Cómo utilizar ChatGPT para notas de reuniones

Tomar notas de las reuniones es una tarea crucial para cualquier empresa, ya que garantiza que las decisiones, acciones y discusiones importantes se capturen con precisión. Con el auge de la IA, muchos profesionales recurren a herramientas como ChatGPT para agilizar este proceso. 

Aunque la idea de utilizar la IA para las notas de las reuniones pueda parecer sencilla, no basta con transcribir las conversaciones. ChatGPT ofrece potentes funciones, pero entender cómo aprovecharlas de forma eficaz puede marcar una diferencia significativa en la calidad de tus notas. 

En este artículo se explica cómo las empresas pueden utilizar ChatGPT para crear notas de reunión detalladas y prácticas, y se ofrece información sobre cómo integrar esta herramienta en el flujo de trabajo existente para mejorar la productividad y la organización.

¿Debería utilizar ChatGPT para las notas de reuniones?

ChatGPT es admirablemente versátil y constituye una solución de IA todo en uno para la mayoría de las empresas que trabajan a escala mundial. Aunque ChatGPT es capaz de transcribir reuniones y generar notas, no puede hacerlo de forma nativa. En su lugar, tendrás que utilizar la API Whisper de ChatGPT, que está diseñada específicamente para manipular archivos de audio.

Estas son las ventajas e inconvenientes de utilizar ChatGPT para transcribir y generar transcripciones.

Ventajas de utilizar ChatGPT para las notas de reunión

¿Quieres transcribir y generar notas de reuniones con ChatGPT? Estas son algunas de las ventajas de elegir ChatGPT para este tipo de tareas.

Fácil acceso y rentabilidad

Muchas empresas ya tienen acceso a ChatGPT, lo que lo convierte en una solución fácil y rentable para las notas de reuniones. No es necesario adquirir herramientas o suscripciones adicionales, ya que ChatGPT puede utilizarse de inmediato con los recursos existentes.

Formato personalizable

Una de las mayores ventajas de utilizar ChatGPT es la posibilidad de personalizar completamente la estructura de las notas de la reunión. Al proporcionar indicaciones específicas, puedes generar notas en el formato que mejor se adapte a tus necesidades, ya sean listas con viñetas, resúmenes detallados o puntos destacados de las acciones.

Eficiencia que ahorra tiempo

ChatGPT puede generar rápidamente notas a partir de puntos clave o transcripciones de reuniones, ahorrando un tiempo valioso. Esto permite a su equipo centrarse más en la conversación en sí, en lugar de distraerse con la necesidad de tomar notas manualmente.

Mayor claridad y organización

ChatGPT puede pedir que se priorice la información importante, como las decisiones, los puntos de acción y el seguimiento. Esto garantiza que los detalles críticos se capturen con claridad, lo que facilita la revisión de las notas y la actuación en consecuencia después de la reunión.

Contras de usar ChatGPT para notas de reuniones

Aunque ChatGPT es extremadamente útil para la mayoría de las tareas, hay algunas razones por las que no es adecuado para las notas de reuniones.

Falta de funciones especializadas

A diferencia de las herramientas de transcripción dedicadas, como Sonix, ChatGPT carece de ciertas funciones especializadas diseñadas específicamente para gestionar notas y transcripciones de reuniones. Herramientas como Sonix ofrecen funcionalidades como múltiples formatos de importación/exportación, seguimiento de varios oradores y editores fáciles de usar, que pueden agilizar considerablemente el proceso de gestión de las grabaciones de reuniones. 

Además, Sonix tiene funciones integradas para limpiar automáticamente las palabras de relleno y otros elementos innecesarios, creando una transcripción más pulida y profesional. 

Con ChatGPT, estos procesos suelen requerir la introducción manual de datos, como la edición de palabras de relleno o el formateo de los cambios de orador. Esta ausencia de funciones especializadas puede hacer que ChatGPT resulte menos cómodo en comparación con herramientas creadas específicamente para la transcripción, sobre todo para usuarios que requieren una gran precisión y un procesamiento posterior eficaz de las notas de sus reuniones.

