İşbirliği, gelişen işletmelerin temel taşıdır ve COVID-19 salgınının teşvik ettiği değişikliklerden sonra işyeri kültürleri gelişmeye devam ettikçe, işletmelerin uzaktan çalışma, işbirliği ve iletişimi benimseme biçimleri de değişmelidir.
Şirketinizin uzaktan çalışma, çevrimiçi toplantılar ve telekomünikasyonun sunduğu esneklikten tam olarak yararlanabilmesi için toplantı tutanaklarını doğru, tutarlı ve verimli bir şekilde kaydetmek ve paylaşmak her zamankinden daha önemlidir.
"Toplantı tutanakları" teriminin zamanla hiçbir ilgisi yoktur, öyle olsaydı çok mantıklı olurdu! Bu bağlamda, "tutanak" şu kelimeden gelmektedir minutia"ayrıntılar" veya "önemsiz şeyler" anlamına gelen Latince bir kelimedir. Bazı kaynaklar terimin ilk olarak 1700'lerde şu ifadeden kullanıldığını iddia etmektedir minuta scriptura"küçük notlar" anlamına gelir. Dolayısıyla tutanaklar, toplantıların kısa özetleridir.
Toplantı tutanaklarının kalbinde transkriptleri bulacaksınız: önemli şirket toplantıları sırasında neler olup bittiğinin hızlı, doğru, yazılı kayıtları. Toplantılarda konuşulanların sağlam dökümlerini tutmak her şirkete fayda sağlayacaktır. Ancak bu faydalardan yararlanmak için toplantı tutanaklarının doğru şekilde kaydedilmesi gerekir.
Toplantı tutanakları gerçekleri kaydetmelidir: kimler vardı, tartışmaya kimler katıldı ve hangi kararlar alındı. Bu temel bilgilere ek olarak, toplantı sona erdikten sonra takip edilmesi gereken tüm eylem maddelerinin belgelenmesi de önemlidir. Bu, ekibin belirli üyelerine verilen görevleri, tamamlanması için son tarihleri ve atılması gereken diğer adımları içerebilir.
Doğru toplantı tutanaklarına sahip olmanın faydaları açıktır. Eylem sürecini belgeler ve bir denetim izi sağlarlar, böylece herkes belirli bir toplantı sırasında neler olduğunu bilir. Bu, kuruluşların yolunda gitmesine yardımcı olur, yanlış anlamaları önler ve hesap verebilirliği sağlar. Ayrıca, tutanakların el altında olması aylar sonra anıların tazelenmesine yardımcı olabilir.
Başlıca zorluklardan biri, tutanakların tutarlı ve doğru bir şekilde tutulmasını sağlamaktır. Bu, görev için atanmış birinin olmasıyla veya süreci kolaylaştırmak için Sonix gibi dijital araçlar kullanılarak yapılabilir.
Toplantı tutanaklarını, bir toplantıda neler yaşandığının ayrıntılı kayıtları olarak tanımlayabilirsiniz. Tutanakların beş değerli işlevi vardır:
Ekip üyeleri, uygun toplantı tutanaklarına başvurabildiklerinde programları, taahhütleri ve eylem maddelerini takip edebilirler. Çoğu şirket hızlı bir tempoda hareket eder. Hatırlatmalar olmadan, bir şeylerin gözden kaçması kaçınılmazdır.
Ancak toplantı tutanakları sayesinde herkes hedeflerini takip edebilir ve her şeyin başarı için sıralandığından emin olabilir.
Toplantı tutanaklarının tutulması, toplantıda bulunup bulunmadıklarına bakılmaksızın her katılımcının sorumluluklarını bilmesine yardımcı olur. Tutanaklar ayrıca tekrarlanan tartışmaların önlenmesine yardımcı olarak işyeri verimliliğini artırır. ,
Birçok şirket ve kuruluşun düzenli olarak tekrarlanan görevleri veya projeleri vardır. Belirli bir eylem maddesinin kime verildiğini görmek için önceki toplantı tutanaklarına başvurabilmek, gelecekte aynı çalışana benzer görevler vermeyi kolaylaştırır.
