ChatGPT für Besprechungsnotizen verwenden

Das Anfertigen von Besprechungsnotizen ist eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen, um sicherzustellen, dass wichtige Entscheidungen, Handlungen und Diskussionen genau festgehalten werden. Mit dem Aufstieg der KI wenden sich viele Fachleute Tools wie ChatGPT zu, um diesen Prozess zu rationalisieren. 

Der Gedanke, KI für Besprechungsnotizen zu nutzen, mag zwar einfach klingen, aber es steckt mehr dahinter als nur die Transkription von Gesprächen. ChatGPT bietet leistungsstarke Funktionen, aber wenn Sie wissen, wie Sie sie effektiv nutzen können, kann dies einen erheblichen Unterschied in der Qualität Ihrer Notizen ausmachen. 

Dieser Artikel beschreibt, wie Unternehmen ChatGPT nutzen können, um detaillierte, umsetzbare Besprechungsnotizen zu erstellen, und bietet Einblicke, wie dieses Tool in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integriert werden kann, um Produktivität und Organisation zu verbessern.

Sollten Sie ChatGPT für Besprechungsnotizen verwenden?

ChatGPT ist bewundernswert vielseitig und eine All-in-One-KI-Lösung für die Mehrheit der weltweit tätigen Unternehmen. ChatGPT ist zwar in der Lage, Meetings zu transkribieren und Notizen zu erstellen, kann dies aber nicht nativ tun. Stattdessen müssen Sie die Whisper-API von ChatGPT verwenden, die speziell für die Bearbeitung von Audiodateien konzipiert ist.

Hier sind die Vor- und Nachteile der Verwendung von ChatGPT für die Transkription und Erstellung von Transkripten.

Vorteile der Verwendung von ChatGPT für Besprechungsnotizen

Möchten Sie mit ChatGPT Besprechungsnotizen transkribieren und erstellen? Hier sind einige Vorteile der Wahl von ChatGPT für solche Aufgaben.

Einfacher Zugang und Kosteneffizienz

Viele Unternehmen haben bereits Zugang zu ChatGPT, was es zu einer einfachen und kostengünstigen Lösung für Besprechungsnotizen macht. Es besteht keine Notwendigkeit, zusätzliche Tools oder Abonnements zu erwerben, da ChatGPT sofort mit den vorhandenen Ressourcen genutzt werden kann.

Anpassbare Formatierung

Einer der größten Vorteile von ChatGPT ist die Möglichkeit, die Struktur von Besprechungsnotizen vollständig anzupassen. Indem Sie spezifische Anweisungen geben, können Sie Notizen in dem Format erstellen lassen, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht - ob es sich um Aufzählungen, detaillierte Zusammenfassungen oder Hervorhebungen von Handlungspunkten handelt.

Zeitsparende Effizienz

ChatGPT kann schnell Notizen aus Stichpunkten oder Sitzungsprotokollen erstellen und so wertvolle Zeit sparen. So kann sich Ihr Team mehr auf das eigentliche Gespräch konzentrieren, anstatt durch die Notwendigkeit manueller Notizen abgelenkt zu werden.

Verbesserte Klarheit und Organisation

ChatGPT kann aufgefordert werden, wichtige Informationen zu priorisieren, z. B. Entscheidungen, Aktionspunkte und Folgemaßnahmen. Dies stellt sicher, dass kritische Details klar erfasst werden, so dass es einfacher ist, die Notizen nach der Besprechung zu überprüfen und entsprechend zu handeln.

Nachteile der Verwendung von ChatGPT für Besprechungsnotizen

Obwohl ChatGPT für die meisten Aufgaben sehr nützlich ist, gibt es ein paar Gründe, warum es für Besprechungsnotizen nicht geeignet ist.

Mangel an spezialisierten Funktionen

Im Gegensatz zu dedizierten Transkriptionstools wie Sonix fehlen ChatGPT bestimmte spezialisierte Funktionen, die speziell für die Bearbeitung von Besprechungsnotizen und Transkriptionen entwickelt wurden. Tools wie Sonix bieten Funktionen wie mehrere Import-/Exportformate, Verfolgung von mehreren Sprechern und einfach zu bedienende Editoren, die den Prozess der Verwaltung von Meeting-Aufzeichnungen erheblich rationalisieren können. 