Precisión de transcripción limitada

Aunque ChatGPT puede generar notas de reuniones, su precisión de transcripción puede no igualar la de las herramientas de transcripción especializadas. Por ejemplo, plataformas como Sonix ofrecen una precisión de hasta 99%, que es fundamental para capturar las discusiones literales de las reuniones. 

La capacidad de ChatGPT para interpretar y transcribir audio puede a veces dar lugar a interpretaciones erróneas, especialmente cuando el discurso es poco claro o hay varios interlocutores. Esto significa que puede ser necesario un esfuerzo manual adicional para garantizar la precisión, lo que podría disminuir el ahorro de tiempo.

Es importante recordar que, aunque ChatGPT es la plataforma de IA más inteligente del mercado, Open AI nunca pretendió convertirla en una plataforma de transcripción.

Curva de aprendizaje pronunciada

Integrar ChatGPT de forma eficaz en su flujo de trabajo puede implicar una curva de aprendizaje, especialmente para las empresas que deseen hacer uso de funciones más avanzadas, como la personalización de los avisos o el uso de la API Whisper para la transcripción. 

La API Whisper, por ejemplo, no siempre es sencilla, y pueden ser necesarios conocimientos técnicos para implementarla correctamente. Esto podría requerir desarrolladores o empleados con conocimientos técnicos para su gestión, lo que podría limitar su accesibilidad para equipos no familiarizados con este tipo de herramientas.

Requiere formación modelo para requisitos específicos

ChatGPT es una IA de propósito general, lo que significa que no conoce intrínsecamente el funcionamiento de su empresa o equipo. Para obtener las notas de reunión más relevantes y útiles, el modelo necesita ser entrenado a lo largo del tiempo para comprender mejor sus requisitos específicos, como reconocer temas clave, decisiones o elementos de acción. 

Esto requiere un perfeccionamiento continuo de las indicaciones y la introducción de datos, así como probar distintos enfoques, lo que puede llevar tiempo y esfuerzo antes de alcanzar un nivel de precisión y personalización que funcione a la perfección para sus necesidades.

Cómo utilizar ChatGPT para notas de reuniones

Hemos establecido que el uso de la API Whisper de ChatGPT para la transcripción no es conveniente para la mayoría de los usuarios no técnicos. Sin embargo, si quieres probarlo, aquí te explicamos cómo hacerlo.

1. Transcriba el audio de su reunión con Whisper API

Whisper API convierte el audio de tu reunión en texto. Soporta muchos formatos como MP3 o WAV, y todo lo que necesitas hacer es subir tu archivo de audio. A continuación se muestra el código Python para transcribir un archivo de audio de una reunión:

importar openai

# Abrir el archivo de audio

archivo_audio = open("/ruta/a/tu/reunion.mp3", "rb")

# Transcribir utilizando Whisper API

transcripción = openai.Audio.transcribe(

  model="whisper-1″, 

  file=archivo_audio

)

# Imprimir la transcripción

print(transcripción.texto)

Este código le proporcionará una transcripción en bruto de su reunión. La API de Whisper maneja formatos comunes y proporciona la transcripción como texto sin formato. Puede utilizar esta transcripción como base para sus notas de la reunión.

2. Manejo de archivos de audio de mayor tamaño

Whisper API limita el tamaño de cada archivo de audio a 25 MB. Si la grabación de su reunión es más larga, tendrá que dividir el audio en partes más pequeñas. Puede utilizar una herramienta como PyDub en Python para manejar esto:

from pydub import AudioSegment

# Cargar el archivo de audio de la reunión

audio = AudioSegment.from_mp3("/ruta/a/tu/reunión.mp3")

# Dividido en segmentos de 10 minutos (tiempo en milisegundos)

primera_parte = audio[:10*60*1000]

# Exportar los 10 primeros minutos de audio

primera_parte.export("reunion_parte1.mp3″, formato="mp3")

Una vez dividido el archivo, puede transcribir cada parte individualmente utilizando el mismo código de transcripción de la API de Whisper que se ha indicado anteriormente.

3. Mejorar la precisión de la transcripción

Puede ayudar a Whisper a comprender mejor términos específicos utilizados en sus reuniones, como términos técnicos o nombres de empresas, proporcionando una indicación. Esto ayuda a Whisper a reconocer y transcribir estas palabras con mayor precisión.

transcripción = openai.Audio.transcriptions.create(

  model="whisper-1″, 

  file=archivo_audio, 

  prompt="Esta reunión incluye términos como SaaS, AI, GPT-4 y ChatGPT".

