Aufzeichnung eines Online-Meetings

Mit der Aufzeichnung von Online-Meetings können Sie wichtige Diskussionen, Entscheidungen und Präsentationen leicht nachbereiten. Sie können wertvolle Besprechungsinhalte aufzeichnen, um sie später zu referenzieren, zu schulen oder Teammitglieder, die nicht teilnehmen konnten, auf dem Laufenden zu halten.

Da immer mehr Menschen aus der Ferne arbeiten und online zusammenarbeiten, ist die Nachfrage nach der Aufzeichnung virtueller Meetings deutlich gestiegen. Integrierte Aufzeichnungsfunktionen in Meeting-Apps sind zwar praktisch, haben aber oft ihre Grenzen, wie z. B. eingeschränkter Zugriff auf die Aufzeichnungsfunktion, hinter einer Bezahlschranke gesperrte Aufzeichnungen oder eine minderwertige Aufzeichnungsauflösung.

Wenn Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Online-Besprechung Sitzungen können Tools von Drittanbietern eine wertvolle Bereicherung für Ihr Unternehmen sein.

Im Folgenden werden die verschiedenen Methoden zur Aufzeichnung von Online-Meetings vorgestellt.

Was ist eine Online-Meeting-Aufzeichnung?

Bei der Aufzeichnung von Online-Meetings werden Audio- und Videodaten sowie die von den Teilnehmern freigegebenen Bildschirminhalte aufgezeichnet. Auf diese Weise können Sie den gesamten Inhalt des Meetings später zu Referenz-, Schulungs- oder Kooperationszwecken überprüfen und weitergeben.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Aufzeichnung einer Online-Sitzung.

• Erzeugt einen dauerhaften Datensatz: Aufzeichnungen dokumentieren genau, was in Sitzungen besprochen und beschlossen wurde. Dies dient als objektive Referenz, die bei Bedarf überprüft werden kann, anstatt sich nur auf Notizen oder Erinnerungen zu verlassen.
• Macht Meetings gemeinsam nutzbar: Personen, die nicht an einer Live-Besprechung teilnehmen können, können sich die Aufzeichnung ansehen, um wieder auf dem Laufenden zu sein. Aufzeichnungen ermöglichen es Ihnen auch, Besprechungsinhalte einfach mit anderen Beteiligten zu teilen.
• Stellt Material für die zukünftige Verwendung bereit: Besprechungsaufzeichnungen können als Schulungsvideos, Präsentationen oder andere Inhalte weiterverwendet werden. Schlüsselmomente können ausgeschnitten und geteilt werden, um wichtige Informationen hervorzuheben.

Wo können Sie Online-Meetings aufzeichnen?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Online-Meetings aufzuzeichnen.

Die erste ist die integrierte Aufzeichnungsfunktion, die bei den meisten Online-Meeting-Plattformen wie Google Meet, Zoom und Microsoft Teams mitgeliefert wird.

Diese Optionen haben jedoch bestimmte Einschränkungen, die sie für den Einsatz in Unternehmen ungeeignet machen.

Erstens sind die Aufzeichnungsoptionen für die meisten dieser Tools hinter einer Paywall verschlossen. Wenn Sie ein kostenloses Konto verwenden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie Ihre Meetings ohne ein Upgrade nicht aufzeichnen können.

Zweitens ist die Aufnahmeauflösung dieser Meeting-Tools begrenzt. Google Meet und Microsoft Teams können mit einer Auflösung von 1080p aufzeichnen, was für die meisten Szenarien ideal ist. Wenn Sie jedoch planen, das Meeting auf einem größeren Bildschirm oder einem Projektor in einem Meetingraum wiederzugeben, ist die 1080p-Auflösung nicht ausreichend.

Andererseits erhalten Sie mit einem kostenlosen Konto bei Zoom nur eine 360p-Aufnahme Ihres Meetings, die selbst auf kleinen Laptop-Bildschirmen verpixelt ist.

Drittens sind die Dateiformate, die von Meeting-Tools bereitgestellt werden, oft begrenzt. Wenn Sie das Video nach der Besprechung bearbeiten müssen, sind Ihre Möglichkeiten aufgrund der unzureichenden Unterstützung von Erweiterungen durch diese Werkzeuge möglicherweise eingeschränkt.

Wenn Sie diese Einschränkungen überwinden wollen, kann der Wechsel zu einem Drittanbieter-Tool helfen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein Online-Meeting mit Tools von Drittanbietern und anderen Anbietern aufzeichnen können.

Online-Meetings in 5 Schritten aufzeichnen

Hier sind fünf schnelle Schritte, um Ihr Online-Meeting aufzuzeichnen.

