Cómo grabar una reunión en línea

La grabación de reuniones en línea puede facilitar la revisión de debates, decisiones y presentaciones importantes. Puedes grabar el valioso contenido de las reuniones para futuras consultas, formación o para mantener informados a los miembros del equipo que no pudieron asistir.

A medida que aumenta el número de personas que trabajan a distancia y colaboran en línea, la demanda de grabación de reuniones virtuales ha crecido considerablemente. Aunque las funciones de grabación integradas en las aplicaciones de reuniones son cómodas, a menudo tienen limitaciones, como el acceso restringido a la función de grabación, las grabaciones bloqueadas tras un muro de pago o una resolución de grabación deficiente.

Si busca un control total sobre sus sesiones de reuniones en línea, las herramientas de terceros pueden ser un activo valioso para su empresa.

Dicho esto, aquí tienes los distintos métodos que puedes utilizar para grabar reuniones en línea.

¿Qué es una grabación de reunión en línea?

La grabación de reuniones en línea captura el audio, el vídeo y todo lo que comparten en pantalla los participantes en la reunión. Esto le permite revisar y compartir el contenido completo de la reunión más tarde como referencia, formación o colaboración.

Estas son algunas de las principales ventajas de grabar una reunión en línea.

Crea un registro duradero: Las grabaciones documentan exactamente lo que se debatió y decidió en las reuniones. Esto sirve como referencia objetiva que puede revisarse cuando sea necesario, en lugar de basarse únicamente en notas o en la memoria.
Permite compartir las reuniones: Las personas que no puedan asistir a una reunión en directo pueden ver la grabación para volver a estar al corriente. Las grabaciones también permiten compartir fácilmente el contenido de las reuniones con otras partes interesadas.
Proporciona material para uso futuro: Las grabaciones de las reuniones pueden convertirse en vídeos de formación, presentaciones u otros contenidos. Los momentos clave pueden recortarse y compartirse para destacar información importante.

¿Dónde se pueden grabar las reuniones en línea?

Hay dos formas principales de grabar reuniones en línea.

La primera es a través de la función de grabación integrada en la mayoría de las plataformas de reuniones en línea, como Google Meet, Zoom y Microsoft Teams.

Sin embargo, estas opciones tienen ciertas limitaciones que las convierten en una opción inadecuada para el uso empresarial.

En primer lugar, las opciones de grabación de la mayoría de estas herramientas son de pago. Si utilizas una cuenta gratuita, es muy probable que no puedas grabar tus reuniones sin una actualización.

En segundo lugar, la resolución de grabación de estas herramientas de reunión es limitada. Google Meet y Microsoft Teams pueden grabar con una resolución de 1080p, que es ideal para la mayoría de los escenarios. Sin embargo, si planeas reproducir esa reunión en una pantalla más grande o en un proyector en una sala de reuniones, la resolución de 1080p no es suficiente.

Por otro lado, con una cuenta gratuita en Zoom sólo obtendrás una grabación de 360p de tu reunión, que se ve pixelada incluso en las pequeñas pantallas de los portátiles.

En tercer lugar, los formatos de archivo que ofrecen las herramientas para reuniones suelen ser limitados. Si necesitas editar el vídeo después de la reunión, tus opciones pueden verse limitadas por el insuficiente soporte de extensiones que ofrecen estas herramientas.

Si quieres superar estas limitaciones, cambiar a una herramienta de terceros puede ayudarte.

A continuación te explicamos cómo grabar una reunión en línea utilizando herramientas propias y de terceros.

Cómo grabar reuniones en línea en 5 pasos

Aquí tienes cinco pasos rápidos para grabar tu reunión en línea.

Paso 1: Utilizar la herramienta de grabación integrada

En primer lugar, comprueba si tu plataforma de reuniones cuenta con una función de grabación integrada o si tienes acceso a ella. Muchas herramientas populares como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet permiten grabar reuniones directamente desde la aplicación.

Busque un botón "Grabar" en los controles de la reunión o consulte la documentación de apoyo de la plataforma para ver si la opción de grabación está disponible y cómo utilizarla.

Si la versatilidad limitada de las herramientas de grabación incorporadas es suficiente para tu caso de uso, no dudes en saltarte el resto de pasos.

Paso 2: Utilizar una herramienta de grabación de terceros

Si tu plataforma no dispone de grabación integrada o si quieres evitar las limitaciones que hemos mencionado anteriormente, debes optar por una herramienta de grabación de terceros. Software de grabación de pantalla como L o om, Camtasiao Estudio OBS te permite capturar tu pantalla, audio y webcam durante reuniones en cualquier plataforma. Estas herramientas ofrecen funciones como tiempo de grabación ilimitado, opciones de edición y, si utilizas una herramienta como OBS, también costes cero.

