Cómo crear una reunión de Zoom

Las reuniones de Zoom se han convertido en una parte integral de la comunicación moderna, conectando a personas de todo el mundo para el trabajo, la educación y las interacciones sociales. A medida que la colaboración a distancia sigue creciendo, es fundamental saber cómo crear, gestionar y programar reuniones de Zoom para llevar a cabo las reuniones diarias de forma eficaz.

En este artículo, aprenderás lo esencial de las reuniones con Zoom, como crear una cuenta, programar reuniones, gestionar tus encuentros virtuales y sacarles el máximo partido. 

¿Qué es una reunión de Zoom?

A Reunión Zoom es una sesión de videoconferencia virtual alojada en Zoom, una de las principales empresas de videoconferencia y seminario web del mercado. Zoom permite a los participantes conectarse a distancia desde distintos dispositivos y ubicaciones. Permite audio, vídeo, pantalla compartida y colaboración en tiempo real para celebrar reuniones y debates en línea sin interrupciones.

Cómo crear una reunión con Zoom en 5 pasos

A continuación te explicamos cómo crear una reunión de Zoom e invitar a gente en sólo cinco pasos.

Paso 1: Registrarse en Zoom

Tendrás que crear una cuenta para organizar reuniones con Zoom.

1. Ir al Zoom página de inscripción.
2. Introduce tu dirección de correo electrónico y sigue las instrucciones para crear tu cuenta. También puedes registrarte con tu cuenta de Google, Apple ID o Facebook.
3. Una vez creada tu cuenta, descarga la aplicación de escritorio de Zoom para tu ordenador o la aplicación móvil para tu smartphone o tableta. También puedes utilizar el navegador para unirte a una reunión, pero las aplicaciones independientes tienen más funciones y mejores interfaces.
4. Inicia sesión en la aplicación con las credenciales de tu cuenta de Zoom.

Con tu cuenta de Zoom configurada y la aplicación instalada, estás listo para empezar a crear y organizar reuniones de Zoom.

2. Comprender la interfaz de usuario de Zoom

Una vez iniciada la sesión, tendrás acceso a la interfaz principal de Zoom, donde podrás ver tus próximas reuniones, iniciar nuevas reuniones y ajustar tu configuración.

Tómate un momento para explorar la interfaz de la aplicación Zoom y familiarizarte con sus principales características. La pantalla principal muestra las siguientes opciones:

• Nueva reunión: Inicia una reunión instantánea.
• Únete: Únase a una reunión utilizando el identificador o el enlace proporcionado.
• Horario: Cree una nueva reunión y defina sus detalles, como la fecha, la hora y la duración.
• Compartir pantalla: Comparte la pantalla de tu dispositivo con otros participantes durante una reunión.

En la parte derecha de la pantalla, verás tu calendario con todas las reuniones programadas para el día.

3. Personalización de su reunión con Zoom

Zoom ofrece diversas opciones de personalización para adaptar sus reuniones a sus necesidades específicas. Estos ajustes le permiten controlar diversos aspectos de la reunión, como los permisos de los participantes, opciones de grabacióny medidas de seguridad.

Para acceder a estos ajustes, haz clic en tu foto de perfil o iniciales en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona la pestaña "Ajustes". 

Estas son algunas de las principales opciones de personalización que debe tener en cuenta antes de crear su primera reunión.

• Monitores duales (Ajustes>General): Si estás utilizando dos monitores en tu configuración, es una buena idea activar esta opción. De este modo, la pantalla compartida y los vídeos de los participantes estarán en pantallas diferentes.
• Recordarme los próximos eventos (Ajustes>General): Por defecto, esta función está activada y configurada para notificarte 5 minutos antes de la reunión. Es importante que te asegures de que tu dispositivo permite las notificaciones de Zoom para que funcione. Además, si 5 minutos te parece poco tiempo para preparar una reunión, puedes cambiarlo a 10 minutos o más.
• Reproducir la señal acústica al levantar la mano (Ajustes>General): Si vas a celebrar reuniones a menudo, es importante que tengas esta función activada para asegurarte de que no se te escapan los saludos y permitir que cada miembro contribuya también.
• Ajustes de vídeo (Ajustes>Vídeo): Siempre es recomendable visitar la sección de vídeo de la configuración antes de unirse a una reunión en una nueva ubicación. Zoom te da acceso a varias opciones de vídeo para que te veas lo mejor posible en tus reuniones.

• Eliminación de ruido (Ajustes>Audio): Si estás sentado en un lugar público, como una cafetería, activar la eliminación de ruido puede ser una buena idea. La función de eliminación de ruido de Zoom aísla tu voz para eliminar todas las interrupciones de fondo que harían inaudible tu audio. Por defecto, esta función está configurada en automático. Sin embargo, hay otros ajustes que pueden mejorar la calidad del audio.

• Atajos de teclado (Ajustes>Atajos de teclado): Los atajos de teclado son una excelente forma de maximizar tu productividad en Zoom. Con sólo pulsar dos botones, puedes iniciar/detener la pantalla compartida, silenciar/activar el audio, activar temporalmente el silencio, iniciar/detener la grabación y mucho más. También puedes personalizar las teclas de acceso rápido para estos atajos.

4. Envío de invitaciones a reuniones de Zoom

Una vez programada la reunión de Zoom, es hora de invitar a los participantes. 

Haga clic en "Programar" en la página de inicio y seleccione la hora, el día y otros detalles de la reunión.

En la parte derecha de la ventana, puedes empezar a añadir la dirección de correo electrónico o los nombres de las personas que quieres invitar a la reunión.

