Como gravar uma reunião online

A gravação de reuniões online pode ajudar a facilitar a revisão de discussões, decisões e apresentações importantes. Pode gravar conteúdos valiosos da reunião para referência futura, formação ou para manter informados os membros da equipa que não puderam estar presentes.

À medida que mais pessoas trabalham remotamente e colaboram online, a procura de gravação de reuniões virtuais aumentou significativamente. Embora as funcionalidades de gravação incorporadas nas aplicações de reunião sejam convenientes, muitas vezes têm limitações, como o acesso restrito à funcionalidade de gravação, as gravações bloqueadas por um acesso pago ou uma resolução de gravação inferior.

Se procura um controlo total sobre as suas sessões de reunião em linha, as ferramentas de terceiros podem ser um trunfo valioso para a sua empresa.

Dito isto, eis os vários métodos que pode utilizar para gravar reuniões em linha.

O que é uma gravação de reunião online?

A gravação de reuniões online capta áudio, vídeo e tudo o que está a ser partilhado no ecrã pelos participantes na reunião. Isto permite-lhe rever e partilhar o conteúdo completo da reunião mais tarde para referência, formação ou colaboração.

Eis algumas das principais vantagens de gravar uma reunião em linha.

Cria um registo duradouro: As gravações documentam exatamente o que foi discutido e decidido nas reuniões. Isto serve como uma referência objetiva que pode ser revista quando necessário, em vez de se basear apenas em notas ou na memória.
Torna as reuniões partilháveis: As pessoas que não podem assistir a uma reunião em direto podem ver a gravação para se manterem informadas. As gravações também permitem partilhar facilmente o conteúdo da reunião com outras partes interessadas.
Fornece material para utilização futura: As gravações de reuniões podem ser reutilizadas em vídeos de formação, apresentações ou outros activos de conteúdo. Os momentos-chave podem ser recortados e partilhados para destacar informações importantes.

Onde se pode gravar reuniões em linha?

Existem duas formas principais de gravar reuniões em linha.

A primeira é através da funcionalidade de gravação incorporada na maioria das plataformas de reuniões em linha, como o Google Meet, o Zoom e o Microsoft Teams.

No entanto, estas opções têm certas limitações que as tornam uma opção inadequada para utilização empresarial.

Em primeiro lugar, as opções de gravação da maioria destas ferramentas estão bloqueadas por um acesso pago. Se estiver a utilizar uma conta gratuita, é muito provável que não lhe seja permitido gravar as suas reuniões sem uma atualização.

Em segundo lugar, a resolução de gravação destas ferramentas de reunião é limitada. O Google Meet e o Microsoft Teams podem gravar com uma resolução de 1080p, o que é ideal para a maioria dos cenários. No entanto, se planear reproduzir essa reunião num ecrã maior ou num projetor numa sala de reuniões, a resolução de 1080p não é suficiente.

Por outro lado, uma conta gratuita no Zoom apenas lhe dará uma gravação de 360p da sua reunião, que fica pixelizada mesmo em pequenos ecrãs de computadores portáteis.

Em terceiro lugar, os formatos de ficheiro fornecidos pelas ferramentas de reunião são frequentemente limitados. Se precisar de editar o vídeo após a reunião, as suas opções podem ser limitadas devido ao insuficiente suporte de extensão oferecido por estas ferramentas.

Se pretende ultrapassar estas limitações, a mudança para uma ferramenta de terceiros pode ajudar.

Eis como gravar uma reunião em linha utilizando ferramentas próprias e de terceiros.

Como gravar reuniões online em 5 passos

Eis cinco passos rápidos para gravar a sua reunião em linha.

Passo 1: Utilizar a ferramenta de gravação incorporada

Em primeiro lugar, verifique se a sua plataforma de reuniões tem uma funcionalidade de gravação incorporada ou se tem acesso a ela. Muitas ferramentas populares como o Zoom, o Microsoft Teams e o Google Meet permitem-lhe gravar reuniões diretamente na aplicação.

Procure um botão "Gravar" nos controlos da reunião ou consulte a documentação de apoio da plataforma para ver se a opção de gravação está disponível e como a utilizar.

Se a versatilidade limitada das ferramentas de gravação incorporadas for suficiente para o seu caso de utilização, pode saltar o resto dos passos.

