Een Zoom-bijeenkomst maken

Zoom-vergaderingen zijn een integraal onderdeel geworden van moderne communicatie en verbinden mensen over de hele wereld voor werk, onderwijs en sociale interacties. Omdat samenwerking op afstand blijft groeien, is het cruciaal om te weten hoe je Zoom-vergaderingen maakt, beheert en plant om je dagelijkse vergaderingen effectief te laten verlopen.

In dit artikel leer je de essentie van Zoom-vergaderingen, zoals een account aanmaken, vergaderingen plannen, je virtuele bijeenkomsten beheren en er het beste uit halen. 

Wat is een Zoom-vergadering?

Een Zoom Meeting is een virtuele videovergaderingssessie die wordt gehost op Zoom, een van de beste videovergaderings- en webinar toepassingen op de markt. Zoom stelt deelnemers in staat om op afstand verbinding te maken vanaf verschillende apparaten en locaties. Het maakt realtime audio, video, schermdeling en samenwerking mogelijk voor naadloze online vergaderingen en discussies.

Hoe maak je een Zoom-bijeenkomst in 5 stappen?

Zo maak je een Zoom-vergadering en nodig je mensen uit in slechts vijf stappen.

Stap 1: Aanmelden voor een Zoom-account

Je moet een account aanmaken om Zoom-vergaderingen te starten.

1. Ga naar de Zoom inschrijfpagina.
2. Voer je e-mailadres in en volg de aanwijzingen om je account aan te maken. Je kunt je ook aanmelden met je Google-, Apple ID- of Facebook-account.
3. Zodra je account is aangemaakt, download je de Zoom desktop app voor je computer of de mobiele app voor je smartphone of tablet. Je kunt ook de in-browser site gebruiken om deel te nemen aan een vergadering, maar de standalone apps hebben meer functies en een betere gebruikersinterface.
4. Meld je aan bij de app met de gegevens van je Zoom-account.

Als je Zoom-account is ingesteld en de app is geïnstalleerd, kun je beginnen met het maken en houden van Zoom-vergaderingen.

2. De Zoom UI begrijpen

Eenmaal ingelogd heb je toegang tot de hoofdinterface van Zoom, waar je je aankomende vergaderingen kunt bekijken, nieuwe vergaderingen kunt starten en je instellingen kunt aanpassen.

Neem even de tijd om de interface van de Zoom-app te verkennen en raak vertrouwd met de belangrijkste functies. Het hoofdscherm toont de volgende opties:

• Nieuwe vergadering: Een directe vergadering starten.
• Doe mee: Neem deel aan een vergadering met behulp van de verstrekte vergaderings-ID of link.
• Schema: Maak een nieuwe vergadering aan en stel de details in, zoals datum, tijd en duur.
• Scherm delen: Deel het scherm van uw apparaat met andere deelnemers tijdens een vergadering.

Aan de rechterkant van het scherm zie je je agenda met alle geplande vergaderingen voor die dag.

3. Uw Zoom-bijeenkomst aanpassen

Zoom biedt verschillende aanpassingsopties om je vergaderingen af te stemmen op je specifieke behoeften. Met deze instellingen kun je verschillende aspecten van de vergadering beheren, zoals de rechten van de deelnemers, opname-optiesen veiligheidsmaatregelen.

Om deze instellingen te openen, klik je op je profielfoto of initialen rechtsboven in het scherm en selecteer je het tabblad "Instellingen". 

Hier zijn enkele belangrijke aanpassingsopties om te overwegen voordat je je eerste vergadering aanmaakt.

