Vond u uw laatste bijeenkomst de moeite waard? Zo niet, dan heeft u veel gemeen met miljoenen werknemers wereldwijd.
In plaats van vergaderingen die een gelegenheid zijn om te plannen en te plannen, ongeveer 65% van senior managers zei dat vergaderingen een belemmering waren om hun werk af te maken. Pak uw volgende vergadering anders aan en maak ze nuttiger door effectief aantekeningen te maken.
Het vastleggen van informatie waar u en uw team naar kunnen teruggrijpen is van vitaal belang om de waarde van elke vergadering te verhogen. Dit artikel bespreekt de meest effectieve manieren om vergadernotities te maken en waarom dat zo belangrijk is.
Georganiseerd blijven en verantwoording afleggen zijn de twee pijlers waarom u notities van vergaderingen moet maken.
Welke methode u ook verkiest, zorg ervoor dat uw team het onderscheid kent tussen notities en notulen.
Notulen zijn officiële documenten die deel kunnen uitmaken van een audit. Het maken van notulen is bedoeld voor formele gelegenheden, zoals openbare hoorzittingen of bestuursvergaderingen. Voor de meeste scenario's volstaan gewone, informele vergadernotities.
Met dat in gedachten, waarom zou je leren hoe je goede vergadernotities maakt?
Sommige mensen hebben een scherp geheugen waardoor ze alles in hun hersenen kunnen opslaan zonder een tel te missen. Anderen vergeten veel van de dingen die ze gehoord hebben zonder aantekeningen te maken.
Een collega om een herinnering vragen werkt alleen als hij alles perfect heeft onthouden, maar dat is zelden het geval. Door een SSOT te maken, vermijdt u dat u in een spelletje telefoon terechtkomt, waarbij cumulatieve fout vermindert de terugroepnauwkeurigheid.
Het documenteren van belangrijke beslissingen en punten vormt een SSOT waarnaar uw team kan teruggrijpen, zodat iedereen op één lijn zit.
Samenwerking is een van de meest kritieke aspecten van alle teams, die de manier waarop zij samenwerken, problemen oplossen en effectief communiceren verbeteren. Echter, 39% van werknemers beweren dat hun collega's niet genoeg samenwerken.
Het maken van vergadernotities verbetert de samenwerking door asynchrone deelname. Als iemand een vergadering niet kan bijwonen vanwege een conflict in de planning, vakantie of verlof, kan het delen van gedetailleerde notities hem snel op de hoogte brengen.
Wetenschappers bestuderen al meer dan een eeuw het geheugen en de herinnering om te begrijpen hoe goed mensen zich kunnen herinneren wat ze hebben gezien, gehoord, gelezen en meegemaakt. De Duitse psycholoog Hermann Ebbinghaus creëerde de vergeetcurve, die laat zien hoe snel informatie verloren gaat.
Volgens zijn model vergeet de gemiddelde mens... 50% van informatie binnen een uur na het leren ervan. Na 24 uur stijgt dit aantal tot 70%.
Het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen versnelt uw geheugen, waardoor teams informatie beter onthouden. Het voorkomt onnodig gebruik van vervolgvergaderingen om dezelfde inhoud steeds weer te herhalen.
Naast een betere herinnering verhoogt het verminderen van de behoefte aan vervolgbijeenkomsten de productiviteit van uw team.
Dagdromen is een veel voorkomende plaag binnen vergaderingen. Volgens een studie, 9 van de 10 werknemers toegegeven aan het in slaap vallen tijdens een vergadering. De gemiddelde mens heeft moeite om zich gedurende langere tijd volledig te concentreren. Actie ondernemen kan voorkomen dat mensen tijdens vergaderingen in een hoekje gaan zitten en de betrokkenheid verbeteren.
Weten hoe je aantekeningen maakt is een activiteit die de geest activeert en dwingt zich te concentreren op de gepresenteerde concepten.
Als je moeite hebt om afleiding te vermijden, kan het helpen om er een gewoonte van te maken om aantekeningen te maken.
Verantwoording afleggen stelt werknemers in staat trots te zijn op hun werk, verbetert het moreel en verhoogt de tevredenheid. Helaas, 82% van managers toegegeven dat ze beperkte tot geen mogelijkheden hebben om anderen verantwoordelijk te houden.