Passo 2: Utilizar uma ferramenta de gravação de terceiros

Se a sua plataforma não tiver uma gravação incorporada ou se quiser evitar as limitações que mencionámos acima, deve optar por uma ferramenta de gravação de terceiros. Software de gravação de ecrã como o L o om, Camtasiaou Estúdio OBS permite-lhe capturar o seu ecrã, áudio e webcam durante as reuniões em qualquer plataforma. Estas ferramentas oferecem funcionalidades como tempo de gravação ilimitado, opções de edição e, se utilizar uma ferramenta como o OBS, também custos zero.

Neste artigo, vamos explicar-lhe como configurar um estúdio de gravação utilizando o OBS.

Etapa 4: Obter o consentimento do participante

Gravar uma sessão do Google Meet pode parecer inofensivo, mas dependendo da sua localização, pode estar a violar as leis de privacidade locais.

Nos Estados Unidos, a Lei da Privacidade das Comunicações Electrónicas (ECPA) funciona segundo a regra do "consentimento unilateral". Isto significa que qualquer pessoa na chamada, incluindo a que está a gravar, pode legalmente dar o seu consentimento à gravação.

No entanto, alguns estados, como a Califórnia, Connecticut, Flórida, Illinois e Maryland, aplicam uma lei de "consentimento de duas partes". Esta exige o consentimento formal de todos os participantes para que a gravação seja legal.

Ao colaborar com clientes de outros países, é crucial pesquisar as leis de privacidade do cliente e as suas. Mesmo que não existam requisitos legais específicos, é ético informar todos os participantes de que a reunião está a ser gravada.

Passo 5: Preparar o OBS para iniciar o registo

Eis como pode preparar o OBS para começar a gravar as suas reuniões em linha.

1. Lançar o OBS

Abra o OBS no seu computador. Verá a interface principal, que pode parecer um pouco complexa à primeira vista, mas só tem de a configurar uma vez.

2. Criar uma nova cena

Clique no botão "+" no painel "Cenas", no canto inferior esquerdo.
Dê à cena um nome descritivo como "Gravação de reunião" e clique em "OK". Também pode deixar esta opção vazia.

3. Adicionar uma fonte de vídeo

Clique no botão "+" no painel "Fontes".
Escolha "Captura de ecrã" se pretender gravar todo o seu ecrã. Isto é útil se estiver a alternar entre diferentes aplicações. No entanto, isto pode causar um problema de privacidade, uma vez que pode acabar por gravar informações pessoais.

Dê um nome à fonte (por exemplo, "Captura de ecrã").
Clique em "OK" e seleccione o ecrã que pretende capturar se tiver vários monitores.

Em alternativa, escolha "Captura de janela" se pretender gravar apenas a janela da reunião (Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams). Esta pode ser uma óptima forma de garantir a privacidade.

4. Adicionar uma fonte de áudio

Clique novamente no botão "+" no painel "Fontes".
Seleccione "Captura de entrada de áudio".
Dê-lhe um nome (por exemplo, "Microfone").
Escolha o seu microfone na lista de dispositivos e clique em "OK".

Certifique-se de que selecciona o microfone correto na lista. Caso contrário, a gravação não conterá o seu áudio.

Para capturar o áudio da reunião, repita o processo, mas seleccione "Captura de saída de áudio" desta vez.
Dê-lhe um nome (por exemplo, "Áudio do sistema").
Escolha o dispositivo de saída adequado (normalmente as colunas ou os auscultadores).

5. Configurar definições de vídeo

Aceda a "Definições" no canto inferior direito.
Clique em "Vídeo" no menu do lado esquerdo.
Defina a "Resolução base (tela)" para a resolução do seu ecrã.
Defina "Output (Scaled) Resolution" (Resolução de saída (escalada)) para a resolução que pretende para a sua gravação. As opções mais comuns são 1920×1080 ou 1280×720. Lembre-se que quanto maior for a resolução, maior será o tamanho da gravação.
Escolha "Common FPS Values" (Valores FPS comuns) e defina-o para 30 se não tiver muito texto em movimento ou 60 para um vídeo mais suave.

6. Configurar as definições de saída

No menu "Definições", clique em "Saída".
Ir para o separador "Gravação".
Defina o "Caminho de gravação" para a pasta onde pretende que as suas gravações sejam guardadas.
Escolha um formato de gravação como MP4 ou MKV.
Defina a "Qualidade de gravação" com base nas suas necessidades. Para a maioria das finalidades, "Alta qualidade, tamanho de ficheiro médio" é uma boa escolha.
Pode deixar as restantes definições inalteradas.

