Wie man ein Zoom-Meeting erstellt

Zoom-Meetings sind zu einem festen Bestandteil der modernen Kommunikation geworden und verbinden Menschen auf der ganzen Welt für Arbeit, Bildung und soziale Interaktionen. Da die Remote-Zusammenarbeit weiter zunimmt, ist das Wissen über die Erstellung, Verwaltung und Planung von Zoom-Meetings entscheidend für die effektive Durchführung Ihrer täglichen Meetings.

In diesem Artikel erfahren Sie das Wichtigste über Zoom-Meetings, wie z. B. das Erstellen eines Kontos, das Planen von Meetings, das Verwalten Ihrer virtuellen Treffen und wie Sie das Beste aus ihnen herausholen. 

Was ist ein Zoom-Meeting?

A Zoom Meeting ist eine virtuelle Videokonferenzsitzung, die auf Zoom, einem der führenden Videokonferenz- und Webinar Anwendungen auf dem Markt. Zoom ermöglicht es den Teilnehmern, sich von verschiedenen Geräten und Standorten aus zu verbinden. Es ermöglicht Audio, Video, Bildschirmfreigabe und Zusammenarbeit in Echtzeit für nahtlose Online-Meetings und Diskussionen.

Erstellen eines Zoom-Meetings in 5 Schritten

Hier erfahren Sie, wie Sie in nur fünf Schritten ein Zoom-Meeting erstellen und Teilnehmer einladen können.

Schritt 1: Melden Sie sich für ein Zoom-Konto an

Sie müssen ein Konto erstellen, um Zoom-Meetings einzurichten.

1. Zum Zoom gehen Anmeldeseite.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Konto zu erstellen. Sie können sich auch mit Ihrem Google-, Apple-ID- oder Facebook-Konto anmelden.
3. Sobald Ihr Konto erstellt ist, laden Sie die Zoom-Desktop-App für Ihren Computer oder die mobile App für Ihr Smartphone oder Tablet herunter. Sie können auch die Website im Browser verwenden, um einem Meeting beizutreten, aber die eigenständigen Apps haben mehr Funktionen und bessere Benutzeroberflächen.
4. Melden Sie sich mit Ihren Zoom-Kontodaten bei der App an.

Nachdem Sie Ihr Zoom-Konto eingerichtet und die App installiert haben, können Sie mit dem Erstellen und Veranstalten von Zoom-Meetings beginnen.

2. Verstehen Sie die Zoom-Benutzeroberfläche

Sobald Sie angemeldet sind, haben Sie Zugriff auf die Zoom-Hauptschnittstelle, wo Sie Ihre anstehenden Meetings einsehen, neue Meetings starten und Ihre Einstellungen anpassen können.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Oberfläche der Zoom-App zu erkunden und sich mit ihren wichtigsten Funktionen vertraut zu machen. Auf dem Hauptbildschirm werden die folgenden Optionen angezeigt:

• Neues Treffen: Starten Sie ein sofortiges Meeting.
• Beitreten: Nehmen Sie über die angegebene Meeting-ID oder den Link an einem Meeting teil.
• Zeitplan: Erstellen Sie eine neue Besprechung und legen Sie deren Details fest, wie z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer.
• Bildschirm teilen: Geben Sie den Bildschirm Ihres Geräts während eines Meetings für andere Teilnehmer frei.

Auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie Ihren Kalender mit allen für diesen Tag geplanten Besprechungen.

3. Anpassen Ihres Zoom-Meetings

Zoom bietet eine Vielzahl von Anpassungsoptionen, um Ihre Meetings an Ihre speziellen Bedürfnisse anzupassen. Mit diesen Einstellungen können Sie verschiedene Aspekte des Meetings steuern, z. B. die Teilnehmerberechtigungen, Aufnahmeoptionenund Sicherheitsmaßnahmen.

Um auf diese Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen oben rechts auf dem Bildschirm und wählen Sie die Registerkarte "Einstellungen". 

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Anpassungsoptionen, die Sie vor der Erstellung Ihres ersten Meetings berücksichtigen sollten.