Schritt 1: Verwenden Sie das integrierte Aufzeichnungswerkzeug

Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Meeting-Plattform über eine integrierte Aufzeichnungsfunktion verfügt oder ob Sie Zugang dazu haben. Viele beliebte Tools wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet ermöglichen es Ihnen, Meetings direkt in der App aufzuzeichnen. 

Achten Sie auf die Schaltfläche "Aufzeichnen" in den Meeting-Kontrollen oder konsultieren Sie die Support-Dokumentation der Plattform, um herauszufinden, ob die Aufzeichnungsoption verfügbar ist und wie sie verwendet werden kann.

Wenn die begrenzte Vielseitigkeit der eingebauten Aufnahmewerkzeuge für Ihren Anwendungsfall ausreicht, können Sie den Rest der Schritte überspringen.

Schritt 2: Verwendung eines Aufzeichnungsprogramms eines Drittanbieters

Wenn Ihre Plattform nicht über eine integrierte Aufnahmefunktion verfügt oder wenn Sie die oben genannten Einschränkungen vermeiden möchten, sollten Sie sich für ein Aufnahmetool eines Drittanbieters entscheiden. Software für Bildschirmaufnahmen wie Loom, Camtasia, oder OBS-Studio können Sie Ihren Bildschirm, Ihr Audio und Ihre Webcam während Besprechungen auf jeder Plattform aufzeichnen. Diese Tools bieten Funktionen wie unbegrenzte Aufnahmezeit, Bearbeitungsoptionen und - wenn Sie ein Tool wie OBS, ebenfalls zum Nulltarif.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Aufnahmestudio mit OBS einrichten können.

Schritt 4: Einholung der Zustimmung der Teilnehmer

Die Aufzeichnung einer Google Meet-Sitzung mag harmlos erscheinen, aber je nach Ihrem Standort könnten Sie damit gegen die örtlichen Datenschutzgesetze verstoßen.

In den Vereinigten Staaten gilt für das Gesetz zum Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation (Electronic Communications Privacy Act, ECPA) die Regel der "einseitigen Zustimmung". Das bedeutet, dass jede Person, die an dem Gespräch teilnimmt, einschließlich derjenigen, die es aufzeichnet, der Aufzeichnung rechtmäßig zustimmen kann.

In einigen Bundesstaaten wie Kalifornien, Connecticut, Florida, Illinois und Maryland gilt jedoch ein Gesetz, das die Zustimmung beider Parteien vorsieht. Dies erfordert die formelle Zustimmung aller Beteiligten, damit die Aufzeichnung rechtmäßig ist.

Bei der Zusammenarbeit mit Kunden aus anderen Ländern ist es entscheidend, dass Forschung Ihre Datenschutzgesetze und die Ihres Mandanten. Auch wenn es keine besonderen rechtlichen Anforderungen gibt, ist es ethisch vertretbar, alle Teilnehmer darüber zu informieren, dass die Sitzung aufgezeichnet wird.

Schritt 5: OBS für den Start der Aufzeichnung vorbereiten

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie OBS für die Aufzeichnung Ihrer Online-Meetings vorbereiten können.

1. OBS starten

• Öffnen Sie OBS auf Ihrem Computer. Sie sehen die Hauptschnittstelle, die auf den ersten Blick etwas kompliziert aussehen mag, aber Sie müssen sie nur einmal einrichten.

2. Eine neue Szene erstellen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "+" unter dem Feld "Szenen" in der unteren linken Ecke.
• Benennen Sie die Szene mit einem aussagekräftigen Namen wie "Besprechungsaufzeichnung" und klicken Sie auf "OK". Sie können dieses Feld auch leer lassen.

3. Hinzufügen einer Videoquelle

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "+" unter dem Feld "Quellen".
• Wählen Sie "Display Capture", wenn Sie Ihren gesamten Bildschirm aufzeichnen möchten. Dies ist nützlich, wenn Sie zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Dies könnte jedoch ein Problem für den Datenschutz darstellen, da Sie persönliche Informationen aufzeichnen könnten.

• Benennen Sie die Quelle (z. B. "Screen Capture").
• Klicken Sie auf "OK" und wählen Sie die Anzeige aus, die Sie erfassen möchten, wenn Sie mehrere Monitore haben.

Wählen Sie alternativ "Fensteraufzeichnung", wenn Sie nur das Meeting-Fenster aufzeichnen möchten (Google Meet, Zoom oder Microsoft Teams). Dies kann eine gute Möglichkeit sein, um die Privatsphäre zu gewährleisten.

4. Hinzufügen einer Audioquelle

• Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche "+" unter dem Feld "Quellen".
• Wählen Sie "Audio Input Capture".
• Benennen Sie es (z. B. "Mikrofon").
• Wählen Sie Ihr Mikrofon aus der Geräteliste aus und klicken Sie auf "OK".

Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Mikrofon aus der Liste auswählen. Andernfalls wird die Aufnahme nicht Ihren Ton enthalten.

