Cuando se trata de la etiqueta para reuniones virtuales, es importante saber qué esperar. Las reuniones virtuales no son exactamente nuevas, pero el crecimiento de la mano de obra a distancia ha obligado a muchos profesionales a aprender nuevas formas de dirigir y participar en reuniones.
¿Por qué es importante aprender protocolo virtual y qué normas hay que seguir? En este artículo hablaremos de todo lo que necesitas saber sobre las reuniones virtuales.
Los seres humanos somos sociales por naturaleza, y las reuniones pueden descontrolarse rápidamente si no hay una estructura o unas normas que seguir. Por ejemplo, las normas básicas de las reuniones profesionales exigen que los participantes se comporten de forma responsable, se traten con respeto y se centren en el asunto que se está tratando.
Sin embargo, es fácil pensar que las reuniones virtuales ofrecen cierto nivel de anonimato, una relajación de las normas o la ausencia de consecuencias en el mundo real en caso de mal comportamiento. Pero nada de esto es cierto.
Incluso en las reuniones virtuales, es importante respetar a los que te rodean y reconocer que el tiempo de todos es valioso. Si observas las normas de etiqueta, evitarás comportamientos inadecuados que hagan perder tiempo y aumenten la productividad de tus equipos.
Siempre que asista a una reunión virtual, se esperará de usted que aparezca y se comporte de determinadas maneras. Muchas normas siguen el sentido común: si no lo harías en una reunión en persona, no lo hagas en una reunión virtual.
Sin embargo, el espacio de reunión virtual invita a una actitud informal que puede hacer que se pasen por alto incluso normas sociales básicas, como no interrumpir a nadie o no llevar pantalones de pijama con la camisa apropiada para la oficina. También existen directrices específicas para el uso de las herramientas de comunicación digital. He aquí algunas normas básicas para agilizar las reuniones virtuales.
Los problemas técnicos pueden hacer descarrilar rápidamente el progreso de una reunión virtual, y no querrás ser tú quien los provoque. La mejor manera de evitarlo es planificarlo con antelación. Haz una prueba para comprobar la cámara, el micrófono y los altavoces mucho antes de la reunión, así sabrás que todo funciona y tendrás tiempo de resolver cualquier problema.
Las normas de las reuniones virtuales también pueden exigir que silencies el micrófono, apagues la cámara o participes en chats laterales, por ejemplo. Asegúrate de estar familiarizado con la plataforma para poder realizar tareas sencillas sin interrumpir la reunión.
Si eres el anfitrión, también debes aprender cómo funcionan todas las herramientas para mantener el ritmo de la reunión, moderar si es necesario y ayudar a los demás con cualquier problema técnico que puedan encontrar.
Es natural que te preocupes por tu aspecto cuando asistes a reuniones virtuales, pero reunión en línea la etiqueta no empieza y termina con su apariencia. También debe asegurarse de que el aspecto de su fondo sea profesional, limpio y cuidado.
Cuando echas un vistazo a tu oficina en casa o al espacio que has reservado para asistir a reuniones virtuales, puede que no veas nada raro. Pero siempre debes asegurarte de mirar tu imagen en la pantalla antes de la reunión para ver qué hay detrás de ti.
Puede que de repente te des cuenta de que hay una estantería desordenada, fotos personales, obras de arte inapropiadas o incluso una mala iluminación. Estos elementos no contribuyen a una imagen profesional positiva y pueden resultar molestos para la cámara. Siempre es mejor un fondo limpio y despejado con una iluminación suave.
Presentarse a una reunión en persona sin estar preparado es inaceptable; el mismo principio se aplica a la etiqueta de las reuniones virtuales. Tanto si presentas un tema como si participas en un debate, es injusto retrasar a todo el mundo mientras alguien te pone al día sobre temas que ya deberías conocer.
Asegúrate de hacer los deberes antes de la reunión. Esto puede significar reservar tiempo en tu calendario para revisar cualquier material relevante, hacer un repaso rápido de tu presentación de antemano o simplemente leer sobre los temas que vas a tratar. Acudir a una reunión sin estar preparado, ya sea virtual o presencial, te deja en mal lugar ante tus compañeros y superiores.
Trabajar a distancia tiene muchas ventajas. Para empezar, ya no tiene que esperar en el tráfico o los retrasos de los trenes. También puedes trabajar cómodamente desde casa, en un ambiente relajado que refleje tus preferencias y se adapte a tu rutina.
Sin embargo, no hay que acomodarse demasiado a la hora de interactuar con los compañeros ante la cámara. Al fin y al cabo, las normas de las reuniones virtuales no difieren de las de las reuniones en persona en cuanto a etiqueta y expectativas. Esto empieza por el vestuario.
