Organiser des réunions en ligne efficaces est un défi courant pour les entreprises. Le principal obstacle auquel elles sont confrontées est de maintenir l'engagement et la productivité des participants.
Selon un 2022 enquête de ZippiaSelon l'OCDE, 37% du temps des employés est consacré à des réunions, mais les dirigeants considèrent que plus de 67% des réunions sont des échecs. Cela souligne la nécessité d'améliorer les stratégies de réunion en ligne.
La clé est de tirer parti des bons outils et des bonnes techniques pour faciliter les discussions, la prise de décision et la planification des actions, en veillant à ce que tous les participants soient impliqués et alignés.
Dans son livre "Atomic Habits", James Clear explique comment les améliorations apportées par le programme 1% à un large éventail d'éléments individuels peuvent avoir une incidence considérable sur tout ce que vous essayez d'accomplir. Voici une explication détaillée de tous les éléments fondamentaux pour lesquels les améliorations du 1% peuvent améliorer de manière significative la qualité de vos réunions en ligne.
Une réunion en ligne efficace est un rassemblement virtuel qui permet aux participants de communiquer, de collaborer et d'atteindre des objectifs spécifiques de manière efficace. Elle s'appuie sur des plateformes et des outils numériques pour faciliter les discussions, la prise de décision et la planification des actions, en veillant à ce que tous les participants soient impliqués et alignés.
L'organisation d'une réunion en ligne efficace est essentielle pour plusieurs raisons qui ont un impact sur la réussite individuelle et organisationnelle.
Voici donc quelques conseils pour organiser une réunion en ligne efficace, engageante et décisive.
Avant de programmer une réunion en ligne, demandez-vous quel est votre objectif. S'agit-il de prendre une décision, de lancer des idées ou de faire le point sur la situation ? Le fait d'avoir un objectif clair permet de mieux cibler la réunion et de s'assurer que tous les participants comprennent les résultats attendus.
Une fois que vous avez défini l'objectif de la réunion, décomposez-le en sujets spécifiques et allouez du temps à chaque point. Un ordre du jour concis et bien structuré permet de maintenir la réunion sur la bonne voie et de s'assurer que tous les points importants sont abordés. Incluez tous les liens, documents ou ressources pertinents que les participants doivent consulter à l'avance.
Envoyez l'ordre du jour à tous les participants au moins 24 heures avant la réunion. Les participants ont ainsi le temps de se préparer, de rassembler leurs idées et d'être prêts à apporter leur contribution. Cela leur permet également de faire part de leurs préoccupations ou de suggérer des sujets supplémentaires, ce qui garantit une discussion plus productive.
Lors de l'élaboration de l'ordre du jour, hiérarchisez les points en fonction de leur importance et de leur urgence. Placez les sujets les plus critiques au début de la réunion, lorsque les participants sont le plus engagés. Soyez réaliste quant au temps alloué à chaque point et prévoyez un temps tampon pour les discussions imprévues ou les problèmes techniques.
N'oubliez pas qu'un ordre du jour clair est la base d'une réunion en ligne efficace. Il définit les attentes, permet à chacun de rester concentré et optimise le temps passé ensemble. En consacrant du temps à la définition de vos objectifs et à l'élaboration d'un ordre du jour précis, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour que votre réunion en ligne soit couronnée de succès.
Le choix de la bonne plateforme de réunion virtuelle est essentiel pour organiser une réunion en ligne efficace. Recherchez une plateforme qui offre les fonctionnalités dont vous avez besoin, telles que le partage d'écran, le chat et les capacités d'enregistrement. Voici quelques options populaires en 2024 ZoomMicrosoft Teams, et Google Meet.
Lorsque vous choisissez une plateforme, prenez également en compte des facteurs tels que la sécurité, l'évolutivité et l'intégration avec d'autres outils que vous utilisez. Recherchez une plateforme qui offre un cryptage de bout en bout et de solides contrôles de confidentialité pour protéger les informations sensibles partagées pendant la réunion.
Pour que la réunion en ligne se déroule sans heurts, prenez le temps de préparer votre technologie et votre environnement à l'avance et encouragez les autres participants à faire de même.
