5 sencillos consejos para que los productores de vídeo reduzcan sus costes de producción

Es la pregunta inevitable. Cualquier cliente potencial con el que hables acabará preguntando: "¿cuánto va a costar esto?". Es la pregunta que indica a los posibles clientes si pueden contratarte. Y aunque quieras dar los presupuestos más competitivos que puedas, es una mala decisión comercial si esos presupuestos no cubren tus costes reales.

Algunos productores de vídeo creen que el ajuste más fácil para ajustar los presupuestos a los datos reales es el que se hace en el presupuesto cuando se licita el trabajo del cliente. Pero eso no siempre es cierto. En cambio, estos 5 sencillos consejos pueden mostrarte exactamente cómo los productores de vídeo reducen los costes de producción para poder fijar un precio correcto y seguir siendo competitivos.

Estos consejos se basan esencialmente en la idea de un proceso. Puedes pensar en estos 5 consejos como si fueran 5 pasos, y si los sigues, te protegerás de que los costes se descontrolen.

Poner en marcha este plan también es bueno para tu negocio porque mantiene los factores decisivos bajo tu control. Así que abróchate el cinturón y prepárate para seguir estos 5 pasos para reducir los costes de producción y maximizar tus ingresos.

1: Analiza bien tu presupuesto y toma algunas decisiones

Esto es como una mirada hacia atrás por encima de tu hombro para ver dónde estás y cómo has llegado allí. Para empezar, para tener el presupuesto bajo control, la autoconciencia es crucial para trabajar tus proyectos de forma más inteligente en el futuro.

Coge los últimos 3-5 proyectos que has producido y prepárate para analizar cuánto has gastado en cada uno de ellos (y cómo han coincidido tus gastos individuales con el presupuesto asignado a cada partida). Este análisis te ayudará a determinar si tu presupuesto fue realista.

Estos son los pasos para analizar sus presupuestos frente a los reales de una manera eficaz:

1. Señala las áreas en las que te has pasado del presupuesto.
2. Anote los factores (externos o de su organización) que hayan afectado al presupuesto. Algunos de los culpables habituales son los problemas de personal, la falta de claridad en los planes del proyecto y el aumento del alcance.
3. Seleccione las áreas en las que se ha quedado en el presupuesto o por debajo de él.
4. Compare entre los proyectos qué categorías tienden a estar en el presupuesto o por debajo de él y cuáles tienden a sobrepasarlo. En el caso de los que se exceden, ¿son algunos de los mismos factores los culpables una y otra vez?

Cuando veas tendencias, elabora un plan para el siguiente proyecto con el fin de evitar esa partida presupuestaria rota. Por ejemplo, si te encuentras con planes de proyecto poco claros uno tras otro, añade un proceso de planificación de proyectos a la incorporación de tu cliente. Llegar a un acuerdo sobre los planes generales y las responsabilidades podría ser la solución para controlar esa partida presupuestaria crónica.

O bien, si ve que hay áreas que simplemente cuestan más de lo que ha presupuestado (porque ha valorado la inversión prevista por debajo del valor de mercado), puede que sólo tenga que ajustar su presupuesto para establecer expectativas realistas.

2: Simplificar los paquetes de producción

Tus clientes potenciales no suelen entender la pre y postproducción de los distintos tipos de vídeos. Mantener los paquetes lo más sencillos y pequeños posible ayuda a que la gente entienda lo que está recibiendo.

Por supuesto, los paquetes grandes permiten cobrar más. Pero cuando la oferta se complica, el seguimiento de los beneficios se hace más difícil y los clientes acaban sintiéndose con más derecho a las actividades que simplemente suponían que estaban en el abultado paquete.

El enfoque más transparente es también el más rentable. Utiliza plantillas para cada paquete de proyectos que ofrezcas como la que tenemos a continuación. Verás cómo esto te ayudará a anticipar mejor los costes (y tus clientes anticiparán los resultados correctos).

Ejemplo de plantilla: 

• Incluye todo lo básico que se necesita para cada proyecto, como la grabación de audio, el videógrafo y el equipo. Ese es tu paquete base.
• Enumera los servicios más comunes pero que no son necesarios en todos los proyectos, como la animación, la voz en off y la música con licencia. Segmenta estos servicios por tipo de proyecto y ofrécelos como complementos (cada uno con un precio determinado).
• Enumera los complementos premium que no se utilizan a menudo, como la escritura de guiones y las versiones para compartir en redes sociales de los vídeos. Segmentarlos por proyecto y ponerles el precio correspondiente.

Con esta estructura, puedes ofrecer tu paquete básico por una tarifa plana competitiva que haga que la gente entre por la puerta. A continuación, en función de las necesidades específicas de los clientes, se puede decidir la dirección y el alcance con cada uno de ellos, que sabrá exactamente lo que puede esperar en el momento de la entrega.

