Comment enregistrer une réunion en ligne

L'enregistrement des réunions en ligne permet de revenir facilement sur les discussions, les décisions et les présentations importantes. Vous pouvez enregistrer le contenu de la réunion pour vous y référer ultérieurement, pour la formation ou pour tenir au courant les membres de l'équipe qui n'ont pas pu assister à la réunion.

Alors que de plus en plus de personnes travaillent à distance et collaborent en ligne, la demande d'enregistrement des réunions virtuelles a considérablement augmenté. Si les fonctions d'enregistrement intégrées aux applications de réunion sont pratiques, elles présentent souvent des limites, telles qu'un accès restreint à la fonction d'enregistrement, des enregistrements bloqués derrière un mur payant ou une résolution d'enregistrement médiocre.

Si vous souhaitez avoir un contrôle total sur votre réunion en ligne les sessions, les outils tiers peuvent être un atout précieux pour votre entreprise.

Voici donc les différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour enregistrer des réunions en ligne.

Qu'est-ce qu'un enregistrement de réunion en ligne ?

L'enregistrement des réunions en ligne permet de capturer l'audio, la vidéo et tout ce qui est partagé sur l'écran par les participants à la réunion. Vous pouvez ainsi revoir et partager ultérieurement le contenu complet de la réunion à des fins de référence, de formation ou de collaboration.

Voici quelques avantages clés de l'enregistrement d'une réunion en ligne.

Crée un enregistrement durable : Les enregistrements documentent exactement ce qui a été discuté et décidé lors des réunions. Il s'agit d'une référence objective qui peut être consultée en cas de besoin, plutôt que de s'appuyer uniquement sur des notes ou sur la mémoire.
Les réunions peuvent être partagées : Les personnes qui ne peuvent pas assister à une réunion en direct peuvent regarder l'enregistrement pour se remettre dans le bain. Les enregistrements vous permettent également de partager facilement le contenu de la réunion avec d'autres parties prenantes.
Fournit du matériel pour une utilisation future : Les enregistrements de réunions peuvent être réutilisés dans des vidéos de formation, des présentations ou d'autres contenus. Les moments clés peuvent être découpés et partagés pour mettre en évidence les informations importantes.

Où peut-on enregistrer des réunions en ligne ?

Il existe deux façons principales d'enregistrer des réunions en ligne.

La première est la fonction d'enregistrement intégrée à la plupart des plateformes de réunion en ligne telles que Google Meet, Zoom et Microsoft Teams.

Toutefois, ces options présentent certaines limites qui les rendent inadaptées à une utilisation en entreprise.

Tout d'abord, les options d'enregistrement de la plupart de ces outils sont bloquées derrière un mur payant. Si vous utilisez un compte gratuit, il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas enregistrer vos réunions sans passer à la version supérieure.

Deuxièmement, la résolution d'enregistrement de ces outils de réunion est limitée. Google Meet et Microsoft Teams peuvent enregistrer en résolution 1080p, ce qui est idéal pour la plupart des scénarios. Toutefois, si vous envisagez de rediffuser cette réunion sur un écran plus grand ou sur un projecteur dans une salle de réunion, la résolution de 1080p n'est pas suffisante.

En revanche, un compte gratuit sur Zoom ne vous permettra d'obtenir qu'un enregistrement de 360p de votre réunion, qui est pixellisé même sur les petits écrans d'ordinateurs portables.

Troisièmement, les formats de fichiers proposés par les outils de réunion sont souvent limités. Si vous devez éditer la vidéo après la réunion, vos options risquent d'être limitées en raison de l'insuffisance de la prise en charge des extensions offerte par ces outils.

Si vous souhaitez dépasser ces limites, vous pouvez utiliser un outil tiers.

Voici comment enregistrer une réunion en ligne à l'aide d'outils de première ou de tierce partie.

Comment enregistrer des réunions en ligne en 5 étapes

Voici cinq étapes rapides pour enregistrer votre réunion en ligne.

Étape 1 : Utiliser l'outil d'enregistrement intégré

Tout d'abord, vérifiez si votre plateforme de réunion dispose d'une fonctionnalité d'enregistrement intégrée ou si vous y avez accès. De nombreux outils populaires comme Zoom, Microsoft Teams et Google Meet vous permettent d'enregistrer les réunions directement dans l'application.

Recherchez un bouton "Enregistrer" dans les commandes de la réunion ou consultez la documentation d'assistance de la plateforme pour savoir si l'option d'enregistrement est disponible et comment l'utiliser.

Si la polyvalence limitée des outils d'enregistrement intégrés est suffisante pour votre cas d'utilisation, n'hésitez pas à sauter le reste des étapes.

