Transkriptionssoftware für Architektur und Ingenieurwesen

Erinnern Sie sich noch daran, als die Mitschrift einer zweistündigen Entwurfsbesprechung bedeutete, dass man einen halben Tag mit dem manuellen Notieren verbrachte? Fachleute aus den Bereichen Architektur und Ingenieurwesen verbringen viel Zeit in Besprechungen, darunter Kundenberatungen, Baustellenbegehungen, die Koordination mit Auftragnehmern und Entwurfsbesprechungen. Dabei ist es schwierig, genaue Aufzeichnungen zu erstellen und gleichzeitig aktiv an komplexen technischen Diskussionen teilzunehmen.

Die manuelle Transkription kann pro Audiominute mehrere Minuten Arbeit in Anspruch nehmen, was für A&E-Arbeitsabläufe mit vielen Besprechungen eine erhebliche Belastung darstellt. Folgendes hat sich geändert: automatische Transkription Die Technologie hat sich weiterentwickelt, und laut Sonix erreicht die KI-Transkription bei klaren Aufnahmen eine Genauigkeit von bis zu 99%, was sie zu einer praktischen Alternative zur manuellen Dokumentation macht.

Wichtigste Erkenntnisse

• Sonix gibt an, dass seine KI-basierte Transkription folgende Ergebnisse liefern kann bis zu 99% Genauigkeit für klare Aufnahmen, deren Genauigkeit in der Regel von der Audioqualität abhängt, was das Gerät für die Dokumentation in der Notaufnahme nützlich macht
• Workflow-Integrationen reduzieren manuelle Schritte bei der Dateiübertragung: Importieren Sie Aufzeichnungen aus Zoom und Teams, synchronisieren Sie Transkripte mit Dropbox und Google Drive und automatisieren Sie Workflows mit Zapier
• Die Unterstützung benutzerdefinierter Wörterbücher kann dazu beitragen, die Erkennung unternehmensspezifischer Begriffe zu verbessern, darunter BIM, LEED, Fachbegriffe aus dem Bauwesen, Projektnamen und Kundennamen.
• Durchsuchbare Protokolle helfen Teams dabei, Beschlüsse aus Besprechungen, Maßnahmen und den Projektverlauf für eine spätere Überprüfung festzuhalten
• Die Transkripte stehen in der Regel bereits wenige Minuten nach dem Hochladen zur Verfügung, was die Weitergabe von Entscheidungen und Maßnahmen noch am selben Tag ermöglicht.
• Sonix unterstützt die Transkription in 54+ Sprachen sowie die Übersetzung in mehr als 55 Sprachen zur Unterstützung internationaler A&E-Projektteams
• Für sensible Projekte gibt Sonix an, dass das Unternehmen nach SOC 2 Typ II zertifiziert ist, AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Daten und TLS für die Datenübertragung einsetzt, die DSGVO-Vorgaben einhält und über „Medical Sonix“ HIPAA-Konformität für Organisationen im Gesundheitswesen bietet.
• Dank der Flexibilität beim Export – unter anderem in die Formate DOCX, PDF, SRT und VTT – lassen sich Transkriptionen nahtlos in bestehende Dokumentationssysteme integrieren, ohne dass Änderungen am Arbeitsablauf erforderlich sind.

Warum Architekten und Ingenieure eine schnelle und präzise Transkriptionssoftware benötigen

Fachleute im Bereich Bauwesen stehen vor einer Herausforderung bei der Dokumentation. Bei Entwurfsbesprechungen finden schnelle technische Diskussionen über Lastberechnungen, Materialspezifikationen und die Einhaltung von Bauvorschriften statt. Bei Kundengesprächen werden wichtige Entscheidungen getroffen, die präzise protokolliert werden müssen. Bei Baustellenbegehungen fallen Beobachtungen an, die festgehalten werden müssen, während man die Baustelle physisch begutachtet.

Bei der herkömmlichen Art der Notizenerstellung steht man vor einer schwierigen Entscheidung: Entweder nimmt man voll und ganz an der Diskussion teil oder man erstellt eine genaue Dokumentation. Es ist schwer, beides gleichzeitig gut zu machen.

Die Genauigkeit hat sich verbessert:

Sonix gibt an, dass seine KI-Transkription bei klaren Aufnahmen eine Genauigkeit von bis zu 99% erreichen kann, wobei die Genauigkeit von der Audioqualität abhängt. Dies ist eine bedeutende Verbesserung gegenüber den Anfängen der automatisierten Transkription, als die Ergebnisse oft fast ebenso viel Nachbearbeitung erforderten wie eine manuelle Transkription.