Gedetailleerde aantekeningen van vergaderingen bieden een SSOT voor verantwoording, waaruit blijkt wie verantwoordelijk is voor een idee, wie een belangrijk punt naar voren bracht, en welke werknemers specifieke prestatiedoelstellingen hebben gehaald.
Het helpt om waardevolle teamleden te herkennen. Het zorgt ook voor een consistente rode draad door hele projecten.
Notuleren tijdens vergaderingen is een onderschatte praktijk die door velen wordt afgedaan als een achterhaalde praktijk. Zelfs in de huidige snelle werkomgeving levert deze beproefde techniek nog steeds indrukwekkende voordelen op.
Maar wat is het geheim van waardevolle vergadernotities? Dit is wat je moet weten.
Er is niet één manier om aantekeningen te maken. Verschillende modellen sluiten beter aan bij de behoeften van het bedrijf, rollen, instellingen en leerstijlen. Sommige werknemers houden zich consequent aan een specifiek model, terwijl anderen hun eigen model ontwikkelen.
Als leider is het belangrijk dat u uw team de flexibiliteit en vrijheid geeft om het model te kiezen dat voor hen werkt. Als je formele notulen maakt, moet je uiteraard een consistent formaat kiezen.
Hier zijn vier van de populairste modellen.
De Cornell-methode verdeelt een pagina in twee kolommen: een kleinere kolom links en een grotere kolom rechts.
De linkerkolom is gereserveerd voor het benadrukken van belangrijke ideeën en concepten die tijdens een vergadering aan de orde komen. Het definieert het onderwerp. Rechts staan de details van die ideeën.
Omdat gespreksonderwerpen tijdens vergaderingen veranderen, kunnen de belangrijkste ideeën en de innerlijke werking van die ideeën u helpen om geconcentreerd te blijven.
De schema-methode is het meest geschikt voor vergaderingen waarbij u van tevoren al een agenda hebt ontvangen.
Agenda's voor vergaderingen zijn meestal bedoeld voor belangrijke vergaderingen, zoals strategische planningssessies of kwartaalevaluaties. Met de schema-methode kopieert u de agenda en laat u ruimte over om onder elk punt aantekeningen te maken.
De kwadrant-notitiemethode berust op het verdelen van je notities in vier categorieën. Maak vier kwadranten op de pagina en label ze als:
Plaats kritieke punten en belangrijke details in het eerste kwadrant, en al het andere in een van de andere drie relevante kwadranten.
Met de dia-methode kunt u rechtstreeks aantekeningen toevoegen aan uw kopie van de dia's, of het nu gaat om vragen of om de details.
Door aantekeningen rechtstreeks op de dia's te maken, krijgt u meteen structuur en context voor uw gedachten voor later.
Als u zich voorbereidt op een presentatie, vraag dan de presentator om zijn dia's met u te delen vóór de vergadering.
Notulen zijn niet zoals notulen. Iedereen moet aantekeningen maken tijdens de vergadering. Uw notities zijn niet alleen bedoeld om vast te leggen wat er tijdens een vergadering is gezegd en gedaan. Ze zijn gewoon de basis voor het toevoegen van je eigen gedachten.
De sleutel tot effectieve samenwerking is het inbrengen van een breed scala aan standpunten. Frisse gedachten en innovatie ontstaan als iedereen zijn inbreng in de vergadering levert.
Teamleiders moeten ervoor zorgen dat iedereen aantekeningen maakt, zodat iedereen weet wat er wordt behandeld en ze het volledige potentieel van hun teams kunnen benutten.
Beginnende notulisten denken vaak dat ze alles in de vergadering woordelijk moeten opschrijven. Door elke regel op te nemen wordt niet tot de kern van de zaak doorgedrongen en wordt slechts een transcriptie geboden.
Hoewel transcriptie gemakkelijk is om aantekeningen te maken, moet u toch handmatig de punten eruit halen die van belang zijn.
Zodra de vergadering begint, oefent u met het noteren van belangrijke concepten en het uitbreiden ervan. In tegenstelling tot notulen zijn notities voor u gemaakt, dus u moet ze aanvullen met uw gedachten.