Darüber hinaus verfügt Sonix über integrierte Funktionen zur automatischen Bereinigung von Füllwörtern und anderen überflüssigen Elementen, wodurch eine ausgefeiltere und professionellere Abschrift entsteht. 

Bei ChatGPT erfordern diese Prozesse oft manuelle Eingaben, wie das Herausschneiden von Füllwörtern oder die Formatierung von Sprecherwechseln. Das Fehlen spezieller Funktionen kann dazu führen, dass ChatGPT im Vergleich zu Tools, die speziell für die Transkription entwickelt wurden, weniger komfortabel ist, insbesondere für Nutzer, die eine hohe Präzision und effiziente Nachbearbeitung ihrer Besprechungsnotizen benötigen.

Eingeschränkte Transkriptionsgenauigkeit

ChatGPT kann zwar Besprechungsnotizen erstellen, aber die Transkriptionsgenauigkeit kann nicht mit der von speziellen Transkriptionstools mithalten. Plattformen wie Sonix bieten beispielsweise eine Genauigkeit von bis zu 99%, was für die Erfassung von wortwörtlichen Besprechungen entscheidend ist. 

Die Fähigkeit von ChatGPT, Audio zu interpretieren und zu transkribieren, kann manchmal zu Fehlinterpretationen führen, insbesondere bei undeutlicher Sprache oder mehreren Sprechern. Dies bedeutet, dass zusätzlicher manueller Aufwand erforderlich sein kann, um die Genauigkeit zu gewährleisten, was den zeitsparenden Vorteil schmälern könnte.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass ChatGPT zwar die intelligenteste KI-Plattform auf dem Markt ist, Open AI aber nie die Absicht hatte, es zu einer Transkriptionsplattform zu machen.

Steile Lernkurve

Die effektive Integration von ChatGPT in Ihren Arbeitsablauf kann mit einer Lernkurve verbunden sein, insbesondere für Unternehmen, die fortgeschrittene Funktionen nutzen möchten, wie z. B. die Anpassung von Eingabeaufforderungen oder die Verwendung der Whisper-API für die Transkription. 

Die Whisper-API zum Beispiel ist nicht immer einfach, und für ihre ordnungsgemäße Implementierung ist möglicherweise technisches Fachwissen erforderlich. Die Verwaltung könnte Entwickler oder technisch versierte Mitarbeiter erfordern, was die Zugänglichkeit für Teams, die mit solchen Tools nicht vertraut sind, einschränken könnte.

Erfordert Modellschulung für spezifische Anforderungen

ChatGPT ist eine universelle KI, was bedeutet, dass sie nicht von Natur aus weiß, wie Ihr Unternehmen oder Team arbeitet. Um die relevantesten und nützlichsten Besprechungsnotizen zu erhalten, muss das Modell im Laufe der Zeit trainiert werden, um Ihre spezifischen Anforderungen besser zu verstehen, wie z. B. das Erkennen von Schlüsselthemen, Entscheidungen oder Aktionspunkten. 

Dies erfordert eine kontinuierliche Verfeinerung der Eingabeaufforderungen und der Eingaben sowie das Testen verschiedener Ansätze, was Zeit und Mühe erfordert, bis ein Maß an Genauigkeit und Anpassung erreicht ist, das nahtlos an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann.

ChatGPT für Besprechungsnotizen verwenden

Wir haben festgestellt, dass die Verwendung der Whisper-API von ChatGPT für die Transkription für die meisten technisch nicht versierten Benutzer nicht geeignet ist. Wenn Sie es aber trotzdem ausprobieren möchten, erfahren Sie hier, wie Sie das tun können.

1. Transkribieren Sie Ihr Meeting-Audio mit Whisper API

Whisper API wandelt Ihr Meeting-Audio in Text um. Sie unterstützt viele Formate wie MP3 oder WAV, und alles, was Sie tun müssen, ist Ihre Audiodatei hochzuladen. Nachfolgend finden Sie den Python-Code zum Transkribieren einer Meeting-Audiodatei:

openai importieren

# Öffnen Sie die Audiodatei

audio_file = open("/pfad/zu/ihr/meeting.mp3", "rb")

# Transkribieren mit Whisper API

transcription = openai.Audio.transcribe(

  model="whisper-1″, 

  file=audio_file

)

# Ausdrucken der Abschrift

print(transcription.text)

Mit diesem Code erhalten Sie eine Rohtranskription Ihres Meetings. Die Whisper API verarbeitet gängige Formate und liefert die Transkription als reinen Text. Sie können diese Abschrift als Grundlage für Ihre Besprechungsnotizen verwenden.