• Zwei Monitore (Einstellungen>Allgemein): Wenn Sie mit zwei Monitoren arbeiten, sollten Sie diese Funktion aktivieren. Dadurch werden der gemeinsame Bildschirm und die Video-Feeds der Teilnehmer auf verschiedenen Bildschirmen angezeigt.
• Mich an bevorstehende Ereignisse erinnern (Einstellungen>Allgemein): Standardmäßig ist diese Funktion aktiviert und so eingestellt, dass Sie 5 Minuten vor dem Meeting benachrichtigt werden. Es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Ihr Gerät Benachrichtigungen von Zoom zulässt, damit es funktioniert. Wenn Ihnen 5 Minuten für die Vorbereitung eines Meetings zu wenig sind, können Sie die Zeit auch auf 10 Minuten oder mehr ändern.
• Audiogong beim Heben der Hand abspielen (Einstellungen>Allgemein): Wenn Sie häufig Besprechungen abhalten, ist es wichtig, diese Funktion zu aktivieren, um sicherzustellen, dass Sie keine Handzeichen verpassen und jedem Mitglied die Möglichkeit geben, einen Beitrag zu leisten.
• Videoeinstellungen (Einstellungen>Video): Es ist immer empfehlenswert, den Videoabschnitt in den Einstellungen zu besuchen, bevor Sie an einem Meeting an einem neuen Ort teilnehmen. Zoom bietet Ihnen Zugriff auf verschiedene Videooptionen, damit Sie in Ihren Meetings eine gute Figur machen.

• Rauschunterdrückung (Einstellungen>Audio): Wenn Sie an einem öffentlichen Ort wie einem Café sitzen, ist es eine gute Idee, die Rauschunterdrückung zu aktivieren. Die Rauschunterdrückungsfunktion von Zoom isoliert Ihre Stimme, um alle Hintergrundgeräusche zu entfernen, die Ihre Stimme unhörbar machen würden. Standardmäßig ist diese Funktion auf automatisch eingestellt. Es gibt jedoch auch noch andere Einstellungen, die Ihre Audioqualität verbessern können.

• Tastaturkurzbefehle (Einstellungen>Tastaturkurzbefehle): Tastenkombinationen sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Produktivität mit Zoom zu maximieren. Mit nur zwei Tasten können Sie die Bildschirmfreigabe starten/beenden, Audio stummschalten/aufheben, die Stummschaltung vorübergehend aufheben, die Aufnahme starten/beenden und vieles mehr. Sie können auch die Hotkeys für diese Tastenkombinationen anpassen.

4. Versenden von Zoom-Meeting-Einladungen

Sobald Sie Ihr Zoom-Meeting geplant haben, können Sie die Teilnehmer einladen. 

Klicken Sie auf der Startseite auf "Terminplan" und wählen Sie die Uhrzeit, den Tag und andere Details für die Besprechung aus.

Auf der rechten Seite des Fensters können Sie die E-Mail-Adressen oder Namen der Personen eingeben, die Sie zu dem Meeting einladen möchten.

Alternativ können Sie auf "Einladung kopieren" klicken, um die Einladung automatisch in Ihre Zwischenablage zu kopieren.

Anpassen Ihrer Zoom Meeting-Einladung

Wenn Sie die Einladung zu einem Zoom-Meeting kopieren oder per E-Mail versenden, können Sie die Nachricht anpassen, um zusätzliche Informationen oder Kontext für Ihre Teilnehmer bereitzustellen. Erwägen Sie die Aufnahme:

• Tagesordnung der Sitzung: Geben Sie den Teilnehmern einen Überblick darüber, was während des Treffens besprochen oder behandelt werden wird.
• Erforderliche Vorbereitung: Lassen Sie die Teilnehmer wissen, ob sie etwas vorbereiten müssen, z. B. Dokumente durchsehen oder bestimmte Materialien mitbringen.
• Dauer der Sitzung: Geben Sie die voraussichtliche Dauer der Besprechung an, damit die Teilnehmer entsprechend planen können.
• Erinnerung an den Download von Zoom: Wenn Sie Teilnehmer einladen, die noch nicht mit Zoom vertraut sind, erinnern Sie sie daran, die Zoom-App herunterzuladen und sich vor dem Meeting zu registrieren.

5. Verwaltung von Zoom-Meeting-Teilnehmern

Als Gastgeber haben Sie die Kontrolle über verschiedene Aspekte der Teilnehmerverwaltung während des Meetings. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

Standardmäßig können Sie einige Standardeinstellungen vornehmen, um die Besprechung im Voraus zu moderieren. Das können Sie:

• Sitzungen abschließen
• Wartezimmer freigeben
• Profilbilder ausblenden

Außerdem können Sie den Teilnehmern die Teilnahme erlauben oder verbieten:

• Bildschirm teilen
• Chat
• Sich umbenennen und die Stummschaltung aufheben
• Video starten
• Whiteboards freigeben
• Notizen teilen
• Aufzeichnung auf Computer
• Antrag auf Aufnahme
• Timer für Besprechungen festlegen

Außerdem gibt es einige andere individuelle Moderationswerkzeuge, die Sie während der Besprechung einsetzen können.