Kaydedici, ekibin başvurması ve takip etmesi için bir rehber oluşturur. Toplantıya katılamayanlar için hazırlanan özetler, aksi takdirde gelmeyen üyelere hız kazandırmak için kullanılacak değerli zamandan tasarruf edilmesini sağlar. Kimse geride kalmaz ve kimse gelmeyenlere kaçırdıkları şeyleri anlatmak için değerli zamanını harcamak zorunda kalmaz.
Uygun tutanaklar gündelikten son derece resmiye kadar değişebilir; bir doğum günü partisi planlayan bir grubu detaylandırabilir veya yasal bir mahkeme oturumunu özetleyebilirler. Ne tür bir toplantıyı belgeliyor olurlarsa olsunlar, doğru ve kapsamlı tutanaklara sahip olmak gelecekte değerli bilgiler sağlayabilir.
Basit genel bakışlar almak ve ileride başvurmak üzere tartışmaları belgelemek için gayri resmi tutanakları kullanabilirsiniz. Alternatif olarak, resmi yasal belgelerle çalışırken resmi tutanakları tercih edin. Tutanaklar, niyetler, kararlar ve eylemlerle ilgili gerçekleri belgelediği için dava açılması durumunda kanıt görevi görebilir.
Şimdi tutanakları kaydetmenin ideal yolunu ele alalım. Tutanak tutacak doğru kişiyi seçerek başlayın; ister elle ister bir cihazla olsun, her şeyi dinlemek ve aynı anda kaydetmek kolay değildir.
Sonix, toplantı tutanağı tutmanın daha iyi bir yolunu sunuyor. Bu entegre program ses ve videoyu otomatik olarak metne dönüştürür. Ancak, transkriptlerin nasıl oluşturulduğuna bakılmaksızın, kayıtçının toplantı tutanaklarına neleri dahil edeceğini ve neleri çıkaracağını bilmesi hala çok önemlidir.
Tutanaklar ve notlar arasında biraz fark vardır; bunun bir kısmı toplantı tutanaklarının nasıl kaydedileceği ve notların nasıl kaydedileceği ile ilgilidir. Tipik olarak, katılımcılar sadece toplantı sırasında neler olduğunu hatırlatmak için not alırlar. Notlar toplantı tutanaklarından çok daha az resmidir, bu nedenle personelin katıldığı dahili toplantılar için faydalıdır. Öte yandan, toplantılarda dışarıdan katılımcılar varsa tutanaklar çok daha düzenli ve daha uygundur. Tutanaklar resmi transkriptler olarak düşünülebilirken, notlar gayri resmi, kısa hatırlatıcılardır.
Tutanakların resmi, notların ise gayri resmi olmasının yanı sıra, toplantı tutanaklarında yer alması gerekenler ile toplantı notlarının genel olarak içerdikleri arasında beş büyük fark daha vardır:
Notlar gayri resmi olsa ve kişisel referans için kullanılsa da, yine de paylaşılabileceklerini unutmayın; sadece genellikle paylaşma amacı göz önünde bulundurularak yazılmazlar. Notlar genellikle basit ve düzensiz bir şekilde yazılırken, tutanaklar sistematik, düzenli (ve genellikle önceden onaylanmış) bir şablonu takip etmelidir.
On yıllar boyunca, toplantı tutanakları özenle elle kaydedilmiş, yoğun bir şekilde düzenlenmiş ve belki de daktilo ile yazılmıştır. Birçok kişi hala bu şekilde tutanak tutmaktadır.
Toplantıya katılan herkese tutanakların bir kopyasını vermek için, birisinin fotokopi makinesine yüklü miktarda kağıt beslemesi ve bu işlemin her toplantı için tekrarlanması gerekirdi. Bu modası geçmiş süreç önemli miktarda çaba, zaman ve paraya mal olmaktadır.
Ardından internet geldi ve hafif, taşınması kolay kişisel cihazlar toplantılar sırasında kağıt ve kalemin yerini almaya başladı. Toplantı tutanaklarını kaydetmekle görevli kişi, tutanaklara dikkatini verirken hızlı bir şekilde yazabildiği sürece, bu işi yapmanın çok daha hızlı bir yolu haline geldi.
