5 einfache Tipps für Videoproduzenten zur Senkung der Produktionskosten

Es ist die unvermeidliche Frage. Jeder potenzielle Kunde, mit dem Sie sprechen, wird irgendwann fragen: "Wie viel wird das kosten?" An dieser Frage können potenzielle Kunden erkennen, ob sie Sie überhaupt beauftragen können. Und obwohl Sie so wettbewerbsfähige Angebote wie möglich abgeben möchten, ist es eine schlechte Geschäftsentscheidung, wenn diese Angebote nicht Ihre tatsächlichen Kosten decken.

Manche Videoproduzenten glauben, dass es am einfachsten ist, die Budgets an die tatsächlichen Kosten anzupassen, wenn sie ein Angebot für einen Kunden abgeben. Aber das ist nicht immer richtig. Stattdessen zeigen Ihnen diese 5 einfachen Tipps genau, wie Videoproduzenten ihre Produktionskosten senken können, damit sie den richtigen Preis wählen und wettbewerbsfähig bleiben.

Diese Tipps beruhen im Wesentlichen auf der Idee eines Prozesses. Sie können sich diese 5 Tipps als 5 Schritte vorstellen - und wenn Sie sie befolgen, schützen Sie sich davor, dass die Kosten aus dem Ruder laufen.

Die Umsetzung dieses Plans ist auch gut für Ihr Unternehmen, da Sie die entscheidenden Faktoren unter Ihrer Kontrolle behalten. Also, schnallen Sie sich an und machen Sie sich bereit, diese 5 Schritte zu befolgen, um die Produktionskosten zu senken und Ihre Einnahmen zu maximieren.

1: Schauen Sie sich Ihr Budget genau an und treffen Sie einige Entscheidungen

Dies ist wie ein Blick zurück über die Schulter, um zu sehen, wo Sie stehen und wie Sie dorthin gekommen sind. Um Ihr Budget in den Griff zu bekommen, ist die Selbsterkenntnis entscheidend, damit Sie Ihre Projekte in Zukunft intelligenter durchführen können.

Nehmen Sie die letzten 3 bis 5 Projekte, die Sie produziert haben, und analysieren Sie, wie viel Sie für jedes einzelne ausgegeben haben (und wie sich Ihre einzelnen Ausgaben mit dem für jeden Posten zugewiesenen Budget vertragen). Diese Analyse wird Ihnen helfen festzustellen, ob Ihr Budget realistisch war.

Nachfolgend finden Sie die Schritte, mit denen Sie Ihre Budgets im Vergleich zu den Ist-Werten auf effektive Weise überprüfen können:

1. Markieren Sie alle Bereiche, in denen Sie das Budget überschritten haben.
2. Machen Sie sich Notizen zu allen (externen oder organisationsinternen) Faktoren, die das Budget beeinflusst haben. Zu den häufigen Schuldigen gehören Personalprobleme, unklare Projektpläne und eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs.
3. Wählen Sie die Bereiche aus, in denen Sie das Budget erreicht oder unterschritten haben.
4. Vergleichen Sie über alle Projekte hinweg, welche Kategorien tendenziell das Budget einhalten oder unterschreiten und bei welchen das Budget überschritten wird. Sind bei den Projekten, die das Budget überschreiten, immer wieder die gleichen Faktoren schuld?

Wenn Sie Trends erkennen, machen Sie einen Plan für das nächste Projekt, um diesen speziellen Budgetposten zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise bei einem Projekt nach dem anderen mit unklaren Projektplänen konfrontiert werden, sollten Sie einen Projektplanungsprozess in Ihre Kundenansprache aufnehmen. Eine Einigung über die Gesamtpläne und die Verantwortlichkeiten könnte der Schlüssel sein, um diesen chronischen Budgetbrecher unter Kontrolle zu bringen.

Oder wenn Sie feststellen, dass es Bereiche gibt, die einfach mehr kosten, als Sie veranschlagt haben (weil Sie Ihre erwartete Investition zu niedrig angesetzt haben), müssen Sie Ihr Budget in diesen Bereichen vielleicht einfach nach oben korrigieren, um realistische Erwartungen zu haben.

