За неделю вы и члены вашей команды могут принять участие в полудюжине или более совещаний. Составление резюме каждого совещания поможет участникам вспомнить все, что обсуждалось, и какие действия они будут предпринимать дальше. В этом руководстве Вы узнаете, как составить резюме совещания, а также получите несколько советов по повышению эффективности Ваших записей.
Резюме совещания - это просто краткий обзор беседы, состоявшейся в ходе совещания или деловой конференции. Резюме совещания позволяет участникам вспомнить, о чем шла речь на совещании, а также такие детали, как:
Резюме, как правило, краткие и могут быть направлены в виде служебной записки или электронного письма сразу после окончания совещания.
На официальных заседаниях может вестись протокол - правильная и полная запись того, что происходило в ходе заседания. Протокол включает в себя список присутствующих и отсутствующих, повестку дня заседания и подробное описание всех вопросов повестки дня. Как правило, протокол начинается с просьбы утвердить протокол предыдущего заседания.
С другой стороны, резюме совещания - это просто неформальное изложение итогов совещания, напоминающее участникам о том, что происходило.
Чтобы понять, что включает в себя типичное резюме, полезно ознакомиться с примером резюме совещания. Вот пример типичного резюме совещания:
Тема: Встреча по проекту веб-дизайна, 3 июня 2023 года
Приветствую вас, команда проекта!
На встрече 3 июня мы обсудили предстоящий проект по разработке сайта для нашего нового клиента, компании Finance Pros. В ходе встречи мы обсудили следующее:
В ходе дискуссии было предложено несколько вариантов действий, в том числе:
Наша следующая встреча состоится 24 июня, когда мы рассмотрим достигнутый прогресс и предпримем следующие шаги. Свяжитесь со мной, если у Вас возникнут вопросы.
В приведенном выше примере обратите внимание на то, что наиболее важная информация представлена в виде абзацев, что облегчает получателям быстрое сканирование, чтение и усвоение содержания совещания и соответствующих заданий.
Если вы уже составляете официальные протоколы после каждого совещания, то зачем вам нужно составлять резюме совещания? Знание того, как составлять резюме совещания, необходимо для того, чтобы поддерживать единство мнений в коллективе. Вот некоторые причины, по которым вы можете использовать резюме совещаний в своей организации.
В резюме совещания фиксируются сроки выполнения проекта и обязанности участников совещания. Сотрудники знают, что от них ожидается, и более активно участвуют в работе, когда у них есть четкая цель и сроки.
Протоколы совещаний также помогают поддерживать единую позицию команды при совместной работе над важными проектами. Это особенно полезно для удаленных или гибридных команд, у которых нет возможности заглянуть друг к другу в офис для уточнения дальнейших действий. Резюме может напомнить всем о целях команды и о том, чего следует ожидать в ближайшем будущем.
Даже если вы сами ведете записи во время совещания, не исключено, что некоторые моменты просто вылетят из головы. Наличие краткого отчета о конференц-связи и совещаниях позволяет зафиксировать все, что обсуждалось, и не упустить ни одной необходимой детали.
На совещаниях по проектам обычно заслушивается информация и отчеты членов команды. Поэтому краткие отчеты о таких совещаниях являются исторической справкой о развитии проекта, помогая руководителям отслеживать прогресс и достижение нужных показателей.
Некоторые предприниматели планируют многочисленные собрания коллектива, чтобы убедиться, что все работают в оптимальном темпе. Но эти встречи могут отнимать время у компании, а сотрудники могут возмущены таким уровнем микроменеджмента. Вы можете добиться большего, проводя меньше совещаний и полагаясь на резюме совещаний, чтобы дать сотрудникам все указания, необходимые для достижения их целей.
Протоколы совещаний не являются официальными юридическими документами, однако они могут обеспечить существенную правовую защиту в случае возникновения спорных ситуаций в компании.
Например, протоколы совещаний могут служить подтверждением инструкций клиента и приверженности вашей команды выполнению этих инструкций. Это может помочь прояснить любые недоразумения или разногласия с клиентом и оградить вас от претензий по поводу невыполнения его указаний.
Учитывая эти преимущества, пора научиться составлять резюме совещания.
Совет: воспользуйтесь следующими шагами, чтобы создать и сохранить шаблон "резюме совещания", который поможет вам более эффективно составлять резюме в будущем.
Еще до прихода на заседание уделите некоторое время ознакомлению с темой обсуждения. По возможности просмотрите протоколы или резюме предыдущих заседаний, чтобы ввести себя в курс дела. А если форум открыт для публики, создайте регистрационный лист, чтобы точно зафиксировать присутствующих.
Во время самого совещания обязательно делайте подробные записи. Сосредоточьтесь на основной теме встречи, но не забудьте указать все принятые решения. Не забудьте записать, кто отвечает за какие-либо действия, возникшие в результате обсуждения, а также зафиксировать даты крайних сроков выполнения проекта и будущих встреч.
