如何有效召开在线会议

对于企业来说，有效地举行在线会议是一项共同的挑战。许多人面临的最大障碍是如何保持与会者的参与度和工作效率。

根据一项齐皮亚进行的 2022 年调查据统计，37% 的员工时间花在了会议上，但高管们认为超过 67% 的会议是失败的。这凸显了改进在线会议战略的必要性。

关键在于利用正确的工具和技术来促进有意义的讨论、决策和行动规划，确保所有与会者都参与其中并保持一致。

詹姆斯-克利在《原子习惯》一书中写道，1% 在各种单个要素上的改进可以极大地影响您要完成的任何任务。以下是对所有核心要素的详细解释，在这些要素中，1% 的改进可以显著提高在线会议的质量。

什么是有效的在线会议？

有效的在线会议是一种虚拟聚会，能让与会者进行沟通、协作，并高效实现特定目标。它利用数字平台和工具促进有意义的讨论、决策和行动规划，确保所有与会者都参与其中并保持一致。

为什么有效召开在线会议很重要？

举办一次有效的在线会议至关重要，原因有几个，这对个人和组织的成功都有影响。

确保清晰的沟通： 有效的在线会议可促进简明扼要的沟通，防止误解，确保每个人都站在同一起跑线上。
提高生产力 运行良好的会议能让与会者集中精力，专注于任务，从而提高决策效率和进度。如果会议组织有序、目标明确，时间的利用就会更加有效。
加强协作： 在线会议为以下方面提供了平台团队协作培养团结和集体努力的意识。这对于在不同地点工作的团队尤为重要。
节省时间和资源： 有效的会议可以最大限度地减少时间浪费，降低后续会议的需求。这种资源优化对于保持生产率和降低运营成本至关重要。
支持远程工作： 有效的在线会议对于保持远程工作环境中的连通性和协调性至关重要。它们有助于确保远程工作人员融入团队，并与组织目标保持一致。
增强决策能力： 通过提供结构化的讨论环境，有效的会议有助于做出知情和及时的决策，这对业务增长至关重要。

有鉴于此，以下是一些有效、吸引人和果断地召开在线会议的技巧。

1.制定明确的目标和议程

在安排在线会议之前，先问问自己的目标是什么。是做出决定、集思广益，还是提供最新信息？有一个明确的目的有助于使会议集中精力，并确保所有与会者了解预期结果。

制定具体议程

确定会议目的后，将其分解为具体议题，并为每个议题分配时间。简明扼要、结构合理的议程有助于会议按部就班地进行，并确保涵盖所有重要内容。包括与会者应事先查看的任何相关链接、文件或资源。

提前共享议程

至少在会议开始前 24 小时将议程发送给所有与会者。这样与会者就有时间做好准备，集思广益，随时准备献计献策。这还能让他们提出任何顾虑或建议其他议题，确保讨论更有成效。

在制定议程时，根据重要性和紧迫性确定议程项目的优先顺序。将最重要的议题放在会议开始时，因为此时与会者的参与度最高。为每个项目分配的时间要切合实际，并为意外讨论或技术问题留出一些缓冲时间。

请记住，明确的议程是有效在线会议的基础。它可以设定期望值，让每个人都集中精力，最大限度地利用你们在一起的时间。投入时间确定目标并制定具体议程，就能让在线会议取得成功。

2.选择正确的平台和工具

选择合适的虚拟会议平台是有效举行在线会议的关键。寻找一个能提供所需功能（如屏幕共享、聊天和录制功能）的平台。2024 年流行的一些选择包括缩放Microsoft Teams，以及谷歌会议.

确保无障碍:确保所有与会者都能访问平台，并能自如使用。就如何加入会议和浏览平台功能提供清晰的说明。
熟悉工具:在会议前花时间了解平台的功能和工具。这样您就可以排除任何问题，确保所有与会者都能获得流畅的体验。
考虑转录服务:准确的会议记录可以成为回顾要点和行动项目的宝贵资源。服务包括 ǞǞǞ 可在几分钟内提供自动转录，并对长达一小时的会议进行总结，为您节省时间和精力。

在选择平台时，还要考虑安全性、可扩展性以及与其他工具的集成性等因素。寻找一个能提供端到端加密和强大隐私控制的平台，以保护会议期间共享的敏感信息。

3.预先测试技术

为确保无缝在线会议体验，请花时间事先准备好技术和环境，并鼓励其他与会者也这样做。

测试音频和视频:会议前，检查麦克风、扬声器和摄像头是否正常工作。与同事进行一次测试通话，或使用平台的内置测试功能来发现并解决任何问题。
确保稳定的互联网连接:稳定的网络连接对顺利开展在线会议至关重要。如果可能，请使用有线连接而不是 WLAN，以尽量减少掉线或延迟的风险。如果后台正在运行流媒体服务或下载，应将其关闭。
选择安静、光线充足的地点:寻找一个可以让您在没有干扰或背景噪音的情况下参加会议的场所。确保您的脸部光线充足，在摄像头上清晰可见，如果周围环境杂乱或不专业，可以考虑使用虚拟背景。
使用耳机:佩戴耳机有助于减少回声和反馈，并提高您和其他与会者的音频质量。选择内置麦克风的耳机效果最佳。