Étape 2 : Utiliser un outil d'enregistrement tiers

Si votre plateforme ne dispose pas d'un système d'enregistrement intégré ou si vous souhaitez éviter les limitations mentionnées ci-dessus, vous devez opter pour un outil d'enregistrement tiers. Les logiciels d'enregistrement d'écran tels que L o om, Camtasiaou OBS Studio vous permet de capturer votre écran, votre son et votre webcam lors de réunions sur n'importe quelle plateforme. Ces outils offrent des fonctionnalités telles qu'une durée d'enregistrement illimitée, des options d'édition et, si vous utilisez un outil tel que OBSLes coûts sont également nuls.

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment créer un studio d'enregistrement à l'aide d'OBS.

Étape 4 : Obtenir le consentement des participants

L'enregistrement d'une session Google Meet peut sembler inoffensif, mais selon l'endroit où vous vous trouvez, vous risquez d'enfreindre les lois locales sur la protection de la vie privée.

Aux États-Unis, la loi sur la protection de la vie privée dans les communications électroniques (Electronic Communications Privacy Act - ECPA) repose sur la règle du "consentement unique". Cela signifie que toute personne participant à l'appel, y compris celle qui enregistre, peut légalement consentir à l'enregistrement.

Toutefois, certains États, comme la Californie, le Connecticut, la Floride, l'Illinois et le Maryland, appliquent une loi sur le "consentement des deux parties". Cette loi exige le consentement formel de tous les participants pour que l'enregistrement soit légal.

Lorsque vous collaborez avec des clients d'autres pays, il est essentiel de recherche les lois sur la protection de la vie privée de votre client et les vôtres. Même s'il n'y a pas d'exigences légales spécifiques, il est éthique d'informer tous les participants que la réunion est enregistrée.

Étape 5 : Préparer l'OBS à commencer l'enregistrement

Voici comment préparer OBS à enregistrer vos réunions en ligne.

1. Lancer l'OBS

Ouvrez OBS sur votre ordinateur. Vous verrez l'interface principale, qui peut sembler un peu complexe au début, mais il suffit de la configurer une fois.

2. Créer une nouvelle scène

Cliquez sur le bouton "+" sous le panneau "Scènes" dans le coin inférieur gauche.
Donnez à la scène un nom descriptif comme "Enregistrement de réunion" et cliquez sur "OK". Vous pouvez également laisser ce champ vide.

3. Ajouter une source vidéo

Cliquez sur le bouton "+" sous le panneau "Sources".
Choisissez "Capture d'écran" si vous souhaitez enregistrer l'intégralité de votre écran. Cette option est utile si vous passez d'une application à l'autre. Cependant, cela peut poser un problème de confidentialité, car vous risquez d'enregistrer des informations personnelles.

Nommez la source (par exemple, "Capture d'écran").
Cliquez sur "OK" et sélectionnez l'écran que vous souhaitez capturer si vous avez plusieurs moniteurs.

Vous pouvez également choisir "Capture de la fenêtre" si vous souhaitez enregistrer uniquement la fenêtre de la réunion (Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams). C'est un excellent moyen de garantir la confidentialité.

4. Ajouter une source audio

Cliquez à nouveau sur le bouton "+" sous le panneau "Sources".
Sélectionnez "Audio Input Capture".
Donnez-lui un nom (par exemple, "Microphone").
Choisissez votre microphone dans la liste des appareils et cliquez sur "OK".

Veillez à sélectionner le bon microphone dans la liste. Sinon, l'enregistrement ne contiendra pas votre son.

Pour capturer le son de la réunion, répétez le processus mais sélectionnez cette fois "Capture de la sortie audio".
Donnez-lui un nom (par exemple, "System Audio").
Choisissez le périphérique de sortie approprié (généralement vos haut-parleurs ou votre casque).

5. Configuration des paramètres vidéo

Allez dans "Paramètres" dans le coin inférieur droit.
Cliquez sur "Vidéo" dans le menu de gauche.
Réglez la "Résolution de base (toile)" sur la résolution de votre écran.
Réglez la "Résolution de sortie (mise à l'échelle)" sur la résolution souhaitée pour votre enregistrement. Les choix les plus courants sont 1920×1080 ou 1280×720. N'oubliez pas que plus la résolution est élevée, plus la taille de l'enregistrement sera importante.
Choisissez "Common FPS Values" et réglez-le sur 30 si vous n'avez pas beaucoup de texte en mouvement ou sur 60 pour une vidéo plus fluide.

6. Configurer les paramètres de sortie

Dans le menu "Paramètres", cliquez sur "Sortie".
Allez dans l'onglet "Enregistrement".
Réglez le "chemin d'accès à l'enregistrement" sur le dossier dans lequel vous souhaitez que vos enregistrements soient sauvegardés.
Choisissez un format d'enregistrement tel que MP4 ou MKV.
Réglez la "Qualité d'enregistrement" en fonction de vos besoins. Dans la plupart des cas, "Haute qualité, taille de fichier moyenne" est un bon choix.
Vous pouvez laisser les autres paramètres inchangés.

Étape 6 : Démarrer l'enregistrement

Une fois tous les paramètres configurés, vous êtes prêt à enregistrer la réunion.