2: Vereinfachen Sie Ihre Produktionspakete

Ihre potenziellen Kunden werden in der Regel nicht verstehen, welche Vor- und Nachbearbeitungsschritte für die verschiedenen Arten von Videos erforderlich sind. Wenn Sie Ihre Pakete so einfach und klein wie möglich halten, können Ihre Kunden besser verstehen, was sie bekommen.

Sicher, mit großen Paketen können Sie mehr verlangen. Aber wenn das Angebot kompliziert wird, wird es schwieriger, den Gewinn zu verfolgen, und die Kunden fühlen sich eher berechtigt, Aktivitäten in Anspruch zu nehmen, von denen sie einfach annahmen, dass sie in dem großen Paket enthalten sind.

Der transparenteste Ansatz ist auch der kostengünstigste. Verwenden Sie für jedes Projektpaket, das Sie anbieten, Vorlagen wie die unten stehende. Sie werden sehen, dass Sie auf diese Weise die Kosten besser vorhersehen können (und Ihre Kunden werden die richtigen Ergebnisse erwarten).

Beispielvorlage: 

• Darin enthalten sind alle Grundlagen, die für jedes einzelne Projekt erforderlich sind, wie Tonaufnahmen, Videofilmer und Crew. Das ist Ihr Basispaket.
• Führen Sie die beliebten Dienstleistungen auf, die häufig, aber nicht bei jedem Projekt benötigt werden, wie z. B. Animation, Voiceover und lizenzierte Musik. Teilen Sie diese nach Projekttyp auf und bieten Sie sie als Zusatzleistungen an (jeweils mit einem bestimmten Preis).
• Führen Sie Premium-Add-ons auf, die nicht häufig genutzt werden, wie z. B. Skripterstellung und Social Sharing-Versionen von Videos. Teilen Sie sie nach Projekten auf und setzen Sie den Preis entsprechend an.

Mit dieser Struktur können Sie Ihr Basispaket zu einem wettbewerbsfähigen Pauschalpreis anbieten, der die Kunden anlockt. Dann können Sie auf der Grundlage der individuellen Kundenbedürfnisse eine klare Richtung und einen klaren Umfang mit jedem Kunden festlegen, der dann genau weiß, was er bei der Lieferung erwarten kann.

3: Begrenzen Sie Änderungen in letzter Minute - und halten Sie diese Grenzen schriftlich fest

Es sind die Änderungen in letzter Minute, wie z. B. der Wechsel des Drehortes oder die Änderung des Zeitplans, die Ihr Projektbudget wirklich durcheinander bringen. Um die Anzahl dieser Änderungen in letzter Minute zu minimieren, sollten Sie einen detaillierten Produktionsplan erstellen, der frühzeitig mit allen Beteiligten abgestimmt wird.

Hier finden Sie eine einfache Möglichkeit, Ihren Produktionsplan zu Papier zu bringen:

• Teilen Sie Ihren Plan in drei Teile auf: Vorproduktion, Produktion und Nachproduktion. Listen Sie die einzelnen Aufgaben und Verantwortlichkeiten für jeden Teil auf.
  • Zur Vorproduktion gehören zum Beispiel das Schreiben des Drehbuchs (falls zutreffend) und das Storyboarding.
  • Die Produktion umfasst die Liste der Drehorte, den Drehplan, die Shotlist und Ihren Zeitplan.
  • Die Postproduktion umfasst Ihre Aufgaben und Fristen für die Bearbeitung und Überarbeitung.

Ihr Plan wird Ihnen helfen, Ihr Projektbudget und Ihre Ziele im Auge zu behalten. Außerdem unterstützt er die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter und fördert die Zustimmung Ihrer Kunden, denn durch die Weitergabe des Plans erhalten Sie die nötige Gewissheit, dass alle Beteiligten das Projekt verstehen und damit einverstanden sind. Auf diese Weise können Sie später zusätzliche Kosten erklären, wenn Sie Anpassungen vornehmen müssen.