通过采取这些步骤为技术和环境做好准备，您将最大限度地降低会议期间出现技术问题和分心的风险，让每个人都能专注于手头的讨论。

4.促进积极参与

鼓励积极参与对于富有成效和引人入胜的在线会议至关重要。以下是一些有助于促进所有与会者参与的策略：

使用包容性语言

在主持会议时，使用邀请参与和重视不同观点的语言。避免使用可能会阻止人们发言的措辞，如 "有人有什么要补充的吗？相反，可以尝试开放式问题，如 "你对这个话题有什么想法？

鼓励使用聊天和回复

鼓励与会者使用平台的聊天功能提问、分享想法或提供反馈，而不要打断演讲者。您还可以使用 "竖起大拇指 "或表情符号等反应来快速判断是否同意或理解。

为更安静的声音创造空间

在虚拟环境中，有些与会者可能会犹豫是否要发言。为了确保每个人都有机会发表意见，可以考虑使用循环分享等技巧，让每个人轮流发言。您还可以使用分组讨论室进行小组讨论，这样可能会减少一些人的畏惧感。

通过积极促进参与，您将创建一个更有活力、更吸引人的在线会议，让每个人都能感受到倾听和重视。这反过来又能为你的团队带来更好的想法、决策和结果。

5.管理时间，按部就班

有效的时间管理是举办高效在线会议的关键。以下是一些帮助您保持正确方向的技巧：

准时开始和结束:尊重每个人的时间，准时开始和结束会议。如果需要延长会议时间，请先与与会者确认，确保他们有空并愿意继续。
指定计时员:指定专人记录时间，并在该进入下一个议程项目时提醒大家。这有助于防止讨论超时，并确保涵盖所有议题。
使用计时器:考虑使用可见的计时器，帮助大家了解每个议程项目的剩余时间。许多虚拟会议平台都有内置计时器，您也可以使用单独的工具，如手机应用程序或在线倒计时钟。
做好调整准备:尽管你已经尽了最大努力，但会议期间可能会出现意想不到的问题或紧急议题。在确保实现会议总体目标的前提下，必要时灵活调整议程。
总结和过渡:在讨论议程时，在转入下一个议题之前，花点时间总结一下要点和决定。这有助于大家保持一致，并确保议程项目之间的顺畅衔接。

通过有效管理时间，您可以确保在线会议重点突出、富有成效，并尊重每个人的日程安排。这样可以提高参与度、决策力和整体会议效果。

6.制定会议礼仪和基本规则

在会议开始时，传达您对参与、沟通和行为的期望。这样可以确保每个人都能达成共识，并有助于防止出现干扰或误解。

根据经验，请与会者在不发言时将麦克风静音，以尽量减少背景噪音和干扰。这个简单的规则可以大大提高会议的音频质量和清晰度。

除此之外，这里有几条基本的基本规则，对各种会议都非常适用。

建立举手制度

作为会议组织者，你应该实施一个明确的系统，让与会者表明他们何时想发言。在这方面，会议应用程序内置的虚拟举手功能可以起到很好的作用。这有助于防止大家互相讲话，确保每个人都有机会发言。

制定聊天和反应准则

指导如何正确使用聊天和反应功能。鼓励与会者使用聊天功能提出相关问题、评论或链接，使用反应功能表示同意或支持，而不要打断发言者。

处理多任务

虽然在在线会议期间进行多任务处理很诱人，但这会分散注意力，不利于参与。鼓励与会者尽量减少多任务处理，全神贯注地参加会议。如果会议时间较长（2 小时或以上），应安排短暂的休息时间，让与会者查看电子邮件或处理紧急事务。

7.评估和改进

虽然会议可能不是你要求反馈的那种事情，但它却是提高在线会议效率的好方法。

会议结束后，请与会者就哪些方面做得好，哪些方面可以改进提出反馈意见。您可以使用快速调查或民意测验，或者直接在聊天或电子邮件中征求意见。虚心接受建设性的批评意见，并利用这些意见完善您的会议流程。

在听取会议反馈意见时，花点时间反思一下自己作为会议组织者或主持人的表现。想想自己哪些方面做得好，哪些方面可以改进。你是否遵守了议程并有效地管理了时间？你是否鼓励参与并优雅地处理了干扰？

除此之外，还要了解最新的在线会议工具和技术，不要害怕尝试新方法。例如，您可以尝试使用虚拟白板进行头脑风暴或将游戏化元素来提高参与度。如今，人工智能工具层出不穷。考虑测试一下可以改善会议流程的工具。

