Die Durchführung effektiver Online-Meetings ist eine häufige Herausforderung für Unternehmen. Die größte Hürde für viele ist es, die Teilnehmer engagiert und produktiv zu halten.
Laut einer 2022 Umfrage von Zippia37% der Arbeitszeit der Mitarbeiter werden in Besprechungen verbracht, doch halten die Führungskräfte über 67% der Besprechungen für misslungen. Dies unterstreicht den Bedarf an verbesserten Strategien für Online-Meetings.
Der Schlüssel dazu ist der Einsatz der richtigen Werkzeuge und Techniken, um sinnvolle Diskussionen, Entscheidungsfindung und Aktionsplanung zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer engagiert sind und sich aufeinander abstimmen.
James Clear schreibt in seinem Buch "Atomic Habits" darüber, wie sich 1%-Verbesserungen bei einer Vielzahl von Einzelelementen erheblich auf das auswirken können, was Sie zu erreichen versuchen. Hier finden Sie eine detaillierte Erklärung aller Kernelemente, bei denen 1%-Verbesserungen die Qualität Ihrer Online-Meetings erheblich verbessern können.
Ein effektives Online-Meeting ist eine virtuelle Zusammenkunft, die es den Teilnehmern ermöglicht, zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und bestimmte Ziele effizient zu erreichen. Es nutzt digitale Plattformen und Tools, um sinnvolle Diskussionen, Entscheidungsfindung und Aktionsplanung zu erleichtern und sicherzustellen, dass sich alle Teilnehmer engagieren und aufeinander abgestimmt sind.
Die Durchführung eines effektiven Online-Meetings ist aus mehreren Gründen wichtig, die sich sowohl auf den individuellen als auch auf den organisatorischen Erfolg auswirken.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie ein effektives, ansprechendes und entscheidendes Online-Meeting durchführen können.
Bevor Sie ein Online-Meeting ansetzen, sollten Sie sich fragen, was Sie erreichen wollen. Soll eine Entscheidung getroffen, ein Brainstorming durchgeführt oder eine Aktualisierung vorgenommen werden? Ein klarer Zweck hilft, die Besprechung zielgerichtet zu gestalten, und gewährleistet, dass alle Teilnehmer die erwarteten Ergebnisse verstehen.
Sobald Sie den Zweck der Besprechung festgelegt haben, unterteilen Sie sie in spezifische Themen und planen Sie für jeden Punkt Zeit ein. Eine prägnante, gut strukturierte Tagesordnung hilft, die Besprechung auf Kurs zu halten und gewährleistet, dass alle wichtigen Punkte behandelt werden. Fügen Sie alle relevanten Links, Dokumente oder Ressourcen hinzu, die die Teilnehmer vorher lesen sollten.
Senden Sie die Tagesordnung mindestens 24 Stunden vor der Sitzung an alle Teilnehmer. So haben die Teilnehmer Zeit, sich vorzubereiten, ihre Gedanken zu sammeln und sich auf ihren Beitrag vorzubereiten. Außerdem können sie so Bedenken äußern oder zusätzliche Themen vorschlagen, um eine produktive Diskussion zu gewährleisten.
Setzen Sie bei der Erstellung Ihrer Tagesordnung Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Setzen Sie die wichtigsten Themen an den Anfang der Sitzung, wenn die Teilnehmer am engagiertesten sind. Seien Sie realistisch, was die für jeden Punkt vorgesehene Zeit angeht, und planen Sie etwas Pufferzeit für unerwartete Diskussionen oder technische Probleme ein.
Denken Sie daran, dass eine klare Tagesordnung die Grundlage für ein effektives Online-Meeting ist. Sie legt die Erwartungen fest, sorgt dafür, dass sich jeder auf das Wesentliche konzentriert, und maximiert die Zeit, die Sie gemeinsam verbringen. Wenn Sie Zeit in die Definition Ihrer Ziele und die Erstellung einer spezifischen Tagesordnung investieren, wird Ihr Online-Meeting erfolgreich sein.
