5 conseils faciles pour les producteurs vidéo afin de réduire les coûts de production

C'est la question inévitable. Tout client potentiel à qui vous parlez finira par demander "combien cela va-t-il coûter ?". C'est la question qui indique aux prospects s'ils peuvent vous engager. Et même si vous voulez proposer les devis les plus compétitifs possibles, c'est une mauvaise décision commerciale si ces devis ne couvrent pas vos coûts réels.

Certains producteurs vidéo pensent que l'ajustement le plus simple pour faire correspondre les budgets aux chiffres réels est effectué sur le devis lorsqu'ils soumissionnent pour le travail du client. Mais ce n'est pas toujours le cas. Au contraire, ces 5 conseils simples vous montreront exactement comment les producteurs vidéo peuvent réduire leurs coûts de production afin de fixer des prix corrects et de rester compétitifs.

Ces conseils reposent essentiellement sur l'idée d'un processus. Vous pouvez considérer ces 5 conseils comme 5 étapes - et si vous les suivez, vous vous protégerez des coûts qui peuvent devenir incontrôlables.

La mise en place de ce plan est également bénéfique pour votre entreprise car elle permet de garder les facteurs décisifs sous votre contrôle. Alors, attachez votre ceinture et préparez-vous à suivre ces 5 étapes pour réduire les coûts de production et maximiser vos revenus.

1 : Examinez attentivement votre budget et prenez des décisions.

C'est comme un regard en arrière par-dessus votre épaule pour voir où vous en êtes et comment vous y êtes arrivé. Pour commencer, pour maîtriser votre budget, la conscience de soi est cruciale pour travailler vos projets plus intelligemment à l'avenir.

Prenez les 3 à 5 derniers projets que vous avez produits et préparez-vous à analyser combien vous avez dépensé pour chacun d'entre eux (et comment vos dépenses individuelles se sont comparées à votre budget alloué pour chaque élément). Cette analyse vous aidera à déterminer si votre budget était réaliste.

Voici les étapes à suivre pour examiner efficacement vos budgets par rapport à vos chiffres réels :

1. Repérez les domaines dans lesquels vous avez dépassé votre budget.
2. Prenez note de tous les facteurs (externes ou internes à votre organisation) qui ont affecté le budget. Parmi les coupables les plus courants, citons les problèmes de personnel, les plans de projet imprécis et les dérapages.
3. Repérez les domaines dans lesquels vous avez respecté ou non votre budget.
4. Comparez, d'un projet à l'autre, les catégories qui ont tendance à respecter le budget ou à ne pas le dépasser et celles qui ont tendance à le dépasser. Pour ceux qui dépassent le budget, certains des mêmes facteurs sont-ils à blâmer à chaque fois ?

Lorsque vous constatez des tendances, établissez un plan pour le prochain projet afin d'éviter ce poste budgétaire défectueux. Par exemple, si vous vous heurtez à des plans de projet peu clairs, l'un après l'autre, ajoutez un processus de planification de projet à l'accueil de vos clients. L'obtention d'un accord sur les plans d'ensemble et les responsabilités pourrait être le moyen de maîtriser le problème de rupture de budget chronique.

Ou, si vous voyez des domaines qui coûtent tout simplement plus cher que ce que vous aviez prévu dans votre budget (parce que vous avez évalué votre investissement prévu au plus bas de la valeur du marché), il se peut que vous deviez simplement ajuster votre budget à la hausse pour fixer des attentes réalistes.

2 : Simplifiez vos paquets de production

Vos clients potentiels ne comprennent généralement pas les étapes de pré et post-production des différents types de vidéos. En gardant vos paquets aussi simples et petits que possible, vous aidez les gens à comprendre ce qu'ils obtiennent.

Bien sûr, les gros forfaits vous permettent de facturer davantage. Mais lorsque l'offre se complique, le suivi de vos bénéfices devient plus difficile, et les clients finissent par se sentir plus en droit de bénéficier d'activités qu'ils pensaient être comprises dans le gros forfait.

L'approche la plus transparente est aussi la plus rentable. Utilisez des modèles pour chaque paquet de projets que vous proposez, comme celui que nous avons ci-dessous. Vous verrez comment cela vous aidera à mieux anticiper les coûts (et vos clients à anticiper les bons livrables).

Exemple de modèle : 

• Incluez tous les éléments de base nécessaires à chaque projet, comme l'enregistrement audio, le vidéaste et l'équipe. C'est votre forfait de base.
• Dressez la liste des services les plus courants, mais qui ne sont pas nécessaires pour tous les projets, comme l'animation, les voix-off et la musique sous licence. Répartissez-les par type de projet, puis proposez-les en tant qu'options supplémentaires (chacune ayant un prix spécifique).
• Dressez la liste des modules complémentaires premium qui ne sont pas souvent utilisés, comme l'écriture de scénarios et les versions de partage social des vidéos. Répartissez-les par projet et fixez un prix en conséquence.