• Dubbele monitoren (Instellingen>Algemeen): Als je twee monitors gebruikt in je opstelling, is het een goed idee om dit aan te zetten. Hierdoor worden het gedeelde scherm en de video feeds van de deelnemers op verschillende schermen gezet.
• Herinner me aan komende evenementen (Instellingen>Algemeen): Standaard is deze functie ingeschakeld en ingesteld om je 5 minuten voor de vergadering te verwittigen. Het is belangrijk dat je toestel meldingen van Zoom toestaat zodat het werkt. Als 5 minuten voor jou minder tijd is om een vergadering voor te bereiden, kun je dit veranderen in 10 minuten of meer.
• Speel Audio Chime af bij hand opsteken (Instellingen>Algemeen): Als je vaak gaat vergaderen, is het belangrijk om deze functie in te schakelen zodat je geen handopstekingen mist en elk lid ook een bijdrage kan leveren.
• Video-instellingen (Instellingen>Video): Het is altijd aan te raden om naar het videogedeelte van de instellingen te gaan voordat je deelneemt aan een vergadering op een nieuwe locatie. Zoom geeft je toegang tot verschillende video-opties zodat je er op je best uitziet tijdens je vergaderingen.

• Ruis verwijderen (Instellingen>Audio): Als je in een openbare ruimte zoals een café zit, kan het een goed idee zijn om ruisverwijdering in te schakelen. De ruisverwijderingsfunctie van Zoom isoleert je stem om alle achtergrondonderbrekingen te verwijderen die je geluid onhoorbaar zouden maken. Standaard staat deze functie op automatisch. Er zijn echter ook andere instellingen die je geluidskwaliteit veel beter kunnen maken.

• Toetsenbordsnelkoppelingen (Instellingen>Toetsenbordsnelkoppelingen): Sneltoetsen zijn een geweldige manier om je productiviteit op Zoom te maximaliseren. Met een druk op twee knoppen kun je scherm delen starten/stoppen, geluid dempen/loslaten, tijdelijk dempen, opname starten/stoppen en nog veel meer. Je kunt ook de sneltoetsen voor deze sneltoetsen aanpassen.

4. Uitnodigingen voor Zoom-bijeenkomsten versturen

Zodra je je Zoom vergadering hebt gepland, is het tijd om deelnemers uit te nodigen. 

Klik op "Agenda" op het beginscherm en selecteer de tijd, dag en andere details voor de vergadering.

Aan de rechterkant van het venster kun je beginnen met het toevoegen van de e-mailadressen of namen van de mensen die je wilt uitnodigen voor de vergadering.

Je kunt ook op "Uitnodiging kopiëren" klikken om de uitnodiging automatisch naar je klembord te kopiëren.

Uw Zoom Meeting-uitnodiging aanpassen

Wanneer je de uitnodiging voor de Zoom-vergadering kopieert of e-mailt, kun je het bericht aanpassen om extra informatie of context te geven aan je deelnemers. Overweeg om op te nemen:

• Agenda vergadering: Geef de deelnemers een overzicht van wat er tijdens de bijeenkomst besproken of behandeld zal worden.
• Vereiste voorbereiding: Laat deelnemers weten of ze van tevoren iets moeten voorbereiden, zoals het doornemen van documenten of het meenemen van specifieke materialen.
• Duur bijeenkomst: Geef de verwachte duur van de vergadering aan, zodat de deelnemers dienovereenkomstig kunnen plannen.
• Herinnering om Zoom te downloaden: Als je deelnemers uitnodigt die misschien nieuw zijn met Zoom, herinner hen er dan aan om de Zoom app te downloaden en zich aan te melden voor de vergadering.

5. Deelnemers aan Zoom-vergaderingen beheren

Als host heb je controle over verschillende aspecten van deelnemersbeheer tijdens de vergadering. Hier zijn enkele belangrijke functies:

Standaard kun je een aantal standaardinstellingen instellen om de vergadering te modereren. Je kunt:

• Vergaderingen op slot
• Wachtruimte inschakelen
• Profielfoto's verbergen

Daarnaast kun je deelnemers toestaan of weigeren:

• Scherm delen
• Chat
• Zichzelf hernoemen en dempen
• Video starten
• Deel whiteboards
• Opmerkingen delen
• Opnemen op computer
• Verzoek om op te nemen
• Tijdklokken voor vergaderingen instellen

Er zijn ook enkele andere individuele moderatietools die je kunt gebruiken tijdens de vergadering.