In theorie zijn vergaderingen bedoeld om actie te stimuleren. Echter, een gemiddelde van 31 uur per maand worden verspild aan onproductieve vergaderingen.
Uw notities bieden een gouden kans om actie te stimuleren en onproductieve vergaderingen om te zetten in vruchtbare.
Maak ruimte vrij om actiepunten te noteren. Moet er een vraag worden gesteld? Is er verdere verduidelijking nodig? Zijn er gaten in de productpresentatie die je net hebt bekeken?
Het maken van betere aantekeningen moet gebeuren met het idee dat je actie wilt kweken.
De belangrijkste punten vastleggen, je gedachten toevoegen en je notities omzetten in actiepunten zijn geweldig, maar wat gebeurt er daarna?
De waarde van vergadernotities is dat ze als springplank dienen voor tastbare resultaten in de praktijk. Als je niet op je aantekeningen reflecteert, is het een uitdaging om de vergadering en de gemaakte opmerkingen te begrijpen.
Het ontwikkelen van een gedeelde ruimte voor medewerkers om bij te dragen en voort te bouwen op het onderwerp van de vergadering is essentieel om op lange termijn waarde te halen uit de vergaderingen die u houdt.
Nogmaals, het groeperen van nota's op basis van een thema en noteren hoe dat thema moet leiden tot betere prestaties is van vitaal belang om uw nota's tot een krachtiger hulpmiddel voor uw teams te maken.
Leren hoe je vergadernotities maakt is slechts de eerste stap om de meeste waarde uit je vergaderingen te halen. Zo goed mogelijk aantekeningen maken kan het startpunt zijn voor het genereren van transformerende ideeën.
Volgens Virgin Group oprichter Richard Branson"Sommige van Virgin's meest succesvolle bedrijven zijn geboren uit willekeurige momenten - als we onze notitieboekjes niet hadden geopend, zouden ze nooit zijn gebeurd."
Met dat in gedachten zijn hier enkele tips van deskundigen voor het maken van effectieve aantekeningen.
Non-verbaal gedrag kan u veel vertellen over de deelnemers aan een vergadering.
Als bijvoorbeeld een normaal gesproken zelfverzekerde collega nerveus of bezorgd overkomt tijdens de communicatie, geeft dat waarschijnlijk aan dat hij niet veel vertrouwen heeft in zijn presentatie.
Aandacht besteden aan non-verbale signalen kan uw interpretaties helpen en dienen als markering voor een verdere dialoog.
Als er iets is dat u later moet opvolgen, noteer dan de naam van de persoon. Door contactpunten te noteren, weet u met wie u moet afstemmen. Tijdens vergaderingen is het gemakkelijk om uit het oog te verliezen wie waarvoor verantwoordelijk is, dus is het van cruciaal belang om deze punten te markeren.
Videoconferenties met virtuele teams kunnen hun eigen uitdagingen hebben. Aanbieden om uw scherm te delen terwijl u aantekeningen maakt, kan andere teamleden ten goede komen.
Als u iets heeft gemist, kunnen anderen in real time suggesties doen om toe te voegen.
Concentreer je minder op sjablonen en structuur en meer op het op papier of op je scherm krijgen van de belangrijke punten.
Gebruik gerust afkortingen en symbolen als dat u helpt bij het maken van aantekeningen terwijl u actief blijft luisteren. Vergeet niet dat u uw aantekeningen na de vergadering altijd kunt bijwerken.
Door een snelle samenvatting van de vergadering te maken terwijl alles nog vers in het geheugen ligt, kunnen u en uw team de belangrijkste punten versterken en een takenlijst opstellen voor de komende vergaderingen.
Recaps zijn gemakkelijk om over na te denken en zijn een verkort hoogtepuntenpakket van alles wat er gebeurd is.
Om uw SSOT te maken, zet u een locatie op om uw samenvatting en aantekeningen te delen. U kunt zelfs een kleinere vergadering houden om de belangrijkste concepten en punten met uw directe collega's te bespreken.
Het is ook een goede methode als u bang bent dat uw collega's onbedoeld in een isolement raken.
Weten hoe je met de hand aantekeningen maakt voor een vergadering is nuttig, maar als mensen zijn we vatbaar voor fouten, vergissingen en verkeerde interpretaties.