2. Handhabung größerer Audiodateien

Whisper API begrenzt die Größe jeder Audiodatei auf 25 MB. Wenn Ihre Meeting-Aufnahme länger ist, müssen Sie die Audiodatei in kleinere Teile aufteilen. Sie können dazu ein Tool wie PyDub in Python, um dies zu handhaben:

von pydub import AudioSegment

# Laden Sie die Audiodatei Ihrer Besprechung

audio = AudioSegment.from_mp3("/pfad/zu/ihr/meeting.mp3")

# Aufteilung in 10-Minuten-Segmente (Zeit in Millisekunden)

first_part = audio[:10*60*1000]

# Exportieren Sie die ersten 10 Minuten des Audios

first_part.export("meeting_part1.mp3″, format="mp3")

Sobald Sie die Datei aufgeteilt haben, können Sie jeden Teil einzeln transkribieren, indem Sie denselben Whisper-API-Transkriptionscode wie oben verwenden.

3. Verbesserung der Transkriptionsgenauigkeit

Sie können Whisper helfen, bestimmte Begriffe, die in Ihren Besprechungen verwendet werden, besser zu verstehen, z. B. Fachbegriffe oder Firmennamen, indem Sie eine Eingabeaufforderung bereitstellen. So kann Whisper diese Wörter besser erkennen und transkribieren.

transcription = openai.Audio.transcriptions.create(

  model="whisper-1″, 

  file=audio_file, 

  prompt="Dieses Treffen beinhaltet Begriffe wie SaaS, AI, GPT-4 und ChatGPT."

)

# Drucken der verbesserten Abschrift

print(transcription.text)

Die Eingabeaufforderung trägt dazu bei, dass Whisper diese Begriffe zuverlässiger aufgreift und die Qualität der Transkription verbessert.

4. Umwandlung von Abschriften in organisierte Besprechungsnotizen

Jetzt, wo Sie das Protokoll haben, kann ChatGPT Ihnen helfen, es so zu strukturieren, dass es leicht zu lesen und zu bearbeiten ist. Anstatt sich mit einem rohen Transkript zu beschäftigen, können Sie eine einfache Eingabeaufforderung verwenden, um klare, organisierte Notizen zu erhalten.

Sie können ChatGPT zum Beispiel etwas fragen wie:

"Fassen Sie das Protokoll zusammen, indem Sie die wichtigsten Diskussionspunkte, getroffenen Entscheidungen und Aktionspunkte hervorheben.

Auf diese Weise wird die Abschrift in Abschnitte unterteilt, die leicht zu überprüfen sind, und Sie können sie je nach Ihren Vorstellungen von Notizen anpassen. Vielleicht bevorzugen Sie Aufzählungspunkte oder Listen von Aufgaben. Sie müssen ChatGPT nur das gewünschte Format vorgeben, z. B.:

"Bitte gliedern Sie die Notizen in Form von Aufzählungspunkten und trennen Sie die wichtigsten Diskussionen und erforderlichen Maßnahmen."

Indem Sie die ChatGPT-Befragung anpassen, können Sie die Besprechungsnotizen so formatieren, dass sie Ihren Bedürfnissen entsprechen.

5. Verfeinerung der Endnoten

Wenn es bestimmte Begriffe, Produktnamen oder Akronyme gibt, die Whisper nicht ganz richtig verstanden hat, können Sie ChatGPT bitten, diese zu korrigieren. Geben Sie ihm einfach eine Aufforderung, die Sprache zu bereinigen oder bestimmte Begriffe anzupassen, z. B.:

"Korrigieren Sie alle Fehler und stellen Sie sicher, dass Begriffe wie 'SaaS' und 'GPT-4' durchgängig korrekt geschrieben sind."