Stummschalten und Aufheben der Stummschaltung von Teilnehmern

• Einzelne Teilnehmer stummschalten: Bewegen Sie den Mauszeiger über das Video eines Teilnehmers und klicken Sie auf die Schaltfläche "Stumm", um dessen Ton stumm zu schalten.
• Alle Teilnehmer stummschalten: Klicken Sie in der Besprechungssteuerung auf die Schaltfläche "Teilnehmer" und dann auf "Alle stummschalten", um alle Teilnehmer auf einmal stummzuschalten.
• Erlauben Sie den Teilnehmern, die Stummschaltung aufzuheben: Standardmäßig können sich die Teilnehmer selbst stummschalten. Um dies zu verhindern, klicken Sie auf "Mehr" neben "Alle stummschalten" und deaktivieren Sie die Option "Teilnehmer können sich selbst stummschalten".

Kontrolle des Teilnehmervideos

• Das Video eines Teilnehmers anhalten: Bewegen Sie den Mauszeiger über das Video eines Teilnehmers und klicken Sie auf die Schaltfläche "Video anhalten", um die Kamera des Teilnehmers auszuschalten.
• Fordern Sie einen Teilnehmer auf, das Video zu starten: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilnehmer", bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Teilnehmers und klicken Sie auf "Video starten", um den Teilnehmer aufzufordern, seine Kamera einzuschalten.

Umgang mit störenden Teilnehmern

• Entfernen Sie einen Teilnehmer: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilnehmer", bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des störenden Teilnehmers und klicken Sie auf "Entfernen". Der Teilnehmer wird dann sofort aus der Besprechung entfernt.
• Melden Sie einen Teilnehmer: Wenn ein Teilnehmer gegen die Nutzungsbedingungen von Zoom oder die Community-Standards verstößt, klicken Sie auf "Teilnehmer", bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen und klicken Sie auf "Melden". Füllen Sie das Berichtsformular aus und senden Sie es zur Überprüfung an Zoom.

Abschließende Überlegungen

Zoom ist auch im Jahr 2024 der Standard für Videokonferenz-Tools. Wenn Sie eine Meeting-Plattform in Ihre bestehenden SOPs integrieren möchten, ist Zoom eine hervorragende Option.

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Wie man ein Zoom-Meeting erstellt: Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich zum ersten Mal ein Zoom-Meeting veranstalten?

Um zum ersten Mal ein Zoom-Meeting zu veranstalten, müssen Sie sich für ein Zoom-Konto anmelden. Sobald Sie sich registriert haben, laden Sie die Zoom-Anwendung herunter und installieren Sie sie auf Ihrem Gerät. Öffnen Sie die Anwendung und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Meeting, um ein sofortiges Meeting zu starten. Sie können dann Ihre Audio- und Videoeinstellungen anpassen, bevor Sie das Meeting starten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist, um Unterbrechungen während des Meetings zu vermeiden.

Wie kann ich ein Zoom-Meeting veranstalten und einladen?

Um ein Zoom-Meeting zu veranstalten und Teilnehmer einzuladen, öffnen Sie zunächst die Zoom-Anwendung und melden Sie sich an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Planen, um ein Meeting für ein zukünftiges Datum und eine zukünftige Uhrzeit einzurichten. Geben Sie die Details des Meetings ein, z. B. das Thema, das Datum, die Uhrzeit und die Dauer. Sobald das Meeting geplant ist, generiert Zoom eine Meeting-ID und einen Einladungslink. Kopieren Sie den Einladungslink und senden Sie ihn an Ihre Teilnehmer per E-Mail, über Messaging-Apps oder eine andere von Ihnen bevorzugte Kommunikationsplattform. Die Teilnehmer können der Besprechung beitreten, indem sie zum geplanten Zeitpunkt auf den Link klicken.

Wie beginnt man ein Zoom-Meeting als Gastgeber?

Um ein Zoom-Meeting als Gastgeber zu starten, öffnen Sie die Zoom-Anwendung und melden Sie sich an. Wenn Sie das Meeting im Voraus geplant haben, klicken Sie auf die Registerkarte "Meetings", um Ihre geplanten Meetings zu finden. Wählen Sie das Meeting, das Sie starten möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Start. Wenn Sie ein sofortiges Meeting starten möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Neues Meeting.