5 простых советов для видеопродюсеров по сокращению производственных расходов

Это неизбежный вопрос. Любой потенциальный клиент, с которым вы говорите, в конце концов спросит: "Сколько это будет стоить?". Это вопрос, который говорит о том, могут ли они вообще нанять вас. И хотя вы хотите предоставить наиболее конкурентоспособные расценки, это плохое деловое решение, если эти расценки не покрывают ваши фактические расходы.

Некоторые видеопродюсеры считают, что легче всего привести бюджет в соответствие с фактическими расходами, внеся корректировку в расценки, когда они участвуют в тендере на работу с клиентом. Но это не всегда верно. Вместо этого, эти 5 простых советов покажут вам, как именно производители видео сокращают производственные расходы, чтобы правильно назначать цены и оставаться конкурентоспособными.

В основе этих советов лежит идея процесса. Вы можете рассматривать эти 5 советов как 5 шагов, и если вы будете следовать им, вы защитите себя от выхода расходов из-под контроля.

Принятие такого плана также полезно для вашего бизнеса, поскольку позволяет держать решающие факторы под вашим контролем. Итак, пристегните ремни и приготовьтесь следовать этим 5 шагам для снижения производственных затрат и максимизации доходов.

1: Посмотрите внимательно на свой бюджет и примите некоторые решения

Это как взгляд назад через плечо, чтобы увидеть, где вы находитесь и как вы туда попали. Для начала, чтобы взять свой бюджет под контроль, самоанализ имеет решающее значение для более разумной работы над проектами.

Возьмите последние 3-5 проектов, которые вы создали, и приготовьтесь проанализировать, сколько вы потратили на каждый из них (и как ваши индивидуальные расходы соотносились с вашим бюджетом, выделенным на каждый пункт). Этот анализ поможет вам определить, был ли ваш бюджет реалистичным.

Вот шаги, которые помогут вам эффективно оценить соотношение между бюджетом и фактическими данными:

1. Выделите те области, где вы превысили бюджет.
2. Запишите все факторы (внешние или в вашей организации), которые повлияли на бюджет. Среди распространенных виновников - кадровые проблемы, нечеткие планы проекта и изменение объема работ.
3. Выберите области, в которых вы уложились в бюджет или не уложились.
4. Сравните по проектам, какие категории обычно укладываются в бюджет или ниже его, а какие, как правило, выходят за рамки бюджета. В тех случаях, когда бюджет превышен, виноваты одни и те же факторы?

Если вы видите тенденции, составьте план для следующего проекта, чтобы избежать этой конкретной нарушенной статьи бюджета. Например, если вы сталкиваетесь с неясными планами проекта один за другим, добавьте процесс планирования проекта в процесс привлечения клиентов. Согласование общих планов и ответственности может стать тем самым билетом, который поможет взять под контроль хронического нарушителя бюджета.

Или, если вы видите области, которые просто стоят больше, чем вы заложили в бюджет (потому что вы оценили ожидаемые инвестиции по низкой стороне рыночной стоимости), по этим пунктам вам, возможно, просто нужно скорректировать свой бюджет, чтобы установить реалистичные ожидания.

2: Упростите производственные пакеты

Ваши клиенты, как правило, не понимают, какие предварительные и последующие работы выполняются для различных видов видео. Если ваши пакеты будут как можно проще и меньше, это поможет людям понять, что они получают.

Конечно, большие пакеты позволяют брать больше. Но когда предложение усложняется, отследить прибыль становится сложнее, а клиенты в итоге чувствуют себя более вправе претендовать на мероприятия, которые, как они предполагали, входят в большой пакет.

Наиболее прозрачный подход является также наиболее экономически эффективным. Используйте шаблоны для каждого предлагаемого вами проектного пакета, как в приведенном ниже примере. Вы увидите, как это поможет вам лучше предвидеть расходы (а вашим клиентам - предвидеть нужные результаты).

Пример шаблона: 

• Включите в него все основы, необходимые для каждого отдельного проекта, такие как аудиозапись, видеограф и съемочная группа. Это и есть ваш базовый пакет.
• Перечислите популярные услуги, которые часто встречаются, но не нужны в каждом проекте, например, анимация, закадровый голос и лицензионная музыка. Разделите их по типам проектов, а затем можете предлагать их в качестве дополнительных услуг (каждая из которых имеет свою цену).
• Составьте список премиум-дополнений, которые используются нечасто, например, сценарии и версии видео для социальных сетей. Разделите их по проектам и установите соответствующую цену.