Dieser zusätzliche Schritt stellt sicher, dass Ihre Besprechungsnotizen klar und präzise sind und Ihrem Team zur Verfügung gestellt werden können.

Tipps für wirkungsvolle Besprechungsnotizen mit ChatGPT

Nachdem Sie die Grundlagen für die Erstellung von Besprechungsnotizen mit ChatGPT eingerichtet haben, gibt es einige wichtige Tipps, die Ihnen helfen können, die Genauigkeit und Nützlichkeit der endgültigen Ausgabe zu verbessern. Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungsnotizen klar, gut strukturiert und umsetzbar sind.

1. Hohe Audioqualität sicherstellen

Die Qualität Ihrer Audiodatei hat einen erheblichen Einfluss auf die Genauigkeit der Transkription. Klare, hochwertige Aufnahmen mit minimalen Hintergrundgeräuschen führen zu besseren Transkriptionen. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer gute Mikrofone verwenden und dass die Aufnahmeumgebung ruhig ist. Eine klare Audioqualität reduziert Fehler, insbesondere bei der Erkennung bestimmter Wörter oder Sprecher, und erleichtert ChatGPT die Verarbeitung und genaue Zusammenfassung des Inhalts.

2. Verwenden Sie Prompts, um die Ausgabe zu bereinigen

ChatGPT funktioniert am besten, wenn Sie klare Anweisungen durch Eingabeaufforderungen erhalten. Um die Qualität Ihrer Besprechungsnotizen zu verbessern, verwenden Sie Aufforderungen, um die Ausgabe zu strukturieren, Füllwörter zu bereinigen oder sich auf bestimmte Bereiche wie Aktionspunkte oder wichtige Entscheidungen zu konzentrieren.

Zum Beispiel, Aufforderungen wie "Gliedern Sie die Niederschrift in Aufzählungspunkte mit wichtigen Entscheidungen und Aufgaben". oder "Fassen Sie die Diskussion zusammen und streichen Sie Füllwörter wie 'äh' und 'ah'". kann die Klarheit und Benutzerfreundlichkeit der Endnoten drastisch verbessern.

3. Begrenzung des Übersprechens in der Originalaufnahme

Sitzungen, bei denen mehrere Personen übereinander sprechen, oder übermäßige Hintergrundgespräche können den Transkriptionsprozess verwirren. Wenn Sie das Übersprechen einschränken, indem Sie die Teilnehmer auffordern, einzeln zu sprechen, verbessert sich die Qualität der Transkription.

Wenn Übersprechen auftritt, müssen Sie die Audiodaten eventuell bearbeiten, um überlappende Gespräche zu entfernen, bevor Sie sie zur Transkription an Whisper senden. Dies erleichtert es ChatGPT, wichtige Inhalte zu erkennen und kohärente Notizen zu erstellen.

4. Feinabstimmung für spezifische Terminologie

Bei Besprechungen, in denen Fach- oder Branchenjargon verwendet wird, ist es wichtig, ChatGPT durch Eingabeaufforderungen dabei zu helfen, diese Begriffe zu erkennen und korrekt zu transkribieren. Wenn Sie im Vorfeld eine Liste mit Schlüsselbegriffen oder Akronymen bereitstellen, stellen Sie sicher, dass sowohl Whisper als auch ChatGPT genauere und relevantere Ergebnisse liefern. Dies ist besonders nützlich bei technischen, rechtlichen oder speziellen Geschäftsgesprächen, bei denen es auf Genauigkeit ankommt.

Gibt es eine bessere Alternative zum Transkribieren mit ChatGPT?

ChatGPT ist zwar ein leistungsfähiges Tool für die Transkription und Organisation von Besprechungsnotizen, aber es kann zu technisch sein und erfordert Programmierkenntnisse und spezielle Einrichtungsschritte. Für Unternehmen und Einzelpersonen, die nach einer einfacheren, benutzerfreundlicheren Lösung suchen, Sonix bietet eine überlegene Alternative.

Sonix bietet 99% Umschreibung Genauigkeit dank seiner branchenführenden Sprache-zu-Text-Algorithmen, die den manuellen Bearbeitungsaufwand nach der Transkription erheblich reduzieren. Mit Unterstützung für 49+ SprachenSonix ist ideal für globale Teams oder mehrsprachige Besprechungen und stellt sicher, dass kein wichtiges Detail übersehen wird.