Für A&E-Unternehmen bedeutet dies:

• Entwurfsüberprüfungen werden zu durchsuchbaren Archiven: Jede besprochene Spezifikation und jede getroffene Entscheidung lässt sich auch noch Monate oder Jahre später abrufen.
• Bei Baustellenbegehungen wird eine Dokumentation erstellt: Vor Ort aufgezeichnete Sprachnotizen werden zu übersichtlichen schriftlichen Aufzeichnungen, ohne dass nach dem Besuch stundenlang getippt werden muss
• Bei Kundengesprächen werden genaue Protokolle erstellt: Beschlüsse und Verpflichtungen, die so dokumentiert wurden, wie sie geäußert wurden

Automatisierung von Besprechungsprotokollen: KI-basierte Transkription für das Projektmanagement

Der wahre Wert einer Transkriptionssoftware kommt erst dann zum Tragen, wenn sie in Ihren übergeordneten Projektmanagement-Workflow eingebunden wird. Eigenständige Transkriptionstools, die Textdateien erzeugen, die manuell in Projektsysteme übertragen werden müssen, schöpfen nur einen Bruchteil der potenziellen Effizienzgewinne aus.

Durch Integrationen lassen sich manuelle Schritte bei der Dateiübertragung reduzieren. Sonix kann Aufzeichnungen aus Zoom und Teams importieren, Transkripte mit Dropbox und Google Drive synchronisieren und Arbeitsabläufe mit Zapier automatisieren. Durchsuchbare Transkripte können Teams dabei helfen, Beschlüsse aus Besprechungen, Maßnahmen und den Projektverlauf für eine spätere Überprüfung zu dokumentieren.

Die Rolle der Transkription in den Arbeitsabläufen von A&E-Projekten:

• Dokumentation zur Entwurfsprüfung: Technische Spezifikationen, Materialauswahl und Diskussionen zur Einhaltung von Vorschriften, festgehalten mit Angabe der Sprecher, aus der hervorgeht, wer was gesagt hat
• Protokolle der Fortschrittsbesprechungen: Aktualisierungen der Auftragnehmer, Besprechungen zum Zeitplan und Gespräche über Änderungsaufträge werden zur Streitbeilegung und zur Dokumentation der Projektgeschichte aufbewahrt
• Archiv der Kundenberatungen: Umfangsänderungen, Genehmigungsentscheidungen und Anforderungsänderungen werden wie angegeben dokumentiert
• Berichte über Besichtigungen vor Ort: Beobachtungen, Messungen und Hinweise zur Einhaltung von Vorschriften, die bei physischen Inspektionen freihändig erfasst wurden

Sonix lässt sich mit Tools für Besprechungen und Datenspeicherung wie Zoom, Microsoft Teams, Dropbox, Google Drive, Zapier und über 30 weiteren Apps integrieren, wodurch sichergestellt wird, dass die Dokumentation nahtlos in die Systeme fließt, die Ihr Team bereits nutzt.

Verbesserung der Zusammenarbeit: Gemeinsame Protokolle für Notfallteams

An Architektur- und Ingenieurprojekten sind zahlreiche Beteiligte mit unterschiedlichem Fachwissen, unterschiedlichen Prioritäten und unterschiedlichen Kommunikationsstilen beteiligt. Architekten, Statiker, Fachplaner für Haustechnik, Bauunternehmer und Auftraggeber bringen sich alle in die Projektbesprechungen ein und benötigen Zugang zu genauen Aufzeichnungen über die getroffenen Entscheidungen.

Funktionen für die Zusammenarbeit im Team Machen Sie Transkriptionen von einem Instrument zur Steigerung der individuellen Produktivität zu einer Wissensressource für das gesamte Unternehmen. Arbeitsbereiche für mehrere Benutzer mit gemeinsamen Ordnern und Projekten bündeln die Besprechungsunterlagen an einem zentralen, leicht zugänglichen Ort, anstatt sie auf einzelnen Laufwerken und in E-Mail-Anhängen zu verstreuen.