En prenant ces mesures pour préparer votre technologie et votre environnement, vous minimiserez le risque de problèmes techniques et de distractions pendant la réunion, ce qui permettra à chacun de se concentrer sur la discussion en cours.
Il est essentiel d'encourager la participation active pour que la réunion en ligne soit productive et engageante. Voici quelques stratégies pour favoriser l'implication de tous les participants :
Lorsque vous animez la réunion, utilisez un langage qui invite à la participation et valorise la diversité des points de vue. Évitez les phrases qui pourraient décourager les gens de s'exprimer, comme "Quelqu'un a-t-il quelque chose à ajouter ?". Posez plutôt des questions ouvertes telles que "Que pensez-vous de ce sujet ?"
Encouragez les participants à utiliser la fonction de chat de la plateforme pour poser des questions, partager des idées ou donner leur avis sans interrompre l'orateur. Vous pouvez également utiliser des réactions telles que des "pouces en l'air" ou des émojis pour évaluer rapidement l'accord ou la compréhension.
Certains participants peuvent hésiter à prendre la parole dans un cadre virtuel. Pour s'assurer que chacun a la possibilité de contribuer, envisagez d'utiliser des techniques telles que le partage à la ronde, où chaque personne prend la parole à tour de rôle. Vous pouvez également utiliser des salles de réunion pour des discussions en petits groupes, ce qui peut sembler moins intimidant pour certains.
En encourageant activement la participation, vous créerez une réunion en ligne plus dynamique et plus engageante, où chacun se sentira écouté et valorisé. Cela permettra à votre équipe d'avoir de meilleures idées, de prendre de meilleures décisions et d'obtenir de meilleurs résultats.
Une gestion efficace du temps est essentielle pour organiser une réunion en ligne productive. Voici quelques conseils pour vous aider à rester sur la bonne voie :
En gérant efficacement votre temps, vous vous assurez que vos réunions en ligne sont ciblées, productives et respectueuses des emplois du temps de chacun. L'engagement, la prise de décision et les résultats globaux de la réunion s'en trouveront améliorés.
Communiquez vos attentes en matière de participation, de communication et de comportement au début de la réunion. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et d'éviter les perturbations ou les malentendus.
En règle générale, demandez aux participants de couper leur micro lorsqu'ils ne parlent pas afin de réduire les bruits de fond et les distractions. Cette simple règle peut améliorer considérablement la qualité audio et la clarté de la réunion.
Pour le reste, voici quelques règles de base qui conviennent parfaitement à tous les types de réunions.
En tant qu'organisateur de la réunion, vous devez mettre en place un système clair permettant aux participants d'indiquer quand ils souhaitent prendre la parole. La fonction de levée de main virtuelle intégrée aux applications de réunion peut s'avérer très utile à cet égard. Elle permet d'éviter que les participants ne parlent par-dessus les autres et garantit que chacun a la possibilité d'apporter sa contribution.
Fournissez des conseils sur la manière d'utiliser les fonctions de chat et de réaction de manière appropriée. Encouragez les participants à utiliser le chat pour des questions, des commentaires ou des liens pertinents, et les réactions pour exprimer leur accord ou leur soutien sans interrompre l'orateur.
Bien qu'il soit tentant de faire plusieurs choses à la fois pendant les réunions en ligne, cela peut être une source de distraction et nuire à l'engagement. Encouragez les participants à réduire le multitâche et à accorder toute leur attention à la réunion. Si la réunion dure plus longtemps (2 heures ou plus), prévoyez de courtes pauses pour permettre aux participants de consulter leurs courriels ou de s'occuper de questions urgentes.
Même si une réunion n'est pas le genre de chose pour laquelle vous demandez un retour d'information, cela peut être un excellent moyen d'améliorer l'efficacité de vos réunions en ligne.
Après la réunion, demandez aux participants leur avis sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Vous pouvez utiliser une enquête ou un sondage rapide, ou simplement demander des commentaires dans le chat ou par courrier électronique. Soyez ouvert aux critiques constructives et utilisez-les pour affiner vos processus de réunion.