Grâce à cette structure, vous pouvez proposer votre offre de base à un tarif forfaitaire compétitif qui permet de faire venir les gens. Ensuite, en fonction des besoins uniques des clients, vous pouvez définir une orientation et une portée claires avec chaque client qui sait alors exactement à quoi s'attendre à la livraison.

3 : Limitez les changements de dernière minute - et mettez ces limites par écrit.

Ce sont les changements de dernière minute, comme le changement de lieu de tournage ou la modification du calendrier, qui font exploser les budgets de vos projets. Pour minimiser le nombre de ces changements de dernière minute, créez un plan de production détaillé qui sera partagé avec toutes les parties prenantes dès le début.

Voici un moyen simple de mettre votre plan de production sur papier :

• Divisez votre plan en trois parties : pré-production, production et post-production. Dressez la liste des tâches et des responsabilités pour chaque partie.
  • Par exemple, la pré-production comprend des éléments tels que l'écriture du scénario (le cas échéant) et le story-board.
  • La production comprendra la liste des lieux de tournage, la feuille d'appel, la liste des plans et votre calendrier.
  • La post-production comprendra vos tâches et délais d'édition et de révision.

Votre plan vous aidera à ne pas dépasser le budget et les objectifs de votre projet. Il favorise également la responsabilisation des collaborateurs et l'adhésion de vos clients car, en le partageant, vous obtenez l'assurance nécessaire que tout le monde comprend et est d'accord. De cette façon, vous pourrez expliquer les coûts supplémentaires plus tard si vous devez faire des ajustements.

4 : Regardez bien votre pré-production

Les activités de pré-production font une différence plus importante que vous ne le pensez, car elles ont le pouvoir de faire démarrer les projets du bon pied. Elles peuvent déclencher une spirale coûteuse en temps et en argent si elles ne sont pas bien gérées.

Pour réduire le temps consacré à certaines des activités de préproduction les plus chronophages, utilisez les bonnes applis ou les bons outils numériques. Ils existent, il s'agit juste de les trouver. Par exemple :

• Pour les réunions, non seulement vous pouvez tout faire virtuellement sur des plateformes de vidéoconférence, mais vous pouvez enregistrer toutes les réunions, puis télécharger les fichiers audio vers un outil tel que Sonix pour les faire transcrire.
• Ensuite, stockez ces transcriptions dans un emplacement central et partageable comme Google Drive. Tous les participants au projet peuvent s'y référer au lieu de perdre du temps à deviner lorsque des questions se posent.

Conseil de pro : Sonix dispose également d'une intégration Zapier, qui vous permet de créer des flux de travail personnalisés afin que personne n'ait à télécharger manuellement les fichiers audio. Vous pouvez également intégrer Sonix à votre flux de production en utilisant leur API. Zoom transcription: Sonix vous permet même de transcrire automatiquement l'audio des réunions si vous utilisez Zoom pour vos réunions virtuelles. Les fichiers sont prêts en quelques minutes pour seulement $10 par heure d'audio. Pas mal !

• Une fois que vous avez vos transcriptions, vous avez également la possibilité de les réviser vous-même sur Sonix avant de les partager. Toute personne qui consulte le fichier ultérieurement peut également laisser des notes et des commentaires.

5 : Examinez également votre post-production.

Tout comme la pré-production, la post-production peut traîner en longueur et faire grimper les coûts si vous n'avez pas de plan bien défini. Idéalement, votre processus de postproduction rassemblera tout votre travail dans le cadre des idées et des concepts plus larges partagés au début.

Vous pouvez utiliser les bons outils pour économiser du temps et de l'argent ici aussi, surtout aujourd'hui avec tous les logiciels de pointe disponibles. Par exemple :

• Sonix, une fois de plus, peut vous aider à rationaliser et à réduire les coûts de transcription (réduisant ainsi les coûts de montage vidéo et de sous-titrage) : Transcription automatisée
• Hightail est un outil qui peut être utilisé pour les notes de retour d'information, ce qui permet de rationaliser et d'accélérer le processus d'obtention du retour d'information des clients et des équipes.
• Adobe Premiere est un logiciel de montage incroyable qui permet de monter des séquences en un temps record.
• Et Shutterstock est votre bibliothèque de référence pour les images de stock.

Quels que soient les outils que vous utilisez, assurez-vous que la pile d'applications que vous choisissez est adaptée à votre budget et répond à vos besoins.

Continuez à apprendre !

Du début à la fin de chaque projet, réservez un peu de temps pour prendre des notes (même mentales) sur ce que vous apprenez. Prenez cette habitude pour devenir plus conscient des budgets et des processus "trous noirs".

En utilisant les plans, les modèles et les outils que nous avons partagés ici, vous pouvez voir vos budgets de pré-production, de production et de post-production tomber exactement là où ils sont censés être. Au fil du temps, vous verrez vos budgets devenir progressivement plus prévisibles et optimisés pour un meilleur rendement.