En este artículo te explicaremos cómo montar un estudio de grabación con OBS.

Paso 4: Obtener el consentimiento de los participantes

Grabar una sesión de Google Meet puede parecer inofensivo, pero dependiendo de tu ubicación, podrías estar infringiendo las leyes de privacidad locales.

En Estados Unidos, la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) se rige por la norma del "consentimiento de una sola parte". Esto significa que cualquier persona presente en la llamada, incluida la que graba, puede consentir legalmente la grabación.

Sin embargo, algunos estados, como California, Connecticut, Florida, Illinois y Maryland, aplican una ley de "consentimiento de dos partes". Esto requiere el consentimiento formal de todos los participantes para que la grabación sea legal.

Cuando colabores con clientes de otros países, es fundamental que investigues tu legislación y la de tu cliente en materia de privacidad. Aunque no haya requisitos legales específicos, es ético informar a todos los participantes de que se está grabando la reunión.

Paso 5: Preparar la OBS para iniciar la grabación

A continuación le indicamos cómo puede preparar OBS para empezar a grabar sus reuniones en línea.

1. Iniciar OBS

Abre OBS en tu ordenador. Verás la interfaz principal, que puede parecer un poco compleja al principio, pero sólo tienes que configurarla una vez.

2. Crear una nueva escena

Haz clic en el botón "+" situado bajo el panel "Escenas", en la esquina inferior izquierda.
Nombra la escena con algo descriptivo como "Grabación de reunión" y haz clic en "Aceptar". También puedes dejarlo vacío.

3. Añadir una fuente de vídeo

Haz clic en el botón "+" del panel "Fuentes".
Elige "Captura de pantalla" si quieres grabar toda la pantalla. Esto es útil si vas a cambiar entre diferentes aplicaciones. Sin embargo, esto podría suponer un problema de privacidad, ya que podrías acabar grabando información personal.

Asigne un nombre a la fuente (por ejemplo, "Captura de pantalla").
Haz clic en "Aceptar" y selecciona la pantalla que deseas capturar si tienes varios monitores.

Alternativamente, elija "Captura de ventana" si desea grabar sólo la ventana de la reunión (Google Meet, Zoom o Microsoft Teams). Esta puede ser una buena forma de garantizar la privacidad.

4. Añadir una fuente de audio

Vuelve a hacer clic en el botón "+" del panel "Fuentes".
Seleccione "Capturar entrada de audio".
Ponle un nombre (por ejemplo, "Micrófono").
Elige tu micrófono en la lista de dispositivos y haz clic en "Aceptar".

Asegúrese de seleccionar el micrófono correcto de la lista. De lo contrario, la grabación no contendrá tu audio.

Para capturar el audio de la reunión, repita el proceso pero esta vez seleccione "Captura de salida de audio".
Ponle un nombre (por ejemplo, "Audio del sistema").
Elige el dispositivo de salida adecuado (normalmente tus altavoces o auriculares).

5. Configurar los ajustes de vídeo

Vaya a "Configuración" en la esquina inferior derecha.
Haga clic en "Vídeo" en el menú de la izquierda.
Ajuste la "Resolución base (del lienzo)" a la resolución de su pantalla.
Ajuste la "Resolución de salida (escalada)" a la resolución que desee para su grabación. Las opciones más comunes son 1920×1080 o 1280×720. Recuerde que cuanto mayor sea la resolución, mayor será el tamaño de la grabación.
Elige "Valores comunes de FPS" y ajústalo a 30 si no vas a tener mucho texto en movimiento o a 60 para un vídeo más fluido.

6. Configurar los ajustes de salida

En el menú "Configuración", haz clic en "Salida".
Ve a la pestaña "Grabación".
Establece en "Ruta de grabación" la carpeta en la que quieres que se guarden tus grabaciones.
Elige un formato de grabación como MP4 o MKV.
Ajuste la "Calidad de grabación" en función de sus necesidades. Para la mayoría de los propósitos, "Alta calidad, tamaño de archivo medio" es una buena opción.
Puede dejar el resto de la configuración sin cambios.

Paso 6: Iniciar la grabación

Una vez que tengas configurados todos los ajustes adecuados, estarás listo para empezar a grabar la reunión.

Abra su aplicación de reuniones (Google Meet, Zoom o Microsoft Teams). Asegúrese de que puede ver la ventana de reunión correcta en la ventana de vista previa de OBS.