Lorsque vous recevez des commentaires sur votre réunion, prenez le temps de réfléchir à votre propre performance en tant qu'organisateur ou animateur de réunion. Réfléchissez à ce que vous avez fait de bien et à ce que vous pourriez améliorer. Avez-vous respecté l'ordre du jour et géré le temps de manière efficace ? Avez-vous encouragé la participation et géré les perturbations avec élégance ?
Par ailleurs, tenez-vous au courant des derniers outils et techniques de réunion en ligne et n'ayez pas peur d'expérimenter de nouvelles approches. Par exemple, vous pouvez essayer d'utiliser un tableau blanc virtuel pour les sessions de brainstorming ou l'incorporation de éléments de gamification pour stimuler l'engagement. Des tonnes d'outils d'IA sont lancés ces jours-ci. Envisagez de tester les outils qui pourraient améliorer vos processus de réunion.
Il est important de se rappeler que les modes opératoires normalisés pour les réunions sont des documents évolutifs. Vous devez continuellement itérer et adapter votre approche en fonction du retour d'information, des réflexions et des nouvelles idées. Au fur et à mesure que vous acquerrez de l'expérience et de la confiance, vous développerez un style de réunion qui vous conviendra le mieux, à vous et à votre équipe.
Les réunions sont monotones et, malgré leur utilité, elles peuvent parfois être terriblement ennuyeuses. L'un des plus grands défis des réunions en ligne est de maintenir l'intérêt des participants. Sans le flux naturel des conversations en personne, il est facile pour les participants de se déconnecter ou d'être distraits. Voici quelques stratégies pour encourager l'interaction et maintenir l'implication de chacun :
Commencez la réunion par une brève prise de contact ou une activité brise-glace afin d'établir des relations et de créer une atmosphère positive. Il peut s'agir simplement de demander à chacun de partager une bonne chose qui lui est arrivée récemment ou un fait amusant le concernant. Vous pouvez demander aux participants s'ils ont réussi à regarder le match du week-end dernier ou parler des émissions de télévision que la majorité des participants suivent.
Les activités brise-glace permettent aux participants de se sentir plus à l'aise et plus proches, ce qui ouvre la voie à des discussions plus ouvertes et plus productives.
Tout au long de la réunion, posez des questions ouvertes pour stimuler la discussion et encourager les participants à partager leurs idées. Au lieu de poser des questions de type "oui ou non", utilisez des questions telles que "Que pensez-vous de ce sujet ?" ou "Comment pensez-vous que nous pourrions aborder ce défi ?" Veillez à laisser suffisamment de temps pour les réponses et évitez de bâcler l'ordre du jour.
Dans la mesure du possible, encouragez les participants à allumer leur caméra vidéo. Le fait de voir les visages des uns et des autres peut contribuer à créer une atmosphère plus personnelle et plus engageante, et cela vous permet également de capter les signaux non verbaux et le langage corporel.
Toutefois, il est important de ne pas faire de l'utilisation de la vidéo une règle officielle. Les circonstances sont différentes d'une personne à l'autre et il se peut qu'elle ne se trouve pas dans un environnement qui lui permette d'allumer sa caméra.
Si vous organisez régulièrement des réunions plus longues, prévoyez de courtes pauses ou des temps d'étirement pour aider les participants à rester concentrés et énergiques. Encouragez les participants à se lever, à se déplacer ou à faire quelques étirements rapides pendant ces pauses. Cela permet de lutter contre la fatigue liée à la réunion et de maintenir l'engagement et la productivité de chacun tout au long de la session.
Veillez à reconnaître et à apprécier les contributions des participants tout au long de la réunion. Remerciez les participants d'avoir partagé leurs idées ou posé des questions, et soulignez les commentaires particulièrement perspicaces ou utiles. Cette reconnaissance peut contribuer à encourager un engagement continu et à faire en sorte que les participants se sentent valorisés et entendus.
Lorsque la réunion touche à sa fin, prenez quelques minutes pour récapituler les principaux points de discussion et les décisions prises. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et comprend les résultats de la réunion.
