5 eenvoudige tips voor videoproducenten om de productiekosten te verlagen

Het is de onvermijdelijke vraag. Elke potentiële klant die u spreekt zal uiteindelijk vragen, "hoeveel gaat dit kosten?" Het is de vraag die prospects vertelt of ze u überhaupt kunnen inhuren. En hoewel u zo concurrerend mogelijke offertes wilt geven, is het een slechte zakelijke beslissing als die offertes uw werkelijke kosten niet dekken.

Sommige videoproducenten denken dat de gemakkelijkste aanpassing om budgetten af te stemmen op de werkelijkheid wordt gedaan op de offerte wanneer zij bieden voor werk voor de klant. Maar dat is niet altijd waar. Met deze 5 eenvoudige tips kunt u precies zien hoe videoproducenten de productiekosten kunnen verlagen, zodat ze de juiste prijs kunnen vaststellen en concurrerend kunnen blijven.

Deze tips zijn gebaseerd op het idee van een proces. U kunt deze 5 tips zien als 5 stappen en als u ze volgt, voorkomt u dat de kosten uit de hand lopen.

Het opstellen van dit plan is ook goed voor uw bedrijf omdat het de beslissende factoren onder uw controle houdt. Dus, maak u klaar om deze 5 stappen te volgen om de productiekosten te verlagen en uw inkomsten te maximaliseren.

1: Kijk goed naar uw budget en neem een aantal beslissingen

Dit is als een blik achterom over je schouder om te zien waar je bent en hoe je daar bent gekomen. Om te beginnen, om je budget onder controle te krijgen, is zelfbewustzijn cruciaal om slimmer aan je projecten te werken.

Neem de laatste 3-5 projecten die u hebt geproduceerd en maak een analyse van hoeveel u voor elk daarvan hebt uitgegeven (en hoe uw individuele uitgaven zich verhielden tot het budget dat u voor elk onderdeel hebt toegewezen). Deze analyse zal u helpen bepalen of uw budget realistisch was.

Dit zijn de stappen om uw budgetten op een doeltreffende manier te vergelijken met uw werkelijke uitgaven:

1. Zoek uit waar je over het budget bent gegaan.
2. Maak aantekeningen over alle factoren (extern of in uw organisatie) die het budget hebben beïnvloed. Enkele veel voorkomende boosdoeners zijn personeelsproblemen, onduidelijke projectplannen en scope creep.
3. Zoek uit waar u op of onder het budget zat.
4. Vergelijk voor alle projecten welke categorieën op of onder het budget blijven en welke het budget overschrijden. Als het budget wordt overschreden, zijn dan steeds dezelfde factoren verantwoordelijk?

Waar u trends ziet, maakt u een plan voor het volgende project om die specifieke afgebroken begrotingspost te vermijden. Als u bijvoorbeeld bij het ene na het andere project tegen onduidelijke projectplannen aanloopt, voeg dan een projectplanningsproces toe aan uw onboarding. Het bereiken van overeenstemming over de grote plannen en verantwoordelijkheden kan het ticket zijn om die chronische budgetbreker onder controle te krijgen.

Of, als u gebieden ziet die gewoon meer kosten dan u hebt begroot (omdat u uw verwachte investering aan de lage kant van de marktwaarde hebt geprijsd), op deze posten moet u misschien gewoon uw budget aanpassen om realistische verwachtingen te stellen.

2: Vereenvoudig uw productiepakketten

Uw prospects zullen meestal niet begrijpen welke voor- en nabewerking bij verschillende soorten video's komt kijken. Door uw pakketten zo eenvoudig en klein mogelijk te houden, begrijpen mensen wat ze krijgen.

Zeker, met grote pakketten kunt u meer in rekening brengen. Maar als het aanbod ingewikkeld wordt, wordt het moeilijker om uw winst bij te houden, en voelen klanten zich uiteindelijk meer gerechtigd tot activiteiten waarvan ze dachten dat ze in het grote pakket zaten.

De meest transparante aanpak is ook de meest kosteneffectieve. Gebruik sjablonen voor elk projectpakket dat u aanbiedt, zoals hieronder. U zult zien hoe u zo beter op de kosten kunt anticiperen (en uw klanten op de juiste deliverables).

Voorbeeldsjabloon: 

• Inclusief alle basics die nodig zijn voor elk project, zoals geluidsopname, videograaf en crew. Dat is je basispakket.
• Maak een lijst van de populaire diensten die vaak voorkomen maar niet voor elk project nodig zijn, zoals animatie, voice-overs en muziek onder licentie. Segmenteer deze per projecttype, en dan kun je ze aanbieden als add-ons (elk met een bepaalde prijs).
• Maak een lijst van premium add-ons die niet vaak worden gebruikt, zoals scriptwriting en social sharing versies van video's. Segmenteer ze per project, en prijs dienovereenkomstig.

Met deze structuur kunt u uw basispakket aanbieden voor een concurrerende vaste vergoeding die mensen door de deur krijgt. Vervolgens kunt u op basis van de unieke behoeften van uw klanten een duidelijke richting en reikwijdte bepalen met elke klant, die dan precies weet wat hij bij de oplevering kan verwachten.