También puede hacer clic en "Copiar invitación" para copiar automáticamente la invitación en el portapapeles.

Personalización de la invitación a la reunión de Zoom

Al copiar o enviar por correo electrónico la invitación a la reunión de Zoom, puede personalizar el mensaje para proporcionar información adicional o contexto a sus participantes. Considere la posibilidad de incluir:

• Orden del día de la reunión: Proporcione a los participantes una visión general de lo que se debatirá o tratará durante la reunión.
• Preparación necesaria: Indique a los participantes si necesitan preparar algo con antelación, como revisar documentos o traer materiales específicos.
• Duración de la reunión: Especifique la duración prevista de la reunión para que los participantes puedan planificarla en consecuencia.
• Recordatorio para descargar Zoom: Si invitas a participantes que no conocen Zoom, recuérdales que descarguen la aplicación de Zoom y se registren antes de la reunión.

5. Gestión de participantes en reuniones de Zoom

Como anfitrión, usted tiene el control sobre varios aspectos de la gestión de los participantes durante la reunión. Éstas son algunas de las principales funciones:

Por defecto, puede establecer algunos ajustes predeterminados para moderar preventivamente la reunión. Puede:

• Bloquear reuniones
• Habilitar sala de espera
• Ocultar fotos de perfil

Aparte de eso, puede permitir o no que los participantes:

• Compartir pantalla
• Chat
• Renombrarse y enmudecerse
• Iniciar vídeo
• Compartir pizarras
• Compartir notas
• Grabar en el ordenador
• Solicitud de registro
• Programar reuniones

Además, existen otras herramientas de moderación individual que puede utilizar durante la reunión.

Silenciar y anular el silencio de los participantes

• Silenciar a participantes individuales: Pase el ratón por encima del vídeo de un participante y haga clic en el botón "Silenciar" para silenciar su audio.
• Silenciar a todos los participantes: Haz clic en el botón "Participantes" de los controles de la reunión y, a continuación, en "Silenciar todo" para silenciar el audio de todos a la vez.
• Permita a los participantes anular el silencio: Por defecto, los participantes pueden anular su silencio. Para evitarlo, haga clic en "Más" junto a "Silenciar todo" y desmarque "Permitir que los participantes se anulen a sí mismos el silencio."

Controlar el vídeo de los participantes

• Detener el vídeo de un participante: Pase el ratón por encima del vídeo de un participante y haga clic en el botón "Detener vídeo" para apagar su cámara.
• Solicitar a un participante que inicie el vídeo: Haga clic en el botón "Participantes", sitúe el cursor sobre el nombre de un participante y haga clic en "Solicitar iniciar vídeo" para pedirle que encienda la cámara.

Gestión de participantes conflictivos

• Eliminar a un participante: Haga clic en el botón "Participantes", pase el ratón por encima del nombre del participante perturbador y haga clic en "Eliminar". Será eliminado al instante de la reunión.
• Denunciar a un participante: Si un participante infringe las condiciones de servicio de Zoom o las normas de la comunidad, haz clic en "Participantes", pasa el ratón por encima de su nombre y haz clic en "Denunciar". Rellena el formulario de denuncia y envíalo a Zoom para su revisión.

Reflexiones finales

Zoom sigue siendo el estándar de las herramientas de videoconferencia en 2024. Si buscas integrar una plataforma de reuniones en tus PNT existentes, Zoom es una gran opción.

Si desea que sus reuniones de Zoom sean aún más eficaces, puede utilizar Servicios de transcripción de Sonix para convertir el audio y transcripciones de vídeo a texto. 

Es un paso adicional que puede contribuir en gran medida a maximizar la eficacia y utilidad de tu sesión en línea. Transcribir sus reuniones con Sonix le permite crear un punto de referencia exacto que puede volver a comprobar para que sus acciones posteriores a la reunión sean 100% precisas. 

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Cómo crear una reunión de Zoom: Preguntas frecuentes

¿Cómo organizo una reunión de Zoom por primera vez?

Para organizar una reunión de Zoom por primera vez, debe registrarse para obtener una cuenta de Zoom. Una vez que se haya registrado, descargue e instale la aplicación Zoom en su dispositivo. Abre la aplicación e inicia sesión con tus credenciales. Haz clic en el botón Nueva reunión para iniciar una reunión instantánea. A continuación, puedes ajustar la configuración de audio y vídeo antes de iniciar la reunión. Asegúrate de que tu conexión a Internet es estable para evitar interrupciones durante la reunión.

¿Cómo organizo una reunión de Zoom e invito?

Para organizar una reunión de Zoom e invitar a los participantes, abra la aplicación Zoom e inicie sesión. Haz clic en el botón Programar para fijar una reunión para una fecha y hora futuras. Rellene los detalles de la reunión, como el tema, la fecha, la hora y la duración. Una vez programada la reunión, Zoom generará un ID de reunión y un enlace de invitación. Copie el enlace de invitación y envíelo a sus participantes por correo electrónico, aplicaciones de mensajería o cualquier otra plataforma de comunicación que prefiera. Los participantes pueden unirse a la reunión haciendo clic en el enlace a la hora programada.

¿Cómo iniciar una reunión de Zoom como anfitrión?

Para iniciar una reunión de Zoom como anfitrión, abra la aplicación Zoom e inicie sesión. Si ha programado la reunión con antelación, haga clic en la pestaña Reuniones para buscar sus reuniones programadas. Seleccione la reunión que desea iniciar y haga clic en el botón Iniciar. Si va a iniciar una reunión instantánea, simplemente haga clic en el botón Nueva reunión.