4: Schauen Sie sich Ihre Vorproduktion genau an

Aktivitäten in der Produktionsvorbereitung sind wichtiger, als Sie vielleicht denken, denn sie haben die Macht, Projekte auf den richtigen Weg zu bringen. Sie können eine zeitraubende und teure Spirale in Gang setzen, wenn sie nicht gut gehandhabt werden.

Um den Zeitaufwand für einige der zeitaufwändigsten Aktivitäten in der Produktionsvorbereitung zu reduzieren, sollten Sie die richtigen Apps oder digitalen Tools verwenden. Es gibt sie, man muss sie nur finden. Zum Beispiel:

• Bei Besprechungen können Sie nicht nur alles virtuell über Videokonferenzplattformen abwickeln, sondern auch alle Sitzungen aufzeichnen und die Audiodateien anschließend in ein Tool wie Sonix um sie transkribieren zu lassen.
• Als Nächstes sollten Sie diese Abschriften an einem zentralen, gemeinsam nutzbaren Ort wie Google Drive speichern. Alle Projektbeteiligten können darauf zurückgreifen, anstatt Zeit mit dem Raten zu verschwenden, wenn Fragen auftauchen.

Pro-Tipp: Sonix hat auch eine Zapier-Integration, mit der Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen können, damit niemand die Audiodateien manuell hochladen muss. Sie können Sonix auch über die API in Ihren Produktionsablauf integrieren. Zoom-Transkription: Sonix ermöglicht Ihnen sogar die automatische Transkription von Audiodateien, wenn Sie Zoom für Ihre virtuellen Meetings verwenden. Die Dateien sind in wenigen Minuten für nur $10 pro Audiostunde fertig. Nicht schlecht!

• Sobald Sie Ihre Abschriften haben, können Sie sie auch selbst auf Sonix überprüfen, bevor Sie sie weitergeben. Jeder, der sich die Datei später ansieht, kann ebenfalls Notizen und Kommentare hinterlassen.

5: Schauen Sie sich Ihre Nachbearbeitung ebenso genau an

Genau wie die Vorproduktion kann sich auch die Postproduktion in die Länge ziehen und die Kosten in die Höhe treiben, wenn Sie nicht über einen genauen Plan verfügen. Im Idealfall führt Ihr Postproduktionsprozess all Ihre Arbeiten im Rahmen der größeren Ideen und Konzepte zusammen, die Sie zu Beginn des Projekts geteilt haben.

Mit den richtigen Werkzeugen können Sie auch hier Zeit und Geld sparen, vor allem heutzutage, wo es so viele tolle Software gibt. Zum Beispiel:

• Auch hier kann Sonix Ihnen helfen, die Kosten für die Transkription zu rationalisieren und zu senken (und damit auch die Kosten für die Videobearbeitung und die Untertitelung zu reduzieren): Automatisierte Transkription
• Hightail ist ein Tool, das für Feedback-Notizen verwendet werden kann und so den Prozess der Einholung von Kunden- und Team-Feedback rationalisiert und beschleunigt.
• Adobe Premiere ist eine unglaubliche Bearbeitungssoftware, mit der Sie Ihr Filmmaterial superschnell bearbeiten können.
• Und Shutterstock ist Ihre erste Anlaufstelle für Bildmaterial.

Welche Tools Sie auch immer verwenden, achten Sie darauf, dass der von Ihnen gewählte App-Stack zu Ihrem Budget passt und Ihren Anforderungen entspricht.

Lernen Sie weiter!

Nehmen Sie sich von Anfang bis Ende jedes Projekts ein wenig Zeit, um sich (auch gedankliche) Notizen zu dem zu machen, was Sie gerade lernen. Machen Sie sich diese Gewohnheit zur Gewohnheit und werden Sie sich der "schwarzen Löcher" in den Budgets und Prozessen bewusst.

Mit den hier vorgestellten Plänen, Vorlagen und Werkzeugen können Sie Ihre Budgets für die Vorproduktion, die Produktion und die Postproduktion genau dort einsetzen, wo sie hingehören. Im Laufe der Zeit werden Ihre Budgets immer besser vorhersehbar und für eine höhere Rendite optimiert sein.