Kollaborationsfunktionen, die für A&E-Teams wichtig sind:

• Identifikation des Sprechers: Angaben dazu, welche Akteure bei Multi-Stakeholder-Treffen welche Äußerungen gemacht haben; nützlich, um Entscheidungen und Zusagen bestimmten Parteien zuzuordnen
• Kommentare und Höhepunkte: Teammitglieder können Transkripte direkt mit Anmerkungen versehen und wichtige Passagen markieren, ohne die Originalaufzeichnung zu verändern
• Berechtigungssteuerung: Die Zugriffsrechte zum Anzeigen und Bearbeiten werden auf Ordner- und Dateiebene verwaltet, wodurch sichergestellt wird, dass sensible Kundengespräche angemessen eingeschränkt bleiben
• Links für externe Gutachter teilen: Kunden und Berater können auf bestimmte Transkripte zugreifen, ohne dass sie dafür ein Konto auf der Plattform benötigen

Wenn alle auf der Grundlage derselben genauen Aufzeichnung der besprochenen und beschlossenen Punkte arbeiten, nehmen Streitigkeiten nach dem Motto “Ich dachte, wir hätten uns darauf geeinigt, dass …” ab. Bei der Projektkoordination geht es dann eher um die Umsetzung als um die Rekonstruktion.

Vom Audio-Material zu umsetzbaren Erkenntnissen: Der Einsatz von KI-Analysen im Ingenieurwesen

Die Transkription liefert Text. Die Analyse liefert Erkenntnisse. Dieser Unterschied ist für Architektur- und Ingenieurbüros von Bedeutung, die komplexe, langwierige Projekte mit vielen Stunden an gesammelten Besprechungsaufzeichnungen betreuen.

AI-Analyse-Tools kann Themen, Stichworte und wichtige Entitäten aus Transkripten extrahieren. Anstatt stundenlange Aufzeichnungen manuell durchzugehen, um herauszufinden, an welcher Stelle eine bestimmte Designentscheidung besprochen wurde, lassen sich mit der Suchfunktion relevante Passagen schnell ausfindig machen.

Wie KI-Analysen die Arbeitsabläufe in der Notaufnahme unterstützen:

• Automatisch generierte Zusammenfassungen: Lange Besprechungen, die auf die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Maßnahmen reduziert wurden
• Themenerkennung: nach Themenbereichen gegliederte Besprechungen (Statik, Haustechnik, Innenausbau, Budget, Zeitplan)
• Erkennung von Entitäten: Personen, Unternehmen, Produkte und Spezifikationen, die in den Transkripten identifiziert und miteinander verknüpft wurden
• Erkennung von Stimmungen und Fragen: Es wurden Bedenken der Beteiligten und offene Fragen aufgezeigt, die weiterverfolgt werden müssen

Für Unternehmen, die Nachbetrachtungen nach Projektabschluss durchführen, kann eine KI-Analyse der Protokolle von Projektbesprechungen Muster aufdecken, die in den einzelnen Besprechungsnotizen übersehen werden: welche Bedenken wiederholt auftauchten, wie sich Entscheidungen im Laufe der Zeit veränderten und wo es zu Kommunikationsproblemen kam. Von der KI generierte Zusammenfassungen und Erkenntnisse sollten überprüft werden, bevor man sich darauf verlässt.

Gewährleistung von Datensicherheit und Compliance bei sensiblen Projekten

A&E-Unternehmen verwalten sensible Informationen über Gesundheitseinrichtungen, Finanzinstitute, Regierungsgebäude und Privathäuser. Bei Besprechungen können geschützte Gesundheitsdaten, Sicherheitsdetails oder vertrauliche Kundenstrategien zur Sprache kommen.

Sicherheit und Compliance Diese Funktionen unterscheiden Transkriptionsplattformen für den Einsatz in Unternehmen von Tools für Privatanwender, die möglicherweise nicht den professionellen Anforderungen genügen.

Sicherheitsstandards, auf die A&E-Unternehmen achten sollten:

• SOC 2 Typ II-Zertifizierung: unabhängige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen
• Verfügbarkeit von HIPAA und BAA: Bei Projekten im Gesundheitswesen, bei denen Besprechungsaufzeichnungen möglicherweise geschützte Gesundheitsdaten (PHI) enthalten, sollten Unternehmen die HIPAA-Anforderungen prüfen und sich vergewissern, dass eine BAA vorliegt.
• DSGVO-Konformität: relevant für Unternehmen mit europäischen Kunden oder Projekten
• Verschlüsselungsstandards: AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand und TLS-Verschlüsselung während der Übertragung
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: damit nur autorisierte Teammitglieder Zugriff auf vertrauliche Projektdiskussionen haben
• SSO/SAML: Enterprise-Tarife umfassen die SSO-/SAML-Authentifizierung

Sonix gibt an, dass das Unternehmen nach SOC 2 Typ II zertifiziert ist, AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Daten und TLS für die Datenübertragung verwendet, die DSGVO-Vorgaben einhält und über „Medical Sonix“ HIPAA-Konformität für Organisationen im Gesundheitswesen, einschließlich BAAs, bietet.