Siempre debes tratar una reunión virtual igual que una reunión en el mundo real, con un atuendo profesional. Pero no se limite a vestir de cintura para arriba. Todos hemos visto vídeos divertidos en los que un profesional aparentemente bien vestido comete un error de cámara y deja al descubierto su mitad inferior vestida sólo con un chándal o un pijama. No caigas víctima de este error tan fácil. Ponte pantalones apropiados para el trabajo mientras dure la reunión y, en cuanto termine, puedes volver a ponerte tu sudadera favorita.
No llegarías a una reunión en la oficina cuando ya ha empezado, y la etiqueta de las reuniones a distancia exige que también llegues puntual a las reuniones virtuales. De hecho, probablemente deberías llegar unos minutos antes, ya que puede llevar tiempo introducir la información de la reunión y que el anfitrión deje entrar a todo el mundo.
Llegar pronto ayuda a garantizar que la reunión empiece a tiempo y que no se entorpezca el espectáculo ni se interrumpa un acto que ya está en marcha. Además, los primeros minutos de las reuniones suelen ser para socializar. Los compañeros pueden hablar de sus fines de semana o de un evento divertido al que hayan asistido recientemente. Estos minutos son cruciales para estrechar lazos con colegas y clientes, y no querrás perdértelos.
La etiqueta de las reuniones virtuales exige que prestes atención al orador/presentador y evites interrumpir el procedimiento. Por desgracia, en casa hay todo tipo de distracciones potenciales. Tanto si el gato se ha puesto nervioso como si el niño está enfermo, las posibilidades de distracción son muchas. ¿Cómo evitarlas?
Una buena forma de empezar es silenciando las notificaciones de todos tus dispositivos digitales, incluidos el teléfono, el ordenador, la tableta, etc. De paso, cierra todas las pestañas de correo electrónico, aplicaciones de mensajería y sitios web por los que te sientas tentado a navegar cuando deberías estar prestando atención.
Si tiene motivos para preocuparse por el ruido ambiental, como el de niños, animales domésticos o tráfico, cierre las ventanas y puertas antes de incorporarse a la reunión. Por último, si es posible, coma antes o después de la reunión. Aunque esté en silencio, comer delante de la cámara puede distraerle.
Aunque una buena regla general es tratar una reunión virtual como una reunión en persona en términos de atuendo, comportamiento, etc., hay algunas normas para las reuniones virtuales que son específicas del medio. Por ejemplo, es de sentido común silenciar el micrófono a menos que estés hablando. Así te aseguras de que el ruido ambiental o cualquier ruido que puedas hacer (como toser o teclear) no interrumpa la reunión en curso.
Cuando se trata de tu cámara, lo mejor es mantenerla encendida en todo momento, a menos que surja algún imprevisto. Esto transmite profesionalidad, así como tu voluntad de estar presente. Si sueles acudir a las reuniones con la cámara apagada, eso dice mucho de ti: que no quieres estar allí. Siempre que sea posible, mantén la cámara encendida durante toda la reunión, pero silénciate hasta que llegue el momento de hablar.
Esta es una de las reglas más importantes para las reuniones virtuales. El objetivo de una reunión es transmitir información, fomentar el debate y promover la colaboración entre compañeros de trabajo. Puede parecer una regla obvia, pero cuando se trabaja desde casa es fácil distraerse.
Si estás ocupado consultando las redes sociales, navegando por Internet, haciendo otro trabajo, charlando con tus compañeros o simplemente distrayéndote, te perderás información importante y no podrás participar en el debate resultante. Peor aún, podría afectar a tu capacidad para completar las tareas asignadas. Por no mencionar que tus compañeros han trabajado mucho en esta presentación y es importante que le prestes la atención que se merece.
No hay nada malo en hablar de temas paralelos con los asistentes, sobre todo si tiene preguntas, necesita aclaraciones o tiene información que añadir. Dicho esto, no hay que dejar que las charlas paralelas se conviertan en una auténtica tertulia. La reunión tiene un objetivo, y demasiadas conversaciones paralelas pueden hacer que se prolongue o que no se traten los temas necesarios.
Los mensajes deben ser breves y estar relacionados con la reunión. Si un tema empieza a desviar la atención de la reunión y no se ha alcanzado el objetivo, programa un debate de seguimiento para profundizar en él más adelante. Aunque algunas reuniones siempre se alargarán por muy centrado que estés en el tema, a menudo las reuniones se pueden cerrar bien con mensajes estructurados y disciplinados.