Après la réunion, il est conseillé d'envoyer à tous les participants un résumé concis comprenant les principaux points de discussion, les décisions prises et les prochaines étapes. Cette récapitulation permet de renforcer les principaux points à retenir et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
En plus du résumé de la réunion, partagez tous les documents, présentations ou ressources qui ont été discutés ou auxquels il a été fait référence au cours de la réunion. Si vous avez enregistré la réunion ou si vous disposez d'une transcription, incluez également un lien vers ces documents. Le fait de réunir toutes les informations pertinentes en un seul endroit permet aux membres de l'équipe de les examiner et de s'y référer plus facilement par la suite.
En 2024, le paysage des réunions en ligne continue d'évoluer, avec l'apparition régulière de nouvelles technologies et de meilleures pratiques. Pour que vos réunions restent originales, engageantes et productives, envisagez d'expérimenter différents formats et techniques de réunion.
Lors d'une réunion inversée, les participants passent en revue les documents et effectuent un travail préparatoire avant la discussion en direct. Cela permet de consacrer le temps de la réunion à la collaboration active, à la résolution de problèmes et à la prise de décision plutôt qu'à l'échange passif d'informations.
Les lightning talks sont des présentations courtes et ciblées, d'une durée de 5 à 10 minutes chacune. Ils constituent un excellent moyen de partager des mises à jour, de présenter des idées ou de susciter des discussions dans un format rapide et engageant. Plusieurs orateurs peuvent intervenir au cours d'une même réunion, ce qui permet de maintenir un niveau d'énergie élevé et de varier le contenu.
Dans une discussion en bocal, un petit groupe de participants (le "bocal") s'engage dans une conversation ciblée tandis que le reste du groupe observe. Les observateurs peuvent se relayer dans l'aquarium à des moments déterminés, ce qui permet un échange dynamique d'idées et de points de vue.
Incorporez des éléments de jeu dans vos réunions pour accroître l'engagement et la motivation. Il peut s'agir de quiz, de défis ou de récompenses pour encourager la participation et l'apprentissage. La gamification peut s'avérer particulièrement efficace pour le renforcement de l'esprit d'équipe ou les sessions de formation.
En explorant de nouveaux formats de réunion, n'oubliez pas que l'objectif est de créer un espace de collaboration plus engageant, plus inclusif et plus productif pour votre équipe à distance. En restant ouvert à l'expérimentation et à l'itération, vous pourrez trouver la bonne combinaison de techniques pour répondre aux besoins changeants de votre équipe en 2024 et au-delà.
Organiser des réunions en ligne efficaces est une compétence qui évolue avec l'expérience et les bons outils. En vous concentrant sur des objectifs clairs, l'engagement des participants, la gestion du temps et un suivi diligent, vous pouvez transformer vos réunions virtuelles en expériences productives et agréables.
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Les 5 P des réunions sont les suivants :
Ces éléments permettent de s'assurer que les réunions sont ciblées, efficaces et productives, et qu'elles s'alignent sur les objectifs de l'organisation.
Pour structurer une réunion en ligne, commencez par définir des objectifs clairs et établissez un ordre du jour détaillé, en le partageant à l'avance. Choisissez une plateforme de réunion virtuelle fiable et attribuez des rôles tels que l'animateur, le chronométreur et le preneur de notes. Préparez et distribuez les documents nécessaires à l'avance pour garantir des discussions éclairées.
Pendant la réunion, faites participer activement les participants et gérez efficacement votre temps. Enfin, résumez les points clés et définissez les actions à entreprendre, en veillant à ce que les tâches de suivi soient clairement attribuées et que des délais soient fixés. Cette approche garantit des réunions en ligne ciblées et productives.
Une réunion productive est une réunion qui atteint ses objectifs de manière efficace. Elle est bien planifiée, avec un ordre du jour et des objectifs clairs, afin que tous les participants en comprennent le but. Des rôles clés, tels que l'animateur et le preneur de notes, permettent de maintenir la réunion sur la bonne voie.
La participation active et les discussions ciblées sont encouragées, ce qui permet de prendre des décisions en connaissance de cause. Les actions et les étapes suivantes sont clairement définies, avec des responsabilités et des échéances assignées. Dans l'ensemble, une réunion productive permet d'optimiser le temps et les ressources, ce qui se traduit par des résultats et des progrès tangibles.
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