Optimierung von Arbeitsabläufen: Integrationen und Exporte für Fachleute aus dem Architektur- und Ingenieurwesen

Transkriptionssoftware, die sich nicht in Ihre bestehenden Tools integrieren lässt, schafft neue Engpässe, anstatt alte zu beseitigen. Der Nutzen der automatisierten Transkription steigt, wenn sie mit den Plattformen zusammenarbeitet, die Ihr Team bereits nutzt.

Sonix lässt sich mit Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Dropbox, Google Drive, Zapier und über 30 weiteren Apps integrieren. Zoom-Nutzer können die automatische Transkription neuer Zoom-Aufzeichnungen aktivieren, wodurch manuelle Upload-Schritte für diese Besprechungen entfallen. Siehe Die Integrationen von Sonix die vollständige Liste.

Für A&E-Workflows relevante Exportformate:

• DOCX und TXT: Standardformate für die Textverarbeitung von Sitzungsprotokollen und Projektdokumentation
• SRT und VTT: Untertitelformate für barrierefreie Aufzeichnungen von Schulungen, Präsentationen und Projektdurchläufen
• PDF: professionelles Format für Kundenunterlagen und formelle Projektunterlagen
• Zeitcodes auf Wortebene: genaue Zeitstempel für die schnelle Navigation zu bestimmten Stellen in langen Aufnahmen

Durch die Integration von Cloud-Speichern wie Google Drive und Dropbox lassen sich Transkripte automatisch in Projektordner synchronisieren, in denen die Teammitglieder die Unterlagen erwarten. Dadurch entfällt der manuelle Schritt der Dateiübertragung, der andernfalls die Akzeptanz der Transkription verlangsamen könnte, da vielbeschäftigte Fachleute möglicherweise vergessen, Dateien dorthin zu verschieben, wo andere sie finden können.

Über Englisch hinaus: Mehrsprachige Transkription für globale Projekte

Internationale Architektur- und Ingenieurbüros stehen vor der Herausforderung, Planungsgespräche in mehreren Sprachen zu führen. An einem Projekt in Dubai könnten beispielsweise ein in London ansässiger Architekt, deutsche Ingenieurbüros und lokale Bauunternehmer beteiligt sein, die alle an den Besprechungen teilnehmen und auf die Besprechungsunterlagen zurückgreifen müssen.

Sonix unterstützt die Transkription in 54+ Sprachen sowie die Übersetzung in über 55 Sprachen, wodurch die Kommunikation zwischen internationalen Projektteams unterstützt wird.

Mehrsprachige Lösungen für globale Architektur- und Ingenieurbüros:

• Unterstützung für mehrsprachige Transkriptionen: Sonix kann Dateien mit mehreren Sprachen verarbeiten, allerdings sollten Nutzer alle in der Audiodatei enthaltenen Sprachen auswählen; komplexe mehrsprachige Dateien erfordern unter Umständen eine Nachbearbeitung.
• Umgang mit verschiedenen Akzenten: Nicht-Muttersprachler und regionale Dialekte werden unterstützt, wobei die Genauigkeit von der Audioqualität abhängt
• Übersetzung der Transkripte: Die Sitzungsunterlagen können den Beteiligten in mehreren Sprachen zur Verfügung gestellt werden
• Unterstützung für benutzerdefinierte Wörterbücher: Benutzerdefinierte Wörterbücher können dazu beitragen, die Erkennung von unternehmensspezifischem Vokabular, Projektnamen, Kundennamen und Fachbegriffen zu verbessern

Für Unternehmen, die international tätig sind, stellt die mehrsprachige Transkription eine nützliche Infrastruktur für die Durchführung globaler Projekte dar.

Die Auswahl der besten Transkriptionssoftware für Ihre Kanzlei: Wichtige Überlegungen

Nicht alle Transkriptionsplattformen eignen sich gleichermaßen gut für A&E-Unternehmen. Für Gelegenheitsnutzer optimierte Verbraucher-Tools verfügen oft nicht über die Genauigkeit, Sicherheit und Integrationsmöglichkeiten, die professionelle Arbeitsabläufe erfordern.