Die Auswahl der richtigen Plattform für virtuelle Meetings ist der Schlüssel zur Durchführung eines effektiven Online-Meetings. Suchen Sie nach einer Plattform, die die von Ihnen benötigten Funktionen bietet, z. B. Bildschirmfreigabe, Chat und Aufzeichnungsfunktionen. Einige beliebte Optionen im Jahr 2024 sind VergrößernMicrosoft Teams, und Google-Treffen.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Plattform auch Faktoren wie Sicherheit, Skalierbarkeit und Integration mit anderen von Ihnen verwendeten Tools. Achten Sie auf eine Plattform, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und robuste Datenschutzkontrollen bietet, um sensible Informationen zu schützen, die während des Meetings ausgetauscht werden.
Um einen reibungslosen Ablauf von Online-Meetings zu gewährleisten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Technologie und Umgebung im Vorfeld vorzubereiten, und die anderen Teilnehmer auffordern, dasselbe zu tun.
Wenn Sie diese Schritte zur Vorbereitung Ihrer Technologie und Umgebung unternehmen, minimieren Sie das Risiko von technischen Problemen und Ablenkungen während der Besprechung, so dass sich alle auf die eigentliche Diskussion konzentrieren können.
Die Förderung der aktiven Teilnahme ist für ein produktives und ansprechendes Online-Meeting unerlässlich. Hier finden Sie einige Strategien, die die Beteiligung aller Teilnehmer fördern:
Verwenden Sie bei der Moderation des Treffens eine Sprache, die zur Teilnahme einlädt und unterschiedliche Perspektiven würdigt. Vermeiden Sie Formulierungen, die die Teilnehmer davon abhalten, sich zu äußern, wie z. B. "Hat jemand etwas hinzuzufügen?" Versuchen Sie es stattdessen mit offenen Fragen wie "Was sind Ihre Gedanken zu diesem Thema?
Ermutigen Sie die Teilnehmer, die Chatfunktion der Plattform zu nutzen, um Fragen zu stellen, Ideen auszutauschen oder Feedback zu geben, ohne den Redner zu unterbrechen. Sie können auch Reaktionen wie "Daumen hoch" oder Emojis verwenden, um Zustimmung oder Verständnis schnell zu messen.
Einige Teilnehmer zögern vielleicht, in einer virtuellen Umgebung das Wort zu ergreifen. Um sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, einen Beitrag zu leisten, sollten Sie Techniken wie das Round-Robin-Sharing in Erwägung ziehen, bei dem jeder Teilnehmer abwechselnd spricht. Sie können auch Gruppenräume für kleinere Gruppendiskussionen nutzen, die für manche weniger einschüchternd wirken.
Indem Sie die Beteiligung aktiv fördern, schaffen Sie eine dynamischere und ansprechendere Online-Konferenz, in der sich jeder gehört und geschätzt fühlt. Dies wiederum kann zu besseren Ideen, Entscheidungen und Ergebnissen für Ihr Team führen.
Ein effektives Zeitmanagement ist entscheidend für die Durchführung einer produktiven Online-Sitzung. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten:
Durch ein effektives Zeitmanagement stellen Sie sicher, dass Ihre Online-Meetings zielgerichtet und produktiv sind und die Zeitpläne aller Beteiligten respektieren. Dies kann zu einem besseren Engagement, einer besseren Entscheidungsfindung und einem besseren Gesamtergebnis der Besprechung führen.
Teilen Sie zu Beginn der Besprechung Ihre Erwartungen in Bezug auf Teilnahme, Kommunikation und Verhalten mit. Damit stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und vermeiden Störungen oder Missverständnisse.
Als Faustregel gilt: Bitten Sie die Teilnehmer, ihre Mikrofone stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche und Ablenkungen zu minimieren. Diese einfache Regel kann die Audioqualität und Klarheit des Meetings erheblich verbessern.
Abgesehen davon gibt es einige Grundregeln, die sich für alle Arten von Sitzungen eignen.
Als Organisator einer Besprechung sollten Sie ein klares System einführen, mit dem die Teilnehmer angeben können, wann sie das Wort ergreifen möchten. Die in Meeting-Apps integrierte Funktion des virtuellen Handhebens kann in dieser Hinsicht sehr hilfreich sein. So wird verhindert, dass sich die Teilnehmer gegenseitig ausreden lassen, und es wird sichergestellt, dass jeder die Möglichkeit hat, seinen Beitrag zu leisten.