İşbirliği programlarının ve uygulamalarının kullanıma sunulması, tutanak paylaşımını basit ve kağıtsız bir görev haline getirdi. Ancak bir sorun devam ediyordu: Birçok kişinin aceleyle yazdıkları toplantı notlarını tutanağa dönüştürürken kullandıkları karmaşık ve hataya açık yöntem.
Ne yazık ki çoğu not dağınık, kafa karıştırıcı ve düzensiz olabilir. Bu dağınıklığı bir toplantı sırasında gerçekleşen her şeyin okunaklı ve doğru bir kaydına dönüştürmek zordur. Bu zorluğa rağmen, bir çalışan yine de bu notları kullanmak ve toplantı gündeminin yazılı bir açıklamasını bir araya getirmek zorunda kaldı.
Şimdi, Sonix ile, bir toplantı sırasında her kelimeyi yakalamak neredeyse zahmetsiz! Artık her şeyi kaydetmek için çabalamanıza gerek yok. Sonix bunu sizin için yapıyor.
Şablonlar, ön onaylar ve "toplantı tutanağı" anlamına gelen organizasyonla ilgili tüm konuşmalarla birlikte, toplantı tutanaklarının nasıl kaydedileceğini öğrenmek ezici bir yük gibi görünebilir. Ancak tutanaklar önemlidir; genellikle şirketler, kuruluşlar ve ekipler için güçlü bir kaynak haline gelirler.
Toplantı tutanakları, özellikle üyelerin oyları belgelendiğinde veya belirli eylem maddeleri atandığında, belirli ayrıntılar içerdiğinden hesap verebilirlik sağlama avantajı sunar. Her toplantı sırasında tutanak tutması için tek bir kişiyi görevlendirmek en iyisidir.
Birçok şirket ve kuruluş tutanak tutma sorumluluğunu bir yönetici asistanına verir. Ancak toplantı platformlarından herhangi biri de bu rolü üstlenebilir.
Günümüzde birçok tutanak tutucu, toplantı tutanaklarının nasıl kaydedileceği konusundaki zorlukları hafifletmek için Sonix gibi otomatik programlara güvenmektedir. Sonix gibi bir program kullanmak işi kolaylaştırır ve tutanak tutma doğruluğunu büyük ölçüde artırır. Buna ek olarak, tutanak tutan kişiyi toplantı sırasında serbest bırakır, böylece aktif olarak katılabilir. Ayrıca klipleri ve tam transkriptleri sadece saniyeler içinde başkalarıyla paylaşabilirler.
Tutanaklarda Neler Yer Almalıdır?
Her belge bir şablonla başlamalıdır. Şablon, toplantı ilerledikçe ve bilgiler ortaya çıktıkça doldurulabilecek, önceden oluşturulmuş boş bir taslaktır. Bu şablonu oluşturmak çok kolaydır ve sadece birkaç dakikanızı alır! Ve şablonu birkaç kez kullanmaya alıştığınızda, ikinci doğa haline gelecektir.
Şablonunuzun aşağıdaki alanları içerdiğinden emin olun:
Tutanak tutan kişi toplantı devam ederken her şeyi elle yazabilir veya bilgileri bir dizüstü bilgisayar veya tablet ile bir şablona yazabilir. Toplantı tutanaklarını doğru bir şekilde kaydetmek söz konusu olduğunda, en iyi yol, her kelimeyi otomatik olarak yakalamak ve doğru, düzenli bir metne dönüştürmek için Sonix AI teknolojisini kullanmanın avantajlarından yararlanmaktır.
Toplantı tutanaklarını elle yazmak veya daktilo etmek pek de kolay değildir. Birçok kişi için aynı anda hem dinlemek hem de kaydetmek epeyce pratik gerektirir. Toplantı tutanaklarını gerçek zamanlı olarak yazmanın dört ana dezavantajı veya zorluğu vardır:
Tutanak tutanlar toplantıda tartışılan konuyla yoğun bir şekilde ilgileniyorlarsa işlerini iyi yapmaları zordur. Tutanak tutan kişi konu hakkında derin ve çok katmanlı bir bilgiye sahipse bu durum daha da geçerlidir. Tutanak tutmaya mı odaklanmalılar yoksa tartışmaya mı katılmalılar? Bunun kolay bir cevabı yoktur.
