo uma mensagem. Isso ajuda o Whisper a reconhecer e transcrever essas palavras com mais precisão.

transcrição = openai.Audio.transcriptions.create(

  modelo="whisper-1″, 

  file=arquivo_de_audio, 

  prompt="Esta reunião inclui termos como SaaS, IA, GPT-4 e ChatGPT."

)

# Imprimir a transcrição melhorada

print(transcrição.texto)

O aviso ajuda a garantir que a Whisper capta esses termos de forma mais fiável, melhorando a qualidade da transcrição.

4. Transformar as transcrições em notas de reunião organizadas

Agora que tem a transcrição, o ChatGPT pode ajudá-lo a estruturá-la de forma a que seja fácil de ler e de atuar. Em vez de lidar com uma transcrição em bruto, pode utilizar um simples comando para obter notas claras e organizadas.

Por exemplo, pode perguntar ao ChatGPT algo como:

"Resuma a transcrição destacando os principais pontos de discussão, as decisões tomadas e os itens de ação."

Isto dividirá a transcrição em secções fáceis de rever e pode personalizá-la em função da forma como pretende as suas notas. Talvez prefira marcadores ou listas de tarefas. Só tem de indicar ao ChatGPT o formato que pretende, por exemplo:

"Organize as notas como marcadores, separando as principais discussões e acções necessárias."

Ao ajustar a forma como pergunta ao ChatGPT, pode formatar as notas de reunião no estilo que melhor se adequa às suas necessidades.

5. Aperfeiçoamento das notas finais

Se existirem termos específicos, nomes de produtos ou acrónimos que o Whisper não tenha acertado, pode pedir ao ChatGPT para fazer essas correcções. Basta pedir-lhe para limpar a linguagem ou ajustar determinados termos, como:

"Corrija quaisquer erros e certifique-se de que termos como 'SaaS' e 'GPT-4' estão escritos corretamente em todo o texto."

Este passo adicional garante que as notas de reunião são claras, precisas e estão prontas para serem partilhadas com a sua equipa.

Dicas para anotações de reuniões eficazes com o ChatGPT

Depois de definir os princípios básicos para gerar notas de reunião com o ChatGPT, existem algumas dicas importantes que podem ajudá-lo a melhorar a precisão e a utilidade do resultado final. Ao manter os seguintes pontos em mente, pode garantir que as suas notas de reunião são claras, bem estruturadas e acionáveis.

1. Garantir uma elevada qualidade de áudio

A qualidade do seu ficheiro de áudio tem um impacto significativo na precisão da transcrição. Gravações claras, de alta qualidade e com o mínimo de ruído de fundo resultam em melhores transcrições. Certifique-se de que os participantes estão a usar bons microfones e que o ambiente de gravação é silencioso. A clareza do áudio reduzirá os erros, especialmente no reconhecimento de palavras ou oradores específicos, facilitando o processamento e o resumo do conteúdo com precisão pelo ChatGPT.

2. Usar prompts para limpar a saída

O ChatGPT funciona melhor quando recebe instruções claras através de avisos. Para melhorar a qualidade das suas notas de reunião, utilize os avisos para estruturar o texto, eliminar palavras de preenchimento ou concentrar-se em áreas específicas, como itens de ação ou decisões importantes.

Por exemplo, avisos como "Organizar a transcrição em pontos com as principais decisões e tarefas" ou "Resumir a discussão e eliminar palavras de preenchimento como 'um' e 'ah'" pode melhorar drasticamente a clareza e a facilidade de utilização das notas finais.

3. Limitar a diafonia na gravação original

As reuniões com várias pessoas a falar por cima umas das outras, ou com conversas de fundo excessivas, podem confundir o processo de transcrição. Limitar as conversas cruzadas, incentivando os participantes a falarem um de cada vez, melhora a qualidade da transcrição.

Se ocorrerem interferências, pode ser necessário editar o áudio para remover conversas sobrepostas antes de o enviar para o Whisper para transcrição. Isto torna mais fácil para o ChatGPT identificar o conteúdo importante e produzir notas coerentes.