• Um den Ton der Besprechung aufzuzeichnen, wiederholen Sie den Vorgang, wählen aber diesmal "Audio Output Capture".
• Benennen Sie sie (z. B. "System Audio").
• Wählen Sie das entsprechende Ausgabegerät (normalerweise Ihre Lautsprecher oder Kopfhörer).

5. Videoeinstellungen konfigurieren

• Gehen Sie auf "Einstellungen" in der unteren rechten Ecke.
• Klicken Sie im linken Menü auf "Video".
• Setzen Sie die "Basisauflösung (Canvas)" auf Ihre Bildschirmauflösung.
• Stellen Sie die "Ausgabeauflösung (skaliert)" auf die Auflösung ein, die Sie für Ihre Aufnahme wünschen. Übliche Auflösungen sind 1920×1080 oder 1280×720. Denken Sie daran: Je höher die Auflösung, desto größer die Aufnahme.
• Wählen Sie "Allgemeine FPS-Werte" und setzen Sie den Wert auf 30, wenn Sie nicht viel bewegten Text haben werden, oder auf 60 für ein flüssigeres Video.

6. Konfigurieren Sie die Ausgabeeinstellungen

• Klicken Sie im Menü "Einstellungen" auf "Ausgabe".
• Gehen Sie auf die Registerkarte "Aufnahme".
• Stellen Sie den "Aufnahmepfad" auf den Ordner ein, in dem Sie Ihre Aufnahmen speichern möchten.
• Wählen Sie ein Aufnahmeformat wie MP4 oder MKV.
• Stellen Sie die "Aufnahmequalität" nach Ihren Bedürfnissen ein. Für die meisten Zwecke ist die Einstellung "Hohe Qualität, mittlere Dateigröße" eine gute Wahl.
• Die übrigen Einstellungen können Sie unverändert lassen.

Schritt 6: Aufnahme starten

Sobald Sie alle richtigen Einstellungen vorgenommen haben, können Sie mit der Aufzeichnung der Besprechung beginnen.

Öffnen Sie Ihre Meeting-Anwendung (Google Meet, Zoom oder Microsoft Teams). Vergewissern Sie sich, dass Sie das richtige Meeting-Fenster im OBS-Vorschaufenster sehen können.

Gehen Sie zurück zu OBS und klicken Sie auf der rechten Seite auf "Aufzeichnung starten". Führen Sie Ihre Besprechung wie gewohnt durch. OBS wird alles auf Ihrem Bildschirm und den Ton von Ihrem Mikrofon und der Besprechung aufzeichnen.

Wenn Ihre Besprechung beendet ist, gehen Sie zurück zu OBS und klicken Sie auf "Aufnahme beenden". Ihre Aufzeichnung wird an dem Ort gespeichert, den Sie in den Ausgabeeinstellungen angegeben haben.

Schritt 7: Weitergabe und Nutzung der Aufzeichnung

Sobald Sie die Aufzeichnung Ihrer Besprechung gespeichert haben, können Sie sie verwenden. Geben Sie die Datei an alle Besprechungsteilnehmer und alle Stakeholder weiter, die von einer Überprüfung des Inhalts profitieren würden. Laden Sie die Aufzeichnung auf ein sicheres, gemeinsam genutztes Laufwerk oder eine Video-Hosting-Plattform hoch und versenden Sie einen Link mit klaren Zugriffsanweisungen.

Um Ihre Aufzeichnung optimal zu nutzen, sollten Sie sie in ein durchsuchbares, textbasiertes Format transkribieren. Eine Transkription ermöglicht es Ihnen, den Inhalt der Besprechung schnell zu durchsuchen, wichtige Diskussionspunkte zu finden und wichtige Informationen zu extrahieren, ohne das gesamte Video erneut ansehen zu müssen. Sie können die Abschrift dann zusammen mit der Aufzeichnung zum einfachen Nachschlagen freigeben.

Sitzungsaufzeichnungen sind eine wertvolle Ressource für Schulung, Einarbeitung und Wissensaustausch. Nutzen Sie sie, um:

• Erstellen von Schulungsvideos für neu eingestellte Mitarbeiter oder Teammitglieder, die einen bestimmten Prozess oder eine bestimmte Fähigkeit erlernen müssen
• Entwicklung einer Bibliothek vergangener Sitzungen zu wichtigen Themen, auf die die Mitarbeiter auf Abruf zugreifen können
• Wichtige Abschnitte ausschneiden, um sie als eigenständige Ressourcen oder als Ergänzung zu anderen Schulungsmaterialien weiterzugeben
• Aufzeichnung von Entscheidungen, Aktionspunkten und Projektaktualisierungen für künftige Referenzen

Beachten Sie bei der gemeinsamen Nutzung von Besprechungsaufzeichnungen die Aspekte Sicherheit und Datenschutz. Stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen auf die Dateien zugreifen können und dass alle sensiblen Informationen angemessen geschützt sind. Verwenden Sie die sicheren Dateifreigabetools Ihres Unternehmens und befolgen Sie die besten Praktiken für den Passwortschutz und die Zugriffskontrolle.

