5 nemme tips til videoproducenter til at reducere produktionsomkostningerne

Det er det uundgåelige spørgsmål. Enhver potentiel kunde, du taler med, vil til sidst spørge: "Hvor meget vil det koste?" Det er det spørgsmål, der fortæller potentielle kunder, om de overhovedet kan hyre dig. Og selv om du ønsker at give de mest konkurrencedygtige tilbud, er det en dårlig forretningsbeslutning, hvis disse tilbud ikke dækker dine faktiske omkostninger.

Nogle videoproducenter tror, at den nemmeste justering for at tilpasse budgetterne til de faktiske tal er at foretage en justering af tilbuddet, når de afgiver et bud på et kundearbejde. Men det er ikke altid sandt. I stedet kan disse 5 nemme tips vise dig præcis, hvordan videoproducenter kan skære ned på produktionsomkostningerne, så de kan prissætte rigtigt og forblive konkurrencedygtige.

Disse tips er i bund og grund baseret på idéen om en proces. Du kan betragte disse 5 tips som 5 trin - og hvis du følger dem, vil du beskytte dig selv mod, at omkostningerne løber løbsk.

Det er også godt for din virksomhed at lægge en sådan plan, fordi det holder de afgørende faktorer under din kontrol. Så spænd sikkerhedsselen og gør dig klar til at følge disse 5 trin for at reducere produktionsomkostningerne og maksimere dine indtægter.

1: Tag et godt kig på dit budget og tag nogle beslutninger

Det er som et blik bagud over skulderen for at se, hvor du er, og hvordan du er kommet dertil. For at få styr på dit budget er selvindsigt til at starte med afgørende for at arbejde smartere med dine projekter fremadrettet.

Tag de sidste 3-5 projekter, du har produceret, og gør dig klar til at analysere, hvor meget du har brugt på hvert enkelt projekt (og hvordan dine individuelle udgifter svarer til dit tildelte budget for hver enkelt post). Denne analyse vil hjælpe dig med at afgøre, om dit budget var realistisk.

Her er trinene til at se på dine budgetter i forhold til dine faktiske tal på en effektiv måde:

1. Find de områder, hvor du har overskredet budgettet.
2. Notér eventuelle faktorer (eksterne eller i din organisation), der har påvirket budgettet. Nogle af de almindelige syndere er personaleproblemer, uklare projektplaner og uklarhed om omfanget af projektet.
3. Udpluk de områder, hvor du overholdt eller underskred budgettet.
4. Sammenlign på tværs af projekterne, hvilke kategorier der har tendens til at overholde eller underskride budgettet, og hvilke der har tendens til at overskride budgettet. Er det nogle af de samme faktorer, der er skyld i de tilfælde, hvor budgettet overskrides, der er skyld i det igen og igen?

Hvis du ser tendenser, kan du lave en plan for det næste projekt for at undgå den pågældende budgetpost, der ikke er blevet overholdt. Hvis du f.eks. støder på uklare projektplaner det ene projekt efter det andet, kan du føje en projektplanlægningsproces til din kundetilgang. Hvis du får enighed om de overordnede planer og ansvarsområder, kan det være det rette middel til at få den kroniske budgetbryder under din kontrol.

Eller hvis du kan se områder, der simpelthen koster mere, end du har budgetteret med (fordi du har prissat din forventede investering på den lave side af markedsværdien), skal du måske bare justere dit budget opad for at sætte realistiske forventninger.

2: Forenkl dine produktionspakker

Dine potentielle kunder vil normalt ikke forstå, hvad der skal til for- og efterproduktion i forskellige typer videoer. Hvis du holder dine pakker så enkle og små som muligt, hjælper du folk med at forstå, hvad de får.

Selvfølgelig kan du tage mere for store pakker. Men når tilbuddet bliver kompliceret, bliver det sværere at spore din fortjeneste, og kunderne ender med at føle sig mere berettigede til aktiviteter, som de bare antog var i den store pakkepakke.

Den mest gennemsigtige tilgang er også den mest omkostningseffektive. Brug skabeloner til hver enkelt projektpakke, du tilbyder, som f.eks. den, vi har nedenfor. Du vil se, hvordan dette vil hjælpe dig med at forudse omkostningerne bedre (og dine kunder vil forudse de rigtige leverancer).

Eksempel på en skabelon: 

• Medtag alle de grundlæggende elementer, der er nødvendige for hvert enkelt projekt, som f.eks. lydoptagelse, videofilminstruktør og mandskab. Det er din grundpakke.
• Oplys de populære tjenester, der er almindelige, men som ikke er nødvendige for alle projekter, f.eks. animation, voiceovers og licenseret musik. Opdel dem efter projekttype, og så kan du tilbyde dem som tillægsydelser (hver med en bestemt pris).
• Opfør premium add-ons, der ikke bruges så ofte, som f.eks. scriptskrivning og versioner af videoer til social deling. Opdel dem efter projekt, og prissæt dem derefter.

