Cómo grabar una reunión de equipos

Microsoft Teams es una potente herramienta para reuniones virtuales, que permite una comunicación y productividad sin fisuras.

Team es una plataforma única que puede sustituir a su plataforma de reuniones y mensajería en línea y convertirse en una plataforma todo en uno para sus necesidades de comunicación empresarial.

Pero, ¿y si te pierdes un debate importante o necesitas volver a una reunión más tarde? Ahí es donde resulta útil grabar las reuniones de Teams.

La grabación de una reunión de Teams le permite capturar todas las ideas, decisiones y acciones valiosas debatidas durante la sesión. Puedes compartir fácilmente la grabación con los miembros del equipo que no pudieron asistir o incluso transcribirla para utilizarla con fines de formación e incorporación.

A continuación te explicamos cómo grabar una reunión de Teams y transcribirla.

¿Qué significa grabar una reunión de equipos?

Grabar una reunión de Teams es el proceso de capturar audio, vídeo y actividad de pantalla compartida durante una sesión de Microsoft Teams. Esto permite a los participantes revisar el contenido de la reunión en otro momento, compartirlo con otras personas o utilizarlo como referencia.

¿Por qué grabar una reunión de equipo?

Grabar las reuniones de Teams ofrece varias ventajas que pueden mejorar la colaboración, la productividad y el intercambio de conocimientos dentro de su organización. Estas son algunas de las principales razones para grabar las reuniones de Teams.

• Mejor retención de la información: Al grabar una reunión de Teams, se crea un registro permanente del debate, las decisiones y las acciones. Esto le permite revisar el contenido siempre que lo necesite, asegurándose de que no se olvida ni se pasa por alto ningún detalle importante.
• Mayor accesibilidad: Grabar las reuniones hace que el contenido sea accesible a los miembros del equipo que no pudieron asistir debido a conflictos de horarios o diferencias horarias. Pueden ponerse al día cuando les convenga, lo que reduce la necesidad de actualizaciones repetitivas y garantiza que todos estén de acuerdo.
• Formación e incorporación mejoradas: Las reuniones grabadas sirven como valiosos recursos de formación para los nuevos miembros del equipo. En lugar de dedicar tiempo a repetir la misma información, puedes compartir las grabaciones pertinentes, lo que permite a los nuevos empleados aprender a su propio ritmo y reduce la carga de trabajo de los miembros del equipo.
• Transcripción y búsqueda mejoradas: Al grabar las reuniones de sus equipos, podrá transcribir fácilmente el contenido de audio en texto que permite realizar búsquedas. Esto le permite encontrar rápidamente información específica, citas o decisiones sin tener que ver toda la grabación. Transcripción también mejora la accesibilidad para los miembros del equipo con deficiencias auditivas o los que prefieren leer a escuchar.

Cómo grabar una reunión de equipos

Grabar una reunión de Teams es un proceso sencillo que puede completarse en unos pocos pasos. A continuación te explicamos cómo puedes grabar tus reuniones de Teams.

1. Iniciar o unirse a una reunión de equipos

Para grabar una reunión de Teams, primero debe iniciar una reunión o unirse a ella mediante la aplicación o la interfaz web de Microsoft Teams. A continuación se explica cómo:

Iniciar una nueva reunión

1. Abra la aplicación Microsoft Teams o inicie sesión en la interfaz web.
2. Haga clic en la pestaña "Calendario" de la barra lateral izquierda.
3. Seleccione "Nueva reunión" en la esquina superior derecha.
4. Rellene los detalles de la reunión, como el título, la fecha, la hora y los participantes.
5. Haga clic en "Guardar" para crear la reunión.
6. Cuando llegue la hora de la reunión, haz clic en la reunión en tu calendario y selecciona "Unirse".

Unirse a una reunión existente

1. Si ha sido invitado a una reunión de Teams, recibirá un correo electrónico con un enlace "Unirse a la reunión de Microsoft Teams".
2. Haga clic en el enlace para abrir la reunión en su aplicación Teams o en la interfaz web.
3. También puede buscar la reunión en su calendario de Teams y hacer clic en "Unirse" a la hora programada.

Una vez que hayas iniciado la reunión o te hayas unido a ella, estarás listo para empezar a grabar. Ten en cuenta que, dependiendo de la configuración de tu organización, es posible que tengas que solicitar permiso al organizador de la reunión o al administrador de TI para grabar la sesión.

2. Iniciar la grabación

Una vez que hayas confirmado que cuentas con los permisos necesarios para grabar la reunión, sigue estos pasos para empezar a capturar la actividad de audio, vídeo y pantalla compartida:

1. Durante la reunión de Equipos, localice los controles de la reunión en la parte superior de la pantalla.
2. Pulse el botón "Más opciones", representado por tres puntos (...).
3. En el menú desplegable, selecciona "Iniciar grabación".
4. Los equipos notificarán a todos los participantes que la grabación ha comenzado.

Aparecerá un icono rojo de grabación en la parte superior de la pantalla para que todos sepan que se está grabando la reunión.