Deelnemers dempen en uitschakelen

• Individuele deelnemers dempen: Beweeg de muis over de video van een deelnemer en klik op de knop "Dempen" om het geluid te dempen.
• Alle deelnemers dempen: Klik op de knop "Deelnemers" in het bedieningspaneel van de vergadering en klik vervolgens op "Alles dempen" om het geluid van iedereen tegelijk uit te schakelen.
• Deelnemers toestaan om hun stem weer aan te zetten: Standaard kunnen deelnemers zichzelf op mute zetten. Om dit te voorkomen, klikt u op "Meer" naast "Alles dempen" en schakelt u "Deelnemers toestaan om zichzelf te dempen" uit.

Deelnemers video beheren

• De video van een deelnemer stoppen: Beweeg de muis over de video van een deelnemer en klik op de knop "Video stoppen" om de camera uit te schakelen.
• Vraag een deelnemer om een video te starten: Klik op de knop "Deelnemers", ga met de muis over de naam van een deelnemer en klik op "Vragen om video te starten" om hem of haar te vragen de camera in te schakelen.

Omgaan met verstorende deelnemers

• Een deelnemer verwijderen: Klik op de "Deelnemers" knop, ga met de muis over de naam van de verstorende deelnemer en klik op "Verwijderen". Ze worden onmiddellijk verwijderd uit de vergadering.
• Rapporteer een deelnemer: Als een deelnemer de servicevoorwaarden of communitystandaarden van Zoom schendt, klik dan op "Deelnemers", beweeg de muis over de naam en klik op "Rapporteren". Vul het meldingsformulier in en stuur het ter beoordeling naar Zoom.

Laatste gedachten

Zoom blijft de standaard voor videoconferentietools in 2024. Als je een vergaderplatform wilt integreren in je bestaande SOP's, dan is Zoom een geweldige optie.

Als je je Zoom-vergaderingen nog effectiever wilt maken, kun je het volgende gebruiken Sonix transcriptdiensten om uw Zoom Meeting audio en video in tekst transcripten. 

Het is een extra stap die de efficiëntie en het nut van je online sessie enorm kan verhogen. Door je vergaderingen te transcriberen met Sonix creëer je een nauwkeurig referentiepunt dat je dubbel kunt controleren om je acties na de vergadering 100% nauwkeurig te houden. 

Gebruik Sonix en zet je Zoom-vergaderingen vandaag nog om in doorzoekbare, bruikbare tekst met onze 30 minuten gratis uitproberen. Geen creditcard nodig.

Een Zoom-vergadering aanmaken: Veelgestelde vragen

Hoe organiseer ik voor de eerste keer een Zoom-bijeenkomst?

Om voor de eerste keer een Zoom-vergadering te organiseren, moet je je aanmelden voor een Zoom-account. Nadat je je hebt geregistreerd, download en installeer je de Zoom-applicatie op je apparaat. Open de app en meld je aan met je gegevens. Klik op de knop Nieuwe vergadering om direct een vergadering te starten. Je kunt dan je audio- en video-instellingen aanpassen voordat je de vergadering start. Zorg ervoor dat je internetverbinding stabiel is om onderbrekingen tijdens de vergadering te voorkomen.

Hoe organiseer ik een Zoom-bijeenkomst en hoe nodig ik uit?

Om een Zoom-vergadering te organiseren en deelnemers uit te nodigen, open je eerst de Zoom-toepassing en log je in. Klik op de knop Plannen om een vergadering in te stellen voor een toekomstige datum en tijd. Vul de details van de vergadering in zoals het onderwerp, datum, tijd en duur. Zodra de vergadering is gepland, genereert Zoom een ID van de vergadering en een uitnodigingslink. Kopieer de uitnodigingslink en stuur deze naar je deelnemers via e-mail, messaging apps of een ander communicatieplatform dat je verkiest. Deelnemers kunnen deelnemen aan de vergadering door op het geplande tijdstip op de link te klikken.

Hoe start je een Zoom-bijeenkomst als host?

Om als host een Zoom-vergadering te starten, open je de Zoom-toepassing en log je in. Als je de vergadering van tevoren hebt gepland, klik dan op het tabblad Vergaderingen om je geplande vergaderingen te vinden. Selecteer de vergadering die je wilt starten en klik op de Start knop. Als je een directe vergadering start, klik je gewoon op de knop Nieuwe vergadering.