Vuelva a OBS y haga clic en "Iniciar grabación" en el lado derecho. Lleve a cabo su reunión como de costumbre. OBS grabará todo lo que aparezca en su pantalla y el audio de su micrófono y de la reunión.

Cuando termine tu reunión, vuelve a OBS y haz clic en "Detener grabación". Su grabación se guardará en la ubicación que haya especificado en la configuración de salida.

Paso 7: Compartir y utilizar la grabación

Una vez guardada la grabación de la reunión, es hora de utilizarla. Comparte el archivo con todos los asistentes a la reunión y con cualquier parte interesada que desee revisar el contenido. Sube la grabación a una unidad compartida segura o a una plataforma de alojamiento de vídeos y envía un enlace con instrucciones claras de acceso.

Para sacar el máximo partido a la grabación, considera la posibilidad de transcribirla a un formato de texto que permita realizar búsquedas. La transcripción permite analizar rápidamente el contenido de la reunión, encontrar los puntos clave del debate y extraer información importante sin tener que volver a ver todo el vídeo. Luego puedes compartir la transcripción junto con la grabación para consultarla fácilmente.

Las grabaciones de reuniones son recursos valiosos para la formación, la incorporación y el intercambio de conocimientos. Utilícelas para:

Cree vídeos de formación para los nuevos empleados o los miembros del equipo que necesiten aprender un proceso o habilidad específicos.
Cree una biblioteca de reuniones anteriores sobre temas clave a la que los empleados puedan acceder a petición.
Recorte segmentos importantes para compartirlos como recursos independientes o para complementar otros materiales de formación.
Proporcionar un registro de decisiones, acciones y actualizaciones de proyectos para futuras consultas.

A la hora de compartir las grabaciones de las reuniones, ten en cuenta consideraciones de seguridad y privacidad. Asegúrate de que sólo las personas autorizadas puedan acceder a los archivos y de que cualquier información sensible esté debidamente protegida. Utiliza las herramientas seguras de tu organización para compartir archivos y sigue las mejores prácticas de protección por contraseña y control de acceso.

También es una buena idea establecer directrices claras sobre cuánto tiempo se conservarán las grabaciones de las reuniones y quién es responsable de gestionarlas a lo largo del tiempo. Esto ayuda a evitar el desorden de datos y garantiza que las grabaciones sólo se conserven el tiempo necesario.

Si aprovecha las grabaciones de sus reuniones para formación, referencia e intercambio de conocimientos, maximizará el valor del tiempo y el esfuerzo dedicados a cada reunión virtual. Con una biblioteca de grabaciones bien organizada, tu equipo podrá acceder fácilmente a la información que necesita para mantenerse informado, alineado y productivo.

Optimice el flujo de trabajo de sus reuniones con Sonix

Una vez que tenga la grabación lista, deberá tener en cuenta lo siguiente transcripción para maximizar la utilidad de tus grabaciones.

Transcribir la grabación de una reunión en línea es muy beneficioso, ya que garantiza que los debates y decisiones importantes queden documentados para futuras consultas. Mejora la accesibilidad para los miembros del equipo que no pudieron asistir, lo que les permite mantenerse informados.

Las transcripciones permiten realizar búsquedas, lo que facilita la búsqueda rápida de información específica. También facilitan la comprensión y retención del contenido de las reuniones, lo que contribuye a la continuidad y responsabilidad del proyecto.

Además, las transcripciones pueden servir como registros oficiales a efectos legales y de cumplimiento de la normativa.

Dicho esto, si buscas una forma fiable de transcribir tus reuniones en línea con precisión, Sonix es la mejor herramienta para ayudarte.

Transcripción de reuniones con Sonix

Sonix ofrece una plataforma integrada para transcribir, traduciry gestionar sus reuniones en línea. Gracias a su avanzado algoritmo de IA, Sonix puede transcribir tus reuniones online con una precisión 99% en tan solo unos minutos.

Además, Sonix viene equipado con herramientas de análisis avanzadas como:

Resúmenes automatizados: Genera resúmenes concisos y precisos del contenido de la reunión similares a actas de la reunión.
Generar capítulos: Crea capítulos de los contenidos tratados en la reunión para que los datos sean más navegables.
Análisis temático: Utiliza la IA para identificar el tema de la conversación.
Análisis del sentimiento: Detecta e identifica el sentimiento y el tono del orador actual.
Detección de temas: Utiliza la IA para resumir y detectar los temas mencionados en la reunión.
Detección de entidades: Etiqueta a los oradores y lleva un registro de las contribuciones de cada uno.

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