4. Afinar a terminologia específica

Para reuniões que envolvem jargão técnico ou específico do setor, é importante usar prompts para ajudar o ChatGPT a reconhecer e transcrever corretamente esses termos. Fornecer uma lista de termos-chave ou acrónimos com antecedência garante que o Whisper e o ChatGPT forneçam resultados mais precisos e relevantes. Isso é especialmente útil em discussões técnicas, jurídicas ou comerciais especializadas, onde a precisão é mais importante.

Existe uma alternativa melhor do que transcrever com o ChatGPT?

Embora o ChatGPT seja uma ferramenta poderosa para transcrever e organizar notas de reuniões, pode ser demasiado técnico, exigindo conhecimentos de codificação e passos de configuração específicos. Para empresas e indivíduos que procuram uma solução mais simples e fácil de utilizar, Sonix oferece uma alternativa superior.

O Sonix fornece Transcrição 99% graças aos seus algoritmos de conversão de voz em texto líderes do sector, que reduzem significativamente a edição manual necessária após a transcrição. Com suporte para Mais de 49 línguasO Sonix é ideal para equipas globais ou reuniões multilingues, garantindo que nenhum pormenor importante é perdido.

Para além da transcrição, o sistema integrado do Sonix Ferramentas de análise de IA permitem-lhe gerar automaticamente resumos de reuniões, análises temáticas e até análises de sentimentos. Isso transforma suas transcrições brutas em insights acionáveis sem esforço extra. O software Ferramentas de IA também incluem avisos personalizados.

Com prompts personalizados, pode revisitar as suas transcrições e interagir com elas quase como se estivesse a ter uma conversa, aumentando ainda mais a sua produtividade ao permitir-lhe extrair dados sem ter de os peneirar. O Sonix também inclui recursos avançados de caraterísticas de segurança a nível bancário para garantir que os seus dados permanecem privados e protegidos.

Talvez a maior vantagem seja a facilidade de utilização do Sonix. Não há curva de aprendizado zero, tornando-o acessível para qualquer pessoa, independentemente da formação técnica. No geral, o Sonix oferece uma alternativa poderosa, segura e incrivelmente fácil de usar para transcrever com o ChatGPT, tornando-o uma solução para empresas que buscam eficiência e precisão.

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Considerações finais

Embora o ChatGPT ofereça uma solução versátil para gerar notas de reunião através da transcrição, ele pode ser muito técnico e complicado para muitos usuários. Ao aproveitar ferramentas como o Sonix, você pode alcançar uma precisão de transcrição muito maior, com benefícios adicionais como resumos gerados por IA, análise temática e segurança aprimorada, tudo com uma interface muito mais simples e fácil de usar. 

Para empresas que valorizam a eficiência, a precisão e a facilidade de uso, o Sonix oferece uma alternativa melhor para gerenciar e analisar o conteúdo da reunião. Quer a sua prioridade seja a precisão, o suporte multilingue ou a integração perfeita, o Sonix permite-lhe capturar e organizar as suas reuniões com o mínimo de esforço e o máximo impacto.

Como utilizar o ChatGPT para notas de reunião: Perguntas frequentes

Qual é a melhor forma de gravar reuniões para transcrição?

A gravação de reuniões garante um registo áudio preciso. Utilize software ou ferramentas de gravação fiáveis para captar áudio de alta qualidade. Certifique-se de que todos os participantes estão cientes e autorizam a gravação.

Como posso formatar a transcrição da minha reunião para o ChatGPT?

Remover informações irrelevantes e formatar a transcrição para maior clareza. Elimine carimbos de data e hora e detalhes desnecessários. Organize a transcrição com secções claras e quebras de linha para ajudar o ChatGPT a processar o conteúdo de forma eficaz.

O ChatGPT pode gerar notas em diferentes formatos ou modelos?

Sim, o ChatGPT pode gerar notas em vários formatos. Especifique o seu formato preferido, como marcadores, listas numeradas ou cabeçalhos, no seu prompt para receber notas no estilo desejado.

Qual é a precisão das notas de reunião geradas pelo ChatGPT?

As notas geradas pelo ChatGPT são geralmente exactas, mas devem ser revistas para serem completas. A edição e o refinamento das notas garantem que elas capturam com precisão todos os pontos-chave, decisões e itens de ação da reunião.