)

# Imprimir la transcripción mejorada

print(transcripción.texto)

El aviso ayuda a que Whisper capte esos términos con mayor fiabilidad, mejorando la calidad de la transcripción.

4. Convertir las transcripciones en notas de reunión organizadas

Ahora que ya tienes la transcripción, ChatGPT puede ayudarte a estructurarla en algo que sea fácil de leer y sobre lo que actuar. En lugar de tener que lidiar con una transcripción en bruto, puedes utilizar un simple aviso para obtener notas claras y organizadas.

Por ejemplo, puedes preguntarle a ChatGPT algo como:

"Resume la transcripción destacando los puntos clave del debate, las decisiones tomadas y los puntos de acción".

Esto dividirá la transcripción en secciones fáciles de revisar, y podrás personalizarla en función de cómo quieras que sean tus notas. Quizá prefieras viñetas o listas de tareas. Sólo tienes que indicarle a ChatGPT el formato que deseas, por ejemplo:

"Por favor, organiza las notas como viñetas, separando las discusiones clave y las acciones necesarias".

Ajustando la forma de preguntar a ChatGPT, puedes dar a las notas de la reunión el formato que mejor se adapte a tus necesidades.

5. Afinar las notas finales

Si hay términos específicos, nombres de productos o acrónimos que Whisper no ha entendido bien, puedes pedirle a ChatGPT que los corrija. Solo tiene que pedirle que limpie el lenguaje o ajuste ciertos términos, por ejemplo:

"Corrige cualquier error y asegúrate de que términos como 'SaaS' y 'GPT-4' están escritos correctamente en todo el texto".

Este paso adicional garantiza que las notas de la reunión sean claras, precisas y estén listas para compartirlas con el equipo.

Consejos para tomar notas eficaces en las reuniones con ChatGPT

Después de configurar los aspectos básicos para generar notas de reunión con ChatGPT, existen algunos consejos clave que pueden ayudarte a mejorar la precisión y utilidad del resultado final. Si tienes en cuenta los siguientes puntos, te asegurarás de que las notas de la reunión sean claras, estén bien estructuradas y sean prácticas.

1. Garantizar una alta calidad de audio

La calidad del archivo de audio influye considerablemente en la precisión de la transcripción. Las grabaciones claras y de alta calidad, con un mínimo de ruido de fondo, dan como resultado mejores transcripciones. Asegúrate de que los participantes utilizan buenos micrófonos y de que el entorno de grabación es silencioso. La claridad del audio reducirá los errores, sobre todo a la hora de reconocer palabras u oradores concretos, lo que facilitará a ChatGPT el procesamiento y el resumen preciso del contenido.

2. Utilizar avisos para limpiar la salida

ChatGPT funciona mejor cuando se dan instrucciones claras mediante avisos. Para mejorar la calidad de las notas de tus reuniones, utiliza indicaciones para estructurar los resultados, eliminar palabras de relleno o centrarte en aspectos concretos, como puntos de acción o decisiones clave.

Por ejemplo, preguntas como "Organiza la transcripción en viñetas con las decisiones y tareas clave" o "Resume la discusión y elimina palabras de relleno como 'um' y 'ah'" puede mejorar drásticamente la claridad y utilidad de las notas finales.

3. Limitar la diafonía en la grabación original

Las reuniones en las que varias personas hablan por encima de otras, o las conversaciones de fondo excesivas, pueden confundir el proceso de transcripción. Limitar la diafonía animando a los participantes a hablar de uno en uno mejora la calidad de la transcripción.

Si se produce diafonía, es posible que tenga que editar el audio para eliminar las conversaciones que se solapan antes de enviarlo a Whisper para su transcripción. Esto facilita que ChatGPT identifique el contenido importante y produzca notas coherentes.