Es ist auch eine gute Idee, klare Richtlinien festzulegen, wie lange die Aufzeichnungen von Besprechungen aufbewahrt werden und wer für die Verwaltung der Aufzeichnungen verantwortlich ist. Auf diese Weise wird ein Datenwirrwarr vermieden und sichergestellt, dass die Aufzeichnungen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie benötigt werden.

Indem Sie die Aufzeichnungen Ihrer Besprechungen für Schulungen, Referenzzwecke und den Wissensaustausch nutzen, maximieren Sie den Wert der Zeit und des Aufwands, die in jede virtuelle Besprechung fließen. Mit einer gut organisierten Bibliothek von Aufzeichnungen kann Ihr Team leicht auf die Informationen zugreifen, die es braucht, um informiert, abgestimmt und produktiv zu bleiben.

Optimieren Sie Ihren Meeting-Workflow mit Sonix

Sobald Sie die Aufnahme fertig haben, sollten Sie Folgendes beachten Transkription um den Nutzen Ihrer Aufnahmen zu maximieren.

Die Transkription einer Online-Sitzungsaufzeichnung ist äußerst vorteilhaft, da sie sicherstellt, dass wichtige Diskussionen und Entscheidungen für zukünftige Referenzen dokumentiert werden. Sie verbessert die Zugänglichkeit für Teammitglieder, die nicht anwesend sein konnten, und ermöglicht es ihnen, auf dem Laufenden zu bleiben. 

Abschriften sind durchsuchbar, so dass bestimmte Informationen schnell gefunden werden können. Außerdem erleichtern sie das Verständnis und das Behalten von Sitzungsinhalten, was die Kontinuität und Verantwortlichkeit des Projekts fördert. 

Außerdem können Transkriptionen als offizielle Aufzeichnungen für rechtliche und Compliance-Zwecke dienen.

Wenn Sie also auf der Suche nach einer zuverlässigen Methode sind, um Ihre Online-Meetings genau zu transkribieren, ist Sonix das beste Tool für Sie.

Transkribieren von Besprechungen mit Sonix

Sonix bietet eine integrierte Plattform für die Transkription, Übersetzenund die Verwaltung Ihrer Online-Meetings. Mit seinem fortschrittlichen KI-Algorithmus kann Sonix Ihre Online-Meetings mit 99% Genauigkeit in nur wenigen Minuten transkribieren.

Darüber hinaus verfügt Sonix über fortschrittliche Analysewerkzeuge wie:

• Automatisierte Zusammenfassungen: Erstellt prägnante, genaue Zusammenfassungen des Besprechungsinhalts ähnlich wie Sitzungsprotokolle.
• Erzeugen Sie Kapitel: Erstellt Kapitel mit den in der Sitzung besprochenen Inhalten, um die Daten übersichtlicher zu gestalten.
• Thematische Analyse: Verwendet AI, um das Thema des Gesprächs zu identifizieren.
• Stimmungsanalyse: Erkennt und identifiziert die Stimmung und den Tonfall des aktuellen Sprechers.
• Thema Detektion: Verwendet KI, um die in der Besprechung erwähnten Themen zusammenzufassen und zu erkennen.
• Entity Detection: Beschriftet die Redner und verfolgt die Beiträge der einzelnen Personen.

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Aufzeichnung einer Online-Konferenz: Häufig gestellte Fragen

Ist es legal, Online-Meetings aufzuzeichnen?

Ja, aber Sie müssen alle Teilnehmer informieren und ihre Zustimmung einholen. Die Gesetze sind von Ort zu Ort unterschiedlich. Machen Sie sich daher mit den Vorschriften in Ihrem Gebiet vertraut.

Wie kann ich eine Besprechung ohne integrierte Aufzeichnung aufzeichnen?

Sie können Bildschirmaufzeichnungssoftware von Drittanbietern wie OBS verwenden, um Besprechungen aufzuzeichnen. 

Wie lassen sich aufgezeichnete Meetings am besten weitergeben?

Verwenden Sie einen sicheren Cloud-Speicher oder ein Firmenintranet. Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Aufzeichnungen haben.

Was ist, wenn ein Teilnehmer mit der Aufzeichnung nicht einverstanden ist?

Bieten Sie Alternativen an, z. B. eine Zusammenfassung der Sitzung oder die Möglichkeit, ohne Aufzeichnung teilzunehmen. Respektieren Sie ihre Privatsphäre und ihre Zustimmung.