¿Eres el encargado de dirigir la reunión o te han elegido para hacer una presentación como parte del orden del día? Tal vez te limites a hacer preguntas o a participar en un debate de grupo. Independientemente de tu nivel de aportación, debes intentar conectar con tu audiencia.
Tanto si está presentando, dirigiendo el debate o comentando, mire a la cámara (no a su imagen en la pantalla) y hable con claridad. Evita moverte nerviosamente, mirar el teléfono o tus notas, o cualquier otro comportamiento que te distraiga. Quieres dejar claro que estás aquí, que estás presente y que tienes ideas que merece la pena escuchar.
Aunque el protocolo de las reuniones en línea se aplica a cualquiera que participe en una reunión a distancia, hay ciertas normas que se aplican específicamente a los anfitriones. Cuando organices una reunión virtual, debes dar ejemplo. Si vistes adecuadamente y te comportas con profesionalidad, ayudarás a crear expectativas para todos los asistentes.
Dicho esto, usted está a cargo de la reunión, lo que significa que debe tomar algunas medidas adicionales para asegurarse de que los procedimientos sean exitosos y no esté perdiendo un valioso tiempo de trabajo. He aquí cinco reglas básicas que todo anfitrión de reuniones virtuales debe seguir.
Para respetar el tiempo de todos, elabore un orden del día para que la reunión vaya por buen camino. Empieza por establecer los objetivos que quieres alcanzar durante la reunión. A partir de ahí, puedes elaborar un orden del día que te ayude a lograr los resultados deseados y a utilizar el tiempo con prudencia.
Es un buen protocolo para las reuniones virtuales compartir el orden del día con los participantes con antelación para que sepan qué esperar y tengan tiempo de prepararse si es necesario (por ejemplo, revisando los materiales clave para participar en los debates). El orden del día puede comenzar con las presentaciones, tratar los temas enumerados, dar tiempo para preguntas y debates y terminar con una breve recapitulación e instrucciones o tareas.
Como anfitrión, debes asegurarte de que la reunión se desarrolle sin problemas y dentro del tiempo previsto. Establecer las normas básicas con antelación ayuda a todos a mantener el rumbo. Debes decidir si silenciar a todo el mundo excepto al orador o permitir micrófonos abiertos para el debate.
¿Aceptará preguntas durante o después de la reunión? ¿Se puede salir antes? ¿Pueden marcharse si la reunión se alarga? Las normas básicas de las reuniones virtuales pueden variar según el evento, así que es mejor explicarlas de antemano.
No existen normas fijas sobre la duración de las reuniones virtuales, pero cuanto más se alarguen, menos probabilidades habrá de mantener el interés de los asistentes. Al fin y al cabo, la concentración tiene un límite antes de que la mente empiece a divagar.
Aunque la capacidad de atención depende de cada persona, una buena regla general es intentar que las reuniones no duren más de una hora. Sin embargo, esto no siempre es posible. A veces, no hay más remedio que organizar una reunión más larga para tratar mucha información o debatir un tema complejo. Si tiene reuniones que requieren más tiempo de debate, asegúrese de programar descansos rápidos de cinco minutos. Esto permitirá a los asistentes estirarse, tomar un tentempié o ir al baño.
Como ya se ha dicho, el tiempo de todos es valioso, por lo que es importante mantener el ritmo de la reunión. No pierdas de vista el reloj para no pasarte de la hora e intenta mantener un ritmo constante durante toda la reunión. Si hay preguntas o discusiones que retrasan el desarrollo de la reunión, resérvalas para el final, para asegurarte de que cubres todos los puntos del orden del día. Las distracciones son inevitables, pero si las prevés, podrás minimizarlas y terminar la reunión a tiempo.
Como anfitrión de la reunión, eres el portero y el moderador, lo que significa que no puedes marcharte. Si surge una emergencia, termina la reunión y delega la tarea de reiniciarla en otra persona. Abandonar una sesión iniciada por ti no es de buena educación.
Esta regla no sólo se aplica a ser físicamente presente. También debe estar presente mentalmente. Puedes hacerlo escuchando atentamente, teniendo en cuenta los sentimientos de los asistentes y pensando en las preguntas de forma que puedan ayudarles. Todos los asistentes a la reunión están físicamente presentes, pero tú puedes ayudarles a estarlo más. mindfully presente con el ejemplo.
Una de las mayores distracciones durante una reunión es tomar notas. Aunque es admirable que los empleados quieran grabar la reunión para utilizarla más tarde, esto puede ser una gran distracción y hacer que se pierdan información importante. Una buena forma de eliminar este problema es grabar, transcribir e incluso traducir el diálogo para que los empleados puedan acceder a la información a posteriori.
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