重要的是要记住，会议标准作业程序是活文件。您应该根据反馈、反思和新想法不断更新和调整您的方法。随着经验的积累和信心的增强，您将形成最适合自己和团队的会议风格。

8.吸引参与者

会议是单调乏味的，尽管很有用，但有时也会非常无聊。让与会者参与其中是在线会议面临的最大挑战之一。没有面对面交谈的自然流畅，与会者很容易不感兴趣或分心。以下是一些鼓励互动、让每个人都参与进来的策略：

从破冰开始

会议开始时，先进行简短的签到或破冰活动，以建立融洽关系，营造积极氛围。这个活动可以很简单，比如请大家分享最近发生在自己身上的一件好事或关于自己的一件趣事。您可以询问与会者上周末是否看了球赛，或者谈谈大多数与会者可能关注的电视节目。

破冰活动能让与会者感觉更舒适、更亲切，为更开放、更富有成效的讨论创造条件。

提出开放式问题

在整个会议期间，提出开放式问题以激发讨论，并鼓励与会者分享自己的想法。不要问 "是 "或 "否 "的问题，而要使用 "你对这个话题有什么想法？"或 "你认为我们可以如何应对这个挑战？"等提示语。一定要留出足够的回答时间，避免匆忙完成议程。

鼓励使用视频

尽可能鼓励与会者打开摄像机。看到彼此的面孔有助于营造更有个性、更吸引人的氛围，还能让你捕捉到非语言暗示和肢体语言。

不过，重要的是不要把使用视频作为正式规则来执行。每个人都有不同的情况，他们所处的环境可能不允许他们打开相机。

留出休息和伸展时间

如果您经常举办时间较长的会议，请安排短暂的休息或伸展时间，以帮助与会者保持注意力集中和精力充沛。鼓励与会者站起来、走动走动，或在这些休息时间做一些快速伸展运动。这有助于消除会议疲劳，让每个人在整个会议期间都更加投入，更有成效。

认可和赞赏贡献

在整个会议期间，务必对与会者的贡献表示认可和赞赏。感谢与会者分享他们的想法或提出问题，并强调特别有见地或有价值的意见。这种认可有助于鼓励与会者继续参与，并让与会者感觉到自己受到重视并被倾听。

9.总结要点和行动项目

会议即将结束时，花几分钟时间回顾一下讨论要点和做出的决定。这有助于确保每个人都站在同一起跑线上，了解会议的成果。

回顾主要收获:简要总结会议期间涉及的最重要内容，突出任何重要见解、协议或达成的结论。这将强化会议的目的，并强调所取得的进展。
明确行动项目:明确界定会议提出的任何行动项目，包括具体任务、项目或下一步措施。务必将每个行动项目分配给具体的个人或团队，并规定完成期限。这种问责制有助于确保完成工作，实现会议目标。您也可以在 Slack、Asana 等公司频道上发送行动清单。
使用会议记录作为参考:会议记录和记录誊本是会后回顾关键要点和行动项目的宝贵资源。团队成员可以在方便的时候重温重要的讨论和决策，确保不会遗漏任何内容。

10.跟进和分享会议记录

会议结束后，最好向所有与会者发送一份简明扼要的总结，其中包括讨论要点、做出的决定和下一步措施。这种总结有助于强化主要收获，确保每个人都站在同一起跑线上。

与会议摘要一起，分享会议期间讨论或参考的任何文件、演示文稿或资源。如果您对会议进行了录音或有记录，也请附上这些材料的链接。将所有相关信息集中在一处，便于团队成员日后查看和参考。

11.尝试会议形式

2024 年，在线会议的格局将继续演变，新技术和最佳实践将不断涌现。为了保持会议的新鲜感、吸引力和高效性，可以考虑尝试不同的会议形式和技术。

翻转会议

在翻转会议中，与会者会在现场讨论之前审阅材料并完成预习工作。这样，会议时间就可以集中在积极合作、解决问题和决策上，而不是被动地分享信息。

闪电讲座

闪电讲座是一种简短、重点突出的演讲，通常每次持续 5-10 分钟。闪电演讲是一种快节奏、引人入胜的分享最新信息、提出想法或引发讨论的绝佳方式。在一次会议上可以有多位发言人进行演讲，从而保持会议的活力和内容的多样性。

鱼缸讨论

在鱼缸讨论中，一小组参与者（"鱼缸"）进行集中对话，小组其他成员进行观察。观察者可以在指定的时间轮流进入鱼缸，从而实现思想和观点的动态交流。

游戏化

在会议中融入游戏元素，提高参与度和积极性。这可能包括使用测验、挑战或奖励来鼓励参与和学习。游戏化对于团队建设或培训课程尤为有效。

在探索新的会议形式时，请记住，我们的目标是为您的远程团队创造一个更具吸引力、包容性和生产力的协作空间。通过不断尝试和迭代，您可以找到合适的技术组合，以支持团队在 2024 年及以后不断发展的需求。

最后的想法

有效召开在线会议是一项需要经验和正确工具的技能。只要注重明确目标、与会者参与、时间管理和勤奋跟进，就能将虚拟会议转变为富有成效的愉快体验。

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