Bewertungskriterien für Transkriptionssoftware für die Notaufnahme:

• Korrektheit der technischen Inhalte: Testplattformen, die auf tatsächlichen Aufzeichnungen von A&E-Besprechungen mit branchenspezifischer Terminologie basieren, um die Leistung über die Marketingversprechen hinaus zu überprüfen
• Unterstützung für benutzerdefinierte Wörterbücher: Die Möglichkeit, firmenspezifische Begriffe (Projektnamen, Kundennamen, Fachbegriffe) hinzuzufügen, kann die Erkennungsrate verbessern
• Sicherheitszertifizierungen: Überprüfen Sie, ob die SOC 2 Typ II-Zertifizierung, die HIPAA-Konformität mit BAA-Verfügbarkeit und die DSGVO-Konformität den Anforderungen Ihrer Kunden entsprechen.
• Integrationstiefe: Überprüfen Sie die Verbindungen zu Ihren jeweiligen Videokonferenzplattformen, Cloud-Speichern und Projektmanagement-Tools.
• Funktionen für die Zusammenarbeit: Arbeitsbereiche für mehrere Benutzer, Kommentarfunktionen und Berechtigungssteuerung für Team-Workflows
• Verarbeitungsgeschwindigkeit: Plattformen, die Transkripte innerhalb weniger Minuten nach dem Hochladen bereitstellen, ermöglichen es, noch am selben Tag Maßnahmen auf der Grundlage von Entscheidungen und Zusagen zu ergreifen

Die professionelle Transkription hat sich von einer willkommenen Annehmlichkeit zu einer nützlichen Infrastruktur für die Notfallmedizin entwickelt. Praxen, die sich ausschließlich auf manuelle Notizen verlassen, verbringen möglicherweise mehr Zeit als nötig mit der Dokumentation.

Warum Sonix leistungsstarke Transkriptionslösungen für Architektur- und Ingenieurbüros bietet

Architektur- und Ingenieurbüros benötigen mehr als nur eine einfache Sprach-zu-Text-Umwandlung. Sie profitieren von Plattformen, die mit Fachterminologie umgehen können, globale Teams unterstützen, sensible Projektinformationen schützen und sich in bestehende Arbeitsabläufe einfügen.

Sonix erfüllt diese Anforderungen durch präzise KI-Ergebnisse, umfassende Sprachunterstützung, Sicherheitsoptionen für Unternehmen und Funktionen zur Zusammenarbeit. Die Plattform bietet benutzerdefiniertes Wörterbuch kann dazu beitragen, die Erkennung von unternehmensspezifischem Vokabular zu verbessern, darunter Projektnamen, Beratungsunternehmen und fachspezifische Begriffe.

Bei internationalen Projekten trägt die Unterstützung von über 54 Transkriptionssprachen und über 55 Übersetzungssprachen durch Sonix dazu bei, Kommunikationsbarrieren in der globalen Architektur- und Ingenieurbranche abzubauen. Deutsche Ingenieure, japanische Auftraggeber und spanischsprachige Auftragnehmer können aus einer einzigen Aufzeichnung heraus auf die Besprechungsunterlagen in ihrer bevorzugten Sprache zugreifen, wobei die Genauigkeit von der Audioqualität und der Überprüfung abhängt.

In puncto Sicherheit gibt Sonix an, dass das Unternehmen nach SOC 2 Typ II zertifiziert ist, AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Daten und TLS für die Datenübertragung verwendet, die DSGVO-Vorgaben einhält und über „Medical Sonix“ HIPAA-Konformität für Organisationen im Gesundheitswesen, einschließlich BAAs, bietet. Rollenbasierte Zugriffskontrollen und die Unterstützung von Enterprise-SSO/SAML bieten Governance-Optionen für größere Organisationen.

Die Integrations- und Exportfunktionen von Sonix unterstützen die Transkription, anstatt Ihre etablierten Arbeitsabläufe zu stören. Sonix lässt sich in Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Dropbox, Google Drive und Zapier integrieren, und Zoom-Nutzer können die automatische Transkription neuer Zoom-Aufzeichnungen aktivieren. Exporte in die Formate DOCX, PDF, SRT, VTT und andere lassen sich nahtlos in die Projektdokumentationssysteme integrieren, die Ihr Team bereits nutzt.

Häufig gestellte Fragen

Wie geht Transkriptionssoftware mit sich überschneidenden Rednern in hitzigen Design-Diskussionen um?