Het gebruik van transcriptietechnologie van de volgende generatie, zoals Sonix, kan uw vergaderingen effectiever maken en ervoor zorgen dat alles wordt genoteerd.
Transcriptie kan op vele manieren worden gebruikt om de efficiëntie en samenwerking te verbeteren en diepere inzichten te verkrijgen. Laten we bespreken hoe u het potentieel van transcriptie van vergadernotities kunt benutten.
Voor sommige vergaderingen zijn verbatim opnames nodig. Door alles vast te leggen kunnen teams ervoor zorgen dat niets wordt gemist. Een opname maken en alles transcriberen in één gestandaardiseerd sjabloon kan het makkelijker maken om kleinere vergaderingen te faciliteren om te bespreken wat er gezegd is.
Verbatim notuleren is misschien niet geschikt voor notulen van vergaderingen, maar voor andere vormen van notuleren stelt het u in staat de context en het verloop van het gesprek te begrijpen.
Weten hoe je aantekeningen maakt voor een vergadering is een essentiële vaardigheid, maar het is gemakkelijk om je te verliezen in het maken van aantekeningen terwijl je actief zou moeten deelnemen.
Het is ook gemakkelijk om afgeleid te worden terwijl je alles noteert. De gemiddelde mens spreekt vier tot vijf lettergrepen per seconde. In een intense creatieve discussie kan het een uitdaging zijn om te luisteren en tegelijkertijd actief aantekeningen te maken.
Het gebruik van transcriptie om aantekeningen te maken is een eenvoudige manier om de last te verschuiven en u in staat te stellen volledig deel te nemen aan het gesprek.
De meeste deskundigen raden aan uw notities met de hand op te schrijven in plaats van ze op uw computer te noteren. Er zit een wetenschap achter, want het voorkomt afleiding door multitasking en verbetert het geheugen.
Notities zijn echter bedoeld voor toekomstige samenwerking. Zonder gebruik te maken van die notities is het een zinloze actie. De realiteit is dat de meeste mensen nauwgezette notities maken en er nooit naar kijken.
Het probleem daarbij is dat veel mensen hun eigen handschrift niet kunnen lezen, laat staan dat van een ander. Verschillende stijlen en structuren voor het maken van notities kunnen het voor teams een uitdaging maken om elkaars notities te bekijken.
Intelligente AI-aangedreven transcripties bieden waarde door een schoon sjabloon te bieden waar iedereen naar kan verwijzen en dat ze begrijpen. Het standaardiseren van uw opnames met transcriptie kan de efficiëntie en productiviteit verbeteren. Het is een win-win voor het hele team.
Transcriptie is een krachtig hulpmiddel om meer uit uw vergaderingen te halen. Sonix maakt het eenvoudig om snel transcripten van audio-opnames te genereren. Wij bieden audio-vertaling opties in meer dan 39 talen en functies zoals automatische dagboekregistratie, sprekerlabeling en woord-voor-woord tijdstempels.
Wij helpen miljoenen mensen om audio- en videobestanden van hun vergaderingen beter te organiseren, te transcriberen en te vertalen. Kies de snelle, nauwkeurige en betaalbare automatische transcriptie software Bent u klaar om uw vergaderingen waardevoller te maken? Ontdek waarom bedrijven wereldwijd kiezen voor Sonix door u aan te melden voor een gratis proefversie van onze transcriptie software vandaag!
Temi biedt een transcriptieservice gericht op particulieren en bedrijven die op zoek zijn naar een eenvoudige, AI-gestuurde aanpak...
Het maken van aantekeningen bij vergaderingen is een cruciale taak voor elk bedrijf. Het zorgt ervoor dat belangrijke beslissingen, acties en...
Tegenwoordig is effectieve communicatie essentieel voor succes. Microsoft Teams is uitgegroeid tot een...
Rev is een bekende naam op het gebied van transcriptie en ondertiteling en biedt snelle en accurate...
Nu transcriptiediensten steeds belangrijker worden voor zowel bedrijven als particulieren, zijn platforms als Notta AI...
Virtuele vergaderingen zijn een integraal onderdeel geworden van professionele communicatie, met platforms als Webex...
Deze website maakt gebruik van cookies.