После окончания встречи сразу же просмотрите свои записи, чтобы ничего не вылетело из памяти. Скорее всего, Вам захочется свести свои записи к краткому резюме, которое будет легче усвоить. Попробуйте свести свое резюме к нескольким предложениям и вспомогательным пунктам. Не опускайте ничего существенного, но чем больше вы сможете сократить свое резюме, тем легче всем будет его быстро прочитать и вернуться к нему в случае необходимости.
Это может показаться простым, но всегда помогает начать подведение итогов с позитивной ноты. Поблагодарите всех, кто принимал участие в совещании. Можно также выразить благодарность всем, кто выступил с докладом или поделился важной информацией в ходе совещания. Всегда полезно начать с признания напряженной работы каждого.
Начните с краткого изложения наиболее значимых вопросов, возникших в ходе встречи. Очень часто эти вопросы определяют цели встречи, и все принятые решения будут отражать эти вопросы. Постарайтесь ограничить свое резюме несколькими предложениями, чтобы читатели могли быстро просмотреть его в поисках наиболее важной информации.
Выделите все решения и действия, которые возникли в ходе совещания или селекторного совещания. Укажите имена сотрудников, ответственных за эти вопросы, и укажите даты и сроки их выполнения. Лучше всего, если эти вопросы будут изложены в краткой форме, так их легче читать.
На некоторых встречах могут быть достигнуты договоренности между сотрудниками или между вашей компанией и клиентом. Укажите имена сторон, участвующих в этих соглашениях, и возможные дальнейшие шаги.
В резюме совещания могут также включаться любые подтверждающие документы, в том числе:
Можно также включить соответствующие блоги или статьи, содержащие информацию, имеющую отношение к обсуждению, или инструкции, которыми члены команды будут руководствоваться при выполнении своей части проекта.
По всей вероятности, встреча состоится в будущем. Укажите дату, время и место его проведения и укажите, кто должен на нем присутствовать. Это также даст четкое указание, в течение какого времени сотрудники должны выполнить свои задания и пункты действий.
После того как вы закончили составление краткого отчета о встрече, внимательно просмотрите его. Вычитайте орфографические и грамматические ошибки и перепроверьте информацию по своим записям, чтобы убедиться в полной точности. После окончательного редактирования резюме совещания можно отправить в виде служебной записки или по электронной почте.
Создать обзор совещания несложно, хотя это требует пристального внимания к деталям. А такое внимание может затруднить участие в совещании и одновременное ведение записей.
Транскрипция может упростить создание резюме совещания для вас и вашей команды. Вместо того чтобы поручать кому-либо из сотрудников вести подробные записи, можно просто записать совещание и с помощью такого сервиса, как Sonix, преобразовать аудиозапись в письменный текст.
Благодаря использованию сложной технологии, основанной на искусственном интеллекте, Sonix программное обеспечение для транскрипции может выполнять даже такие сложные задачи, как:
Результаты не только молниеносны, но и более точны, чем при ведении записей от руки. К готовой стенограмме можно даже добавить примечания или комментарии, чтобы уточнить конкретные моменты или дать себе или своей команде дополнительные напоминания.
Поэтому при подготовке резюме совещания можно обратиться к автоматически сгенерированной стенограмме и выделить ключевые фрагменты данных. Более того, стенограмма настолько подробна, что ее можно подготовить, даже не присутствуя на совещании. Это позволяет участникам совещания достичь максимальной продуктивности, не отвлекаясь на ведение записей в течение всего совещания.
Составление резюме совещания требует фиксации ключевых моментов, решений и действий, имевших место в ходе совещания. Теперь, когда вы знаете, как составлять резюме совещания, перейдите на новый уровень с помощью Sonix.
Мы предоставляем самые современные инструменты и поддержку для расшифровки аудиофайлов телефонных разговоров, видеоконференций или записей корпоративных совещаний. Более того, нас часто называют лучшими в мире программное обеспечение для автоматической транскрипции.
Результаты говорят сами за себя. Вы получите быстрые и точные стенограммы, на которые можно положиться при ведении протоколов заседаний и составлении рабочих конспектов для всех участников.
Чтобы увидеть эти возможности в действии, подпишитесь на бесплатную пробную версию. Вы получите 30 минут транскрипции совершенно бесплатно, что позволит вам открыть для себя передовые технологии, которые Sonix может дать вам.
Компания Otter завоевала внимание как популярный инструмент транскрипции с искусственным интеллектом, предлагающий функции, призванные упростить...
Компания Temi предлагает услуги транскрипции, предназначенные для частных лиц и компаний, которые ищут простой подход, основанный на искусственном интеллекте...
Ведение записей совещаний - важнейшая задача для любого бизнеса, обеспечивающая принятие важных решений, действий и...
В наши дни эффективная коммуникация жизненно необходима для достижения успеха. Microsoft Teams стала одним из ключевых...
Rev - известное имя в сфере транскрипции и субтитров, предлагающее быстрые и точные...
Поскольку услуги транскрипции становятся все более важными как для предприятий, так и для частных лиц, такие платформы, как Notta AI...
На этом сайте используются файлы cookie.