Die Sprecher-Diarisierung zielt darauf ab, einzelne Stimmen voneinander zu unterscheiden, selbst wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen oder sich gegenseitig unterbrechen. Die Technologie analysiert akustische Merkmale wie Tonhöhe, Klangfarbe und Sprechmuster, um die Sprache bestimmten Teilnehmern zuzuordnen. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten die Teilnehmer der Besprechung lieber einzelne Mikrofone statt eines einzigen Raummikrofons verwenden, und es sollte, soweit möglich, zu kurzen Pausen zwischen den Sprechern aufgefordert werden. Die meisten Plattformen ermöglichen bei der Bearbeitung manuelle Korrekturen der Sprecherzuordnung, um gelegentliche Fehlzuordnungen zu korrigieren.

Lässt sich Transkriptionssoftware in BIM- und CAD-Plattformen integrieren, die in den Arbeitsabläufen von Architektur- und Ingenieurbüros zum Einsatz kommen?

Sonix bietet keine direkten Integrationen mit BIM-Plattformen wie Revit oder AutoCAD an; der Schwerpunkt der Integrationen liegt auf Meeting-Plattformen, Cloud-Speicher, Zapier und API-Workflows. Die Transkripte lassen sich in Standardformate (DOCX, TXT, PDF) exportieren, die der BIM-Projektdokumentation beigefügt werden können. Durchsuchbare Transkripte ergänzen BIM-Workflows, indem sie die Entwurfsabsicht und die Entscheidungsgründe dokumentieren, die BIM-Modelle allein nicht erfassen – das “Warum” hinter dem “Was”.”

Wie wirkt sich Hintergrundlärm durch Bautätigkeiten auf die Genauigkeit der Transkription aus, wenn Vor-Ort-Begehungen stattfinden?

Hintergrundgeräusche beeinträchtigen die Genauigkeit jeder Transkriptionsplattform erheblich. Verwenden Sie bei Aufnahmen vor Ort, bei denen Baulärm auftritt, ein Richtmikrofon oder ein Headset, das Sie nahe am Mund positionieren, sprechen Sie etwas lauter und deutlicher als bei einem normalen Gespräch und unterbrechen Sie die Aufnahme während extrem lauter Phasen. Die Rauschunterdrückung funktioniert in der Regel besser bei gleichbleibenden Hintergrundgeräuschen (Heizung, Lüftung, Klimaanlage, Verkehr) als bei plötzlichen lauten Geräuschen (Hämmern, Maschinenlärm). Wenn möglich, kann eine Audiobereinigung vor der Transkription die Ergebnisse verbessern.

Wie lange sollten Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaften Sitzungsprotokolle zum Schutz vor Haftungsansprüchen aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflichten variieren je nach Rechtsordnung, Projektart und Vertragsbedingungen. Viele Berufshaftpflichtversicherer für Architekten und Ingenieure empfehlen, die Projektunterlagen – einschließlich der Sitzungsprotokolle – für die Dauer der geltenden Verjährungsfrist sowie der Ausschlussfrist aufzubewahren, die sich in manchen Rechtsordnungen über viele Jahre erstrecken kann. Transkriptionsplattformen mit konfigurierbaren Aufbewahrungsrichtlinien und sicherem Archivspeicher können die Einhaltung dieser Anforderungen unterstützen. Wenden Sie sich an Ihren Berufshaftpflichtversicherer und Ihren Rechtsbeistand, um konkrete Hinweise zu Ihren Aufbewahrungspflichten zu erhalten.

Gibt es besondere Aspekte bei der Transkription, die Unternehmen beachten müssen, die an geheimen Regierungsprojekten arbeiten?

Bei geheimen oder vertraulichen Regierungsaufträgen sollten Unternehmen die vertragsbezogenen Vorschriften zum Umgang mit Daten befolgen und prüfen, ob eine cloudbasierte Transkription zulässig ist. Bei Projekten mit dem Status „sensibel, aber nicht geheim“ sollten Sie sicherstellen, dass die Datenverarbeitungsstandorte und Sicherheitszertifizierungen Ihrer Transkriptionsplattform den spezifischen Vertragsanforderungen entsprechen; für bestimmte Aufträge der Bundesregierung ist möglicherweise eine FedRAMP-Zulassung erforderlich. Im Zweifelsfall sollten Sie die Anforderungen vor der Aufzeichnung mit Ihrem Vertragsbeauftragten und Ihrem Plattformanbieter abklären.