4. Ajuste de la terminología específica

En el caso de las reuniones en las que se utiliza jerga técnica o específica del sector, es importante utilizar indicaciones para ayudar a ChatGPT a reconocer y transcribir correctamente esos términos. Proporcionar una lista de términos o acrónimos clave con antelación garantiza que tanto Whisper como ChatGPT ofrezcan resultados más precisos y relevantes. Esto resulta especialmente útil en conversaciones técnicas, jurídicas o comerciales especializadas, en las que la precisión es lo más importante.

¿Hay alguna alternativa mejor a transcribir con ChatGPT?

Aunque ChatGPT es una potente herramienta para transcribir y organizar notas de reuniones, puede resultar excesivamente técnica y requerir conocimientos de codificación y pasos de configuración específicos. Para empresas y particulares que buscan una solución más sencilla y fácil de usar, Sonix ofrece una alternativa superior.

Sonix ofrece Transcripción 99% gracias a sus algoritmos de conversión de voz a texto líderes en el sector, que reducen significativamente la edición manual necesaria tras la transcripción. Compatible con Más de 49 idiomasSonix es ideal para equipos internacionales o reuniones multilingües, ya que garantiza que no se pierda ningún detalle importante.

Además de la transcripción, Sonix incorpora Herramientas de análisis de IA le permiten generar automáticamente resúmenes de reuniones, análisis temáticos e incluso análisis de opiniones. De este modo, las transcripciones en bruto se convierten en información práctica sin esfuerzo adicional. Sonix Herramientas de IA también incluyen avisos personalizados.

Con los avisos personalizados, puede volver a visitar sus transcripciones e interactuar con ellas casi como si mantuviera una conversación, lo que aumenta aún más su productividad al permitirle extraer datos sin tener que rebuscar en ellos. Sonix también incluye elementos de seguridad de nivel bancario para garantizar que sus datos permanezcan privados y protegidos.

Quizá la mayor ventaja sea la facilidad de uso de Sonix. No hay curva de aprendizaje, por lo que es accesible para cualquier persona, independientemente de sus conocimientos técnicos. En general, Sonix ofrece una alternativa potente, segura e increíblemente fácil de usar a la transcripción con ChatGPT, lo que la convierte en una solución imprescindible para las empresas que buscan eficiencia y precisión.

¿Quieres probar Sonix? Prueba gratuita de 30 minutos hoy. No necesita tarjeta de crédito.

Reflexiones finales

Aunque ChatGPT ofrece una solución versátil para generar notas de reuniones mediante transcripción, puede resultar demasiado técnica y engorrosa para muchos usuarios. Aprovechando herramientas como Sonix, puedes lograr una precisión de transcripción mucho mayor, con ventajas añadidas como resúmenes generados por IA, análisis temáticos y mayor seguridad, todo ello con una interfaz mucho más sencilla y fácil de usar. 

Para las empresas que valoran la eficiencia, la precisión y la facilidad de uso, Sonix ofrece una alternativa mejor para gestionar y analizar el contenido de las reuniones. Tanto si su prioridad es la precisión, el soporte multilingüe o la integración perfecta, Sonix le permite capturar y organizar sus reuniones con el mínimo esfuerzo y el máximo impacto.

Cómo utilizar ChatGPT para notas de reunión: Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor manera de grabar reuniones para transcribirlas?

Grabar las reuniones garantiza un registro de audio preciso. Utiliza programas o herramientas de grabación fiables para capturar audio de alta calidad. Asegúrate de que todos los participantes son conscientes de que están siendo grabados y dan su consentimiento.

¿Cómo formateo la transcripción de mi reunión para ChatGPT?

Elimine la información irrelevante y formatee la transcripción para mayor claridad. Elimine las marcas de tiempo y los detalles innecesarios. Organice la transcripción con secciones claras y saltos de línea para ayudar a ChatGPT a procesar el contenido con eficacia.

¿Puede ChatGPT generar notas en diferentes formatos o plantillas?

Sí, ChatGPT puede generar notas en varios formatos. Especifique su formato preferido, como viñetas, listas numeradas o encabezados, en su solicitud para recibir notas en el estilo deseado.

¿Qué grado de precisión tienen las notas de reunión generadas por ChatGPT?

Las notas generadas por ChatGPT suelen ser precisas, pero deben revisarse para comprobar si están completas. Editar y perfeccionar las notas garantiza que reflejen con precisión todos los puntos clave, las decisiones y las acciones de la reunión.