Si lo necesitas, puedes pausar la grabación haciendo clic en el botón "Más opciones" y seleccionando "Pausar grabación". Para reanudar, basta con hacer clic en "Reanudar grabación" en el mismo menú.

Ten en cuenta que sólo puede haber una grabación activa a la vez. Si otro participante inicia una grabación, ésta anulará la suya.

3. Detener la grabación

Cuando estés listo para finalizar la grabación, sigue estos sencillos pasos:

1. Haga clic en el botón "Más opciones" (tres puntos) de los controles de la reunión.
2. Selecciona "Detener grabación" en el menú desplegable.
3. Los equipos notificarán a todos los participantes que la grabación se ha detenido.

Tras detener la grabación, Teams procesará el archivo de vídeo. Esto puede tardar unos minutos, dependiendo de la duración de la grabación y de la velocidad de tu conexión a Internet.

Una vez procesada, la grabación se guardará en Microsoft Stream o OneDrive, según la configuración de su organización. Su administrador de TI puede proporcionarle más información sobre dónde se almacenan las grabaciones.

Acceder a la grabación y compartirla es fácil. Si la grabación se guarda en Microsoft Stream, recibirá una notificación por correo electrónico cuando esté lista para verla. También puede encontrar la grabación en el chat de la reunión o en su cuenta de Stream. Si la grabación se guarda en OneDrive, puede acceder a ella desde su carpeta de OneDrive y compartirla con otras personas concediéndoles permiso.

Para aprovechar al máximo las grabaciones de las reuniones de Teams, considere la posibilidad de transcribir el contenido de audio. La transcripción convierte las palabras habladas en texto que permite realizar búsquedas, lo que facilita la búsqueda de información específica, la creación de actas de reuniones o la reutilización del contenido para otros materiales. 

Aunque Teams no ofrece transcripción integrada, puedes utilizar servicios o herramientas de terceros para transcribir tus grabaciones de forma eficaz.

4. Transcribir la grabación

La transcripción de las grabaciones de las reuniones de Teams libera todo su potencial, haciendo que el contenido sea más accesible, se puedan realizar búsquedas en él y se pueda compartir. 

Si buscas una herramienta de terceros para transcribir tus grabaciones, Sonix es la mejor opción.

Con una precisión que alcanza 99%Sonix es una de las mejores herramientas de transcripción y traducción del mercado.

A continuación te explicamos cómo transcribir tu grabación.

1. Sube tu grabación: Después de descargar el archivo de vídeo de Microsoft Stream o OneDrive, cárgalo en Sonix. Sonix es extremadamente versátil en cuanto a formatos y admite grabaciones en MP4, MOV y WAV.
2. Espere a que Sonix procese su transcripción: Una vez cargada, Sonix utilizará su avanzada tecnología de reconocimiento de voz y su IA para convertir el audio en texto. Este proceso suele tardar unos minutos, dependiendo de la duración de la grabación.
3. Revisar y editar la transcripción: Una vez finalizada la transcripción, revise el texto para comprobar su exactitud. Si bien la precisión 99% de Sonix minimiza los cambios de errores a casi cero, sigue siendo una buena idea volver a revisar la transcripción. Sonix hace esto fácil y conveniente con su editor en el navegador que puede ayudarle a editar las transcripciones convenientemente.

Con una transcripción de Sonix, podrá:

• Crear contenido que permita búsquedas: Con una transcripción, puede buscar rápidamente palabras clave, frases u oradores concretos, lo que le ahorrará tiempo a la hora de buscar información importante.
• Mejorar la accesibilidad: Las transcripciones hacen que el contenido de las reuniones sea accesible para los miembros del equipo sordos o con dificultades auditivas, o para quienes prefieren leer a escuchar.
• Comparte fácilmente: Puedes exportar la transcripción en varios formatos, como TXT, SRT o PDF, y compartirla con tu equipo por correo electrónico, chat o tu herramienta de colaboración preferida.

Utilice las herramientas de análisis de IA de Sonix

Para sacar el máximo partido a la transcripción de sus reuniones de Teams, puede utilizar la herramienta de Sonix Herramientas de análisis de IA para maximizar aún más el potencial de sus sesiones en línea.

Con estas herramientas de IA, Sonix puede ayudarle a hacer lo siguiente.

• Etiqueta Altavoces: Sonix utiliza tecnología de reconocimiento de voz para etiquetar a los oradores de la reunión. Una vez que puede etiquetar a todos los asistentes, anota todo lo que ha dicho cada orador.
• Genera resúmenes de IA: ¿No tienes tiempo de revisar extensas transcripciones? Sonix puede generar un resumen de todas las discusiones que tuvieron lugar durante el evento, por lo que es una gran herramienta para aquellos que se perdieron la reunión y quieren un resumen rápido.
• Detecta Sentimientos: Sonix puede ayudarle a descubrir las emociones con nuestra función de análisis de sentimientos basada en IA. Sabrás de qué hablaron los participantes y cómo lo hicieron.
• Detectar el tema: ¿Quieres algo más detallado que un resumen? La herramienta de detección temática de Sonix puede descubrir el tema de la discusión en una reunión en línea y transmitirte información clave en un instante.