При такой структуре вы можете предложить свой базовый пакет услуг за конкурентоспособную фиксированную плату, которая заставит людей войти в дверь. Затем, основываясь на уникальных потребностях клиентов, вы можете четко определить направление и объем работы с каждым клиентом, который будет точно знать, чего ожидать при доставке.

3: Ограничьте изменения в последнюю минуту - и оформите эти ограничения в письменном виде

Именно такие изменения в последнюю минуту, как смена места съемок или изменение расписания, наносят серьезный удар по бюджету проекта. Чтобы свести к минимуму количество таких изменений в последнюю минуту, создайте подробный план производства, который должен быть предоставлен всем заинтересованным сторонам на раннем этапе.

Вот простой способ изложить свой производственный план на бумаге:

• Разделите свой план на три части: предпроизводственную, производственную и постпроизводственную. Перечислите линейные задачи и обязанности для каждой части.
  • Например, предварительное производство включает в себя такие вещи, как написание сценария (если применимо) и раскадровку.
  • Производство будет включать в себя список локаций, лист вызова, список съемок и ваше расписание.
  • Пост-продакшн включает в себя задачи и сроки по редактированию и доработке.

Ваш план поможет вам оставаться на вершине бюджета и целей проекта. Он также поддерживает подотчетность со стороны сотрудников и способствует "покупке" со стороны клиентов, поскольку, поделившись им, вы получаете необходимую гарантию того, что все понимают и согласны. Таким образом, вы сможете объяснить дополнительные расходы позже, если вам придется вносить коррективы.

4: Посмотрите внимательно на свое предварительное производство

Предпроизводственные мероприятия имеют большее значение, чем вы думаете, поскольку они способны начать проект с правильной ноги. При неправильном подходе они могут запустить спираль, отнимающую много времени и средств.

Чтобы сократить время, затрачиваемое на некоторые из наиболее трудоемких предварительных работ, используйте подходящие приложения или цифровые инструменты. Они есть, нужно только найти их. Например:

• Что касается совещаний, то вы можете не только проводить все виртуально на платформах видеоконференций, но и записывать все совещания, а затем загружать аудиофайлы в такой инструмент, как Sonix чтобы получить их расшифровку.
• Затем храните эти расшифровки в центральном, доступном для общего доступа месте, например, в Google Drive. Все участники проекта смогут обращаться к ним, а не тратить время на угадывание, когда возникнут вопросы.

Pro tip: Sonix также имеет интеграцию с Zapier, что позволяет создавать пользовательские рабочие процессы, чтобы никто не загружал аудиофайлы вручную. Вы также можете интегрировать Sonix в свой производственный поток с помощью их API. Zoom транскрипция: Sonix даже позволяет автоматически расшифровывать аудиозаписи собраний, если вы используете Zoom для виртуальных встреч. Файлы будут готовы через несколько минут всего за $10 за аудиочас. Неплохо!

• После получения расшифровок у вас также есть возможность самостоятельно просмотреть их на Sonix, прежде чем выложить в общий доступ. Любой человек, просматривающий файл позже, также может оставить свои заметки и комментарии.

5: Не менее внимательно отнеситесь к постпродакшну.

Как и пре-продакшн, пост-продакшн может затянуться и привести к увеличению расходов, если у вас нет четко разработанного плана. В идеале, процесс постпродакшна должен объединить всю вашу работу в рамках общих идей и концепций.

Вы можете использовать правильные инструменты для экономии времени и денег и здесь, особенно сегодня, когда есть все доступные убийственные программы. Например:

• Sonix, опять же, может помочь вам оптимизировать и снизить затраты на транскрибацию (тем самым снижая затраты на монтаж видео и субтитры): Автоматизированная транскрипция
• Hightail - это инструмент, который можно использовать для заметок обратной связи, тем самым оптимизируя и ускоряя процесс получения обратной связи от клиентов и команды.
• Adobe Premiere - это потрясающая программа для редактирования, позволяющая очень быстро отредактировать отснятый материал.
• А Shutterstock - это ваша лучшая библиотека для стоковых материалов.

Какие бы инструменты вы ни использовали, убедитесь, что выбранный вами стек приложений соответствует вашему бюджету и отвечает вашим потребностям.

Продолжайте учиться!

От начала и до конца каждого проекта выделяйте время на то, чтобы делать заметки (даже мысленные) о том, чему вы учитесь. Выработайте эту привычку, чтобы лучше понимать "черные дыры" бюджетов и процессов.

Используя эти планы, шаблоны и инструменты, которыми мы здесь поделились, вы сможете увидеть, как ваши бюджеты на предпроизводственную, производственную и постпроизводственную подготовку попадают именно туда, куда должны. Со временем вы увидите, как ваши бюджеты становятся все более предсказуемыми и оптимизированными для получения большей прибыли.