Geben Sie Anleitungen zur angemessenen Nutzung der Chat- und Reaktionsfunktionen. Ermutigen Sie die Teilnehmer, den Chat für relevante Fragen, Kommentare oder Links zu nutzen, und die Reaktionen, um Zustimmung oder Unterstützung auszudrücken, ohne den Sprecher zu unterbrechen.
Es ist zwar verlockend, während Online-Meetings Multitasking zu betreiben, aber das kann ablenken und das Engagement beeinträchtigen. Ermutigen Sie die Teilnehmer, Multitasking auf ein Minimum zu beschränken und der Besprechung ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen. Wenn die Besprechung länger dauert (2 Stunden oder mehr), sollten Sie kurze Pausen einplanen, damit die Teilnehmer E-Mails abrufen oder dringende Angelegenheiten erledigen können.
Auch wenn eine Besprechung nicht unbedingt zu den Dingen gehört, für die man ein Feedback einholen würde, kann dies doch eine gute Möglichkeit sein, die Effektivität Ihrer Onlinebesprechungen zu erhöhen.
Bitten Sie die Teilnehmer nach der Sitzung um ihr Feedback dazu, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte. Sie können dazu eine kurze Umfrage oder ein Voting verwenden oder einfach im Chat oder per E-Mail nach den Gedanken fragen. Seien Sie offen für konstruktive Kritik und nutzen Sie sie, um Ihre Besprechungsabläufe zu verbessern.
Wenn Sie Feedback zu Ihrer Besprechung einholen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um über Ihre eigene Leistung als Organisator oder Moderator von Besprechungen nachzudenken. Überlegen Sie, was Sie gut gemacht haben und wo Sie sich verbessern könnten. Haben Sie sich an die Tagesordnung gehalten und die Zeit effektiv genutzt? Haben Sie die Teilnehmer zur Teilnahme ermutigt und sind Sie mit Unterbrechungen gut umgegangen?
Bleiben Sie außerdem auf dem Laufenden, was die neuesten Online-Meeting-Tools und -Techniken betrifft, und scheuen Sie sich nicht, mit neuen Ansätzen zu experimentieren. Sie könnten zum Beispiel versuchen, eine virtuelles Whiteboard für Brainstorming-Sitzungen oder die Einbeziehung von Gamification-Elemente um das Engagement zu steigern. Es gibt Tonnen von AI-Tools die heutzutage auf den Markt kommen. Testen Sie die Tools, die Ihre Sitzungsabläufe verbessern könnten.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass SOPs für Meetings lebendige Dokumente sind. Sie sollten Ihren Ansatz auf der Grundlage von Feedback, Überlegungen und neuen Ideen ständig überarbeiten und anpassen. Mit zunehmender Erfahrung und Sicherheit werden Sie einen Besprechungsstil entwickeln, der für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist.
Meetings sind eintönig und können, obwohl sie nützlich sind, manchmal schrecklich langweilig sein. Die Teilnehmer bei der Stange zu halten, ist eine der größten Herausforderungen bei Online-Meetings. Ohne den natürlichen Fluss von persönlichen Gesprächen ist es für die Teilnehmer leicht, abzuschalten oder sich ablenken zu lassen. Hier finden Sie einige Strategien, um die Interaktion zu fördern und alle Teilnehmer einzubinden:
Beginnen Sie die Sitzung mit einem kurzen Check-in oder einer Aufwärmübung, um ein gutes Verhältnis und eine positive Atmosphäre zu schaffen. Dies kann so einfach sein wie die Aufforderung an alle, eine gute Sache, die ihnen in letzter Zeit passiert ist, oder eine lustige Tatsache über sich selbst zu erzählen. Sie könnten die Teilnehmer fragen, ob sie es geschafft haben, am letzten Wochenende das Spiel zu sehen, oder über Fernsehsendungen sprechen, die die Mehrheit der Teilnehmer verfolgen könnte.
Eisbrecher tragen dazu bei, dass sich die Teilnehmer wohler und verbundener fühlen und schaffen so die Voraussetzungen für offenere und produktivere Diskussionen.