5. Exportar y compartir la transcripción

Una vez que hayas revisado y editado la transcripción, es hora de exportarla y compartirla con tu equipo. Sigue estos pasos:

1. Elija su formato de exportación: Sonix ofrece múltiples opciones de exportación, como documentos TXT, SRT, PDF o Word. Seleccione el formato que mejor se adapte a sus necesidades y a las preferencias de su equipo.
2. Descargar la transcripción: Haga clic en el botón de exportación o descarga para guardar la transcripción en su ordenador.
3. Comparte con tu equipo: Distribuye la transcripción a tu equipo por correo electrónico, chat o la herramienta de colaboración que prefieras. También puedes subir la transcripción a una carpeta compartida o a un sistema de gestión de documentos para facilitar el acceso. Si desea omitir este proceso, Sonix ha avanzado herramientas de colaboración que puede ayudarte a colaborar fácilmente con el resto de tu equipo, compartir transcripciones, añadir notas y mucho más.

Buenas prácticas para la grabación de reuniones de equipos

El cumplimiento de las mejores prácticas garantiza que las grabaciones de sus reuniones de Teams no sólo sean de alta calidad, sino también seguras y conformes con las políticas de su organización. Estos son algunos consejos que le ayudarán a sacar el máximo partido a las grabaciones de sus reuniones.

• Notificar a todos los participantes: Informa siempre a los participantes al principio de la reunión de que vas a grabar. Así se respeta su intimidad y se cumplen los requisitos legales.
• Registrar sólo cuando sea necesario: Evita grabar todas las reuniones. Grabar todas las reuniones puede suponer un importante derroche de ancho de banda y recursos en línea. Resérvala para las sesiones en las que la información debatida sea valiosa para futuras consultas o para los miembros del equipo que no puedan asistir.
• Evita la diafonía: Siempre debes animar a tu equipo a que deje hablar a los demás y evite las conversaciones cruzadas. Esto no sólo reduce la eficacia de las reuniones, sino que también afecta a la calidad del audio y, a su vez, a la calidad de la transcripción de los contenidos.
• Inicie las grabaciones después de la charla: En todas las reuniones se reserva un poco de tiempo para charlas triviales. Aunque esta pequeña charla es importante para dar el tono adecuado a la reunión, no es necesaria para la persona que vea la grabación más tarde. Por eso, es una buena práctica empezar la grabación después de haber terminado con los ejercicios para romper el hielo.

Reflexiones finales

Grabar sus reuniones de Microsoft Teams es esencial para capturar discusiones, decisiones y acciones cruciales. Siguiendo los pasos descritos en esta guía, puede asegurarse de que no se pierda ninguna información valiosa y hacer que sus reuniones sean más accesibles y útiles para los miembros de su equipo.

Para una utilidad aún mayor, la transcripción de las grabaciones de sus reuniones puede transformarlas en documentos que se pueden buscar y compartir, lo que mejora la retención y accesibilidad de la información. Sonix ofrece un servicio de transcripción automática con una precisión de hasta 99%, lo que lo convierte en una herramienta inestimable para convertir tus grabaciones en un texto preciso y fácil de consultar.

Mejore la productividad y la colaboración en sus reuniones probando Sonix hoy mismo. Con funciones como la identificación de oradores y formatoSonix te ayuda a sacar el máximo partido de las grabaciones de tus reuniones de Teams. 

Inscríbete en prueba gratuita y obtén 30 minutos de transcripción gratuita, sin necesidad de tarjeta de crédito.

Cómo grabar una reunión de equipos: Preguntas frecuentes

¿Cómo grabar automáticamente una reunión de equipo?

Actualmente, Microsoft Teams no ofrece una opción para grabar automáticamente las reuniones. La grabación debe iniciarse manualmente haciendo clic en el botón "Más opciones" (tres puntos) de los controles de la reunión y seleccionando "Iniciar grabación." Sin embargo, se puede recordar al organizador de la reunión que inicie la grabación al principio de cada reunión o utilizar herramientas de terceros que puedan ofrecer dicha automatización junto con Teams.

¿Cómo grabar una reunión de equipos si no está alojada?

Si no es el anfitrión u organizador de una reunión de Teams, puede grabar la reunión si dispone de los permisos necesarios. Sólo los organizadores de la reunión y los participantes de la misma organización pueden iniciar una grabación. Si usted es un invitado externo o no tiene los permisos necesarios, tendrá que pedir al organizador o a un participante interno que inicie la grabación en su nombre.

¿Necesita consentimiento para grabar una reunión de equipos?

Sí, por lo general se necesita el consentimiento para grabar una reunión de un equipo. No informar a los participantes de que se está grabando puede suponer una violación de las leyes de privacidad, dependiendo de su ubicación. Es importante informar a todos los participantes de que se está grabando la reunión y obtener su consentimiento antes de iniciar la grabación. Esto garantiza el cumplimiento de las leyes y normativas sobre privacidad, así como de las políticas de su organización.