3: Limite los cambios de última hora y póngalos por escrito

Son esos cambios de última hora, como el cambio de lugares de rodaje o la alteración de la programación, los que realmente hacen tambalear los presupuestos de los proyectos. Para minimizar el número de estos cambios de última hora, crea un plan de producción detallado que se comparta con todas las partes interesadas desde el principio.

He aquí una forma sencilla de plasmar su plan de producción en papel:

• Divida su plan en tres partes: preproducción, producción y postproducción. Enumera las tareas y responsabilidades de cada parte.
  • Por ejemplo, la preproducción incluirá aspectos como la redacción del guión (si procede) y el storyboard.
  • La producción incluirá su lista de localizaciones, la hoja de llamadas, la lista de tomas y su calendario.
  • La postproducción incluirá sus tareas y plazos de edición y revisión.

Tu plan te ayudará a mantenerte al tanto del presupuesto y los objetivos del proyecto. Además, contribuye a la rendición de cuentas por parte de los colaboradores y fomenta la aceptación por parte de los clientes porque, al compartirlo, se obtiene la garantía necesaria de que todo el mundo lo entiende y está de acuerdo. De este modo, podrás explicar los costes adicionales más adelante si tienes que hacer ajustes.

4: Revisa bien tu preproducción

Las actividades de preproducción marcan una diferencia mayor de lo que se piensa, ya que tienen el poder de iniciar los proyectos con el pie derecho. Si no se gestionan bien, pueden iniciar una espiral de tiempo y dinero.

Para reducir el tiempo dedicado a algunas de las actividades de preproducción que más tiempo consumen, utilice las aplicaciones o herramientas digitales adecuadas. Están ahí fuera, sólo es cuestión de encontrarlas. Por ejemplo:

• Para las reuniones, no sólo se puede hacer todo virtualmente en plataformas de videoconferencia, sino que se pueden grabar todas las reuniones y luego subir los archivos de audio a una herramienta como Sonix para que los transcriban.
• A continuación, guarda esas transcripciones en una ubicación central y compartida, como Google Drive. Todos los participantes en el proyecto pueden consultarlas en lugar de perder tiempo adivinando cuando surjan preguntas.

Consejo profesional: Sonix también tiene una integración con Zapier, que te permite crear flujos de trabajo personalizados para que nadie cargue los archivos de audio manualmente. También puedes integrar Sonix con tu flujo de producción utilizando su API. Transcripción con zoom: Sonix te permite incluso transcribir automáticamente el audio de las reuniones si utilizas Zoom para tus reuniones virtuales. Los archivos están listos en minutos por sólo $10 por hora de audio. No está mal.

• Una vez que tengas tus transcripciones, también tienes la posibilidad de revisarlas tú mismo en Sonix antes de compartirlas. Cualquier persona que vea el archivo más tarde también puede dejar notas y comentarios.

5: Revisa también tu postproducción

Al igual que la preproducción, la postproducción puede alargarse y aumentar los costes si no se tiene un plan definido. Lo ideal es que el proceso de posproducción aglutine todo el trabajo en torno a las grandes ideas y conceptos compartidos desde el principio.

También en este caso se pueden utilizar las herramientas adecuadas para ahorrar tiempo y dinero, sobre todo hoy en día, con todo el software de gran calidad que hay disponible. Por ejemplo:

• Sonix, una vez más, puede ayudarle a racionalizar y reducir los costes de transcripción (reduciendo así los costes de edición de vídeo y subtítulos): Transcripción automática
• Hightail es una herramienta que se puede utilizar para las notas de retroalimentación, agilizando así el proceso de obtención de comentarios de los clientes y del equipo.
• Adobe Premiere es un software de edición increíble para editar las secuencias con gran rapidez.
• Y Shutterstock es tu biblioteca de referencia para las imágenes de archivo.

Sea cual sea la herramienta que utilices, asegúrate de que la pila de aplicaciones que elijas se ajuste a tu presupuesto y satisfaga tus necesidades.

¡Sigue aprendiendo!

Desde el principio hasta el final de cada proyecto, saca un poco de tiempo para tomar notas (incluso mentales) sobre lo que estás aprendiendo. Construye este hábito para ser más consciente de los presupuestos y procesos de los "agujeros negros".

Utilizando estos planes, plantillas y herramientas que compartimos aquí, puedes ver que tus presupuestos de preproducción, producción y postproducción caen justo donde deben caer. Con el tiempo, verás cómo tus presupuestos se vuelven progresivamente más predecibles y se optimizan para obtener un mayor rendimiento.