Microsoft Teams es una potente herramienta para reuniones virtuales, que permite una comunicación y productividad sin fisuras.
Team es una plataforma única que puede sustituir tanto a su reunión en línea y de mensajería y convertirse en una plataforma todo en uno para sus necesidades de comunicación empresarial.
Pero, ¿y si te pierdes un debate importante o necesitas volver a una reunión más tarde? Ahí es donde resulta útil grabar las reuniones de Teams.
La grabación de una reunión de Teams le permite capturar todas las ideas, decisiones y acciones valiosas debatidas durante la sesión. Puedes compartir fácilmente la grabación con los miembros del equipo que no pudieron asistir o incluso transcribirla para utilizarla con fines de formación e incorporación.
A continuación te explicamos cómo grabar una reunión de Teams y transcribirla.
Grabar una reunión de Teams es el proceso de capturar audio, vídeo y actividad de pantalla compartida durante una sesión de Microsoft Teams. Esto permite a los participantes revisar el contenido de la reunión en otro momento, compartirlo con otras personas o utilizarlo como referencia.
Grabar las reuniones de Teams ofrece varias ventajas que pueden mejorar la colaboración, la productividad y el intercambio de conocimientos dentro de su organización. Estas son algunas de las principales razones para grabar las reuniones de Teams.
Grabar una reunión de Teams es un proceso sencillo que puede completarse en unos pocos pasos. A continuación te explicamos cómo puedes grabar tus reuniones de Teams.
Para grabar una reunión de Teams, primero debe iniciar una reunión o unirse a ella mediante la aplicación o la interfaz web de Microsoft Teams. A continuación se explica cómo:
Una vez que hayas iniciado la reunión o te hayas unido a ella, estarás listo para empezar a grabar. Ten en cuenta que, dependiendo de la configuración de tu organización, es posible que tengas que solicitar permiso al organizador de la reunión o al administrador de TI para grabar la sesión.
Una vez que hayas confirmado que cuentas con los permisos necesarios para grabar la reunión, sigue estos pasos para empezar a capturar la actividad de audio, vídeo y pantalla compartida:
Aparecerá un icono rojo de grabación en la parte superior de la pantalla para que todos sepan que se está grabando la reunión.
Si lo necesitas, puedes pausar la grabación haciendo clic en el botón "Más opciones" y seleccionando "Pausar grabación". Para reanudar, basta con hacer clic en "Reanudar grabación" en el mismo menú.
Ten en cuenta que sólo puede haber una grabación activa a la vez. Si otro participante inicia una grabación, ésta anulará la suya.
Cuando estés listo para finalizar la grabación, sigue estos sencillos pasos:
Tras detener la grabación, Teams procesará el archivo de vídeo. Esto puede tardar unos minutos, dependiendo de la duración de la grabación y de la velocidad de tu conexión a Internet.
Una vez procesada, la grabación se guardará en Microsoft Stream o OneDrive, según la configuración de su organización. Su administrador de TI puede proporcionarle más información sobre dónde se almacenan las grabaciones.
Acceder a la grabación y compartirla es fácil. Si la grabación se guarda en Microsoft Stream, recibirá una notificación por correo electrónico cuando esté lista para verla. También puede encontrar la grabación en el chat de la reunión o en su cuenta de Stream. Si la grabación se guarda en OneDrive, puede acceder a ella desde su carpeta de OneDrive y compartirla con otras personas concediéndoles permiso.
Para aprovechar al máximo las grabaciones de las reuniones de Teams, considere la posibilidad de transcribir el contenido de audio. La transcripción convierte las palabras habladas en texto que permite realizar búsquedas, lo que facilita la búsqueda de información específica, la creación de actas de reuniones o la reutilización del contenido para otros materiales.
Aunque Teams no ofrece transcripción integrada, puedes utilizar servicios o herramientas de terceros para transcribir tus grabaciones de forma eficaz.
La transcripción de las grabaciones de las reuniones de Teams libera todo su potencial, haciendo que el contenido sea más accesible, se puedan realizar búsquedas en él y se pueda compartir.
Si buscas una herramienta de terceros para transcribir tus grabaciones, Sonix es la mejor opción.
Con una precisión que alcanza 99%Sonix es una de las mejores herramientas de transcripción y traducción del mercado.
A continuación te explicamos cómo transcribir tu grabación.
Con una transcripción de Sonix, podrá:
Para sacar el máximo partido a la transcripción de sus reuniones de Teams, puede utilizar la herramienta de Sonix Herramientas de análisis de IA para maximizar aún más el potencial de sus sesiones en línea.
Con estos Herramientas de IASonix puede ayudarle a hacer lo siguiente.
Una vez que hayas revisado y editado la transcripción, es hora de exportarla y compartirla con tu equipo. Sigue estos pasos:
El cumplimiento de las mejores prácticas garantiza que las grabaciones de sus reuniones de Teams no sólo sean de alta calidad, sino también seguras y conformes con las políticas de su organización. Estos son algunos consejos que le ayudarán a sacar el máximo partido a las grabaciones de sus reuniones.
Grabar sus reuniones de Microsoft Teams es esencial para capturar discusiones, decisiones y acciones cruciales. Siguiendo los pasos descritos en esta guía, puede asegurarse de que no se pierda ninguna información valiosa y hacer que sus reuniones sean más accesibles y útiles para los miembros de su equipo.
Para una utilidad aún mayor, la transcripción de las grabaciones de sus reuniones puede transformarlas en documentos que se pueden buscar y compartir, lo que mejora la retención y accesibilidad de la información. Sonix ofrece un servicio de transcripción automática con una precisión de hasta 99%, lo que lo convierte en una herramienta inestimable para convertir tus grabaciones en un texto preciso y fácil de consultar.
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Actualmente, Microsoft Teams no ofrece una opción para grabar automáticamente las reuniones. La grabación debe iniciarse manualmente haciendo clic en el botón "Más opciones" (tres puntos) de los controles de la reunión y seleccionando "Iniciar grabación." Sin embargo, se puede recordar al organizador de la reunión que inicie la grabación al principio de cada reunión o utilizar herramientas de terceros que puedan ofrecer dicha automatización junto con Teams.
Si no es el anfitrión u organizador de una reunión de Teams, puede grabar la reunión si dispone de los permisos necesarios. Sólo los organizadores de la reunión y los participantes de la misma organización pueden iniciar una grabación. Si usted es un invitado externo o no tiene los permisos necesarios, tendrá que pedir al organizador o a un participante interno que inicie la grabación en su nombre.
Sí, por lo general se necesita el consentimiento para grabar una reunión de un equipo. No informar a los participantes de que se está grabando puede suponer una violación de las leyes de privacidad, dependiendo de su ubicación. Es importante informar a todos los participantes de que se está grabando la reunión y obtener su consentimiento antes de iniciar la grabación. Esto garantiza el cumplimiento de las leyes y normativas sobre privacidad, así como de las políticas de su organización.
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