Passo 6: Iniciar a gravação

Quando tiver todas as definições correctas configuradas, está pronto para começar a gravar a reunião.

Abra a sua aplicação de reunião (Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams). Certifique-se de que consegue ver a janela de reunião correcta na janela de pré-visualização do OBS.

Regresse ao OBS e clique em "Iniciar gravação" no lado direito. Realize a sua reunião como habitualmente. O OBS gravará tudo o que estiver no seu ecrã e o áudio do seu microfone e da reunião.

Quando a reunião terminar, volte ao OBS e clique em "Parar gravação". A sua gravação será guardada no local especificado nas definições de saída.

Passo 7: Partilhar e utilizar a gravação

Depois de ter guardado a gravação da reunião, é altura de a utilizar. Partilhe o ficheiro com todos os participantes na reunião e com todas as partes interessadas que possam beneficiar da revisão do conteúdo. Carregue a gravação para uma unidade partilhada segura ou para uma plataforma de alojamento de vídeo e envie uma ligação com instruções de acesso claras.

Para tirar o máximo partido da sua gravação, considere transcrevê-la para um formato pesquisável e baseado em texto. Uma transcrição permite-lhe analisar rapidamente o conteúdo da reunião, encontrar os principais pontos de discussão e extrair informações importantes sem ter de voltar a ver o vídeo completo. Em seguida, pode partilhar a transcrição juntamente com a gravação para facilitar a consulta.

As gravações de reuniões são recursos valiosos para formação, integração e partilha de conhecimentos. Utilize-as para:

Criar vídeos de formação para novas contratações ou membros da equipa que necessitem de aprender um processo ou uma competência específica
Desenvolver uma biblioteca de reuniões anteriores sobre tópicos-chave a que os funcionários possam aceder a pedido
Recorte segmentos importantes para partilhar como recursos autónomos ou para complementar outros materiais de formação
Fornecer um registo de decisões, itens de ação e actualizações de projectos para referência futura

Ao partilhar gravações de reuniões, tenha em conta as considerações de segurança e privacidade. Certifique-se de que apenas as pessoas autorizadas podem aceder aos ficheiros e que todas as informações sensíveis estão devidamente protegidas. Utilize as ferramentas de partilha de ficheiros seguras da sua organização e siga as melhores práticas de proteção por palavra-passe e controlo de acesso.

É também uma boa ideia estabelecer directrizes claras sobre o período de conservação das gravações das reuniões e sobre quem é responsável pela sua gestão ao longo do tempo. Isto ajuda a evitar a acumulação de dados e garante que as gravações são mantidas apenas durante o tempo necessário.

Ao tirar partido das gravações das suas reuniões para formação, referência e partilha de conhecimentos, maximizará o valor do tempo e do esforço dedicados a cada reunião virtual. Com uma biblioteca de gravações bem organizada, a sua equipa pode aceder facilmente à informação de que necessita para se manter informada, alinhada e produtiva.

Simplifique o fluxo de trabalho da sua reunião com o Sonix

Depois de ter a gravação pronta, deve considerar transcrição para maximizar a utilidade das suas gravações.

A transcrição da gravação de uma reunião em linha é altamente benéfica, uma vez que garante que as discussões e decisões importantes são documentadas para referência futura. Melhora a acessibilidade para os membros da equipa que não puderam estar presentes, permitindo-lhes manterem-se informados.

As transcrições são pesquisáveis, facilitando a procura rápida de informações específicas. Também facilitam uma melhor compreensão e retenção do conteúdo da reunião, ajudando na continuidade e responsabilização do projeto.

Além disso, as transcrições podem servir como registos oficiais para fins legais e de conformidade.

Com isso dito, se você está procurando uma maneira confiável de transcrever suas reuniões on-line com precisão, Sonix é a melhor ferramenta para ajudá-lo.

Transcrição de reuniões com Sonix

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Para além disso, o Sonix está equipado com ferramentas de análise avançadas como:

Resumos automatizados: Gera resumos concisos e exactos do conteúdo da reunião, semelhantes a acta da reunião.
Gerar capítulos: Cria capítulos dos conteúdos discutidos na reunião para tornar os dados mais navegáveis.
Análise temática: Utiliza a IA para identificar o tema da conversa.
Análise de sentimento: Detecta e identifica o sentimento e o tom do orador atual.
Deteção de tópicos: Utiliza a IA para resumir e detetar os tópicos mencionados na reunião.
Deteção de entidades: Identifica os oradores e regista os contributos de cada um.

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