Ouvrez votre application de réunion (Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams). Assurez-vous de voir la bonne fenêtre de réunion dans la fenêtre de prévisualisation d'OBS.

Retournez à OBS et cliquez sur "Démarrer l'enregistrement" sur le côté droit. Menez votre réunion comme d'habitude. OBS enregistrera tout ce qui s'affiche à l'écran ainsi que le son de votre microphone et de la réunion.

Une fois la réunion terminée, retournez dans OBS et cliquez sur "Arrêter l'enregistrement". Votre enregistrement sera sauvegardé à l'emplacement que vous avez spécifié dans les paramètres de sortie.

Étape 7 : Partager et utiliser l'enregistrement

Une fois que vous avez sauvegardé l'enregistrement de votre réunion, il est temps de l'utiliser. Partagez le fichier avec tous les participants à la réunion et toutes les parties prenantes qui pourraient bénéficier de l'examen du contenu. Téléchargez l'enregistrement sur un disque partagé sécurisé ou sur une plateforme d'hébergement vidéo et envoyez un lien avec des instructions d'accès claires.

Pour tirer le meilleur parti de votre enregistrement, envisagez de le transcrire dans un format texte permettant d'effectuer des recherches. Une transcription vous permet de parcourir rapidement le contenu de la réunion, de trouver les principaux points de discussion et d'extraire les informations importantes sans avoir à revoir l'intégralité de la vidéo. Vous pouvez ensuite partager la transcription avec l'enregistrement pour vous y référer facilement.

Les enregistrements de réunions sont des ressources précieuses pour la formation, l'intégration et le partage des connaissances. Utilisez-les pour :

Créer des vidéos de formation pour les nouveaux embauchés ou les membres de l'équipe qui ont besoin d'apprendre un processus ou une compétence spécifique.
Créer une bibliothèque de réunions antérieures sur des sujets clés que les employés peuvent consulter à la demande.
Découper les segments importants pour les partager en tant que ressources autonomes ou pour compléter d'autres matériels de formation.
Constituer un registre des décisions, des mesures à prendre et des mises à jour du projet pour référence ultérieure.

Lorsque vous partagez des enregistrements de réunions, tenez compte des aspects liés à la sécurité et à la protection de la vie privée. Veillez à ce que seules les personnes autorisées puissent accéder aux fichiers et à ce que toute information sensible soit correctement protégée. Utilisez les outils de partage de fichiers sécurisés de votre organisation et respectez les meilleures pratiques en matière de protection par mot de passe et de contrôle d'accès.

Il est également judicieux d'établir des directives claires sur la durée de conservation des enregistrements de réunions et sur la personne responsable de leur gestion au fil du temps. Cela permet d'éviter l'encombrement des données et de s'assurer que les enregistrements ne sont conservés que le temps nécessaire.

En exploitant les enregistrements de vos réunions à des fins de formation, de référence et de partage des connaissances, vous maximiserez la valeur du temps et des efforts consacrés à chaque réunion virtuelle. Grâce à une bibliothèque d'enregistrements bien organisée, votre équipe peut facilement accéder aux informations dont elle a besoin pour rester informée, alignée et productive.

Rationalisez le flux de travail de vos réunions avec Sonix

Une fois que l'enregistrement est prêt, il convient de réfléchir aux points suivants transcription pour maximiser l'utilité de vos enregistrements.

La transcription de l'enregistrement d'une réunion en ligne est très utile car elle garantit que les discussions et les décisions importantes sont documentées pour référence ultérieure. Elle améliore l'accessibilité pour les membres de l'équipe qui n'ont pas pu assister à la réunion et leur permet de rester informés.

Les transcriptions sont consultables, ce qui permet de trouver rapidement des informations spécifiques. Elles facilitent également la compréhension et la mémorisation du contenu des réunions, contribuant ainsi à la continuité et à la responsabilité des projets.

En outre, les transcriptions peuvent servir de documents officiels à des fins juridiques et de conformité.

Cela dit, si vous cherchez un moyen fiable de transcrire avec précision vos réunions en ligne, Sonix est le meilleur outil pour vous aider.

Transcrire des réunions avec Sonix

Sonix fournit une plateforme intégrée pour la transcription, traductionet la gestion de vos réunions en ligne. Grâce à son algorithme d'IA avancé, Sonix peut transcrire vos réunions en ligne avec une précision de 99% en quelques minutes seulement.

En outre, Sonix est équipé d'outils d'analyse avancés tels que :

Résumés automatisés : Génère des résumés concis et précis du contenu de la réunion, tels que procès-verbaux des réunions.
Générer des chapitres : Crée des chapitres du contenu discuté lors de la réunion afin de rendre les données plus navigables.
Analyse thématique : Utilise l'IA pour identifier le thème de la conversation.
Analyse des sentiments : Détecte et identifie le sentiment et le ton du locuteur actuel.
Détection du sujet : Utilise l'IA pour résumer et détecter les sujets mentionnés lors de la réunion.
Détection d'entités : Étiquette les intervenants et assure le suivi des contributions de chacun.

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