Med denne struktur kan du tilbyde din basispakke til et konkurrencedygtigt fast beløb, der får folk ind ad døren. Derefter kan du, baseret på kundernes unikke behov, få fastlagt en klar retning og et klart omfang sammen med hver enkelt kunde, som så ved præcis, hvad de kan forvente ved leveringen.

3: Begræns ændringer i sidste øjeblik - og sæt disse begrænsninger på skrift

Det er de ændringer i sidste øjeblik, som f.eks. skiftede optagesteder eller ændret planlægning, der virkelig ødelægger dine projektbudgetter. For at minimere antallet af disse ændringer i sidste øjeblik skal du oprette en detaljeret produktionsplan, som du deler med alle interessenter tidligt i forløbet.

Her er en enkel måde at få din produktionsplan på papir på:

• Opdel din plan i tre dele: præproduktion, produktion og efterproduktion. Lav en liste over de enkelte opgaver og ansvarsområder for hver del.
  • For eksempel omfatter præproduktion ting som manuskriptskrivning (hvis det er relevant) og storyboarding.
  • Produktionen vil indeholde din liste over locations, din call sheet, din optagelsesliste og din tidsplan.
  • Postproduktion omfatter dine redigerings- og revisionsopgaver og tidsfrister.

Din plan vil hjælpe dig med at holde styr på dit projektbudget og dine mål. Den understøtter også ansvarlighed fra samarbejdspartnere og fremmer "buy-in" fra dine kunder, fordi du ved at dele den får den nødvendige sikkerhed for, at alle forstår og er med på vognen. På den måde kan du forklare ekstraomkostninger senere, hvis du er nødt til at foretage justeringer.

4: Tag et godt kig på din præproduktion

Forproduktionsaktiviteterne gør en større forskel, end du måske tror, da de har mulighed for at starte projekter på den rigtige måde. De kan starte en tidskrævende og dyr spiral, hvis de ikke håndteres ordentligt.

Brug de rigtige apps eller digitale værktøjer for at reducere den tid, der bruges på nogle af de mest tidskrævende præproduktionsaktiviteter. De er derude, det er bare et spørgsmål om at finde dem. For eksempel:

• Når det gælder møder, kan du ikke kun gøre alt virtuelt på videokonferenceplatforme, men du kan også optage alle møderne og derefter uploade lydfilerne til et værktøj som f.eks. Sonix for at få dem transskriberet.
• Derefter skal du gemme disse udskrifter på et centralt sted, der kan deles, f.eks. i Google Drev. Alle på projektet kan henvise til dem i stedet for at spilde tid på at gætte, når der dukker spørgsmål op.

Pro-tip: Sonix har også en Zapier-integration, så du kan oprette brugerdefinerede arbejdsgange, så ingen behøver at uploade lydfilerne manuelt. Du kan også integrere Sonix med dit produktionsflow ved hjælp af deres API. Zoom transskription: Sonix giver dig endda mulighed for automatisk at transskribere lyden fra møder, hvis du bruger Zoom til dine virtuelle møder. Filerne er klar på få minutter for kun $10 pr. lydtime. Ikke dårligt!

• Når du har fået dine udskrifter, har du også mulighed for selv at gennemgå dem på Sonix, inden du deler dem. Alle, der ser filen senere, kan også efterlade noter og kommentarer.

5: Tag et lige så godt kig på din efterbehandling

Ligesom før produktionen kan postproduktionen trække ud og øge omkostningerne, hvis du ikke har en klar plan. Ideelt set vil din post-produktionsproces samle alt dit arbejde under de større idéer og koncepter, som du har delt tidligt i processen.

Du kan bruge de rigtige værktøjer til at spare tid og penge også her, især i dag med al den fantastiske software, der findes. For eksempel:

• Sonix kan endnu en gang hjælpe dig med at strømline og sænke omkostningerne til transskription (og dermed sænke omkostningerne til videoredigering og undertekster): Automatiseret transskription
• Hightail er et værktøj, der kan bruges til feedback-noter og derved strømline og fremskynde processen med at få feedback fra kunder og team.
• Adobe Premiere er et fantastisk redigeringsprogram til at få redigeret optagelser superhurtigt.
• Og Shutterstock er dit foretrukne bibliotek for stockfotos.

Uanset hvilke værktøjer du bruger, skal du sikre dig, at den app-stakke, du vælger, passer til dit budget og opfylder dine behov.

Bliv ved med at lære!

Fra starten til slutningen af hvert projekt skal du afsætte lidt tid til at tage noter (også mentale) om det, du lærer. Opbyg denne vane for at blive mere opmærksom på "sorte huller" i budgetter og processer.

Ved at bruge disse planer, skabeloner og værktøjer, som vi har delt her, kan du se dine budgetter for præ-, produktions- og postproduktion falde lige der, hvor de skal. Med tiden vil du se, at dine budgetter gradvist bliver mere forudsigelige og optimeret til et større afkast.