Über die Transkription hinaus bietet die in Sonix integrierte AI-Analyse-Tools können Sie automatisch Zusammenfassungen von Besprechungen, thematische Analysen und sogar Stimmungsanalysen erstellen. Auf diese Weise werden Ihre Rohtranskripte ohne zusätzlichen Aufwand in verwertbare Erkenntnisse umgewandelt. Sonixs AI-Tools auch benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen enthalten.

Mit benutzerdefinierten Eingabeaufforderungen können Sie Ihre Transkripte erneut aufrufen und mit ihnen interagieren, fast wie mit einem Gespräch. Sonix enthält auch erweiterte Sicherheitsmerkmale auf Bankniveau um sicherzustellen, dass Ihre Daten privat und geschützt bleiben.

Der vielleicht größte Vorteil ist die Benutzerfreundlichkeit von Sonix. Es gibt keine Lernkurve, so dass es für jeden zugänglich ist, unabhängig vom technischen Hintergrund. Insgesamt bietet Sonix eine leistungsstarke, sichere und unglaublich einfach zu bedienende Alternative zur Transkription mit ChatGPT und ist damit eine ideale Lösung für Unternehmen, die Effizienz und Genauigkeit suchen.

Möchten Sie Sonix ausprobieren? Registrieren Sie sich für einen 30-minütigen kostenlosen Test heute. Keine Kreditkarte erforderlich.

Abschließende Überlegungen

ChatGPT bietet zwar eine vielseitige Lösung für die Erstellung von Besprechungsnotizen durch Transkription, kann aber für viele Benutzer zu technisch und umständlich sein. Durch den Einsatz von Tools wie Sonix können Sie eine viel höhere Transkriptionsgenauigkeit erreichen, mit zusätzlichen Vorteilen wie KI-generierten Zusammenfassungen, thematischer Analyse und verbesserter Sicherheit, und das alles mit einer viel einfacheren, benutzerfreundlichen Oberfläche. 

Für Unternehmen, die Wert auf Effizienz, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit legen, bietet Sonix eine bessere Alternative für die Verwaltung und Analyse von Meeting-Inhalten. Ganz gleich, ob Sie Wert auf Präzision, mehrsprachige Unterstützung oder nahtlose Integration legen, Sonix ermöglicht es Ihnen, Ihre Meetings mit minimalem Aufwand und maximaler Wirkung zu erfassen und zu organisieren.

Wie man ChatGPT für Besprechungsnotizen verwendet: Häufig gestellte Fragen

Wie lassen sich Sitzungen am besten für die Transkription aufzeichnen?

Die Aufzeichnung von Besprechungen stellt sicher, dass Sie eine genaue Audioaufzeichnung erhalten. Verwenden Sie zuverlässige Aufnahmesoftware oder -tools, um hochwertige Audioaufnahmen zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über die Aufzeichnung informiert sind und ihr Einverständnis dazu geben.

Wie formatiere ich mein Sitzungsprotokoll für ChatGPT?

Entfernen Sie irrelevante Informationen und formatieren Sie die Abschrift im Interesse der Übersichtlichkeit. Eliminieren Sie Zeitstempel und unnötige Details. Organisieren Sie die Abschrift mit klaren Abschnitten und Zeilenumbrüchen, damit ChatGPT den Inhalt effektiv verarbeiten kann.

Kann ChatGPT Notizen in verschiedenen Formaten oder Vorlagen generieren?

Ja, ChatGPT kann Notizen in verschiedenen Formaten erstellen. Geben Sie in der Eingabeaufforderung Ihr bevorzugtes Format an, z. B. Aufzählungspunkte, nummerierte Listen oder Überschriften, um Notizen in der gewünschten Form zu erhalten.

Wie genau sind ChatGPT-generierte Besprechungsnotizen?

Die von ChatGPT erstellten Notizen sind im Allgemeinen korrekt, sollten aber auf Vollständigkeit überprüft werden. Durch die Bearbeitung und Verfeinerung der Notizen wird sichergestellt, dass sie alle wichtigen Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte der Besprechung genau erfassen.