Stellen Sie während des gesamten Treffens offene Fragen, um die Diskussion anzuregen und die Teilnehmer zu ermutigen, ihre Gedanken mitzuteilen. Verwenden Sie statt Ja-oder-Nein-Fragen Aufforderungen wie "Was denken Sie über dieses Thema?" oder "Wie könnten wir diese Herausforderung angehen?" Achten Sie darauf, dass genügend Zeit für die Antworten zur Verfügung steht und vermeiden Sie es, durch die Tagesordnung zu hetzen.
Ermutigen Sie die Teilnehmer, wann immer möglich, ihre Videokameras einzuschalten. Die Gesichter der anderen zu sehen, kann dazu beitragen, eine persönlichere und ansprechendere Atmosphäre zu schaffen, und es ermöglicht Ihnen auch, nonverbale Hinweise und Körpersprache aufzugreifen.
Es ist jedoch wichtig, die Verwendung von Video nicht als offizielle Regel durchzusetzen. Jeder hat andere Umstände und ist vielleicht nicht in einer Umgebung, in der er seine Kamera einschalten kann.
Wenn Sie regelmäßig längere Meetings veranstalten, sollten Sie kurze Pausen oder Dehnungszeiten einbauen, damit die Teilnehmer konzentriert und aktiv bleiben. Ermuntern Sie die Teilnehmer, während dieser Pausen aufzustehen, sich zu bewegen oder einige kurze Dehnübungen zu machen. So können Sie der Ermüdung entgegenwirken und dafür sorgen, dass alle Teilnehmer während der gesamten Sitzung engagiert und produktiv bleiben.
Achten Sie darauf, dass Sie die Beiträge der Teilnehmer während des gesamten Treffens anerkennen und würdigen. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern, wenn sie ihre Gedanken mitteilen oder Fragen stellen, und heben Sie besonders aufschlussreiche oder wertvolle Kommentare hervor. Diese Anerkennung kann dazu beitragen, dass sich die Teilnehmer weiterhin engagieren und sich wertgeschätzt und gehört fühlen.
Nehmen Sie sich am Ende der Sitzung ein paar Minuten Zeit, um die wichtigsten Diskussionspunkte und getroffenen Entscheidungen zu rekapitulieren. So können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind und die Ergebnisse der Sitzung verstehen.
Nach der Sitzung ist es eine gute Idee, allen Teilnehmern eine kurze Zusammenfassung zu schicken, die die wichtigsten Diskussionspunkte, die getroffenen Entscheidungen und die nächsten Schritte enthält. Diese Zusammenfassung trägt dazu bei, die wichtigsten Erkenntnisse zu festigen, und stellt sicher, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind.
Geben Sie neben der Besprechungszusammenfassung auch alle Dokumente, Präsentationen oder Ressourcen an, die während der Besprechung besprochen wurden oder auf die verwiesen wurde. Wenn Sie die Besprechung aufgezeichnet haben oder über eine Abschrift verfügen, fügen Sie auch einen Link zu diesen Materialien hinzu. Wenn Sie alle relevanten Informationen an einem Ort haben, können die Teammitglieder sie später leicht überprüfen und nachschlagen.
Im Jahr 2024 wird sich die Landschaft der Online-Meetings weiter entwickeln, und es werden regelmäßig neue Technologien und bewährte Verfahren entwickelt. Um Ihre Meetings frisch, ansprechend und produktiv zu halten, sollten Sie mit verschiedenen Meeting-Formaten und -Techniken experimentieren.
In einer umgekehrten Sitzung gehen die Teilnehmer die Materialien durch und erledigen Vorarbeiten, bevor die Diskussion beginnt. Dadurch kann die Besprechungszeit auf aktive Zusammenarbeit, Problemlösung und Entscheidungsfindung statt auf passiven Informationsaustausch ausgerichtet werden.
Blitzvorträge sind kurze, konzentrierte Präsentationen, die in der Regel jeweils 5-10 Minuten dauern. Sie eignen sich hervorragend, um in einem rasanten, ansprechenden Format Neuigkeiten mitzuteilen, Ideen vorzustellen oder Diskussionen anzuregen. Mehrere Redner können in einer einzigen Sitzung sprechen, um die Energie hoch und den Inhalt abwechslungsreich zu halten.