Bu durumda, ana kayıtçı sunumunu yaptığında alternatif bir tutanakçı görevi devralabilir, ancak bu çözüm başka zorlukları da beraberinde getirir.
Toplantı tartışmaları nadiren doğrusal bir model izler. Her zaman sadece A kişisinin konuşmasını, ardından B kişisinin dinlemesini ve yanıt vermesini içermez. Konuşmalar karmaşıklaşır ve takip edilmesi zorlaşır.
Çoğu zaman birkaç kişi aynı anda konuşarak tartışmayı ana konudan uzaklaştırır. Aynı anda bu kadar çok şey olurken tutanak tutan kişi ne yazmalıdır? Aynı anda yapılan birkaç konuşmanın ayrıntılarını doğru bir şekilde kaydetmek neredeyse imkansız hale gelir.
Çalışanlar, tutanak tutma gibi zorlu bir görevi ancak tükenmeden, yavaşlamadan veya devam edecek güçleri kalmadan önce sürdürebilirler. Kağıt ve kalem, dizüstü bilgisayar pili veya kişinin kendi enerjisi olsun, işi yapmak için gereken araçların yeterli miktarda bulunmaması riski her zaman vardır. Peki tutanak tutan kişi toplantıya katılamadığında ne olur?
İyi yönetilen bir toplantıda tutanak tutmak zordur; kötü yönetilen, kötü yönetilen ve kötü yönetilen bir toplantıda tutanak tutmak ise tam bir kabus olabilir. Toplantı başkanı veya moderatör ile tutanak tutan kişi arasındaki işbirliği, elle veya bilgisayarla doğru tutanak tutmak için kilit bir faktördür.
Ancak, bu işbirliği kesinlikle her zaman mevcut değildir. Oturum başkanı, konuşmacıların konuyla ilgili olup olmadığına bakmaksızın istediklerini söylemelerine izin verirse, tutanak tutanın işi çok daha zorlaşır.
Sonix ile tutanak tutanlar toplantılar sırasında her önemli kelimeyi otomatik olarak yakalayabilir, böylece oluşturma zamanı geldiğinde hiçbir şey atlanmamış olur.
Tutanak tutma işini Sonix'e bırakın; etkileyici derecede doğrudur ve sizin için her şeyi kaydeder. Yazıya dökülenleri de her zaman ayarlayabileceksiniz. Ve en son konuşmadan metne teknolojisi buna izin verir transkripsiyon yazılımı bireysel konuşmacıları tanımlamak ve alışverişleri farklı paragraflara ayırmak için!
Toplantı tutanaklarını saniyeler içinde paylaşın ve işbirliğini geliştirmek için çok kullanıcılı izinlerden yararlanın. Şaşırtıcı derecede doğru ve son derece hızlı. Toplantı tutanaklarını arayabilir, düzenleyebilir, organize edebilir ve istediğiniz cihazdan istediğiniz kişiyle paylaşabilirsiniz.
Tutanak tutanlar, Sonix tarafından oluşturulan toplantı tutanaklarına kendi notlarını ve yorumlarını da kolayca ekleyebilirler. Her toplantı tutanağı kaydı doğru, eksiksiz ve en iyisi, yakalanması kolaydır.
Toplantı tutanaklarınızda devrim yaratma hakkında daha fazla bilgi edinmeye hazır mısınız? Ücretsiz 30 dakikalık transkripsiyon demosu için Sonix'teki ekibimize ulaşın!
Akademik Transkripsiyon Hizmetleri Sonix'in akademik transkripsiyon hizmetleri ile eğitim ortamınızın tüm potansiyelini ortaya çıkarın...
YouTube kitlenizi genişletmek ve içeriğinizi daha erişilebilir hale getirmek mi istiyorsunuz? Altyazı eklemek...
Fonetik ve fonemik transkripsiyonlar, dilbilimcilerin ve dil öğrenenlerin konuşma seslerini temsil etmelerinin iki yoludur...
Video Erişilebilirliği: Her İzleyiciye Ulaşmanın Önemi Birçok insan görme sorunları yaşamaktadır. Sonuç olarak, video...
Ses Erişilebilirliğinin Önemi En ilgi çekici ses içeriğine sahip olabilirsiniz...
Çeviri ve transkripsiyon, küresel kitleler için en önemli iki kelimedir. İlki...