3: Beperk wijzigingen op het laatste moment en leg die beperkingen schriftelijk vast.

Het zijn die last-minute veranderingen zoals veranderde opnamelocaties of gewijzigde planning die echt een gooi doen in uw projectbudgetten. Om het aantal wijzigingen op het laatste moment tot een minimum te beperken, maakt u een gedetailleerd productieplan dat in een vroeg stadium met alle belanghebbenden wordt gedeeld.

Hier is een eenvoudige manier om je productieplan op papier te zetten:

• Verdeel uw plan in drie delen: pre-productie, productie en post-productie. Zet de taken en verantwoordelijkheden voor elk deel op een rij.
  • Pre-productie omvat bijvoorbeeld zaken als het schrijven van een script (indien van toepassing) en storyboarding.
  • De productie omvat uw lijst met locaties, call sheet, de shotlist en uw schema.
  • De post-productie omvat uw redactie- en revisietaken en deadlines.

Uw plan zal u helpen om uw projectbudget en -doelstellingen in het oog te houden. Het ondersteunt ook de verantwoordingsplicht van medewerkers en bevordert de "buy-in" van uw klanten, omdat u door het plan te delen de nodige zekerheid krijgt dat iedereen het begrijpt en ermee instemt. Zo kunt u later extra kosten verklaren als u aanpassingen moet maken.

4: Kijk goed naar je pre-productie

Pre-productie activiteiten maken een groter verschil dan je zou denken, omdat ze de macht hebben om projecten op de juiste voet te beginnen. Ze kunnen een tijdrovende en dure spiraal in gang zetten als ze niet goed worden aangepakt.

Gebruik de juiste apps of digitale hulpmiddelen om minder tijd te besteden aan enkele van de meest tijdrovende pre-productieactiviteiten. Ze zijn er, het is gewoon een kwestie van ze te vinden. Bijvoorbeeld:

• Voor vergaderingen kunt u niet alleen alles virtueel doen op videoconferentieplatforms, maar u kunt alle vergaderingen opnemen en vervolgens de audiobestanden uploaden naar een tool als Sonix om ze te laten transcriberen.
• Bewaar die transcripties vervolgens op een centrale, deelbare locatie zoals Google Drive. Iedereen in het project kan er dan naar verwijzen in plaats van tijd te verspillen met gissen als er vragen komen.

Pro tip: Sonix heeft ook een Zapier-integratie, waardoor je aangepaste workflows kunt maken zodat niemand de audiobestanden eigenlijk handmatig hoeft te uploaden. Je kunt Sonix ook integreren met je productieflow via hun API. Zoom transcriptie: Met Sonix kunt u zelfs automatisch de audio van vergaderingen transcriberen als u Zoom gebruikt voor uw virtuele vergaderingen. De bestanden zijn in enkele minuten klaar voor slechts $10 per audio-uur. Niet slecht!

• Als je eenmaal je transcripties hebt, heb je ook de kans om ze zelf te bekijken op Sonix voordat je ze deelt. Iedereen die het bestand later bekijkt, kan ook aantekeningen en commentaar achterlaten.

5: Kijk even goed naar je post-productie

Net als de preproductie kan de postproductie zich voortslepen en de kosten opdrijven als u geen plan hebt opgesteld. Idealiter brengt uw post-productieproces al uw werk samen onder de grotere ideeën en concepten die in een vroeg stadium zijn gedeeld.

U kunt de juiste hulpmiddelen gebruiken om ook hier tijd en geld te besparen, vooral tegenwoordig met alle killer software die beschikbaar is. Bijvoorbeeld:

• Ook hier kan Sonix u helpen bij het stroomlijnen en verlagen van de kosten voor transcriptie (waardoor de kosten voor videobewerking en ondertiteling dalen): Geautomatiseerde transcriptie
• Hightail is een tool die kan worden gebruikt voor feedbacknotities, waardoor het proces van het verkrijgen van feedback van klanten en teams wordt gestroomlijnd en versneld.
• Adobe Premiere is een geweldige bewerkingssoftware om beelden supersnel te bewerken.
• En Shutterstock is uw go-to bibliotheek voor stockbeelden.

Welke tools u ook gebruikt, zorg ervoor dat de app-stack die u kiest bij uw budget past en aan uw behoeften voldoet.

Blijf leren!

Trek van het begin tot het einde van elk project wat tijd uit om aantekeningen te maken (zelfs mentale) over wat u leert. Bouw deze gewoonte op om u meer bewust te worden van "zwarte gaten" in budgetten en processen.

Door deze plannen, sjablonen en hulpmiddelen die we hier hebben gedeeld te gebruiken, kunt u zien dat uw budgetten voor pre-productie, productie en post-productie precies vallen waar ze horen te vallen. Na verloop van tijd zul je zien dat je budgetten steeds voorspelbaarder worden en geoptimaliseerd voor een groter rendement.