Bei einer Fishbowl-Diskussion führt eine kleine Gruppe von Teilnehmern (das "Fishbowl") ein konzentriertes Gespräch, während der Rest der Gruppe beobachtet. Die Beobachter können zu bestimmten Zeiten in das Fishbowl wechseln und so einen dynamischen Austausch von Ideen und Perspektiven ermöglichen.
Integrieren Sie Spielelemente in Ihre Sitzungen, um das Engagement und die Motivation zu steigern. Dazu könnten Quizspiele, Herausforderungen oder Belohnungen gehören, um die Teilnahme und das Lernen zu fördern. Gamification kann besonders effektiv für Teambuilding- oder Schulungssitzungen sein.
Wenn Sie neue Besprechungsformate erforschen, denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, einen ansprechenderen, inklusiveren und produktiveren Raum für die Zusammenarbeit in Ihrem Remote-Team zu schaffen. Wenn Sie offen für Experimente und Iterationen bleiben, können Sie die richtige Mischung von Techniken finden, um die sich entwickelnden Bedürfnisse Ihres Teams im Jahr 2024 und darüber hinaus zu unterstützen.
Die Durchführung effektiver Online-Meetings ist eine Fähigkeit, die sich mit Erfahrung und den richtigen Tools weiterentwickelt. Wenn Sie sich auf klare Ziele, das Engagement der Teilnehmer, Zeitmanagement und sorgfältige Nachbereitung konzentrieren, können Sie Ihre virtuellen Meetings in produktive und angenehme Erfahrungen verwandeln.
Wenn Sie den Nutzen und die Effektivität Ihrer Online-Meetings weiter maximieren möchten, sollten Sie Sonix in Ihren Workflow aufnehmen. Sonix bietet innovative Lösungen zur Rationalisierung der Transkription von Meetings und der Erstellung von Notizen, um die Effizienz Ihrer Online-Meetings zu steigern. Mit seiner fortschrittlichen KI-generierten Niederschrift mit 99% Genauigkeit und Funktionen wie Sprecherbeschriftung, Tagebuchführung und automatischen Zusammenfassungen ist Sonix der ultimative Assistent, der Ihre Meetings produktiver als zuvor macht.
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Die 5 P's von Meetings sind:
Diese Elemente tragen dazu bei, dass Meetings zielgerichtet, effizient und produktiv ablaufen und mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Um ein Online-Meeting zu strukturieren, sollten Sie zunächst klare Ziele definieren und eine detaillierte Tagesordnung aufstellen, die Sie im Vorfeld mit anderen teilen. Wählen Sie eine zuverlässige Plattform für virtuelle Meetings und weisen Sie Rollen wie Moderator, Zeitnehmer und Protokollführer zu. Bereiten Sie die notwendigen Materialien im Voraus vor und verteilen Sie sie, um eine fundierte Diskussion zu gewährleisten.
Beziehen Sie die Teilnehmer während der Sitzung aktiv ein und achten Sie auf ein effizientes Zeitmanagement. Fassen Sie schließlich die wichtigsten Punkte zusammen und skizzieren Sie Aktionspunkte, wobei Sie sicherstellen, dass Folgeaufgaben klar zugewiesen und Fristen festgelegt werden. Dieser Ansatz gewährleistet konzentrierte und produktive Online-Meetings.
Eine produktive Sitzung ist eine Sitzung, die ihre Ziele effizient und effektiv erreicht. Sie ist gut geplant, hat eine klare Tagesordnung und Ziele und stellt sicher, dass alle Teilnehmer den Zweck verstehen. Schlüsselrollen wie ein Moderator und ein Protokollführer tragen dazu bei, dass die Sitzung nicht aus dem Ruder läuft.
Aktive Teilnahme und zielgerichtete Diskussionen werden gefördert und führen zu fundierten Entscheidungen. Aktionspunkte und nächste Schritte sind klar definiert, mit zugewiesenen Verantwortlichkeiten und Fristen. Ein produktives Meeting maximiert Zeit und Ressourcen und führt zu greifbaren Ergebnissen und Fortschritten.
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